Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện khai trương văn phòng trọn gói tại Hà Nội cho doanh nghiệp mới chuyển trụ sở, mở chi nhánh hay văn phòng đại diện. Thiết bị lấy từ kho riêng 1.000 m². Đội dựng của chúng tôi thi công trực tiếp, và micro, nguồn điện luôn có bộ dự phòng.
Loại hình này chưa có giá cố định, chúng tôi báo giá theo số khách, địa điểm và hạng mục. Nói thật với anh chị, khi văn phòng nằm trong tòa nhà, buổi lễ có suôn sẻ hay không thường phụ thuộc ban quản lý nhiều hơn ngân sách. Một chương trình gọn 45 phút là đủ trang trọng.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: backdrop, hoa tươi, thảm đỏ, âm thanh, MC, nghi thức cắt băng, múa lân (nếu tòa nhà cho phép), khu teabreak, kèm tư vấn bố trí khu lễ cúng.
- Giá: chưa có bảng giá cố định, Hưng Thịnh báo giá chi tiết theo số khách, địa điểm và hạng mục anh chị chọn.
- Nên đặt lịch trước ngày khai trương 10 đến 14 ngày, chốt kịch bản trước 7 ngày để kịp đăng ký với ban quản lý tòa nhà.
- Múa lân và loa công suất lớn chỉ dùng khi tòa nhà đồng ý bằng văn bản. Tuyệt đối không dùng pháo nổ.
- Kịch bản 45 phút, đón khách trước 30 phút là vừa với văn phòng từ 50 đến 150 khách.
Hạng mục trong gói khai trương văn phòng công ty
Gói tổ chức sự kiện khai trương văn phòng công ty do Hưng Thịnh thực hiện thường gồm trang trí sảnh, âm thanh kèm MC, nghi thức cắt băng, múa lân nếu tòa nhà cho phép và khu teabreak đón đối tác. Khi tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, anh chị không bắt buộc lấy đủ cả gói. Chọn hạng mục nào tùy diện tích sảnh, số khách và quy định tòa nhà.
Backdrop, hoa tươi, thảm đỏ trong sảnh tòa nhà
Trong tòa nhà văn phòng, trang trí nên dồn vào một khu lễ gọn ở sảnh tầng hoặc ngay cửa văn phòng, không dàn trải cả hành lang. Các hạng mục chúng tôi thường đưa vào báo giá:
- Backdrop rộng 3 đến 5 m. Trần sảnh mỗi tòa một khác, đội Hưng Thịnh đo khi khảo sát rồi mới chốt chiều cao backdrop.
- Thảm đỏ từ cửa thang máy đến khu cắt băng, mép thảm dán băng dính hai mặt chống trượt.
- Kệ hoa tươi hai bên backdrop, hoa cài áo cho lãnh đạo và khách VIP.
- Standee chỉ đường ở sảnh tầng 1 và cửa thang máy tầng văn phòng.
- Bàn đón khách phủ khăn, sổ ký tên, khay hoa cài áo.
Âm thanh, MC, nghi thức cắt băng
Sảnh dưới 150 khách chỉ cần một bộ âm thanh hội nghị gọn, một MC và bộ đạo cụ cắt băng. Loa lớn trong không gian kín vừa chói vừa dễ bị ban quản lý nhắc nhở. Cấu hình chúng tôi hay dùng:
- 2 loa đặt chân, 1 mixer nhỏ, 2 micro không dây cho MC và lãnh đạo, 1 micro dự phòng đã thử tiếng.
- MC sự kiện nhận kịch bản trước 3 ngày, dry-run cùng kỹ thuật trước giờ đón khách.
- Băng lụa đỏ có nơ hoa, kéo, khay, găng tay trắng cho 3 đến 5 người cắt băng.
Micro mất tiếng giữa bài phát biểu là sự cố khó cứu nhất. Vì vậy micro dự phòng luôn nằm trong tay kỹ thuật, không cất trong thùng. Nghi thức cắt băng ở văn phòng cũng gọn hơn nhiều so với khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện khánh thành nhà máy, nơi cần sân khấu ngoài trời và hàng trăm khách.
