Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện Tết Trung thu trọn gói tại Hà Nội cho doanh nghiệp, trường mầm non, tiểu học và ban quản lý khu đô thị. Chúng tôi có kho thiết bị riêng 1.000 m² và đội dựng trực tiếp làm sân khấu, âm thanh, trang trí. Thiết bị quan trọng như micro, nguồn điện, âm thanh luôn có bản dự phòng.
Trung thu chưa có mức giá cố định. Anh chị gửi số bé, độ tuổi và địa điểm, chúng tôi báo giá theo số khách ngay trong ngày. Nói thật với anh chị, một đêm hội Trung thu thành hay hỏng thường nằm ở hai việc: an toàn của các bé và đặt lịch đủ sớm.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: kịch bản, MC chú Cuội chị Hằng, múa lân, ảo thuật, ca múa nhạc thiếu nhi, trang trí đèn ông sao, phá cỗ, rước đèn và quà cho các bé.
- Trung thu chưa có bảng giá cố định, Hưng Thịnh báo giá theo số bé, địa điểm và hạng mục ngay trong ngày nhận thông tin.
- Nên đặt lịch trước rằm tháng Tám khoảng 3 đến 4 tuần và chốt kịch bản trước ngày sự kiện 7 đến 10 ngày.
- Với các bé dưới 6 tuổi, nên dùng đèn LED thay nến, hỏi trước phụ huynh về dị ứng và có người lớn đi kèm từng nhóm khi rước đèn.
Hạng mục trong gói tổ chức sự kiện Trung thu cho thiếu nhi
Gói tổ chức sự kiện Trung thu cho thiếu nhi của Hưng Thịnh gồm năm nhóm việc: kịch bản và MC, tiết mục biểu diễn, trang trí, hoạt động truyền thống như phá cỗ và rước đèn, cuối cùng là quà cho các bé. Anh chị có thể lấy trọn gói hoặc chỉ chọn vài phần. Chúng tôi sẽ điều chỉnh theo số bé và mặt bằng.
Khung hạng mục này gần giống khi chúng tôi tổ chức sự kiện tết thiếu nhi ngày 1/6, nhưng tổ chức sự kiện Tết Trung thu nặng về văn hóa truyền thống, cần ánh sáng buổi tối và có phần phá cỗ. Khâu điện và chiếu sáng vì thế phải tính kỹ hơn chương trình ban ngày.
Kịch bản, MC chú Cuội, chị Hằng
Kịch bản Trung thu cho các bé nên dài 90 đến 120 phút, chia thành nhiều phần ngắn. Mỗi phần không quá 15 đến 20 phút, vì các bé mầm non rất khó ngồi yên lâu. MC đóng vai chú Cuội, chị Hằng là người giữ nhịp cho cả chương trình.
Đội MC của Hưng Thịnh hóa trang, kể chuyện sự tích chú Cuội cung trăng, dẫn trò chơi và hỏi đáp có quà. Kinh nghiệm của tôi là MC phải gọi được tên lớp hoặc tên nhóm bé. Một câu “các bạn lớp Chồi 2 đâu rồi” kéo các bé vào chương trình nhanh hơn mọi lời giới thiệu dài.
Múa lân, ảo thuật, ca múa nhạc thiếu nhi
Múa lân thường dùng để mở màn, ảo thuật và ca múa nhạc thiếu nhi đặt ở phần giữa, khi các bé cần được ngồi xem. Ba tiết mục này nên xen kẽ với trò chơi để chương trình có lúc sôi động, có lúc lắng xuống. Như vậy các bé đỡ mệt và không chạy loạn.
Một chi tiết nhiều đơn vị bỏ qua: tiếng trống lân rất to, có bé 2 đến 3 tuổi sẽ sợ khóc. Chúng tôi dặn đội lân giữ khoảng cách với hàng ghế đầu và giảm nhịp trống khi đi qua khu các bé nhỏ.
Trang trí đèn ông sao, tiểu cảnh check-in
Trang trí Trung thu gồm backdrop sân khấu, cổng chào, dây đèn lồng, đèn ông sao, mâm ngũ quả và một tiểu cảnh check-in như gốc đa chú Cuội hay vầng trăng lớn. Ánh sáng vàng ấm là thứ tạo không khí rằm tháng Tám rõ nhất, quan trọng hơn số lượng đồ trang trí.
