Tổ chức sự kiện du lịch trọn gói là phần việc đội Hưng Thịnh từ Hà Nội nhận cho doanh nghiệp: team building, gala dinner, hội nghị trong chuyến đi, gồm kịch bản, sân khấu, âm thanh ánh sáng, MC và nhân sự vận hành. Chúng tôi có kho thiết bị riêng 1.000 m², đội dựng trực tiếp và luôn mang theo thiết bị dự phòng.
Loại hình này chưa có bảng giá cố định. Chúng tôi báo giá theo số khách và điểm đến ngay trong ngày. Theo tôi, phần sự kiện trong chuyến đi hiếm khi hỏng vì trò chơi dở, mà vì khâu chở thiết bị và phương án thời tiết bị xem nhẹ.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: kịch bản chương trình, team building, gala dinner, hội nghị kết hợp nghỉ dưỡng, sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình LED, MC và ekip vận hành tại điểm đến.
- Giá không niêm yết, báo theo số khách, điểm đến, số đêm và hạng mục, có hợp đồng và hóa đơn VAT.
- Nên chốt điểm đến và số khách trước ngày đi khoảng 6 đến 8 tuần. Mùa hè và cuối năm thì cần sớm hơn.
- Gala ngoài trời ở biển luôn cần phương án B trong nhà, vì gió chiều tối là rủi ro hay gặp nhất.
Các loại hình tổ chức sự kiện MICE cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường chọn một trong ba nhóm: team building kết hợp gala dinner tại resort, hội nghị hoặc đào tạo kết hợp nghỉ dưỡng, và Year End Party hay lễ kỷ niệm thành lập tại điểm đến. Mỗi nhóm cần thiết bị và giờ dựng khác nhau.
Dù chọn nhóm nào, đội Hưng Thịnh nhận các hạng mục sau:
- Kịch bản chương trình, timeline theo từng giờ, phân vai MC và ban tổ chức.
- Sân khấu, khung truss, backdrop, màn hình LED P3, combo âm thanh ánh sáng.
- Nhà bạt không gian, dù che, quạt hơi nước cho khu ngoài trời.
- Bàn ghế tiệc: ghế Tiffany, bàn tròn, bàn cocktail.
- MC sự kiện, quản trò team building, nhân sự hậu cần.
- Máy phát điện dự phòng, bộ đàm cho toàn ekip, bảo hiểm sự kiện.
Team building và gala dinner tại resort
Team building và gala dinner tại resort là combo doanh nghiệp đặt nhiều nhất. Chiều chơi trò vận động trên bãi biển hoặc bãi cỏ, tối dự tiệc có sân khấu, vinh danh và văn nghệ.
Kinh nghiệm của tôi là xếp team building từ 15h00 đến 17h30, khi nắng đã dịu, rồi cho đoàn nghỉ một tiếng trước gala. Chơi buổi trưa ở biển miền Trung thì chỉ sau 30 phút đã có người mệt. Sân khấu gala dựng song song từ sáng, âm thanh xong trước giờ đón khách khoảng 4 tiếng để còn chạy thử.
Đoàn muốn thay trò chơi bằng giải chạy bãi biển thì cách làm gần với tổ chức sự kiện thể thao: cần số đeo, trạm nước, điểm sơ cứu và người tính giờ.
Hội nghị, đào tạo kết hợp nghỉ dưỡng
Hội nghị, đào tạo kết hợp nghỉ dưỡng hợp với doanh nghiệp muốn gom họp tổng kết, đào tạo đại lý hoặc ký kết vào cùng một chuyến đi. Thường buổi sáng họp tại hội trường resort, buổi chiều tự do. Chúng tôi lo sân khấu, âm thanh hội nghị, màn hình LED, khu check-in và kịch bản điều phối.
Loa âm trần có sẵn của hội trường chỉ đủ cho họp nhỏ. Đoàn trên 80 người, chúng tôi mang thêm micro không dây có bộ dự phòng và thay máy chiếu bằng màn hình LED. Chương trình có đối tác nước ngoài thì kịch bản, slide và MC làm theo cách chúng tôi tổ chức sự kiện tiếng Anh, chốt thuật ngữ trước và tập với người phát biểu trong buổi dry-run.
