Dịch vụ tổ chức sự kiện cho trẻ trọn gói tại Hà Nội là việc đội Hưng Thịnh nhận làm cho trường mầm non, doanh nghiệp, khu đô thị và gia đình. Chúng tôi lo từ trang trí, sân khấu, MC hoạt náo, tiết mục biểu diễn đến trò chơi và quay chụp. Thiết bị lấy từ kho riêng 1.000 m², đội dựng là người của chúng tôi và luôn có thiết bị dự phòng đi kèm.
Loại hình này chưa có giá cố định, anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm. Chúng tôi sẽ gửi báo giá sơ bộ nhanh sau khi biết số bé và độ tuổi. Kinh nghiệm của tôi là với các bé, an toàn phải tính trước khi tính đến vui chơi, vì trẻ nhỏ không tự tránh rủi ro như người lớn.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: trang trí bong bóng và backdrop theo chủ đề, sân khấu, âm thanh, MC hoạt náo, tiết mục biểu diễn, khu trò chơi, workshop, quà tặng và quay chụp.
- Chi phí tính theo số bé, độ tuổi, địa điểm trong nhà hay ngoài trời và số hạng mục, anh chị gửi thông tin là nhận được báo giá sơ bộ nhanh.
- Nên đặt lịch trước ngày sự kiện 2 đến 3 tuần, mùa 1/6 và Trung thu nên đặt sớm hơn vì lịch đội dựng thường kín.
- Sự kiện cho các bé mầm non nên gói gọn trong 60 đến 90 phút để các bé không mệt và quấy.
- Trẻ dưới 3 tuổi cần khu chơi riêng, tách khỏi trẻ lớn và có phụ huynh đi kèm.
Hạng mục trong gói tổ chức sự kiện thiếu nhi
Gói tổ chức sự kiện cho trẻ của Hưng Thịnh gồm bốn nhóm hạng mục: trang trí theo chủ đề, nhân sự biểu diễn và hoạt náo, khu trò chơi hoặc workshop, quà tặng và quay chụp. Đi kèm là phần thiết bị nền lấy từ kho của chúng tôi. Anh chị chọn nhóm nào tùy độ tuổi các bé và ngân sách.
Phần thiết bị nền thường có:
- Sân khấu thấp, khung truss, backdrop.
- Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED khi có trình chiếu.
- Nhà bạt không gian, dù che nắng cho sân trường hoặc sân khu đô thị.
- Bàn ghế cho phụ huynh, khăn trải bàn, quạt hơi nước khi trời nóng.
Trang trí bong bóng, backdrop theo chủ đề
Trang trí cho sự kiện thiếu nhi nên chốt một chủ đề rồi đi đồng bộ từ cổng vào đến sân khấu. Các chủ đề hay dùng là đại dương, rừng xanh, thế giới cổ tích, công chúa, siêu anh hùng hoặc lễ hội hóa trang. Chúng tôi tránh dùng nhân vật hoạt hình có bản quyền làm hình chính trên backdrop.
Bong bóng gồm cổng bóng ở lối vào, cột bóng hai bên sân khấu và chùm bóng ở khu chụp ảnh. Với sân trường, backdrop thường rộng 4 đến 6 m để ảnh chụp tập thể lấy đủ cả lớp. Bóng được buộc chắc, đặt cao hơn tầm với của các bé nhỏ, bóng nổ thì nhặt mảnh ngay.
Với tiệc quy mô gia đình hoặc một lớp học, anh chị có thể tham khảo riêng gói tổ chức sinh nhật cho bé của chúng tôi, phần trang trí gọn hơn và dựng nhanh hơn. Đây cũng là cách tổ chức sự kiện cho trẻ gọn nhẹ nhất.
MC hoạt náo, chú hề, ảo thuật, múa lân thiếu nhi
MC sự kiện thiếu nhi là vị trí quyết định nhịp cả chương trình, khác hẳn MC hội nghị. Người dẫn phải biết cách gọi các bé lên sân khấu, giữ trật tự mà không quát, và chuyển trò nhanh khi thấy các bé bắt đầu chán. Khi tổ chức sự kiện cho trẻ, chúng tôi chọn MC đã quen dẫn cho trẻ mầm non và tiểu học.
Tiết mục đi kèm tùy dịp:
- Chú hề tạo hình bóng bay, mascot đi giao lưu và chụp ảnh.
- Ảo thuật sân khấu ngắn, không dùng lửa, dao hay tiếng nổ.
- Múa lân thiếu nhi cho Trung thu, khai giảng hoặc khai trương khu vui chơi.
- Nhóm nhảy, hát cùng các bé.
