Sự Kiện Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện khánh thành trọn gói tại Hà Nội cho chủ đầu tư nhà máy, tòa nhà, trường học, bệnh viện và cơ sở kinh doanh mới. Thiết bị xuất thẳng từ kho riêng 1.000 m² ở Thanh Xuân. Đội dựng là người của chúng tôi. Micro, âm thanh và nguồn điện luôn có bản dự phòng.
Lễ khánh thành chưa có giá niêm yết, vì chi phí phụ thuộc nhiều vào mặt bằng và số đại biểu. Chúng tôi báo giá theo số khách và địa điểm ngay trong ngày. Nhận định của tôi là thế này: lễ khánh thành ít khi hỏng vì sân khấu xấu. Nó hỏng vì đại biểu đến lệch giờ và công trường không có điện ổn định.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: kịch bản và timeline, sân khấu, nhà bạt không gian, cổng chào, thảm đỏ, âm thanh ánh sáng, màn hình LED, MC, lân sư rồng, đội nghi lễ cắt băng và khu teabreak.
- Giá: chưa có bảng giá cố định cho khánh thành. Anh chị gửi số khách, địa điểm và khung giờ để nhận báo giá chi tiết theo từng hạng mục.
- Thời gian: nên đặt lịch trước 3 đến 4 tuần và chốt kịch bản chậm nhất 7 đến 10 ngày trước buổi lễ.
- Công trình ngoài trời cần phương án mưa, máy phát điện riêng và lối cho xe tải vào trước giờ cấm.
- Có báo giá theo hạng mục, ký hợp đồng trước khi triển khai và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.
Dịch vụ tổ chức sự kiện khánh thành trọn gói gồm những gì?
Dịch vụ tổ chức sự kiện khánh thành trọn gói của Hưng Thịnh gồm 5 nhóm hạng mục: kịch bản và thủ tục, thi công sân khấu và không gian, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, nhân sự nghi lễ, khu tiếp khách. Anh chị có thể lấy đủ cả gói hoặc chỉ thuê phần còn thiếu.
Với văn phòng mới 50 đến 80 khách, cấu hình gọn hơn, gần với gói tổ chức sự kiện khai trương văn phòng.
Tư vấn kịch bản, timeline và giấy phép
Kịch bản lễ khánh thành được viết đến từng phút, kèm timeline thi công tính ngược từ giờ cắt băng và danh mục thủ tục cần xin. Chúng tôi làm phần này trước khi chốt báo giá, vì kịch bản quyết định cần bao nhiêu thiết bị và bao nhiêu người.
Timeline tổ chức sự kiện khánh thành chuẩn có các mốc: xe thiết bị vào bãi, dựng khung, test âm thanh, dry-run, mở cửa đón khách.
Về thủ tục, nếu chương trình có tiết mục ca múa nhạc, theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP có thể cần văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền, hồ sơ nộp ít nhất 07 ngày làm việc trước ngày biểu diễn. Anh chị nên hỏi cơ quan văn hóa địa phương từ sớm; chúng tôi tư vấn danh mục thủ tục cần xin cho tổ chức sự kiện khánh thành. Muốn có pháo lúc cắt băng thì theo Nghị định 137/2020/NĐ-CP, chỉ dùng được pháo hoa không gây tiếng nổ. Pháo nổ bị nghiêm cấm.
Sân khấu, nhà bạt không gian, cổng chào, thảm đỏ
Phần dựng không gian khi tổ chức sự kiện khánh thành gồm sân khấu, backdrop, nhà bạt không gian che khu đại biểu, cổng chào và thảm đỏ dẫn lối. Kích thước chốt theo mặt bằng sau khảo sát, không áp một mẫu cho mọi công trình.
- Sân khấu: thường từ 6×4 m đến 12×6 m, cao 40 đến 80 cm, có bậc lên xuống và lan can khi cao trên 60 cm.
- Backdrop: khung truss bọc bạt in, hoặc màn hình LED khi có video giới thiệu công trình.
- Nhà bạt không gian: che sân khấu và khu ghế đại biểu, neo tải hoặc cọc tùy nền đất.
- Cổng chào: cổng khung truss hoặc cổng hơi, đặt ở lối vào chính, không che biển chỉ dẫn giao thông.
- Thảm đỏ, bục phát biểu, băng khánh thành: thảm trải từ cổng tới sân khấu, có lót sàn khi nền là đá dăm.
Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
Âm thanh lễ khánh thành ưu tiên nghe rõ lời phát biểu hơn là to. Chúng tôi chọn loa theo diện tích sân lễ, micro không dây luôn kèm bộ dự phòng, và dùng màn hình LED P3 khi chủ đầu tư có video hoặc hình phối cảnh công trình cần trình chiếu.
