Tổ chức sự kiện Giáng sinh, Noel trọn gói tại Hà Nội

Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện Giáng sinh trọn gói tại Hà Nội cho doanh nghiệp, trường học, trung tâm thương mại và gia đình. Chúng tôi lo từ cây thông, tiểu cảnh, sân khấu, âm thanh ánh sáng đến ông già Noel và MC. Thiết bị nằm sẵn trong kho riêng 1.000 m², đội dựng là người của chúng tôi, và micro, nguồn điện luôn có bản dự phòng.

Loại hình này chưa có giá niêm yết. Chúng tôi báo giá sơ bộ nhanh theo số khách, diện tích trang trí và địa điểm, báo giá chi tiết sau khi khảo sát. Theo tôi, lịch Noel kín nhanh nhất từ giữa tháng 12, nên anh chị chốt đơn vị trước 3 đến 4 tuần sẽ dễ có khung giờ dựng đẹp.

Hạng mục trong gói tổ chức sự kiện Noel trọn gói

Gói tổ chức sự kiện Giáng sinh trọn gói có bốn nhóm hạng mục: trang trí không gian, kỹ thuật sân khấu, nhân sự biểu diễn và hoạt náo, khu tiệc kèm trò chơi. Anh chị chọn nhóm nào cũng được, không bắt buộc lấy đủ cả bốn. Báo giá tách từng nhóm để dễ cắt giảm. Muốn hiểu cách tách hạng mục, anh chị đọc bài về chi phí tổ chức sự kiện trước khi gửi yêu cầu.

Trang trí Noel trọn gói: cây thông, tiểu cảnh, photobooth

Trong tổ chức sự kiện Giáng sinh, trang trí là phần khách nhìn thấy đầu tiên, và cũng dễ tốn tiền vô ích nhất nếu không có bản vẽ bố trí. Các hạng mục thường làm:

• Cây thông Noel đặt ở sảnh hoặc cạnh sân khấu, có ngôi sao đỉnh, quả châu, dây đèn và hộp quà dưới gốc.
• Tiểu cảnh người tuyết, tuần lộc, xe trượt tuyết, hàng rào gỗ và tuyết giả.
• Backdrop hoặc photobooth chụp ảnh, in logo và thông điệp riêng của đơn vị.
• Đèn LED dây, rèm đèn, decal kính cho văn phòng và mặt tiền cửa hàng.
• Cổng chào và biển chỉ dẫn từ cửa vào khu chương trình.

Âm thanh, ánh sáng sân khấu

Âm thanh ánh sáng phải tính theo số khách và mặt bằng, không lấy một gói dùng cho mọi chương trình. Một buổi Noel 50 người ở văn phòng chỉ cần loa hội nghị và 2 micro không dây. Gala 200 khách ở sảnh khách sạn thì cần sân khấu, khung truss, đèn moving, màn hình LED P3 và bàn kỹ thuật riêng.

Với doanh nghiệp vừa làm tổ chức sự kiện halloween cuối tháng 10, nên giữ nguyên bố cục sân khấu và hệ âm thanh khi làm tổ chức sự kiện Giáng sinh, chỉ thay backdrop và màu đèn. Làm vậy đỡ được một lượt khảo sát và rút ngắn thời gian dựng. Micro dự phòng luôn nằm sẵn cạnh bàn kỹ thuật.

Ông già Noel phát quà, chú hề, ảo thuật, MC hoạt náo

Nhân sự biểu diễn là thứ quyết định chương trình có vui hay không, nhất là khi có các bé. Chúng tôi sắp xếp theo đối tượng khách:

• Ông già Noel phát quà, chụp ảnh cùng khách, đi kèm 1 đến 2 trợ lý Noel giữ quà theo danh sách.
• Chú hề bong bóng, ảo thuật cho chương trình thiếu nhi, mỗi tiết mục khoảng 15 đến 20 phút.
• MC hoạt náo dẫn chương trình và minigame. Với Noel công ty, MC cần nắm trước tên ban giám đốc và cơ cấu giải thưởng.
• Nhóm múa, ca sĩ hoặc ban nhạc acoustic cho gala tối.

Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là gửi danh sách quà kèm tên người nhận trước 2 ngày. Ông già Noel gọi đúng tên từng bé hay từng nhân viên thì không khí khác hẳn.

Tiệc, quà tặng và trò chơi đổi quà

Khu tiệc thường đi theo một trong hai kiểu: teabreak đứng với bàn cocktail cho chương trình 1 đến 2 tiếng, hoặc bàn tròn 1,5 m kèm khăn cho tiệc ngồi buổi tối. Hưng Thịnh lo bàn ghế, khăn trải bàn, bố trí khu buffet và lối đi phục vụ.

Trò chơi đổi quà kiểu Secret Santa rất hợp với Noel nội bộ: mỗi người góp một món quà theo mức giá thống nhất, bốc thăm người nhận rồi trao tại chương trình. MC điều phối để phần đổi quà không kéo quá 30 phút.

Báo giá tổ chức sự kiện Giáng sinh: chi phí phụ thuộc vào đâu?

