Hưng Thịnh nhận cho thuê khăn trải bàn hội nghị, váy quây bàn, khăn table runner và áo ghế trọn gói tại Hà Nội cho hội thảo, đại hội, hội nghị khách hàng và các buổi đào tạo. Hàng xuất từ kho thiết bị riêng 1.000 m² ở Thanh Xuân. Đội của chúng tôi trực tiếp giao, trải khăn, quây váy và luôn mang theo khăn dự phòng. Báo giá theo số bàn, kích thước và màu khăn. Anh chị cần thuê theo ngày hay theo đợt đều báo được.
Kinh nghiệm của tôi là một dãy bàn hội nghị trông chỉn chu hay luộm thuộm phụ thuộc vào việc đo đúng bàn nhiều hơn là chất vải. Khăn hụt 10 cm là lộ chân sắt ngay trên ảnh chụp toàn cảnh. Còn khăn đúng cỡ, phẳng nếp thì vải bình thường vẫn đẹp.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: khăn phủ bàn đại biểu, váy quây bàn, khăn table runner, áo ghế và nơ ghế, có thể thuê kèm bàn ghế.
- Giá báo theo số bàn, kích thước bàn, chất liệu và màu khăn, anh chị gửi thông tin để nhận báo giá chi tiết.
- Nên đặt trước 3 đến 5 ngày, mùa hội nghị cuối năm nên chốt sớm hơn 7 đến 10 ngày để giữ đủ màu và số lượng.
- Đo dài, rộng, cao của bàn thật tại hội trường trước khi đặt, đừng đoán theo “bàn tiêu chuẩn”.
- Khăn được trải sau khi kê bàn xong và trước khi đặt micro, biển tên, nước uống.
Cho thuê khăn trải bàn hội nghị: các loại phổ biến
Dịch vụ cho thuê khăn trải bàn hội nghị tại Hưng Thịnh thường gồm bốn nhóm: khăn phủ bàn đại biểu, váy quây bàn, khăn table runner và áo ghế, nơ ghế. Một hội trường chuẩn hay dùng kết hợp ít nhất hai nhóm, ví dụ khăn phủ trắng cho mặt bàn cộng váy quây màu ở mặt bàn hướng xuống khán phòng.
Chọn nhóm nào tùy vào ba thứ: loại bàn (chữ nhật hay tròn), vị trí bàn (bàn chủ tọa trên sân khấu hay bàn đại biểu dưới khán phòng) và mức trang trọng anh chị muốn. Họp nội bộ 30 người chỉ cần khăn phủ. Đại hội hoặc hội nghị có lãnh đạo dự thì nên đủ khăn, váy và runner cho bàn chủ tọa.
Khăn trải bàn đại biểu
Cho thuê khăn trải bàn hội nghị loại đại biểu là khăn phủ kín mặt bàn chữ nhật, thường màu trắng, xanh navy hoặc đỏ, dùng cho cả bàn chủ tọa và các dãy bàn đại biểu xếp kiểu lớp học, chữ U hay hàng dài. Kích thước khăn phải tính theo bàn thật, không theo con số chung.
Bàn hội nghị ở các hội trường Hà Nội phổ biến dài 1,2 m hoặc 1,8 m, rộng 0,4 đến 0,6 m, cao khoảng 0,75 m. Muốn khăn buông chạm đất ở mặt trước, cạnh khăn cần bằng chiều rộng bàn cộng hai lần chiều cao bàn. Nếu chỉ phủ mặt và buông 20 đến 30 cm thì phải kèm váy quây, không thì nhìn hụt.
Nếu hội trường chưa có bàn hoặc bàn của tòa nhà đã cũ, anh chị có thể đặt luôn dịch vụ cho thuê bàn ghế hội nghị để khăn và bàn khớp kích thước ngay từ kho.
Cho thuê váy quây bàn
Váy quây bàn nên dùng cho bàn chủ tọa và các bàn đại biểu ở dãy đầu, vì váy che kín chân bàn, dây điện micro và túi tài liệu dưới gầm. Váy thường xếp ly, cao 0,7 đến 0,75 m, có các màu trắng, xanh, đỏ, vàng đồng, đen.
Váy được cố định vào mép bàn bằng kẹp nhựa chuyên dụng hoặc băng dán gai, quây ba mặt nhìn thấy, mặt trong để trống cho đại biểu ngồi. Với dãy bàn ghép dài 10 đến 12 m, váy phải nối liền, không để hở khe giữa hai bàn. Đội chúng tôi mang dư kẹp và vài tấm váy lẻ để vá các khe này.
Bàn MC, bàn diễn giả và bàn đặt quà trên sân khấu cũng nên quây váy. Với chương trình dạng trò chuyện có ghế bành, bàn trà thấp, anh chị tham khảo thêm dịch vụ cho thuê bàn ghế talkshow để phối khăn và váy cùng tông với bộ ghế trên sân khấu.