Cuối tháng 10, nhiều trường và trung tâm chuyển sang chủ đề hóa trang. Phần này chúng tôi triển khai theo gói tổ chức sự kiện Halloween, với đạo cụ và hóa trang đã chọn lọc cho trẻ nhỏ, không dùng hình ảnh gây sợ.
Nhà hơi, cầu trượt, trò chơi dân gian, workshop
Khu trò chơi nên chia theo độ tuổi và chạy song song với sân khấu để các bé không phải ngồi chờ lâu. Nhà hơi và cầu trượt hơi hợp với sân rộng, mặt phẳng, có nguồn điện ổn định cho quạt thổi chạy liên tục. Mỗi nhà hơi luôn có một nhân viên đứng trông.
Trò chơi dân gian như kéo co, nhảy bao bố, ném vòng, bịt mắt bắt dê dễ tổ chức ở sân trường và gần như không cần điện. Workshop gồm tô tượng, vẽ tranh, làm bánh, trồng cây, làm đồ thủ công. Góc workshop cần bàn thấp, khăn lót và nước rửa tay đặt sẵn.
Quà tặng và quay chụp
Quà tặng nên chuẩn bị theo số bé đăng ký, dư thêm một ít cho các bé đến thêm hoặc quà bị hỏng (theo kinh nghiệm của đội). Quà phát ở cuối chương trình hoặc khi các bé rời khu chơi, tránh phát giữa chừng làm các bé mất tập trung. Đồ chơi có chi tiết nhỏ không phát cho bé dưới 3 tuổi.
Quay chụp gồm thợ ảnh theo sát sân khấu, khu workshop và một góc chụp ảnh gia đình. Điều tôi luôn nhắc là nhà trường hoặc doanh nghiệp nên hỏi ý phụ huynh trước khi đăng ảnh các bé lên mạng.
Chi phí tổ chức sự kiện thiếu nhi được tính thế nào?
Chi phí tổ chức sự kiện cho trẻ được tính theo từng hạng mục anh chị chọn, cộng với số bé, thời lượng và điều kiện địa điểm. Hưng Thịnh chưa có giá trọn gói cố định cho loại hình này, nên chúng tôi lập báo giá chi tiết theo chương trình thực tế. Anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm.
Bảng dưới là gói tham khảo theo quy mô, chỉ để anh chị hình dung hạng mục:
| Quy mô | Thường dùng cho | Hạng mục gợi ý |
|---|---|---|
| Dưới 50 bé | Một lớp học, tiệc gia đình, phòng sinh hoạt | Bong bóng, backdrop nhỏ, âm thanh gọn, MC hoạt náo, một tiết mục ảo thuật hoặc chú hề, quà tặng |
| 50 đến 150 bé | Trường mầm non, ngày hội gia đình nhỏ | Sân khấu thấp, âm thanh ánh sáng, MC và 2 đến 3 tiết mục, khu trò chơi, workshop, chụp ảnh |
| Trên 150 bé | Khu đô thị, ngày hội công ty | Sân khấu, màn hình LED, nhà bạt hoặc dù, nhiều khu chơi song song, đội điều phối, quay chụp, máy phát dự phòng |
Các yếu tố làm thay đổi chi phí:
- Số bé và số người lớn đi kèm, vì liên quan đến ghế, quà và nhân sự trông trẻ.
- Trong nhà hay ngoài trời: ngoài trời phát sinh nhà bạt, dù, quạt, máy phát.
- Số tiết mục biểu diễn và số khu trò chơi.
- Ngày cao điểm như 1/6, Trung thu, cuối tuần.
- Địa điểm xa nội thành hoặc vướng giờ cấm xe tải, phải chở thiết bị từ đêm hôm trước.
Nói thật với anh chị, cách tiết kiệm nhất là bớt số tiết mục chứ đừng bớt người trông khu chơi. Anh chị chỉ cần gửi số bé, độ tuổi, địa điểm và ngày dự kiến, chúng tôi sẽ đề xuất phương án vừa ngân sách.
Anh chị đã có số bé và địa điểm dự kiến? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình đặt dịch vụ tại Hưng Thịnh gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát, báo giá và ký hợp đồng, thi công và vận hành, nghiệm thu. Mọi chương trình đều có hợp đồng và báo giá chi tiết theo từng hạng mục. Doanh nghiệp và nhà trường được xuất hóa đơn VAT.
- Tiếp nhận yêu cầu: anh chị cho biết dịp tổ chức, số bé, độ tuổi, địa điểm, ngày giờ và ngân sách dự kiến.
- Khảo sát: chúng tôi xuống tận nơi xem mặt bằng, nguồn điện, lối vào cho xe chở thiết bị, khu vệ sinh và chỗ đón trả trẻ.
- Báo giá và ký hợp đồng: chốt kịch bản chương trình, hạng mục, tiến độ; mọi phát sinh sau đó phải được hai bên đồng ý.
- Thi công và vận hành: đội dựng có mặt trước giờ đón khách khoảng 3 đến 4 tiếng, chạy dry-run âm thanh và trò chơi trước khi các bé đến.
- Nghiệm thu: bàn giao ảnh, thu dọn mặt bằng, cùng anh chị đánh giá lại chương trình.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện hủy hoặc đổi lịch và phụ phí ngoài nội thành tùy từng chương trình, thống nhất trong hợp đồng. Với sự kiện ngoài trời, tôi khuyên ghi rõ phương án khi trời mưa ngay trong hợp đồng.
Tổ chức sự kiện cho trẻ em phục vụ những dịp nào?
Tổ chức sự kiện cho trẻ em thường gắn với các dịp: Trung thu, Quốc tế Thiếu nhi 1/6, sinh nhật bé tại nhà hoặc ở lớp, Giáng sinh, Halloween, khai giảng, tổng kết năm học và ngày hội gia đình của doanh nghiệp. Mỗi dịp có nội dung và khung giờ khác nhau.
Trung thu là mùa bận nhất. Chương trình thường có múa lân, rước đèn, phá cỗ, trò chơi dân gian, vào chiều tối nên cần tính kỹ ánh sáng và lối đi cho các bé cầm đèn. Bài riêng về tổ chức sự kiện Trung thu cho bé đang chờ đăng.
Quốc tế Thiếu nhi 1/6 rơi vào đầu mùa hè, trời nắng nóng. Nếu làm ngoài trời, anh chị nên chọn buổi sáng sớm hoặc cuối chiều, có dù che và quạt hơi nước.
Sinh nhật bé tại nhà cần trang trí gọn, dựng nhanh, ít tiếng ồn để không ảnh hưởng hàng xóm. Nếu cần tổ chức sự kiện cho trẻ ngay tại nhà, anh chị chọn phần trang trí và tiết mục nhỏ, vừa không gian. Sinh nhật ở lớp thì phải làm theo giờ nhà trường cho phép, thường chỉ khoảng 60 phút.
Với tổ chức sự kiện cho trẻ vào Giáng sinh, Halloween, khai giảng hay tổng kết, từ các chương trình chúng tôi đã làm, nên chốt kịch bản với nhà trường trước ngày tổ chức 7 đến 10 ngày.
Tổ chức sự kiện cho trẻ mầm non, doanh nghiệp, khu đô thị
Tổ chức sự kiện cho trẻ mầm non, con em nhân viên doanh nghiệp và cư dân khu đô thị khác nhau ở ba điểm: độ tuổi, thời lượng và người duyệt chương trình. Kịch bản của trường mầm non áp vào khu đô thị sẽ không chạy được.
Tổ chức sự kiện cho trẻ mầm non nên gọn 60 đến 90 phút, làm buổi sáng, vì các bé nhỏ mệt nhanh. Sân khấu chỉ cao khoảng 40 đến 60 cm, âm lượng vừa phải, không dùng đèn nhấp nháy mạnh. Giáo viên là người giữ lớp hiệu quả nhờ quen các bé, nên chúng tôi phân khu theo lớp và để cô đi kèm các bé.
Với doanh nghiệp, ngày hội gia đình hoặc chương trình 1/6 cho con em nhân viên thường có cả phụ huynh tham gia. Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là phải có trò chơi cha mẹ và con, đừng để phụ huynh chỉ ngồi xem. Nếu công ty muốn gộp cả phần tri ân nhân viên, chúng tôi có thể làm theo gói tổ chức sự kiện trọn gói chung một kịch bản.
Với khu đô thị, người duyệt là ban quản lý. Sự kiện thường vào chiều cuối tuần, ngoài trời, số bé khó đoán trước. Cần xin phép ban quản lý về khu vực dựng, giờ được mở nhạc và nguồn điện.
Giả sử một khu đô thị đăng ký 120 bé cho buổi Trung thu ngoài sân, nhưng đến giờ có gần gấp rưỡi số bé vì cư dân rủ thêm. Vấn đề là khu nhà hơi và khu phát quà bị dồn. Cách xử lý chúng tôi hay áp dụng: chuẩn bị sẵn quà dư, chia lượt chơi nhà hơi theo vé màu và mở thêm khu trò chơi dân gian không cần thiết bị. Kết quả là các bé vẫn được chơi đủ, khu nhà hơi không quá tải, chương trình kết thúc đúng giờ.
Tiêu chuẩn an toàn khi tổ chức sự kiện cho bé
Khi tổ chức sự kiện cho trẻ, đây là năm việc chúng tôi kiểm tra theo kinh nghiệm của đội: thiết bị chơi được neo chắc và có người trông, bóng bay và đạo cụ không gây nghẹn, thực phẩm rõ nguồn và hỏi dị ứng trước, điện được che chắn, khu đón trả trẻ có kiểm soát. Nhà hơi không neo đủ điểm thì một cơn gió giật là đủ lật.
- Nhà hơi và cầu trượt hơi: neo đủ các điểm, đặt trên mặt phẳng có lót, không đặt sát tường hay cột. Chia lượt theo độ tuổi, giới hạn số bé mỗi lượt. Gió mạnh là dừng chơi.
- Bóng bay và đạo cụ: mảnh bóng vỡ phải nhặt ngay, không phát bóng hay đồ chơi có chi tiết nhỏ cho bé dưới 3 tuổi.
- Thực phẩm và dị ứng: hỏi phụ huynh về dị ứng trước sự kiện, ghi rõ thành phần món ăn, tránh đồ cứng, tròn, dễ hóc.
- Điện: dây cáp đi gọn, che chắn ở lối đi, tủ điện có người trông. Chúng tôi luôn có máy phát điện dự phòng.
- Đón trả trẻ: có bàn đón, danh sách, chỉ trả bé cho người đã đăng ký.
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là một bé lạc khỏi nhóm lúc chuyển khu chơi. Vì vậy ekip liên lạc bằng bộ đàm, mỗi khu có người phụ trách, và chương trình có bảo hiểm sự kiện.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Với sự kiện ngoài trời, chúng tôi luôn xem dự báo thời tiết trước 2 ngày và sáng hôm đó. Trời có gió giật hoặc mưa giông là dừng ngay nhà hơi và dù lớn, chuyển các bé vào khu có mái che. Quyết định này phải có trước khi gió đến, không đợi thấy nhà hơi rung mới xử lý.
Ở Hưng Thịnh Media, sau hơn 12 năm làm sự kiện, chúng tôi áp dụng quy trình kiểm soát rủi ro 5 bước cho mọi chương trình, từ khảo sát và dự báo đến nhân sự trực chiến suốt buổi. Nếu làm ngoài trời, anh chị nhớ tính kỹ nắng, mưa và nguồn điện ngay từ khâu khảo sát.
Một chương trình tổ chức sự kiện cho trẻ chỉ thật sự ổn khi phần an toàn được tính xong trước rồi mới đến tiết mục và trang trí. Việc anh chị làm được ngay hôm nay: ghi lại số bé, độ tuổi, địa điểm và ngày dự kiến, rồi gửi cho chúng tôi để nhận phương án và báo giá.
Anh chị muốn có phương án an toàn cho chương trình của các bé? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện cho trẻ em
Trẻ mấy tuổi thì phù hợp với ảo thuật, xiếc?
Ảo thuật hợp nhất với các bé từ khoảng 4 tuổi trở lên, khi bé đã hiểu trò và biết ngồi xem. Với bé nhỏ hơn, chúng tôi chọn tiết mục ngắn 10 đến 15 phút, nhiều màu sắc. Xiếc nên chọn loại nhẹ như tung hứng, không dùng lửa, vật sắc hay nhào lộn cao trong sân chật.
Sự kiện cho trẻ nên kéo dài bao lâu?
Tổ chức sự kiện cho trẻ mầm non nên kéo dài 60 đến 90 phút, với học sinh tiểu học hoặc ngày hội có phụ huynh thì khoảng 2 đến 3 tiếng. Quá thời lượng này các bé dễ mệt và quấy. Chương trình dài nên xen khu chơi tự do giữa các tiết mục sân khấu.
Có tổ chức ngày hội gia đình cho công ty không?
Có. Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện cho trẻ trong ngày hội gia đình của công ty, thường gắn với 1/6, Trung thu hoặc dịp cuối năm. Chương trình gồm sân khấu cho các bé, trò chơi cha mẹ và con, workshop, quà tặng. Báo giá theo số gia đình tham gia và địa điểm.
Nhà hơi có an toàn cho trẻ dưới 3 tuổi không?
Không nên cho trẻ dưới 3 tuổi chơi chung nhà hơi với trẻ lớn, vì va chạm khi các anh chị nhảy mạnh là nguy cơ lớn nhất. Nếu muốn có, nên dành nhà hơi nhỏ hoặc khung giờ riêng, mỗi lượt chỉ vài bé, có phụ huynh đứng sát và nhân viên trông liên tục.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