Nếu làm ngoài trời, khung truss và backdrop phải được neo chắc vì các bé hay đứng tựa vào. Dây điện đi sát mép, dán cố định hoặc luồn máng. Tiểu cảnh check-in nên đặt gần lối ra vào để tránh dồn người trước sân khấu.
Phá cỗ, rước đèn, thi làm lồng đèn
Phá cỗ, rước đèn và thi làm lồng đèn là ba hoạt động truyền thống mà gần như chương trình Trung thu nào cũng cần có ít nhất một. Phá cỗ nên đặt cuối chương trình, rước đèn làm khi trời đã tối, còn thi làm lồng đèn hợp với buổi chiều hoặc trong lớp học.
Với thi làm lồng đèn, chúng tôi chuẩn bị bộ khung làm sẵn để các bé dán giấy, tô màu, không đưa dao rọc giấy cho bé nhỏ. Với nhóm 10 đến 20 bé ở nhà, cách làm gần giống dịch vụ tổ chức sinh nhật cho bé tại nhà của chúng tôi: một MC hoạt náo, một mâm cỗ nhỏ và vài trò chơi.
Quà và bánh Trung thu cho các bé
Quà và bánh Trung thu nên chuẩn bị theo số bé đã đăng ký cộng thêm khoảng 10% dự phòng, vì luôn có bé đi cùng anh chị em mà không báo trước. Quà chia túi theo lớp hoặc độ tuổi, phát theo hàng để không bé nào bị sót.
Chọn quà theo độ tuổi. Kinh nghiệm của chúng tôi là tránh đồ chơi có chi tiết nhỏ cho bé dưới 3 tuổi. Bánh Trung thu phải có nhãn, hạn dùng và thành phần rõ ràng. Mâm cỗ thường có lạc, trứng, sữa, đều là nhóm dễ gây dị ứng, nên phải hỏi phụ huynh trước.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Bốn rủi ro tôi luôn kiểm tra ở sự kiện thiếu nhi: nhà hơi phải neo đủ điểm và có người trông suốt, ngừng cho bé chơi khi gió mạnh; bóng bay để xa tầm tay bé nhỏ, thu gom bóng vỡ ngay; đồ ăn không để ngoài trời nắng quá lâu; danh sách bé dị ứng được gửi cho người phát quà và người bày cỗ.
Báo giá tổ chức sự kiện tết trung thu: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Báo giá tổ chức sự kiện Tết Trung thu tại Hưng Thịnh chưa có mức cố định, anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm. Chi phí phụ thuộc chủ yếu vào số bé, mặt bằng trong nhà hay ngoài trời, số tiết mục biểu diễn, mức độ trang trí và giá trị quà tặng.
Bảng dưới là các gói tham khảo theo quy mô, chỉ để anh chị hình dung hạng mục, không phải mức giá:
| Gói tham khảo | Hạng mục thường có |
|---|---|
| Dưới 50 bé | MC chú Cuội hoặc chị Hằng, âm thanh nhỏ, backdrop, 1 tiết mục ảo thuật, trò chơi, mâm cỗ, quà |
| 50 đến 150 bé | Sân khấu thấp, âm thanh ánh sáng, MC đôi, múa lân, ảo thuật, ca múa nhạc, rước đèn, tiểu cảnh check-in, quà |
| Trên 150 bé | Sân khấu lớn, màn hình LED, khung truss, cổng chào, nhiều khu trò chơi, đội lân đầy đủ, nhân sự điều phối từng khu, máy phát điện |
Các yếu tố làm chi phí thay đổi nhiều nhất:
- Địa điểm ngoài trời cần thêm nhà bạt hoặc dù để phòng mưa, cùng máy phát điện nếu nguồn tại chỗ yếu.
- Khung giờ tối cần đèn chiếu sáng cho cả khu rước đèn, không chỉ sân khấu.
- Số tiết mục và số nhân sự hóa trang.
- Quà, bánh, mâm cỗ tính theo đầu bé.
- Vận chuyển: nội thành phải tránh giờ cấm xe tải. Sự kiện ngoài Hà Nội do đội Hưng Thịnh từ Hà Nội triển khai, chi phí đi lại tính riêng.
- Ngày tổ chức: những ngày sát rằm là cao điểm, nhân sự và thiết bị cần giữ lịch sớm.
Anh chị chỉ cần gửi số bé, độ tuổi, địa điểm và ngày dự kiến để nhận báo giá tổ chức sự kiện Tết Trung thu chi tiết theo từng hạng mục.