Year End Party, kỷ niệm thành lập trong chuyến đi
Year End Party hay lễ kỷ niệm thành lập trong chuyến đi giúp doanh nghiệp gộp hai việc làm một: vừa thưởng chuyến nghỉ dưỡng, vừa có đêm tổng kết, vinh danh và bốc thăm.
Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là đừng đặt đêm tiệc chính vào tối ngày đầu nếu đoàn bay sớm. Người dậy từ 4 giờ sáng ra sân bay thì 21h đã muốn về phòng. Chuyến 3 ngày 2 đêm thì đêm thứ hai hợp nhất. Chuyến ngắn hơn thì cho đoàn nghỉ trưa đủ và rút gọn phần phát biểu.
Báo giá tổ chức sự kiện du lịch: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Báo giá tổ chức sự kiện du lịch không có con số cố định, anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm. Bảng dưới mô tả hạng mục của từng gói tham khảo.
| Gói tham khảo | Hạng mục thường có | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Dưới 50 khách | Quản trò, âm thanh di động, backdrop nhỏ, MC | Phòng ban, chi nhánh, đoàn khen thưởng |
| 50 đến 150 khách | Sân khấu, combo âm thanh ánh sáng, màn hình LED, MC, quản trò, máy phát dự phòng | Company trip kèm gala |
| Trên 150 khách | Sân khấu khung truss, màn hình LED khổ lớn, nhà bạt hoặc dù, ekip kỹ thuật riêng, bộ đàm toàn đoàn | Hội nghị khách hàng, Year End Party toàn công ty |
Các yếu tố làm chi phí thay đổi nhiều nhất:
- Số khách và số tiết mục trong đêm gala.
- Khoảng cách từ kho Hà Nội tới điểm đến và cách chở thiết bị.
- Số đêm ekip lưu trú, vì đội dựng thường đến trước đoàn một ngày.
- Ngoài trời hay trong nhà: ngoài trời phải tính thêm nhà bạt, dù, phương án B.
- Giờ dựng resort cho phép: chỉ được dựng ban đêm thì cần thêm ca.
- Mùa cao điểm hè và cuối năm.
Anh chị chỉ cần gửi số khách, điểm đến, ngày đi và loại hình chính, chúng tôi sẽ tách báo giá theo từng hạng mục.
Đoàn của anh chị bao nhiêu người, đi đâu, vào tháng nào? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình đặt dịch vụ tại Hưng Thịnh gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát, báo giá và ký hợp đồng, thi công và vận hành, nghiệm thu. Mọi chương trình đều có báo giá chi tiết theo hạng mục, ký hợp đồng trước khi triển khai và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.
- Tiếp nhận yêu cầu: số khách, điểm đến, ngày đi, mục tiêu chuyến đi.
- Khảo sát: kiểm tra hội trường, bãi biển, nguồn điện, lối xe tải, giờ dựng và dự báo thời tiết.
- Báo giá và ký hợp đồng: phát sinh nào cũng phải được hai bên đồng ý.
- Thi công và vận hành: chở thiết bị từ kho, dựng, dry-run trước giờ G, nhân sự trực chiến bằng bộ đàm, máy phát điện dự phòng.
- Nghiệm thu: bàn giao, thu dọn và đánh giá sau sự kiện cùng ban tổ chức.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện hủy hoặc đổi lịch, phụ phí ngoài nội thành và thời hạn thanh toán tùy từng chương trình, được thống nhất trong hợp đồng. Chuyến đi hay bị dời vì thời tiết hoặc lịch bay. Anh chị nên đọc kỹ điều khoản đổi lịch trước khi ký.
Quy trình này giống mọi chương trình trong dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi, chỉ dày hơn ở khâu vận chuyển. Sau hơn 12 năm và hơn 1.500 sự kiện, tôi vẫn giữ nguyên tắc: sự kiện không có cơ hội thứ hai để sửa sai.
