Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện Halloween trọn gói tại Hà Nội cho công ty, trường học, trung tâm ngoại ngữ và khu dân cư. Gói gồm concept, trang trí, hóa trang, trò chơi và teabreak. Thiết bị lấy từ kho riêng 1.000 m² ở Thanh Xuân, đội dựng là người của chúng tôi, còn micro và nguồn điện luôn có bản dự phòng.
Loại hình này chưa có bảng giá cố định, vì vậy chúng tôi báo giá theo số khách và địa điểm ngay trong ngày. Sau nhiều mùa Halloween, tôi rút ra một điều: chương trình vui hay nhạt không nằm ở ngân sách. Nó nằm ở việc chọn đúng mức độ rùng rợn cho đúng người xem.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: concept và kịch bản, trang trí Halloween (tiểu cảnh, đường hầm ma, bí ngô), hóa trang và nhân sự đóng vai, âm thanh ánh sáng kèm hiệu ứng khói, trò chơi, teabreak theo chủ đề.
- Chi phí tính theo số khách, diện tích trang trí, số tiểu cảnh và số nhân sự đóng vai; anh chị gửi thông tin là nhận báo giá tách hạng mục trong ngày.
- Nên chốt concept và kịch bản trước ngày sự kiện 7 đến 10 ngày; ngày 31/10/2026 rơi vào thứ Bảy, nếu làm trong giờ hành chính thì thứ Sáu 30/10 là ngày hợp lý, nên đặt sớm.
- Với các bé mầm non, chọn concept vui nhộn, bỏ âm thanh giật mình và đồ ăn nhỏ, cứng dễ gây hóc.
Hạng mục trong gói tổ chức Halloween cho công ty
Gói tổ chức sự kiện Halloween cho công ty của Hưng Thịnh gồm năm nhóm hạng mục: concept và kịch bản, trang trí không gian, hóa trang và nhân sự đóng vai, âm thanh ánh sáng kèm hiệu ứng khói, cuối cùng là teabreak theo chủ đề. Anh chị có thể lấy trọn gói hoặc chọn từng phần, vì báo giá luôn tách theo hạng mục.
Concept rùng rợn hay vui nhộn theo đối tượng
Concept nên chọn theo người xem, không theo sở thích của ban tổ chức. Cùng một đường hầm ma, nhân viên văn phòng thấy thích thú, còn các bé 4 tuổi có thể khóc cả buổi. Mức độ rùng rợn mà chúng tôi hay đề xuất:
- Nhân viên văn phòng: rùng rợn vừa phải, kiểu lâu đài ma, bệnh viện bỏ hoang, phòng tối có diễn viên hù.
- Học sinh cấp 2, cấp 3: có thể rùng rợn hơn, nhưng phải có lối thoát rõ và một khu “an toàn” cho bạn nào sợ.
- Các bé mầm non, tiểu học: vui nhộn, bí ngô cười, phù thủy tốt bụng, ma bông, tông cam tím sáng.
Với các bé, tôi gần như luôn khuyên bỏ hẳn yếu tố hù dọa. Kịch bản đi theo hướng lễ hội hóa trang, giống cách chúng tôi tổ chức sự kiện cho trẻ ở trường mầm non: nhiều màu, nhiều trò vận động.
Trang trí Halloween: tiểu cảnh, đường hầm ma, bí ngô
Trang trí trong gói tổ chức sự kiện Halloween của chúng tôi chia làm ba lớp: lớp nền gồm backdrop, phông tối và mạng nhện; lớp tiểu cảnh check-in; lớp chi tiết như bí ngô, nến điện và dây đèn. Cụ thể:
- Backdrop check-in: khung truss hoặc khung sắt, cỡ 3 m x 2,4 m cho văn phòng, 6 m x 3 m cho sảnh lớn.
- Tiểu cảnh: góc phù thủy với vạc dầu, quan tài, nghĩa địa giả, cổng xương, xác ướp.
- Đường hầm ma: dài 8 đến 15 m, lối đi rộng tối thiểu 1,2 m, quây vải đen, đèn UV, có 2 đến 3 điểm diễn viên hù.
- Bí ngô: bí ngô nhựa xếp lối đi, bí ngô khắc mặt đặt bàn lễ tân, dây đèn LED cam tím.
Đường hầm ma là hạng mục tốn diện tích nhất. Với văn phòng dưới 150 m², tôi thường đề xuất mượn phòng họp lớn làm phòng ma. Dựng hầm giữa khu làm việc sẽ chắn lối thoát hiểm.