Anh chị đã có số bé và địa điểm cho đêm hội Trung thu? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình tổ chức sự kiện Tết Trung thu tại Hưng Thịnh gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát, báo giá và ký hợp đồng, thi công và vận hành, nghiệm thu. Mọi chương trình đều có hợp đồng ký trước khi triển khai, và chúng tôi xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp, nhà trường.
- Tiếp nhận yêu cầu: ghi nhận số bé, độ tuổi, địa điểm, ngày giờ, ngân sách dự kiến và những tiết mục anh chị muốn có.
- Khảo sát địa điểm: đội kỹ thuật đến đo mặt bằng, kiểm tra nguồn điện, lối xe vào, chỗ đặt sân khấu và tuyến rước đèn.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá chi tiết từng hạng mục, chốt kịch bản. Mức đặt cọc, điều kiện đổi lịch hay hủy và thời hạn thanh toán tùy chương trình, thống nhất trong hợp đồng.
- Thi công và vận hành: đội dựng có mặt trước giờ đón bé khoảng 4 tiếng, chạy dry-run âm thanh và kịch bản, ekip liên lạc bằng bộ đàm suốt chương trình.
- Nghiệm thu: bàn giao, thu dọn, đánh giá sau sự kiện cùng anh chị.
Mọi phát sinh trong quá trình làm đều phải được hai bên đồng ý mới tính. Với sự kiện đông bé, chúng tôi mang theo máy phát điện dự phòng và mua bảo hiểm sự kiện.
Tổ chức sự kiện Tết Trung thu phù hợp cho đơn vị nào?
Tổ chức sự kiện Tết Trung thu trọn gói phù hợp với doanh nghiệp làm Trung thu cho con em nhân viên, trường mầm non và tiểu học, ban quản lý khu đô thị hoặc chung cư, cùng các trung tâm thương mại, nhà hàng muốn có chương trình cho khách gia đình. Mỗi nhóm cần cách làm khác nhau.
- Doanh nghiệp: thường tổ chức chiều hoặc tối tại sảnh văn phòng hay nhà hàng, có phần phát quà cho con nhân viên và lời cảm ơn của lãnh đạo.
- Trường mầm non, tiểu học: làm trong giờ học hoặc đầu buổi tối tại sân trường, cần kịch bản theo khối lớp và đội trực an toàn đông hơn.
- Khu đô thị, chung cư: tối rằm, quy mô lớn, nhiều gia đình cùng tham gia, cần làm việc với ban quản lý về giờ giấc và âm lượng.
- Trung tâm thương mại, nhà hàng: chương trình ngắn, lặp lại nhiều suất, ưu tiên tiểu cảnh check-in và tiết mục tương tác.
Khi chọn đơn vị tổ chức sự kiện Tết Trung thu, điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là hỏi rõ thiết bị có phải của chính đơn vị đó không và ai là người trực tiếp dựng. Đơn vị phải thuê lại từng món thì ngày rằm cao điểm rất dễ bị thiếu đồ hoặc giao muộn.
Đơn vị tổ chức cho các bé nhiều lần trong năm, như 1/6, Trung thu, Giáng sinh, nên lên kế hoạch cả năm để dùng lại backdrop và kịch bản khung.
Kịch bản đêm hội Trung thu mẫu
Kịch bản tổ chức sự kiện Tết Trung thu mẫu dưới đây dành cho khoảng 100 bé, ngoài trời, từ 17h30 đến 19h30. Anh chị có thể rút ngắn còn 90 phút nếu phần lớn là bé mầm non, hoặc bỏ phần múa lân khi làm trong hội trường nhỏ.
- 17h00 đến 17h30: đón bé, phát đèn ông sao, chụp ảnh tại tiểu cảnh check-in.
- 17h30 đến 17h45: múa lân khai hội.
- 17h45 đến 18h00: chú Cuội, chị Hằng xuất hiện, kể sự tích, đại diện đơn vị phát biểu ngắn.
- 18h00 đến 18h30: ảo thuật và ca múa nhạc thiếu nhi, xen hỏi đáp có quà.
- 18h30 đến 18h55: trò chơi dân gian theo nhóm: bịt mắt bắt dê, kéo co mini, rồng rắn lên mây.
- 18h55 đến 19h15: rước đèn quanh sân, mỗi nhóm có người lớn dẫn đầu và đi cuối.
- 19h15 đến 19h30: phá cỗ, phát quà, chụp ảnh chung.