Khăn table runner
Khăn table runner là dải vải hẹp, rộng khoảng 30 đến 40 cm, chạy dọc mặt bàn hoặc buông ở mặt trước bàn chủ tọa. Runner dùng để tách bàn VIP khỏi các dãy bàn còn lại mà không phải đổi màu cả khăn phủ, chất liệu thường là satin, gấm hoặc nhung.
Tôi khuyên chỉ dùng runner cho bàn chủ tọa và hàng đại biểu đầu, khoảng 10 đến 20% số bàn. Trải runner cho cả hội trường 200 chỗ vừa tốn chi phí vừa rối mắt. Với dãy bàn ghép dài, runner cần đặt thẳng một đường, lệch vài cm là ống kính góc rộng nhìn ra ngay.
Áo ghế, nơ ghế đồng bộ
Áo ghế và nơ ghế dùng để đồng bộ dãy ghế với màu khăn và backdrop, phổ biến nhất là áo trùm cho ghế banquet kèm nơ thắt lưng ghế. Ghế Tiffany thường không cần áo, chỉ thêm nơ hoặc đệm ngồi là đủ đẹp.
Áo ghế nên cùng tông với khăn bàn và backdrop để hội trường nhìn liền một khối. Áo ghế chỉ cần đồng bộ với khăn bàn và backdrop, anh chị báo cùng đơn để đội dựng trải một lượt.
Bảng giá cho thuê khăn trải bàn hội nghị tham khảo
Bảng giá cho thuê khăn trải bàn hội nghị chưa có đơn giá niêm yết cố định, vì chi phí thay đổi theo kích thước bàn, chất liệu, màu và số lượng. Anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số bàn và địa điểm. Bảng dưới đây mô tả các gói tham khảo theo quy mô để dễ hình dung hạng mục.
| Quy mô | Hạng mục thường gồm | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Dưới 20 bàn | Khăn phủ trắng hoặc xanh navy, váy quây cho bàn chủ tọa | Họp nội bộ, đào tạo, họp cổ đông nhỏ |
| 20 đến 60 bàn | Khăn phủ, váy quây bàn đại biểu, runner bàn VIP, áo ghế hàng đầu | Hội thảo, hội nghị khách hàng, đại hội chi bộ, hội nghị ngành |
| Trên 60 bàn hoặc kèm tiệc | Đủ khăn, váy, runner, áo ghế toàn hội trường, thêm khăn bàn tròn và bàn đón khách | Hội nghị kết hợp gala, tổng kết cuối năm, sự kiện nhiều phòng |
Những yếu tố làm thay đổi chi phí:
- Kích thước và loại bàn: bàn 1,8 m cần khăn lớn hơn bàn 1,2 m, bàn tròn tính khác bàn chữ nhật.
- Chất liệu và màu: vải polyester trắng phổ thông khác satin, gấm, nhung hay các màu ít dùng.
- Số lượng và số ngày thuê: chương trình 2 ngày hoặc trải từ tối hôm trước cần báo trước.
- Có kèm nhân công trải khăn, quây váy, thu hồi hay chỉ giao hàng.
- Địa điểm và khung giờ giao: tầng cao không có thang hàng, giao đêm hoặc sáng sớm, ngoài nội thành Hà Nội.
Để nhận báo giá sát nhất, anh chị gửi số bàn, kích thước bàn, màu mong muốn, địa điểm và ngày giờ chương trình.
Anh chị đã có số bàn và địa điểm hội nghị? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt thuê, giao nhận và thanh toán
Quy trình đặt thuê khăn trải bàn tại Hưng Thịnh gồm 5 bước, từ tiếp nhận yêu cầu đến nghiệm thu, thu hồi. Mọi đơn đều có báo giá chi tiết từng hạng mục, ký hợp đồng trước khi triển khai, phát sinh phải được hai bên đồng ý, và doanh nghiệp được xuất hóa đơn VAT.
- Tiếp nhận yêu cầu: anh chị gửi số bàn, kích thước, màu, địa điểm và ngày giờ qua điện thoại hoặc Zalo.
- Khảo sát: chúng tôi đối chiếu kích thước bàn thật, kiểm tra giờ nhập hàng của tòa nhà, thang hàng, lối vận chuyển.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá ghi rõ số lượng từng loại khăn, váy, runner, áo ghế, nhân công và thời gian thuê.
- Thi công và vận hành: giao hàng, trải khăn sau khi bàn đã kê xong, quây váy, kiểm tra từng dãy trước giờ đón khách.
- Nghiệm thu và thu hồi: kết thúc chương trình, đội đến thu khăn, kiểm đếm cùng phía anh chị và hoàn tất thanh toán.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện đổi lịch hoặc hủy và phụ phí ngoài nội thành tùy từng chương trình, thống nhất trong hợp đồng. Về giao hàng, Hà Nội có giờ cấm xe tải nội thành, nhiều tòa nhà chỉ cho nhập hàng buổi tối, nên với hội nghị 8 giờ sáng, chúng tôi thường giao từ tối hôm trước hoặc trước 6 giờ sáng.