Hóa trang, vẽ mặt, nhân sự đóng vai
Trong tổ chức sự kiện Halloween, phần hóa trang gồm khu vẽ mặt, nhân sự đóng vai ma cà rồng, zombie, phù thủy và MC hoạt náo. Phần này làm không khí lên nhanh nhất, nhưng dễ ùn tắc nếu thiếu người.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một mẫu vẽ mặt đơn giản mất khoảng 3 đến 5 phút mỗi người. Với 100 khách muốn vẽ xong trong giờ đón khách, thường cần khoảng 2 đến 3 thợ tùy mẫu vẽ. Màu vẽ cho các bé phải là loại chuyên dụng gốc nước, thử trước lên cổ tay. Diễn viên đóng vai được dặn kỹ: không chạm vào người khách, không áp sát các bé đang sợ.
Âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng khói
Âm thanh ánh sáng cho Halloween cần tối nhưng không được mù. Ánh sáng chủ đạo là tím, xanh lá, đỏ, đường hầm dùng đèn UV, và lối đi luôn phải có đèn trắng đủ sáng. Âm thanh gồm loa, mixer, micro không dây và nhạc nền rùng rợn chạy theo kịch bản.
Với hội trường có sân khấu, chúng tôi thêm đèn par LED, đèn moving head và màn hình LED P3. Micro luôn có một chiếc dự phòng cạnh bàn kỹ thuật.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là máy khói làm kích hoạt đầu báo cháy của tòa nhà. Trước khi đưa máy khói vào kịch bản, chúng tôi hỏi ban quản lý về loại đầu báo và xin phương án bằng văn bản. Tòa nhà không cho dùng thì chuyển sang đèn UV, vải mờ và hiệu ứng âm thanh. Không dùng nến thật cạnh mạng nhện giả và vải trang trí.
Teabreak theo chủ đề
Teabreak theo chủ đề là góc khách chụp ảnh nhiều chỉ sau backdrop, nên đáng đầu tư bày biện hơn là tăng số món. Bàn teabreak trải khăn đen hoặc tím, đặt bí ngô, nến điện và thẻ tên món viết kiểu ma quái.
Món hay chọn gồm bánh quy hình xương, cupcake mạng nhện, thạch con mắt, nước ép đỏ đặt tên “siro máu”. Mỗi món nên có nhãn thành phần, nhất là khi có đậu phộng, sữa hoặc trứng. Phẩm màu chỉ dùng loại dành cho thực phẩm, và đồ có hạt nên đặt tách khỏi khu dành cho các bé.
Báo giá tổ chức sự kiện halloween: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Báo giá tổ chức sự kiện halloween phụ thuộc chủ yếu vào bốn yếu tố: số khách, diện tích cần trang trí, số tiểu cảnh và đường hầm, số nhân sự đóng vai và vẽ mặt. Loại hình này chưa có bảng giá cố định, nên Hưng Thịnh báo giá theo từng chương trình. Anh chị liên hệ để nhận báo giá chi tiết.
Để anh chị dễ hình dung, đây là các gói tham khảo theo quy mô. Bảng chỉ mô tả hạng mục thường có, không phải báo giá:
| Quy mô | Hạng mục thường có | Mặt bằng hay gặp |
|---|---|---|
| Dưới 50 khách | 1 backdrop check-in, trang trí lễ tân và lối đi, loa kèm 2 micro, 1 thợ vẽ mặt, minigame do MC dẫn, teabreak đơn giản | Văn phòng nhỏ, lớp học, quán cà phê |
| 50 đến 150 khách | Thêm 2 đến 3 tiểu cảnh, phòng ma hoặc hành lang hóa trang, âm thanh ánh sáng hội trường, 2 đến 3 nhân sự đóng vai, thi hóa trang | Tầng văn phòng, hội trường trường học |
| Trên 150 khách | Sân khấu, màn hình LED, đường hầm ma 10 đến 15 m, nhóm nhân sự đóng vai, DJ hoặc vũ đoàn, teabreak hoặc buffet chủ đề, quay chụp | Sảnh lớn, sân trường, khu đô thị |
Bên cạnh quy mô, ba điều sau cũng làm chi phí thay đổi:
- Giờ thi công: tòa nhà chỉ cho dựng ngoài giờ hành chính thì phải bố trí đội dựng ca tối.
- Mức hoàn thiện tiểu cảnh: dùng tiểu cảnh có sẵn ở kho sẽ nhẹ chi phí hơn làm mới theo nhận diện công ty.
- Thời điểm: tuần cuối tháng 10 lịch dày, đặt sát ngày thì khó chọn nhân sự đóng vai theo ý.
Một số doanh nghiệp đặt luôn Halloween và tổ chức sự kiện Giáng sinh cùng một lần để tận dụng khung truss và đèn. Anh chị gửi số khách, địa điểm, ngày giờ và đối tượng chính, chúng tôi gửi báo giá tách hạng mục ngay trong ngày.