Lân sư rồng (nếu tòa nhà cho phép)
Múa lân chỉ nên đưa vào kịch bản khi ban quản lý đồng ý bằng văn bản, và thường chỉ được múa ở sân trước hoặc sảnh tầng 1. Tiếng trống trong sảnh kín vang hơn ngoài trời rất nhiều, ảnh hưởng các công ty khác đang làm việc.
Khi được phép, chúng tôi xếp màn lân 5 đến 7 phút ngay sau khai mạc, trong khung giờ ban ngày. Tòa nhà và khu dân cư có quy định tiếng ồn riêng, anh chị hỏi ban quản lý trước khi chốt kịch bản. Không được múa lân thì nhạc nền nhẹ cùng nghi thức cắt băng vẫn đủ trang trọng.
Tiệc teabreak đón đối tác
Teabreak là lúc khách ở lại lâu nhất, nên đặt ngay sau cắt băng, sát khu lễ. Chúng tôi bố trí bàn cocktail phủ khăn, khoảng 1 bàn cho 8 đến 10 khách đứng, khu đồ uống tách riêng khu bánh để khách không dồn một chỗ.
Đồ ăn nên là loại một miếng, không dính tay, vì khách vừa cầm cốc vừa bắt tay đối tác. Số lượng nên tính dư khoảng 10% so với danh sách xác nhận.
Báo giá tổ chức sự kiện khai trương văn phòng: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Chi phí tổ chức sự kiện khai trương văn phòng phụ thuộc vào số khách, vị trí khu lễ trong tòa nhà, hạng mục anh chị chọn và khung giờ được phép thi công. Hiện loại hình này chưa có bảng giá cố định, anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm.
Bảng dưới đây là gói tham khảo theo quy mô, chỉ mô tả hạng mục thường có:
| Quy mô | Hạng mục thường có |
|---|---|
| Dưới 50 khách | Backdrop nhỏ, thảm đỏ, hoa tươi, âm thanh gọn, đạo cụ cắt băng, 3 đến 4 bàn cocktail teabreak |
| 50 đến 150 khách | Thêm MC, standee chỉ đường, micro dự phòng, người hướng dẫn khách ở sảnh, khu đồ uống tách riêng |
| Trên 150 khách | Thêm sân khấu thấp hoặc màn hình LED P3, múa lân ở sân trước (nếu được phép), nhân sự điều phối thang máy |
Những yếu tố làm chi phí thay đổi nhiều nhất:
- Tòa nhà chỉ cho dựng ngoài giờ hành chính hoặc tối hôm trước, phát sinh nhân sự ca đêm.
- Không có thang hàng, thiết bị phải chia nhỏ để vận chuyển.
- Hạng mục thêm: múa lân, màn hình LED, quy mô teabreak.
- Địa điểm ngoài nội thành Hà Nội, khi đó đội Hưng Thịnh từ Hà Nội triển khai.
So với lúc tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng, tổ chức sự kiện khai trương văn phòng ít hạng mục kéo khách vãng lai hơn, nên ngân sách dồn vào phần đón tiếp đối tác. Anh chị gửi số khách, địa chỉ tòa nhà và ngày giờ dự kiến, chúng tôi lên báo giá chi tiết.
Văn phòng của anh chị dự kiến đón bao nhiêu khách? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Đặt dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương văn phòng ở Hưng Thịnh gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát, báo giá và ký hợp đồng, thi công và vận hành, nghiệm thu. Mọi chương trình đều có hợp đồng, báo giá chi tiết theo hạng mục và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.
- Tiếp nhận yêu cầu: anh chị cho biết số khách, địa chỉ tòa nhà, ngày giờ và hạng mục mong muốn.
- Khảo sát: chúng tôi xuống tận nơi đo sảnh, kiểm tra nguồn điện, thang hàng, hỏi quy định của ban quản lý.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá theo từng hạng mục, phát sinh nào cũng phải được hai bên đồng ý.
- Thi công và vận hành: đội dựng có mặt trước giờ đón khách khoảng 4 tiếng, dry-run, nhân sự trực bằng bộ đàm suốt chương trình.