Tổ chức sự kiện du lịch (MICE) là gì?
Tổ chức sự kiện du lịch (MICE) là gắn hoạt động công việc của doanh nghiệp như họp, hội nghị, khen thưởng, triển lãm vào một chuyến đi có lưu trú và tham quan. MICE là viết tắt của Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions, tức hội họp, du lịch khen thưởng, hội nghị và triển lãm.
Theo bảng thuật ngữ của HSMAI Academy, chữ E còn có thể hiểu là Events, còn Incentive là chuyến thưởng cho nhân viên đạt hoặc vượt mục tiêu. Với doanh nghiệp Việt, phần dùng nhiều là M và I: một chuyến company trip có buổi họp và đêm gala vinh danh.
Khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện du lịch, thường có hai bên cùng làm. Bên lữ hành lo vé, phòng, xe, ăn uống. Một công ty tổ chức sự kiện như Hưng Thịnh lo chương trình, sân khấu, thiết bị và vận hành. Tách rõ ranh giới từ đầu thì khi micro mất tiếng giữa giờ vinh danh, không ai đùn việc cho ai.
Tổ chức sự kiện du lịch theo chủ đề: gợi ý concept
Tổ chức sự kiện du lịch theo chủ đề là chọn một concept xuyên suốt từ trò chơi, trang phục, backdrop đến đêm gala, bám vào điểm đến và mục tiêu chuyến đi. Dưới đây là năm concept doanh nghiệp hay chọn.
- Lửa trại bãi biển: hợp đoàn trẻ, cần xin phép resort khu đốt lửa và có người trực bình chữa cháy.
- Countdown, đêm nhạc ngoài trời: hợp chuyến cuối năm, cần màn hình LED đếm ngược và hỏi trước giờ giới hạn âm lượng.
- Gala theo dress code: Hollywood, retro, áo dài; chi phí chủ yếu nằm ở backdrop và ánh sáng.
Từ các chương trình chúng tôi đã làm, concept nào cũng chạy được nếu đoàn biết dress code trước ít nhất 2 tuần. Anh chị cần thêm gợi ý theo từng mục tiêu thì cứ gửi yêu cầu, chúng tôi sẽ đề xuất concept phù hợp.
Điểm đến doanh nghiệp tổ chức sự kiện du lịch thường chọn
Điểm đến doanh nghiệp thường chọn khi tổ chức sự kiện du lịch là Đà Nẵng, Phú Quốc, Nha Trang, Vũng Tàu, Sapa và Đà Lạt. Đội Hưng Thịnh từ Hà Nội triển khai ở cả sáu nơi này. Mỗi nơi có một rủi ro riêng cần tính ngay từ lúc lên kế hoạch.
- Đà Nẵng: bay ngắn từ Hà Nội, nhiều resort có hội trường lớn. Thời điểm cuối năm thường nhiều mưa bão, anh chị nên kiểm tra dự báo trước khi chốt ngày.
- Phú Quốc: hợp du lịch khen thưởng, nhưng xa nhất, phải tính kỹ phương án thiết bị.
- Nha Trang: bãi biển đẹp cho team building, gió chiều tối khá mạnh, backdrop cần chân đế và dây néo.
- Sapa: đi xe tùy tuyến khoảng 5 đến 6 tiếng, xe tải có thể chở thiết bị thẳng từ kho. Mùa đông lạnh, gala nên làm trong nhà.
- Đà Lạt: mát quanh năm, hợp concept cắm trại, tối khá lạnh nên gala ngoài trời cần nhà bạt kín gió.
Nói thật với anh chị, điểm đến đẹp chưa chắc làm sự kiện dễ. Có resort chỉ cho xe tải vào sau 22h, có hội trường chỉ có điện một pha. Vì vậy chúng tôi luôn khảo sát trước khi chốt sân khấu.
Lịch trình mẫu 2 ngày 1 đêm kết hợp team building và gala
Lịch trình 2 ngày 1 đêm hợp lý cho team building và gala là: ngày đầu di chuyển, nhận phòng, team building buổi chiều, gala buổi tối; ngày hai tự do hoặc tham quan nhẹ rồi trả phòng. Dưới đây là lịch mẫu cho đoàn khoảng 100 khách tại resort biển.
Ngày 1 (đội dựng đã có mặt từ hôm trước):
- 6h00 đến 10h00: đoàn di chuyển đến điểm đến.
- 11h30: ăn trưa, nhận phòng, nghỉ trưa.
- 15h00 đến 17h30: team building trên bãi biển, 3 đến 4 trò vận động và một thử thách tổng.
- 17h30 đến 18h30: đoàn thay dress code, ekip dry-run lần cuối âm thanh, ánh sáng.
- 18h30 đến 21h30: gala dinner với khai mạc, vinh danh, văn nghệ, bốc thăm.
Ngày 2:
- 7h00 đến 10h00: ăn sáng, tắm biển hoặc tham quan gần resort.
- 11h00 đến 12h00: trả phòng, ăn trưa, lên đường về.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là gió chiều trên bãi biển lớn hơn dự báo. Backdrop cao từ 3 m, dù che và đèn trên chân phải có bao cát, dây néo. Nếu gió vượt ngưỡng an toàn, trưởng ekip chuyển sang phương án B trước 16h00, không đợi sát giờ đón khách.
Giả sử một công ty 120 khách tổ chức gala bãi biển ở Nha Trang. Đến 15h30, gió mạnh kèm mưa rào, backdrop trên cát có nguy cơ đổ. Phương án B đã chốt từ buổi khảo sát nên ekip chuyển âm thanh và màn hình LED vào sảnh hội nghị, dùng màn hình làm phông nền. Nhờ bộ đàm, đổi kế hoạch chỉ mất vài phút, đoàn vẫn vào tiệc lúc 18h30.
Tổ chức sự kiện du lịch suôn sẻ nằm ở ba việc: chọn đúng loại hình cho mục tiêu chuyến đi, khảo sát điểm đến trước khi chốt thiết kế, và luôn có phương án B cho phần ngoài trời. Ngay hôm nay, anh chị ghi ra số khách, điểm đến, ngày đi rồi gửi cho đội Hưng Thịnh để nhận khung chương trình.
Anh chị đã có số khách và điểm đến cho chuyến đi sắp tới? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện du lịch
Đoàn bao nhiêu người thì nên tổ chức sự kiện du lịch?
Từ khoảng 20 người trở lên, anh chị đã nên tổ chức sự kiện du lịch có team building và một đêm tiệc. Dưới 50 khách, chương trình tổ chức sự kiện du lịch gọn với quản trò và âm thanh di động. Từ 50 đến 150 khách nên có sân khấu, màn hình LED và MC. Trên 150 khách cần ekip kỹ thuật riêng.
Có mang thiết bị âm thanh ánh sáng từ Hà Nội đi không?
Có, chúng tôi có thể chở âm thanh ánh sáng, sân khấu, màn hình LED từ kho Hà Nội tới điểm đến. Với Sapa, xe tải đi thẳng từ kho. Với điểm xa như Phú Quốc, chúng tôi khảo sát thiết bị sẵn có tại resort rồi chọn phương án ổn định nhất, ghi rõ trong báo giá.
Nên đặt chuyến đi trước bao lâu?
Anh chị nên chốt điểm đến, số khách và loại hình trước ngày đi khoảng 6 đến 8 tuần. Mùa hè và dịp cuối năm, resort và vé máy bay kín sớm nên bắt đầu trước 2 đến 3 tháng. Kịch bản chương trình chốt trước ngày đi 7 đến 10 ngày để kịp dry-run.
Có hỗ trợ đặt vé, khách sạn cho đoàn không?
Vé máy bay, xe và phòng khách sạn thường do bên lữ hành hoặc phòng hành chính của doanh nghiệp đặt. Hưng Thịnh tư vấn, khảo sát địa điểm và phối hợp lịch với bên đó để khớp giờ dựng, giờ tiệc. Phạm vi hỗ trợ cụ thể cho từng đoàn được thống nhất trong hợp đồng.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