Chi phí tổ chức sự kiện Giáng sinh tại Hưng Thịnh hiện chưa có giá niêm yết, anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm. Bốn yếu tố làm giá dao động mạnh nhất là số khách, diện tích trang trí, mức độ sân khấu kỹ thuật và số tiết mục biểu diễn. Bảng dưới đây giúp anh chị hình dung gói tổ chức sự kiện Giáng sinh nào hợp với quy mô của mình.

Ngoài quy mô, giá còn thay đổi theo ngày tổ chức (dồn vào 23 đến 25/12 thì khó có lịch), giờ dựng ban đêm theo quy định tòa nhà, địa điểm ngoài nội thành và việc anh chị dùng lại đồ trang trí cũ hay làm mới. Giá còn đổi theo cách anh chị chọn từng hạng mục, nên chốt danh sách trước khi xin báo giá tổ chức sự kiện Giáng sinh.

Cách nhận báo giá nhanh nhất: gửi số khách, địa điểm, ngày giờ dự kiến và vài ảnh hiện trạng mặt bằng. Có ảnh là chúng tôi tính được kích thước cây thông và backdrop luôn, không phải đoán.

Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán

Quy trình đặt dịch vụ tổ chức sự kiện Giáng sinh tại Hưng Thịnh gồm 5 bước, từ lúc anh chị gửi yêu cầu đến khi nghiệm thu sau chương trình. Mọi chương trình đều có báo giá chi tiết theo hạng mục, có ký hợp đồng trước khi triển khai, và chúng tôi xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.

1. Tiếp nhận yêu cầu: số khách, đối tượng, ngân sách, ngày giờ, địa điểm. Chúng tôi gửi phương án và báo giá sơ bộ nhanh, báo giá chi tiết sau khảo sát.
2. Khảo sát địa điểm: đo mặt bằng, kiểm tra nguồn điện, lối vận chuyển, giờ được phép thi công của tòa nhà.
3. Báo giá chi tiết và ký hợp đồng: chốt concept, bản vẽ bố trí, danh sách hạng mục. Phát sinh nào cũng phải được hai bên đồng ý.
4. Thi công và vận hành: đội dựng có mặt trước giờ đón khách khoảng 4 tiếng, chạy dry-run, ekip liên lạc bằng bộ đàm suốt chương trình.
5. Nghiệm thu và tháo dỡ: kiểm tra hạng mục, thu hồi thiết bị, đánh giá sau sự kiện cùng anh chị.

Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện hủy hoặc đổi lịch và phụ phí ngoài nội thành tùy từng chương trình, được thống nhất trong hợp đồng. Sự kiện ngoài Hà Nội thì đội Hưng Thịnh từ Hà Nội triển khai, và chi phí di chuyển được ghi rõ trong báo giá ngay từ đầu.

Tổ chức sự kiện Giáng sinh phù hợp với đơn vị nào?

Tổ chức sự kiện Giáng sinh phù hợp với bốn nhóm chính: doanh nghiệp làm Noel nội bộ hoặc tri ân khách hàng, trường học và trường mầm non, trung tâm thương mại hay cửa hàng cần kéo khách mùa lễ, và gia đình tổ chức tiệc cho các bé. Mỗi nhóm cần cách làm khác nhau về quy mô, giờ giấc và độ an toàn.

Doanh nghiệp thường muốn gộp Noel với tổng kết cuối năm vào một buổi chiều tối. Trường mầm non cần chương trình ngắn, tổ chức buổi sáng khi các bé còn tỉnh táo. Trung tâm thương mại cần trang trí giữ được 3 đến 4 tuần.

Với các bé, an toàn đặt lên trước hoạt náo: khu chơi có thảm, dây điện đi ngầm, có người giữ cửa ra vào.

Nếu đơn vị anh chị có nhiều sự kiện trong năm, gộp một đầu mối tổ chức sự kiện trọn gói sẽ đỡ việc hơn nhiều. Bộ nhận diện, kích thước sân khấu, thói quen của ban giám đốc đều đã có sẵn trong hồ sơ, không phải giải thích lại từ đầu mỗi lần.

Ý tưởng tổ chức Noel cho công ty, trường học, trung tâm thương mại

Ý tưởng tổ chức Noel cho công ty, trường học hay trung tâm thương mại nên chọn theo mục tiêu trước, đẹp sau. Gắn kết nội bộ thì ưu tiên trò chơi tập thể và đổi quà. Tri ân khách hàng thì cần gala ngồi. Kéo khách mua sắm thì cần khu check-in và hoạt động lặp lại theo tuần.

Với tổ chức Noel cho công ty, các ý tưởng chúng tôi thấy chạy tốt:

• Christmas Party kết hợp Year End Party: tiệc tối, văn nghệ, bốc thăm, trao quà trong một buổi.
• Secret Santa và thi hóa trang theo phòng ban.
• Thi trang trí cây thông giữa các phòng, chấm điểm trước giờ tiệc.
• Team building Giáng sinh hoặc chương trình thiện nguyện mùa Noel.