Giả sử một doanh nghiệp đặt 40 khăn cho bàn 1,2 m nhân 0,5 m theo thông tin “bàn hội trường tiêu chuẩn”, nhưng hội trường khách sạn lại kê bàn 1,8 m nhân 0,6 m. Nếu không khảo sát, khăn sẽ hụt và lộ chân bàn ngay hàng đầu. Chúng tôi đo bàn thật ở bước 2 và chuẩn bị dư khoảng 10% khăn, váy cùng màu.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Chuyện hay gặp nhất là khăn bị trải trước khi đội kỹ thuật đi dây micro và đội trang trí đặt hoa. Thứ tự đúng: kê bàn, đi dây, trải khăn, quây váy, cuối cùng mới đặt micro, biển tên, nước uống. Đội dựng nên có mặt trước giờ đón khách khoảng 3 đến 4 tiếng.
Thuê khăn trải bàn sự kiện: chọn màu theo tính chất chương trình
Khi thuê khăn trải bàn sự kiện, màu khăn nên chọn theo tính chất chương trình và màu backdrop, không theo sở thích riêng. Nguyên tắc dễ áp dụng nhất: khăn phủ dùng màu trung tính (trắng, navy, đen), màu nhận diện hoặc màu lễ đặt ở váy quây và runner.
Gợi ý phối màu theo loại chương trình:
- Đại hội, hội nghị có lãnh đạo dự: khăn trắng, váy đỏ hoặc xanh, runner đỏ cho bàn chủ tọa.
- Hội thảo khoa học, đào tạo, họp cổ đông: trắng hoặc xanh navy, tránh màu chói vì đại biểu ngồi nhìn bàn nhiều giờ.
- Hội nghị khách hàng doanh nghiệp: khăn trắng, váy hoặc runner theo màu nhận diện thương hiệu.
- Ra mắt sản phẩm, sự kiện công nghệ: khăn đen, váy đen, hợp với sân khấu tối và màn hình LED.
- Tri ân, tổng kết cuối năm, gala: vàng đồng, đỏ đô, kết hợp áo ghế cùng tông.
Về ánh sáng, khăn trắng dưới đèn sân khấu và màn LED công suất lớn dễ hắt màu, ảnh chụp bị ám xanh hoặc tím. Còn khăn đen lộ rõ xơ vải và bụi, đội chúng tôi luôn mang cây lăn bụi để xử lý trước giờ khai mạc. Khăn đen đẹp nhưng khó giữ sạch nhất.
Nếu chương trình cần cả bàn, ghế và bàn tiệc, anh chị nên gom vào một đầu mối qua dịch vụ cho thuê bàn ghế sự kiện để màu khăn và kích thước bàn được tính chung.
Khi cho thuê khăn trải bàn hội nghị, phần quyết định là đo đúng bàn. Anh chị gửi số đo và ảnh backdrop cho Sự Kiện Hưng Thịnh để nhận báo giá.
Anh chị cần phối khăn, váy quây, áo ghế cho cả hội trường? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về cho thuê khăn trải bàn hội nghị
Có cho thuê số lượng ít không?
Có, chúng tôi nhận cho thuê khăn trải bàn hội nghị cả đơn ít bàn cho họp phòng hay bàn chủ tọa. Với đơn nhỏ, phí giao nhận chiếm tỷ trọng lớn hơn trong tổng chi phí, nên anh chị gửi rõ số lượng và địa điểm để chúng tôi báo phương án hợp lý, ví dụ ghép lịch giao hoặc chỉ giao không kèm nhân công.
Khăn được giặt ủi trước khi giao không?
Có. Khăn được giặt ủi trước khi giao. Tại hiện trường, đội trải khăn kiểm tra lại từng tấm, tấm nào nhăn hoặc có vết sẽ được thay bằng khăn dự phòng mang theo.
Có may khăn theo kích thước bàn riêng không?
Có thể trao đổi, tùy số lượng và thời gian chuẩn bị. Trước tiên chúng tôi đối chiếu kích thước bàn của anh chị với khăn sẵn có trong kho, phần lớn trường hợp vẫn dùng được. Nếu bàn có kích thước đặc biệt, anh chị liên hệ sớm để được tư vấn phương án và báo giá cụ thể.
Làm bẩn khăn có bị tính phí không?
Vết bẩn thông thường do nước uống, trà bánh trong chương trình thường nằm trong phạm vi giặt sau thuê. Các trường hợp hư hỏng như cháy, rách, dính mực, sơn khó tẩy hoặc thất lạc sẽ được xử lý theo điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng, anh chị nên hỏi rõ trước khi ký.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