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là phụ huynh đến muộn và trời mưa bất chợt. Giả sử một công ty làm Trung thu cho khoảng 80 bé ở sân tòa nhà văn phòng lúc 18h, đến 16h trời chuyển mưa mà sân không có mái. Nếu buổi khảo sát đã chốt phương án dự phòng, đội dựng sẽ chuyển phần biểu diễn vào sảnh, đổi tuyến rước đèn sang hành lang có mái che, bàn cỗ kê dưới nhà bạt dựng sẵn. Trong giả định này, chương trình chỉ chậm chút ít nhưng vẫn đủ phần. Phương án đó phải nằm trong kịch bản từ trước.
Ý tưởng Trung thu cho khu đô thị, trường mầm non, công ty
Ý tưởng tổ chức sự kiện Tết Trung thu nên chọn theo nơi tổ chức. Khu đô thị hợp với hội rước đèn lớn, trường mầm non hợp với chương trình ngắn có nhiều hoạt động tự tay làm, còn công ty hợp với không gian gọn trong sảnh và phần quà mang về cho cả gia đình nhân viên.
Khu đô thị: làm một “phố đèn lồng” dọc tuyến rước, có trạm trò chơi dân gian ở từng góc và sân khấu chính cho múa lân, phá cỗ. Cần chốt với ban quản lý giờ kết thúc và mức âm lượng, nhất là khi gần các tòa có người già, trẻ sơ sinh.
Trường mầm non: chọn chủ đề nhẹ như “Đêm hội trăng rằm”, cho các bé tự bày mâm ngũ quả theo lớp, thi làm đèn ông sao từ khung có sẵn.
Công ty: biến sảnh văn phòng thành góc Trung thu với backdrop, tiểu cảnh chụp ảnh, MC chú Cuội dẫn trò chơi cho con nhân viên khoảng 60 phút, sau đó phát quà. Cách làm này hợp với ngân sách vừa phải và không cần thuê địa điểm.
Từ các chương trình chúng tôi đã làm, chúng tôi rút ra một điều: ý tưởng nào cũng chạy được nếu có đủ người trông các bé ở từng khu. Nếu đơn vị anh chị làm cho các bé nhiều dịp trong năm, anh chị xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện cho trẻ, còn đội ngũ và kho thiết bị có trên trang Hưng Thịnh Media.
Một chương trình tổ chức sự kiện Tết Trung thu ổn thỏa bắt đầu từ ba con số: số bé, độ tuổi và mặt bằng. Anh chị ghi ba thông tin này cùng ngày dự kiến, gửi cho đội Hưng Thịnh ngay hôm nay để nhận kịch bản khung và báo giá sơ bộ.
Anh chị muốn có kịch bản Trung thu riêng cho đơn vị mình? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện Tết Trung thu
Nên đặt công ty tổ chức sự kiện Trung thu trước bao lâu?
Anh chị nên đặt tổ chức sự kiện Tết Trung thu trước rằm tháng Tám khoảng 3 đến 4 tuần, chương trình trên 150 bé thì nên sớm hơn. Những ngày sát rằm là cao điểm, đội lân, MC và thiết bị cần giữ lịch sớm. Kịch bản nên chốt trước ngày sự kiện 7 đến 10 ngày để kịp chuẩn bị quà và trang trí.
Có cho thuê riêng đội múa lân Trung thu không?
Có, anh chị có thể đặt riêng tiết mục múa lân mà không cần lấy trọn gói. Chúng tôi sẽ hỏi trước mặt bằng, số bé và khung giờ để bố trí đội lân phù hợp. Nếu tại chỗ chưa có âm thanh, nên đặt kèm một bộ âm thanh nhỏ để MC giới thiệu tiết mục.
Rước đèn cho trẻ có an toàn không?
Rước đèn cho trẻ an toàn nếu dùng đèn LED thay nến, tuyến đi bằng phẳng, đủ sáng và không có xe qua lại. Chúng tôi chia các bé thành nhóm nhỏ, mỗi nhóm có người lớn đi đầu và đi cuối, số bé mỗi nhóm tùy độ tuổi và thống nhất với nhà trường. Bé mầm non chỉ nên đi một vòng ngắn trong khuôn viên.
Có tổ chức Trung thu ở sân chung cư không?
Có, chúng tôi nhận tổ chức sự kiện Tết Trung thu ở sân chung cư và khu đô thị. Anh chị cần ban quản lý đồng ý về vị trí, giờ dựng, giờ kết thúc và âm lượng. Chúng tôi khảo sát nguồn điện, lối xe vào và tuyến rước đèn trước khi báo giá.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