Trường học hợp với lễ hội ông già Noel phát quà, ảo thuật, workshop làm thiệp. Trung tâm thương mại và khu đô thị hợp với hội chợ Giáng sinh kiểu Christmas Market, lễ hội ánh sáng, làng tuyết check-in. Anh chị nên hỏi ban quản lý tòa nhà trước khi dùng pháo giấy hoặc hiệu ứng ánh sáng trong nhà.

Thiết bị chính nằm trong kho riêng 1.000 m² của công ty tổ chức sự kiện chúng tôi, nên đổi phương án sát ngày dễ hơn, như thêm một cây thông hay đổi màu backdrop.

Kịch bản tổ chức sự kiện Giáng sinh mẫu cho doanh nghiệp

Kịch bản tổ chức sự kiện Giáng sinh cho doanh nghiệp nên gói trong 3 đến 3,5 tiếng, chia thành đón khách, khai mạc, văn nghệ, trò chơi đổi quà, tiệc và bế mạc. Dưới đây là khung mẫu cho khoảng 150 khách, tổ chức buổi tối tại sảnh khách sạn hoặc hội trường công ty.

• 14:00: Đội dựng có mặt, hoàn thiện sân khấu, cây thông, photobooth, test âm thanh.
• 16:30: Dry-run với MC, kỹ thuật và người phát biểu.
• 17:30: Đón khách, chụp ảnh photobooth, nhạc Giáng sinh nền.
• 18:15: Khai mạc, ban giám đốc phát biểu tổng kết năm, không quá 10 phút.
• 18:30: Tiệc kết hợp văn nghệ, ông già Noel xuất hiện phát quà.
• 19:30: Secret Santa, minigame, thi hóa trang.
• 20:15: Bốc thăm trúng thưởng, chụp ảnh tập thể.
• 20:45: Bế mạc, đội Hưng Thịnh bắt đầu tháo dỡ.

Giả sử một công ty 120 nhân viên làm Noel tại sảnh tầng 1 văn phòng, nhưng ban quản lý tòa nhà chỉ cho chở đồ sau 21:00 và cấm khoan tường. Cách xử lý của chúng tôi là dựng ngay tối hôm trước. Cây thông dùng chân đế nặng, backdrop đứng tự do bằng khung, đèn trang trí kéo nguồn riêng có máy phát điện dự phòng. Sáng hôm sau nhân viên đi làm đã thấy sảnh trang trí xong, giờ làm việc không bị ảnh hưởng. Chiều tối chỉ còn phần âm thanh và dry-run.

Kinh nghiệm của tôi là chốt kịch bản trước ngày sự kiện 7 đến 10 ngày, kèm danh sách quà và người phát biểu. Sự kiện không có cơ hội thứ hai để sửa sai. Phần lớn sự cố đêm Noel đến từ việc đổi kịch bản sát giờ, chứ ít khi do thiết bị.

Muốn tổ chức sự kiện Giáng sinh suôn sẻ, anh chị cần chốt sớm ba thứ: quy mô, địa điểm và giờ được phép thi công. Hôm nay anh chị chỉ cần chụp vài ảnh mặt bằng và đếm sơ số khách là đã đủ để nhận phương án đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện Giáng sinh

Có cho thuê ông già Noel phát quà tận nhà không?

Dịch vụ ông già Noel phát quà tận nhà cần liên hệ để xác nhận lịch và khu vực. Tuần Noel lịch kín nhanh, nhất là tối 24/12, nên anh chị gửi sớm địa chỉ, khung giờ và danh sách quà. Có tên từng bé thì ông già Noel gọi tên khi trao quà, các bé nhớ lâu hơn.

Trang trí Noel cho văn phòng mất bao lâu?

Trang trí tổ chức sự kiện Giáng sinh cho văn phòng khoảng 100 đến 200 m² thường mất 4 đến 6 tiếng, tùy số cây thông, tiểu cảnh và decal. Chúng tôi hay dựng vào buổi tối hoặc cuối tuần để không ảnh hưởng giờ làm. Anh chị nên hỏi ban quản lý tòa nhà về giờ vận chuyển và quy định treo đồ trước khi chốt ngày.

Có tổ chức Noel cho trẻ mầm non không?

Có, Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện Giáng sinh cho trường mầm non với chương trình khoảng 60 đến 90 phút vào buổi sáng. Thường có ông già Noel phát quà, ảo thuật, chú hề và trò chơi nhẹ. Đồ trang trí chọn loại không sắc cạnh, không có chi tiết nhỏ, dây điện đi ngầm, và khu chơi luôn có người trông.

Sau lễ có tháo dỡ trang trí không?

Có, sau buổi tổ chức sự kiện Giáng sinh, đội Hưng Thịnh tháo dỡ, thu hồi thiết bị và đồ trang trí thuê, rồi trả lại mặt bằng gọn gàng. Thời điểm tháo dỡ thống nhất trong hợp đồng: ngay sau chương trình, hoặc giữ trang trí đến sau Tết Dương lịch rồi mới thu. Trung tâm thương mại thường chọn cách giữ lâu hơn.

Nguyễn Trung Dũng

Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn