Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Thực Tế 2025

Làm sao để một sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và chuyên nghiệp? Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thực tế, được đúc kết từ hàng trăm chương trình lớn nhỏ. Dù bạn là doanh nghiệp, cá nhân hay đơn vị tổ chức, những bí quyết này sẽ giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và tự tin hơn cho sự kiện sắp tới trong năm 2025.

Lợi ích khi tổ chức sự kiện ngoài trời 

• Không gian rộng rãi – linh hoạt: Tổ chức sự kiện ngoài trời cho phép tận dụng tối đa không gian, dễ dàng bố trí sân khấu, khu check-in, khu tiệc, hoạt động tương tác… mà không bị gò bó.
• Dễ tạo hiệu ứng thị giác – hình ảnh ấn  tượng: Ánh sáng tự nhiên, không gian mở và phong cảnh xung quanh giúp sự kiện trở nên sinh động, bắt mắt.
• Linh hoạt ý tưởng – sáng tạo chủ đề: Dễ dàng thực hiện các concept độc đáo như rustic, tropical, lễ hội đường phố, beach party…

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời từ thực tế

Lên kế hoạch và kịch bản chi tiết từ sớm

Dù là tổ chức sự kiện ngoài trời hay trong nhà thì tiệc lập kế hoạch càng sớm càng giúp bạn kiểm soát tốt các hạng mục: thời gian, nhân sự, ngân sách, nhà cung cấp… Đồng thời, hãy xây dựng kịch bản chương trình chi tiết theo từng phút để đảm bảo mọi khâu vận hành suôn sẻ – đặc biệt là khi có nhiều tiết mục và thiết bị cần phối hợp.

>>> Xem thêm: Những rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Đối với tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy ưu tiên những địa điểm rộng rãi, dễ di chuyển, có sẵn điện – nước – WC và đảm bảo an toàn. Kiểm tra thực tế về ánh nắng, hướng gió, nền đất… giúp bạn xác định được cách setup sân khấu, khu check-in, khu tiệc sao cho hợp lý.

Trang bị mái che, nhà bạt – đảm bảo chống nắng mưa

Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn tiềm ẩn rủi ro thời tiết. Do đó, bạn cần trang bị sẵn mái che, dù lớn, nhà bạt hoặc các giải pháp chống mưa, nắng cho khu vực chính. Ưu tiên vật liệu bền, chống thấm và cố định chắc chắn để đảm bảo an toàn.

Kiểm soát hệ thống kỹ thuật: âm thanh – ánh sáng – điện

Thiết bị âm thanh ánh sáng cần có khả năng chống nước, hoạt động ổn định ngoài trời. Bên cạnh đó, chuẩn bị máy phát điện dự phòng, dây điện chống nhiễu, nhân sự kỹ thuật túc trực trong suốt sự kiện là điều bắt buộc.

Trang trí tối giản nhưng nổi bật

Do ảnh hưởng của gió và không gian mở, bạn nên chọn trang trí gọn nhẹ, dễ cố định nhưng vẫn đảm bảo điểm nhấn. Tận dụng ánh sáng tự nhiên và backdrop ấn tượng để tăng phần thu hút mà không cần quá nhiều chi tiết.

Lập phương án dự phòng – xử lý rủi ro

Dù chuẩn bị kỹ đến đâu cũng cần một phương án dự phòng: từ địa điểm thay thế, backup tiết mục, thiết bị, đến các tình huống thời tiết xấu. Việc này giúp bạn phản ứng kịp thời và không làm gián đoạn sự kiện.

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đây là yếu tố then chốt khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Một đơn vị giàu kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời như công ty tổ chức sự kiện Hưng Thịnh sẽ hỗ trợ bạn từ A–Z: từ tư vấn ý tưởng, khảo sát địa điểm, lên kịch bản đến thi công – vận hành. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực và giảm thiểu tối đa rủi ro.

• Kinh nghiệm thực chiến đa dạng: Hưng Thịnh đã tổ chức hàng trăm sự kiện ngoài trời ở nhiều quy mô khác nhau: khai trương, giới thiệu sản phẩm, lễ hội, team building… từ bãi biển, công viên đến khu công nghiệp, resort cao cấp.

• Trang thiết bị sự kiện đầy đủ – hiện đại: Sở hữu kho thiết bị lớn gồm: nhà bạt, dù che, sân khấu, âm thanh – ánh sáng, bàn ghế, khung check-in… 

• Tối ưu ngân sách – không phát sinh: Cam kết báo giá minh bạch, trọn gói. Hưng Thịnh giúp khách hàng chọn gói phù hợp nhất với ngân sách, đảm bảo không phát sinh chi phí bất ngờ sau khi ký hợp đồng.

• Thiết kế concept sự kiện ngoài trời ấn tượng – đúng yêu cầu khách: Hưng Thịnh hỗ trợ tư vấn và thiết kế ý tưởng theo phong cách riêng của doanh nghiệp, từ trang trí đến kịch bản chương trình – giúp sự kiện trở nên khác biệt và ghi dấu trong lòng người tham dự.

Gợi ý chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời

Lưu ý: Báo giá dưới đây chỉ mang tính tham khảo, giá tổ chức sự kiện ngoài trời thực tế có thể thay đổi tùy thời điểm, khu vực và đơn vị cung cấp.

Lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời

• Theo dõi thời tiết sát ngày tổ chức: Thời tiết là yếu tố khó kiểm soát nhất. Hãy thường xuyên cập nhật dự báo thời tiết trước và trong ngày sự kiện để có phương án dự phòng phù hợp như nhà bạt, dù che hoặc đổi lịch.
• Chọn vật liệu trang trí an toàn, cố định chắc chắn: Tránh dùng chất liệu dễ bay, dễ cháy hoặc kém bền ngoài môi trường. Dây ràng, vật nặng cố định backdrop, banner, bàn ghế… là bắt buộc nếu gặp gió to.
• Lập sơ đồ bố trí khách mời – khu chức năng rõ ràng: Việc phân khu hợp lý sẽ giúp người tham dự dễ di chuyển, tránh chen chúc và thuận tiện cho việc phục vụ tiệc, biểu diễn, check-in…
• Chuẩn bị đầy đủ biển chỉ dẫn – bảng thông tin: Khách mời thường không quen địa hình ngoài trời, vì vậy cần bố trí biển chỉ dẫn khu vực check-in, WC, khu tiệc, sân khấu, đặc biệt nếu không gian rộng hoặc đông người.

Câu hỏi thường gặp để tăng kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời 

Nếu trời mưa, có nên hủy sự kiện ngoài trời không?

Không nhất thiết phải hủy, nếu bạn đã có phương án dự phòng từ trước như dựng nhà bạt, dù che hoặc chuyển sang khu vực có mái hiên gần đó. Hủy sự kiện chỉ là giải pháp cuối cùng nếu điều kiện thời tiết quá xấu và không đảm bảo an toàn.

Nên thuê dù che, nhà bạt hay tổ chức tại resort có sẵn mái hiên?

Tùy vào ngân sách và tính chất sự kiện. Dù che phù hợp với sự kiện nhỏ, chi phí thấp; nhà bạt phù hợp với sự kiện quy mô lớn, cần chống nắng – mưa tốt; còn resort, trung tâm có sẵn mái hiên phù hợp khi bạn muốn tiện lợi, ít phải setup thêm, nhưng giá thuê sẽ cao hơn.

Tổ chức sự kiện ngoài trời có cần xin giấy phép không?

Có. Nếu bạn tổ chức ở nơi công cộng như công viên, quảng trường, bãi biển hoặc đường phố, cần xin phép từ chính quyền địa phương, công an khu vực hoặc ban quản lý địa điểm.

Có cần chuẩn bị bảo hiểm sự kiện không?

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn nên chuẩn bị bảo hiểm sự kiện, đặc biệt với sự kiện lớn, có nhiều người tham gia hoặc sử dụng nhiều thiết bị kỹ thuật. Bảo hiểm sự kiện giúp bạn phòng tránh rủi ro tài chính khi xảy ra sự cố như tai nạn, thiết bị hỏng hóc, thời tiết xấu… Đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm với khách mời.

Kết luận

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời bạn có thể tham khảo. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp – trọn gói – đúng ngân sách, Hưng Thịnh chính là lựa chọn lý tưởng. Với nhiều năm kinh nghiệm thực chiến, đội ngũ kỹ thuật và tổ chức bài bản, Hưng Thịnh cam kết mang đến cho bạn một sự kiện ấn tượng – an toàn – đúng tiến độ.

Sự Kiện Hưng Thịnh

Sự kiện Hưng Thịnh là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói cho các sự kiện như Year End Party, hội nghị khách hàng, khai trương, họp lớp, team building… và luôn hướng đến trải nghiệm chỉn chu, sáng tạo, khác biệt cho từng chương trình.