- Nghiệm thu: bàn giao, dọn trả mặt bằng sạch, đánh giá sau sự kiện cùng anh chị.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện hủy hoặc đổi lịch và thời hạn thanh toán tùy từng chương trình, thống nhất trong hợp đồng. Cần xuất hóa đơn cho pháp nhân nào, anh chị báo ngay từ bước báo giá để kế toán làm đúng thông tin.
Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng gồm những phần nào?
Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng gồm ba phần: chuẩn bị trước ngày lễ, phần lễ chính khoảng 45 phút và phần dọn trả mặt bằng. Khách chỉ thấy phần lễ chính, nhưng hai phần còn lại quyết định buổi lễ trơn tru hay lộn xộn.
- Trước ngày lễ: chốt danh sách khách, gửi thiệp trước 7 đến 10 ngày, đăng ký với ban quản lý, chọn giờ cúng, chốt kịch bản trước 7 ngày. Thùng đồ chuyển văn phòng còn chất ngoài hành lang là cảnh hay gặp.
- Ngày lễ: cúng sớm, dựng và test thiết bị, dry-run, đón khách, làm lễ, teabreak.
- Sau lễ: thu dọn đúng khung giờ tòa nhà cho phép, xếp gọn hoa chúc mừng, trả lại sảnh như lúc nhận.
Khung này nằm trong quy trình kiểm soát rủi ro áp dụng cho mọi chương trình thuộc dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi: khảo sát, dự phòng kỹ thuật, diễn tập, trực chiến, đánh giá sau sự kiện.
Lưu ý khi khai trương trụ sở trong tòa nhà văn phòng
Khi khai trương trụ sở trong tòa nhà văn phòng, việc đầu tiên là làm việc với ban quản lý, sau đó mới tính trang trí. Tòa nhà quyết định giờ thi công, thang được dùng, vị trí đặt backdrop, mức âm lượng và cả chuyện có cho múa lân hay không.
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là đội dựng bị giữ ở cửa thang hàng vì doanh nghiệp chưa gửi danh sách nhân sự. Những việc nên làm sớm:
- Gửi công văn đăng ký sự kiện trước ít nhất 7 ngày, kèm sơ đồ bố trí và danh sách người thi công.
- Hỏi rõ giờ vận chuyển thiết bị, có phải bọc sàn, bọc vách thang máy không.
- Không đặt kệ hoa, backdrop chắn lối thoát hiểm hay che bình chữa cháy.
- Xin ổ điện riêng cho âm thanh, không cắm chung với máy tính văn phòng.
Giả sử một công ty 80 khách khai trương trụ sở ở tầng 12, lễ lúc 9h sáng thứ Tư. Ban quản lý chỉ cho dùng thang hàng sau 18h và không cho thi công trong giờ hành chính. Nếu dựng vào sáng hôm lễ, thiết bị sẽ chen thang với nhân viên cả tòa nhà đúng giờ cao điểm. Cách xử lý: đội dựng làm từ 19h tối hôm trước, xong backdrop, thảm, âm thanh trước 23h; sáng hôm sau 6h30 có mặt test tiếng, 7h30 dry-run với MC. Kết quả là khu lễ sẵn sàng trước khi tòa nhà đông người, sáng hôm lễ đội chỉ còn việc cài hoa và đón khách.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Không dùng pháo nổ trong lễ khai trương. Theo Nghị định 137/2020/NĐ-CP, pháo nổ bị nghiêm cấm sử dụng, người dân chỉ được dùng pháo hoa không gây tiếng nổ. Với pháo giấy, kim tuyến, hỏi ban quản lý tòa nhà trước khi dùng.
Chọn ngày giờ và chuẩn bị lễ cúng
Lễ cúng khai trương văn phòng nên làm trước giờ đón khách 1 đến 2 tiếng, đúng giờ tốt đã chọn, tách khỏi phần lễ có khách mời. Ngày giờ thường chọn theo tuổi người đứng đầu doanh nghiệp, sau đó mới đối chiếu lịch tòa nhà và lịch của đối tác quan trọng.
Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là chọn giờ lễ chính trong khoảng 9h đến 10h giữa tuần. Khách đã qua giờ kẹt xe buổi sáng mà vẫn kịp quay về làm việc. Mâm lễ do anh chị tự chuẩn bị, chúng tôi chỉ tư vấn vị trí bày trong văn phòng trước khi đội trang trí hoàn thiện khu lễ.
Một lưu ý riêng cho tòa nhà: phần lớn không cho đốt vàng mã trong nhà, anh chị cần hỏi ban quản lý khu hóa vàng từ trước.
Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương văn phòng 45 phút
Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương văn phòng 45 phút gồm khai mạc, phát biểu, cắt băng, chụp ảnh và teabreak, cộng 30 phút đón khách trước giờ lễ. Độ dài này đủ trang trọng mà không giữ đối tác quá lâu giữa giờ làm việc.
- Trước giờ lễ 30 phút: đón khách, ký sổ, cài hoa, nhạc nền nhẹ.
- Phút 0 đến 3: MC khai mạc, giới thiệu đại biểu.
- Phút 3 đến 10: múa lân (nếu được phép) hoặc video giới thiệu công ty.
- Phút 10 đến 17: lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu.
- Phút 17 đến 22: đại diện đối tác chúc mừng.
- Phút 22 đến 27: cắt băng, nâng ly.
- Phút 27 đến 35: chụp ảnh lưu niệm theo nhóm.
- Phút 35 đến 45: teabreak, mời khách tham quan văn phòng.
Kinh nghiệm của tôi là phần phát biểu hay vượt giờ nhất, nên bài của lãnh đạo nên giới hạn khoảng 700 đến 800 chữ và đọc thử trước một lần.
Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng gọn hay rối phần lớn nằm ở việc anh chị chốt với tòa nhà sớm đến đâu, sau đó mới tới trang trí và kịch bản. Việc làm được ngay hôm nay: gọi ban quản lý hỏi khung giờ thi công, rồi gửi thông tin đó cùng số khách cho Sự Kiện Hưng Thịnh để nhận phương án và báo giá.
Anh chị đã có ngày khai trương và địa chỉ tòa nhà? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn kịch bản và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện khai trương văn phòng
Văn phòng nhỏ 20 người có cần tổ chức khai trương?
Có, tổ chức sự kiện khai trương văn phòng 20 người nên làm gọn. Văn phòng 20 người chỉ cần lễ cúng, một backdrop nhỏ, đạo cụ cắt băng và vài bàn teabreak cho đối tác thân thiết. Chương trình 20 đến 30 phút là đủ, không cần loa lớn hay múa lân, nên chi phí và thời gian dựng giảm đáng kể.
Có cần báo ban quản lý tòa nhà trước không?
Có, nên báo trước vì tòa nhà quyết định giờ thi công và thang hàng. Anh chị nên gửi công văn đăng ký cho ban quản lý trước ngày lễ ít nhất 7 ngày, kèm sơ đồ bố trí, danh sách người thi công, giờ vận chuyển thiết bị và các hạng mục gây tiếng ồn. Không báo trước, đội dựng có thể bị chặn ngay ở thang hàng.
Nên mời khách hàng, đối tác hay chỉ nội bộ?
Khi tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, nên mời cả đối tác, khách hàng thân thiết và nhân sự nội bộ nếu sảnh đủ chỗ, vì đây là dịp để đối tác tận mắt thấy trụ sở mới. Văn phòng hẹp thì tách hai buổi: lễ chính 45 phút cho đối tác vào buổi sáng, liên hoan nội bộ vào buổi chiều hoặc cuối tuần.
Có hỗ trợ in thiệp mời khai trương không?
Hưng Thịnh chưa có dịch vụ in thiệp trong danh mục, anh chị nên in riêng; chúng tôi hỗ trợ nội dung thiệp khi tổ chức sự kiện khai trương văn phòng. Dù in giấy hay gửi thiệp điện tử, thiệp cần ghi rõ giờ, địa chỉ tòa nhà, số tầng, chỗ gửi xe, và nên đến tay khách trước 7 đến 10 ngày.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