Công ty anh chị định làm Halloween cho bao nhiêu người, ở đâu? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình đặt dịch vụ tổ chức sự kiện Halloween tại Hưng Thịnh gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát địa điểm, báo giá và ký hợp đồng, thi công và vận hành, nghiệm thu. Chương trình nào cũng có hợp đồng và báo giá chi tiết theo hạng mục. Doanh nghiệp được xuất hóa đơn VAT.
- Tiếp nhận yêu cầu: chúng tôi hỏi số khách, đối tượng chính, địa điểm, ngày giờ và ngân sách dự kiến, rồi gửi concept sơ bộ.
- Khảo sát địa điểm: đo mặt bằng, kiểm tra nguồn điện, đầu báo khói, thang hàng và giờ thi công tòa nhà cho phép.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá tách từng hạng mục, mọi phát sinh phải được hai bên đồng ý trước khi làm.
- Thi công và vận hành: đội dựng có mặt trước giờ đón khách khoảng 4 tiếng, chạy dry-run, ekip liên lạc bằng bộ đàm suốt chương trình.
- Nghiệm thu: tháo dỡ, trả mặt bằng, bàn giao hình ảnh nếu có quay chụp, thu phản hồi và thanh lý hợp đồng.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện đổi lịch hoặc hủy và phụ phí ngoài nội thành tùy từng chương trình, được thống nhất trong hợp đồng. Chúng tôi có mua bảo hiểm sự kiện, còn với chương trình ngoài trời thì có máy phát điện dự phòng. Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là chốt kịch bản trước ngày sự kiện 7 đến 10 ngày, để kịp hoàn thiện tiểu cảnh và tập vai.
Tổ chức sự kiện Halloween phù hợp với đơn vị nào?
Tổ chức sự kiện Halloween phù hợp với bốn nhóm đơn vị: doanh nghiệp cần một hoạt động gắn kết cuối tháng 10, trường mầm non và tiểu học, trung tâm ngoại ngữ, khu đô thị hoặc trung tâm thương mại muốn kéo khách. Mỗi nhóm cần quy mô, khung giờ và mức độ rùng rợn khác nhau.
- Doanh nghiệp: thường tổ chức chiều thứ Sáu, kéo dài 2 đến 3 tiếng, ngay tại văn phòng hoặc hội trường tòa nhà.
- Trường mầm non, tiểu học: tổ chức buổi sáng ở sân trường hoặc hội trường, concept vui nhộn, có phụ huynh tham gia.
- Trung tâm ngoại ngữ: gắn Halloween với hoạt động tiếng Anh, Trick or Treat theo từng lớp.
- Khu đô thị, trung tâm thương mại: thường làm ngoài trời, lượng khách vãng lai khó đoán nên cần barie và nhân sự điều tiết.
Giả sử một công ty 120 nhân viên thuê một tầng văn phòng khoảng 400 m², muốn làm Halloween từ 16 giờ thứ Sáu 30/10/2026. Vấn đề là ban quản lý chỉ cho thi công sau 18 giờ và không cho dùng máy khói. Cách xử lý: tiểu cảnh, phòng ma được lắp sẵn thành từng module ở kho, đội dựng vào tòa nhà từ 19 giờ tối thứ Năm và ráp xong khoảng 23 giờ. Hiệu ứng khói được thay bằng đèn UV, vải mờ và âm thanh. Kết quả dự kiến: 15 giờ thứ Sáu chạy dry-run, 16 giờ đón khách, không phải xin ngoại lệ nào với tòa nhà.
Nếu năm nay ngân sách chỉ đủ cho một hoặc hai chương trình nội bộ, anh chị nên cân đối Halloween với tất niên ngay từ đầu. Anh chị có thể xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện khác để cân đối ngân sách cả năm, và nên chốt ngân sách Halloween cùng tất niên trước tháng 9.
Trò chơi Halloween: cosplay, săn bí ngô, Trick or Treat
Khi tổ chức sự kiện Halloween, ba trò chơi dễ làm và luôn có người tham gia là thi cosplay, săn bí ngô và Trick or Treat. Cosplay hợp với người lớn và học sinh lớn. Săn bí ngô chơi được ở mọi lứa tuổi. Trick or Treat là trò các bé mong nhất trong cả buổi.
- Thi cosplay: thông báo trước 1 tuần để mọi người chuẩn bị trang phục, chia giải theo phòng ban hoặc theo lớp, MC mời từng nhóm diễn 30 giây trên sân khấu.