Micro mất tiếng giữa bài phát biểu của lãnh đạo là sự cố khó cứu nhất, nên bàn kỹ thuật luôn có sẵn micro thứ hai đã bật nguồn.
Nếu nhà máy ra mắt sản phẩm đầu tiên ngay trong lễ, phần LED, kịch bản trình chiếu và khu trưng bày làm giống chương trình tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm, chỉ khác là đặt tại công trình.
Lân sư rồng, MC, đội nghi lễ cắt băng
Phần nhân sự nghi lễ gồm MC dẫn chương trình, đội múa lân sư rồng chào mừng và đội nghi lễ bưng khay kéo, băng khánh thành. Chúng tôi duyệt danh sách đại biểu với MC trước, vì đọc sai chức danh lãnh đạo là lỗi khách mời nhớ lâu nhất.
Đội lân thường múa 10 đến 15 phút trước khai mạc để gom khách về khu ghế. Phần cắt băng thường có 3 đến 7 đại biểu, mỗi người một kéo, đội nghi lễ đứng theo đúng thứ tự trên kịch bản. Thứ tự này phải thống nhất với chủ đầu tư từ ngày dry-run, không để đến sáng hôm lễ mới sắp xếp.
Tiệc teabreak và tiệc chiêu đãi
Teabreak phục vụ lúc đón khách và sau phần tham quan công trình; tiệc chiêu đãi dành cho đại biểu sau nghi lễ, có thể ngồi bàn tròn ngay tại công trình hoặc chuyển sang nhà hàng. Chúng tôi lo bàn ghế, khăn, bố trí khu tiệc và điều phối giờ phục vụ theo kịch bản.
Khu teabreak hợp với bàn cocktail phủ khăn, đặt gần lối vào. Tiệc ngồi dùng bàn tròn 1,5 m kèm ghế Tiffany hoặc ghế banquet.
Chi phí tổ chức lễ khánh thành được tính như thế nào?
Chi phí tổ chức sự kiện khánh thành được tính theo từng hạng mục thực tế: diện tích sân khấu và nhà bạt, cấu hình âm thanh, số tiết mục, số khách dự tiệc và khoảng cách vận chuyển. Hưng Thịnh chưa có bảng giá cố định cho loại hình này, anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm.
Để anh chị hình dung, dưới đây là các gói tham khảo theo quy mô. Bảng chỉ mô tả hạng mục thường có, không phải mức giá.
| Quy mô | Hạng mục thường có |
|---|---|
| Dưới 50 khách | Backdrop, bục phát biểu, âm thanh hội nghị, băng khánh thành, MC, khu teabreak |
| 50 đến 150 khách | Sân khấu, backdrop khung truss, cổng chào, thảm đỏ, nhà bạt khu đại biểu, combo âm thanh ánh sáng, lân sư rồng, đội nghi lễ, teabreak |
| Trên 150 khách | Thêm màn hình LED, nhà bạt không gian lớn, máy phát điện riêng, khu tiệc chiêu đãi, quạt hơi nước hoặc điều hòa, cột barie phân luồng |
Những yếu tố làm chi phí thay đổi nhiều nhất:
- Trong nhà hay ngoài trời. Ngoài trời gần như chắc chắn phát sinh nhà bạt và máy phát.
- Nền mặt bằng. Đất, đá dăm hay bê tông quyết định cần sàn lót, đế kê sân khấu hay không.
- Khoảng cách từ kho Thanh Xuân tới công trình và số ca xe tải.
- Số tiết mục biểu diễn, số đội lân, có hay không có màn hình LED.
- Số khách ngồi tiệc và hình thức tiệc.
Khoản dễ đội chi phí nhất là thiết bị thuê ngoài phát sinh phút chót. Thiết bị lấy từ kho riêng nên được chốt ngay trong báo giá đầu tiên của dịch vụ tổ chức sự kiện khánh thành.
Anh chị đã có số khách và địa chỉ công trình? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ lễ khánh thành trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình đặt dịch vụ tổ chức sự kiện khánh thành tại Hưng Thịnh gồm 5 bước, từ lúc anh chị gửi yêu cầu đến khi nghiệm thu. Mọi hạng mục đều có báo giá chi tiết, hợp đồng ký trước khi triển khai, và chúng tôi xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.
- Tiếp nhận yêu cầu: anh chị gửi số khách, địa điểm, ngày giờ và các nghi thức mong muốn.
- Khảo sát địa điểm: đội kỹ thuật xuống công trình đo mặt bằng, kiểm tra nguồn điện, đường xe vào, hướng nắng và gió.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá chia theo từng hạng mục, kèm phối cảnh và kịch bản sơ bộ. Hai bên ký hợp đồng rồi mới đặt thiết bị.
- Thi công và vận hành: dựng theo timeline, dry-run trước giờ G, nhân sự trực chiến suốt buổi lễ, liên lạc bằng bộ đàm.
- Nghiệm thu: tháo dỡ, bàn giao mặt bằng sạch, rà lại các hạng mục và đánh giá sau sự kiện.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện đổi lịch hay hủy lịch và thời hạn thanh toán tùy từng chương trình, được thống nhất trong hợp đồng. Hạng mục phát sinh phải được hai bên đồng ý trước khi thực hiện.
Vì sao chủ đầu tư chọn công ty tổ chức sự kiện khánh thành Hưng Thịnh?
Chủ đầu tư chọn Hưng Thịnh để tổ chức sự kiện khánh thành vì mô hình kho gốc, làm trực tiếp: thiết bị là của chúng tôi, đội dựng là người của chúng tôi, không qua trung gian nên không có chi phí ẩn. Khi đơn vị tổ chức sự kiện khánh thành tự giữ thiết bị, phương án dự phòng là có thật chứ không nằm trên giấy.
Tôi có hơn 12 năm quản trị sự kiện, trực tiếp điều phối hơn 1.500 sự kiện. Sự cố hay gặp là điện chập chờn và khách đến lệch giờ, nên kịch bản luôn có dự phòng cho hai việc này.
Mỗi chương trình đều đi qua quy trình kiểm soát rủi ro 5 bước, giống mọi gói tổ chức sự kiện trọn gói của chúng tôi:
- Khảo sát và dự báo: địa điểm, thời tiết, luồng khách, tình huống có thể xảy ra.
- Dự phòng kỹ thuật: micro, âm thanh, nguồn điện luôn có bản thứ hai, kể cả máy phát điện.
- Diễn tập tổng thể (dry-run) trước giờ G.
- Nhân sự trực chiến suốt sự kiện, liên lạc bằng bộ đàm.
- Đánh giá sau sự kiện.
Vì có đại biểu cấp cao và kết cấu dựng tạm trên nền công trường, chúng tôi mua bảo hiểm sự kiện cho chương trình.
Tổ chức sự kiện khánh thành là gì, khác khai trương ở điểm nào?
Tổ chức sự kiện khánh thành là tổ chức buổi lễ đánh dấu một công trình đã xây xong và chính thức đưa vào sử dụng, như nhà máy, tòa nhà, cầu đường, trường học. Khai trương đánh dấu ngày bắt đầu kinh doanh, hướng tới khách hàng nhiều hơn.
Khác biệt rõ nhất nằm ở khách mời. Tổ chức sự kiện khánh thành thường có đại diện chính quyền, chủ đầu tư, nhà thầu, nên trang trọng và phát biểu dài hơn. Khai trương cần đông người, sôi động.
Địa điểm cũng khác. Khai trương phần lớn diễn ra ở mặt tiền cửa hàng hoặc sảnh tòa nhà. Khánh thành hay làm ngay tại công trình, có phần tham quan thực tế, nên hậu cần nặng hơn: lối đi an toàn, mũ bảo hộ cho đại biểu khi vào khu sản xuất, nhà bạt khi sân lễ không có mái.
Trình tự nghi thức tổ chức lễ khánh thành chuẩn
Trình tự nghi thức tổ chức sự kiện khánh thành chuẩn gồm: đón khách, múa lân, khai mạc, phát biểu, cắt băng, tham quan công trình, tiệc và tiễn khách. Một chương trình gọn kéo dài khoảng 60 đến 90 phút, chưa tính tiệc chiêu đãi.
Mẫu dưới đây lấy giờ cắt băng là 9 giờ 30 sáng:
- 8 giờ 00: đón khách, ký tên, dùng teabreak.
- 8 giờ 45: múa lân sư rồng, MC mời khách về khu ghế.
- 9 giờ 00: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chiếu video về công trình.
- 9 giờ 10: chủ đầu tư phát biểu, sau đó đại diện chính quyền và đối tác phát biểu, mỗi người không quá 5 phút.
- 9 giờ 30: nghi thức cắt băng khánh thành, chụp ảnh lưu niệm.
- 9 giờ 45: tham quan công trình theo lộ trình đã đi thử.
- 10 giờ 30: tiệc chiêu đãi hoặc tiễn khách.
Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là xin trước thời lượng phát biểu của từng đại biểu. Một bài phát biểu kéo thêm 10 phút sẽ đẩy cả giờ cắt băng, trong khi nhiều nơi chọn giờ cắt băng theo giờ đẹp và không muốn lệch.
Lưu ý khi khánh thành nhà máy, công trình ngoài trời
Tổ chức sự kiện khánh thành nhà máy, công trình ngoài trời cần 4 phương án bắt buộc: che mưa nắng, nguồn điện riêng, đường vận chuyển thiết bị và kiểm soát tiếng ồn. Thiếu một trong bốn thứ này, kịch bản đẹp đến đâu cũng khó chạy đúng giờ.
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là công trường chưa đóng điện lưới cho khu sân lễ, hoặc có điện nhưng dùng chung với máy móc nên chập chờn. Chúng tôi luôn kéo máy phát điện riêng cho âm thanh và LED, không chung nguồn với nhà thầu.
Về tiếng ồn, công trình cạnh trường học, bệnh viện cần hạ âm lượng và kiểm tra giới hạn với địa phương.
Giả sử một nhà máy trong khu công nghiệp cách nội thành khoảng 40 km khánh thành lúc 9 giờ sáng giữa tháng 7, khoảng 200 khách. Dự báo có mưa rào, sân lễ chưa có điện lưới, đường nội bộ còn đá dăm. Đội Hưng Thịnh từ Hà Nội triển khai sẽ dựng nhà bạt không gian phủ cả sân khấu và khu ghế, kéo máy phát riêng, lót sàn dưới thảm đỏ, cho xe tải vào từ chiều hôm trước để tránh giờ cấm, rồi dry-run lúc 7 giờ sáng. Nhờ vậy chương trình có phương án chạy đúng giờ dù mưa, đại biểu hạn chế phải đi trên nền bùn.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Gió mạnh nguy hiểm hơn mưa. Dù và nhà bạt dựng trên nền đất phải neo cọc hoặc bao tải trọng ở mọi chân, cổng chào hơi cần dây chằng. Khi gió giật mạnh, chúng tôi hạ cổng hơi trước rồi mới tính tiếp, không cố giữ để chụp ảnh.
Tổ chức sự kiện khánh thành tốt bắt đầu từ buổi khảo sát mặt bằng, không phải từ bản phối cảnh. Sự kiện không có cơ hội thứ hai để sửa sai, nên việc anh chị làm được ngay hôm nay là gửi cho Sự Kiện Hưng Thịnh địa chỉ công trình, số khách và giờ cắt băng dự kiến để chúng tôi hẹn lịch khảo sát.
Công trình của anh chị khánh thành ngoài trời hay trong nhà? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn phương án và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện khánh thành
Cần chuẩn bị lễ khánh thành trước bao lâu?
Nên chuẩn bị tổ chức sự kiện khánh thành trước 3 đến 4 tuần. Khoảng thời gian này đủ để khảo sát, chốt kịch bản trước 7 đến 10 ngày, và nộp hồ sơ văn bản chấp thuận nếu có tiết mục biểu diễn. Chương trình nhỏ trong nhà, không có biểu diễn, có thể làm gọn trong khoảng 2 tuần.
Lễ khánh thành có cần dâng hương không?
Không bắt buộc. Dâng hương là tùy phong tục và mong muốn của chủ đầu tư, thường làm vào sáng sớm trước giờ đón khách, tách khỏi phần nghi lễ chính. Nếu có, chúng tôi bố trí bàn lễ ở vị trí riêng và ghi rõ khung giờ trong kịch bản để không chồng lên phần đón đại biểu.
Khánh thành tại công trường xa trung tâm có phụ phí không?
Có thể có, tùy chương trình. Khoảng cách vận chuyển, số ca xe tải và việc đội dựng phải lưu lại qua đêm sẽ được tính rõ trong báo giá và thống nhất trong hợp đồng. Với công trình ngoài Hà Nội, đội Hưng Thịnh từ Hà Nội triển khai, anh chị liên hệ để nhận báo giá cụ thể.
Có hỗ trợ quay phim, chụp ảnh lễ khánh thành không?
Hưng Thịnh chưa nhận trọn gói quay phim, chụp ảnh; anh chị liên hệ để được tư vấn đơn vị phù hợp, chúng tôi chỉ phối hợp bố trí vị trí đứng trong kịch bản. Điều cần chốt sớm là danh sách khoảnh khắc bắt buộc phải có: cắt băng, đại biểu phát biểu, ảnh tập thể, toàn cảnh công trình, để thợ ảnh đứng đúng vị trí ngay từ dry-run.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