- Săn bí ngô: giấu 20 đến 40 bí ngô nhỏ có đánh số quanh khu vực, mỗi số đổi một phần quà, nhớ khoanh vùng để không ai lục vào khu làm việc.
- Trick or Treat: các bé đi theo nhóm, gõ cửa từng “trạm” do người lớn hóa trang đứng, nói câu “Trick or Treat” để nhận kẹo.
Với doanh nghiệp, tôi xếp trò chơi theo nhịp: 30 phút đầu vẽ mặt và check-in, tiếp đó phòng ma, rồi thi cosplay. Săn bí ngô để cuối vì kéo mọi người ở lại.
Lưu ý khi tổ chức sự kiện Halloween cho trẻ em
Khi tổ chức sự kiện Halloween cho trẻ em, an toàn phải đặt trước hiệu ứng. Không hù dọa các bé dưới 6 tuổi. Nhà hơi và bóng bay phải được kiểm tra trước giờ mở cửa. Đồ ăn cần ghi rõ thành phần để phòng dị ứng, và mỗi khu vui chơi luôn có người lớn đếm số bé.
- Nhà hơi: neo chắc bằng cọc hoặc bao cát, quạt thổi chạy liên tục, giới hạn số bé mỗi lượt, có người trông cố định; ngoài trời gió mạnh thì dừng ngay.
- Bóng bay: bé nhỏ không cầm bóng chưa thổi, bóng vỡ phải được nhặt mảnh ngay vì dễ gây hóc; không treo bóng gần đèn nóng.
- Thực phẩm: tránh kẹo cứng nhỏ, hạt, thạch viên với các bé mầm non; xin danh sách dị ứng từ phụ huynh trước ngày sự kiện.
- Trang phục và lối đi: dùng nến điện thay nến thật, lối đi đủ sáng, không để dây điện vắt ngang chỗ các bé chạy.
- Thời tiết: cuối tháng 10 ở Hà Nội vẫn có thể mưa bất chợt, khu nhà hơi và bàn teabreak nên có nhà bạt hoặc dù che sẵn.
Nói thật với anh chị, có nơi muốn bắn pháo hoa để kết thúc chương trình cho hoành tráng. Với sự kiện đông trẻ nhỏ trong sân trường hay trong nhà, tôi khuyên không dùng. Một màn tắt đèn, bật dây LED đồng loạt cũng đủ làm các bé reo lên.
Muốn tổ chức sự kiện Halloween êm, anh chị chốt ba việc trước: concept hợp người xem, khảo sát mặt bằng, dự phòng cho các bé. Nếu anh chị cần một công ty tổ chức sự kiện có kho và đội dựng riêng tại Hà Nội, Hưng Thịnh luôn khảo sát trước khi báo giá. Hôm nay anh chị chỉ cần ghi lại số khách, địa điểm, ngày giờ dự kiến và gửi cho chúng tôi.
Anh chị đã có số khách và địa điểm cho Halloween năm nay chưa? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn concept và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện Halloween
Halloween cho trẻ mầm non nên tránh gì?
Halloween cho trẻ mầm non nên tránh hù dọa, mặt nạ ghê sợ, âm thanh giật mình, phòng tối kín, nến thật và đồ ăn nhỏ, cứng dễ hóc như kẹo cứng, hạt, thạch viên. Thay vào đó, anh chị chọn concept bí ngô vui nhộn, ánh sáng đủ, trò vận động nhẹ, mỗi nhóm 8 đến 10 bé có một người lớn trông.
Có cho thuê trang phục hóa trang không?
Trang phục của nhân sự đóng vai như phù thủy, ma cà rồng, zombie được chuẩn bị theo kịch bản trong gói chương trình. Nếu anh chị cần trang phục cho toàn bộ nhân viên hoặc các bé, hãy báo ngay khi gửi yêu cầu để chúng tôi tư vấn phương án và báo giá riêng theo số lượng, kích cỡ.
Trang trí trong văn phòng mất bao lâu?
Trang trí trong văn phòng dưới 300 m² thường mất khoảng 3 đến 6 tiếng, tùy số tiểu cảnh và việc có dựng phòng ma hay không. Tiểu cảnh lớn được lắp sẵn ở kho thành từng module, nên tại chỗ chủ yếu là ráp khung, treo vải, đi dây đèn và chạy thử âm thanh.
Có tháo dỡ ngay sau sự kiện không?
Có. Sau buổi tổ chức sự kiện Halloween, đội Hưng Thịnh tháo dỡ ngay hoặc theo khung giờ tòa nhà cho phép, văn phòng thường xong trong 2 đến 3 tiếng và trả mặt bằng sạch. Giờ tháo dỡ được ghi rõ trong hợp đồng.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
