Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện 20/10 trọn gói tại Hà Nội cho doanh nghiệp, văn phòng và nhà máy. Chúng tôi có kho thiết bị riêng 1.000 m², đội dựng trực tiếp, và thiết bị quan trọng như micro hay nguồn điện luôn có bản dự phòng. 20/10 chưa có mức giá cố định, nên chúng tôi báo giá theo số khách và địa điểm, gửi bản sơ bộ trong ngày.
Kinh nghiệm của tôi là chương trình 20/10 chỉ cần khoảng 90 phút. Làm gọn nhưng có chủ đích thì chị em nhớ lâu hơn một bữa tiệc dài mà ai cũng cầm điện thoại. Cái khó nằm ở khâu chuẩn bị: chọn hình thức hợp với tỷ lệ nhân viên nữ, chốt quà sớm và có người lo trọn từ lúc dựng đến lúc dọn.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: ý tưởng và kịch bản chương trình, backdrop, photobooth, âm thanh ánh sáng, MC, bàn ghế, khu teabreak, nhân sự vận hành và dọn trả mặt bằng.
- Giá không cố định: Hưng Thịnh báo giá theo số khách, địa điểm và số hạng mục, bản sơ bộ gửi trong ngày.
- Nên liên hệ trước ngày sự kiện 2 đến 3 tuần và chốt kịch bản trước 7 đến 10 ngày, vì tháng 10 và tháng 11 là mùa nhiều sự kiện.
Hạng mục Hưng Thịnh lo trọn gói khi tổ chức 20/10 cho công ty
Khi tổ chức 20/10 cho công ty, Hưng Thịnh lo từ ý tưởng, kịch bản, trang trí, âm thanh ánh sáng, MC đến nhân sự vận hành và dọn dẹp sau chương trình. Phía doanh nghiệp chỉ cần chốt bốn việc: số người tham dự, địa điểm, ngân sách dự kiến và danh sách quà tặng.
Các hạng mục chúng tôi thường đưa vào báo giá:
- Kịch bản chương trình: chủ đề, timeline theo từng phút, lời dẫn MC, gợi ý nội dung phát biểu cho lãnh đạo.
- Trang trí: backdrop (khổ hay dùng ở văn phòng khoảng 3 × 2,4 m), hoa trang trí, bàn đón khách, biển chỉ dẫn.
- Photobooth: khung chụp ảnh theo chủ đề, phụ kiện cầm tay, đèn chiếu sáng góc chụp.
- Âm thanh ánh sáng: loa, 2 micro không dây kèm 1 bộ dự phòng, bàn mixer, đèn sân khấu, màn hình LED P3 khi cần chiếu video.
- MC sự kiện và bàn ghế: MC dẫn chương trình, ghế Tiffany, bàn tròn, bàn cocktail.
- Khu workshop và teabreak: bố trí bàn, khu vực làm việc, bàn tiệc nhẹ.
- Nhân sự: điều phối, kỹ thuật âm thanh, hậu cần, liên lạc bằng bộ đàm suốt chương trình, tháo dọn trả mặt bằng.
Nhiều doanh nghiệp hỏi có thể dùng lại kế hoạch của tháng 3 không. Được một phần. Khung hạng mục khá giống khi tổ chức sự kiện 8 3, nhưng tổ chức sự kiện 20/10 rơi vào quý cuối năm, sát lịch tất niên và giai đoạn chạy chỉ tiêu. Vì vậy tôi hay khuyên làm gọn hơn, ưu tiên tổ chức ngay tại văn phòng hoặc trong giờ hành chính.
Báo giá tổ chức sự kiện 20/10: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Báo giá tổ chức sự kiện 20/10 tại Hưng Thịnh không có mức cố định, vì loại hình này chưa nằm trong bảng giá chuẩn của chúng tôi. Chi phí phụ thuộc chủ yếu vào số khách, hình thức chương trình, địa điểm và số hạng mục thuê. Anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm.
Bảng dưới là các gói tham khảo theo quy mô, giúp anh chị hình dung cần thuê gì trước khi hỏi giá:
| Quy mô | Hình thức phù hợp | Hạng mục thường có |
|---|---|---|
| Dưới 50 khách | Tiệc nhẹ, photobooth tại văn phòng, workshop nhỏ | Góc chụp ảnh, âm thanh nhỏ 1 micro kèm dự phòng, bàn tiệc, hoa trang trí, 3 đến 4 nhân sự |
| 50 đến 150 khách | Workshop chia nhóm, talkshow, tiệc tại sảnh hoặc hội trường | Backdrop, sân khấu thấp, âm thanh hội nghị, MC, ghế Tiffany, teabreak, 6 đến 10 nhân sự |
| Trên 150 khách | Gala dinner tại nhà hàng, khách sạn | Sân khấu, màn hình LED, combo âm thanh ánh sáng, MC, tiết mục, đạo diễn chương trình, dry-run |
Các yếu tố làm chi phí thay đổi nhiều nhất:
- Số khách: quyết định số bàn ghế, suất teabreak, công suất âm thanh và số nhân sự.
- Địa điểm: văn phòng tầng cao phải chuyển đồ qua thang hàng, tòa nhà có giờ thi công riêng. Nhà hàng, khách sạn có chi phí riêng của họ. Hưng Thịnh không cho thuê địa điểm, chỉ tư vấn và khảo sát giúp anh chị.
- Hạng mục nâng cao: màn hình LED, tiết mục biểu diễn, nguyên liệu workshop.
- Vị trí: sự kiện ngoài nội thành có phụ phí, thống nhất trong hợp đồng.
Thời điểm đặt cũng ảnh hưởng. Tháng 10 và tháng 11, chúng tôi chạy song song các chương trình 20/10 với các buổi tổ chức lễ tri ân thầy cô của trường học. Đặt sớm giúp anh chị giữ được thiết bị và nhân sự đúng như phương án, tránh phải đổi sát ngày.
Công ty anh chị có bao nhiêu chị em và định tổ chức ở đâu? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh số khách và địa điểm để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình đặt dịch vụ tổ chức 20/10 tại Hưng Thịnh gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát địa điểm, báo giá và ký hợp đồng, thi công và vận hành, nghiệm thu. Mọi chương trình đều có báo giá chi tiết theo từng hạng mục, có hợp đồng, và doanh nghiệp được xuất hóa đơn VAT.
- Tiếp nhận yêu cầu: anh chị cho biết số người, tỷ lệ nhân viên nữ, ngày giờ, địa điểm và ngân sách dự kiến. Chúng tôi gợi ý 2 đến 3 hình thức phù hợp.
- Khảo sát địa điểm: đo mặt bằng, kiểm tra nguồn điện, thang hàng, giờ thi công của tòa nhà, chỗ dừng xe tải theo giờ cấm tải nội thành.
- Báo giá và ký hợp đồng: gửi báo giá từng hạng mục, chốt kịch bản, ký hợp đồng trước khi triển khai. Phát sinh nào cũng phải được hai bên đồng ý.
- Thi công và vận hành: đội dựng có mặt trước giờ bắt đầu 3 đến 4 tiếng, chạy dry-run, nhân sự trực bộ đàm suốt chương trình.
- Nghiệm thu: tháo dọn, trả mặt bằng sạch, bàn giao và đánh giá sau sự kiện.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện hủy hoặc đổi lịch và thời hạn thanh toán tùy từng chương trình, được thống nhất trong hợp đồng. Chúng tôi có mua bảo hiểm sự kiện và mang máy phát điện dự phòng với chương trình ngoài trời hoặc nơi nguồn điện yếu.
Tổ chức sự kiện 20/10: doanh nghiệp nên làm gì nhân ngày Phụ nữ Việt Nam?
Nhân ngày Phụ nữ Việt Nam, doanh nghiệp nên làm một chương trình ngắn gồm lời cảm ơn từ lãnh đạo, một hoạt động chị em được tham gia thật sự và một món quà chọn kỹ. Tổ chức sự kiện 20/10 không cần lớn, nhưng cần đúng giờ, đúng người và không bắt nhân viên nữ tự chuẩn bị cho chính mình.
Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là để nam đồng nghiệp và đơn vị ngoài lo hậu cần, để chị em được ngồi vào ghế khách.
Giả sử một công ty phần mềm 120 người, 35 nữ, làm việc ở tầng 15, tòa nhà chỉ cho thi công sau 18h00 và thang hàng nhỏ. Chương trình diễn ra chiều thứ Năm. Cách xử lý: chọn workshop cắm hoa 35 chỗ cho chị em, nam đồng nghiệp lo tiệc nhẹ và một tiết mục. Backdrop dùng khung ghép mô-đun vừa thang hàng, dựng từ tối hôm trước sau 18h00. Âm thanh dùng gói hội nghị nhỏ, 2 micro và 1 bộ dự phòng. Kết quả dự kiến: chương trình gói gọn 90 phút, không làm phiền các tầng khác, tháo dọn khoảng 1 tiếng.
Nếu anh chị muốn gom 20/10 vào kế hoạch sự kiện cả năm cùng sinh nhật công ty, tất niên, có thể xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói để lên lịch và ngân sách một lần.
Ý tưởng 20/10 được nhân viên yêu thích
Bốn ý tưởng 20/10 nhân viên hưởng ứng nhiều nhất là tiệc liên hoan hoặc gala dinner, workshop thủ công, talkshow truyền cảm hứng và tiệc nhẹ kèm photobooth tại văn phòng. Chọn ý tưởng nào phụ thuộc vào số người, ngân sách và việc anh chị muốn làm trong hay ngoài giờ làm việc.
Tiệc liên hoan, gala dinner
Gala dinner hợp với công ty trên 100 người muốn làm buổi tối, tại nhà hàng hoặc khách sạn. Chương trình thường có sân khấu, màn hình LED, vinh danh chị em theo phòng ban, bốc thăm quà và tiết mục văn nghệ. Nên chốt danh sách vinh danh trước 5 ngày để kịp làm video và kỷ niệm chương.
Khi chọn gala dinner cho tổ chức sự kiện 20/10, anh chị nên hỏi trước nội quy của nhà hàng về âm thanh, trang trí và giờ dựng, vì mỗi nơi một khác.
Workshop cắm hoa, làm nến, gốm
Với tổ chức sự kiện 20/10 cho 20 đến 40 người, workshop là lựa chọn tôi gợi ý nhiều nhất, vì ai cũng có sản phẩm mang về. Mỗi bàn nên xếp 6 đến 8 người, trải khăn, có sẵn khăn lau và thùng rác. Một buổi kéo dài 60 đến 90 phút.
Talkshow truyền cảm hứng
Talkshow là cách tổ chức sự kiện 20/10 hợp với doanh nghiệp có nhiều chị em ở vị trí quản lý, muốn nói về sự nghiệp và cân bằng cuộc sống. Một phiên nên dài 45 đến 60 phút, dùng ghế talkshow, 2 micro kèm dự phòng, khán giả gửi câu hỏi trước qua phiếu.
Tiệc nhẹ và photobooth tại văn phòng
Đây là cách tổ chức sự kiện 20/10 phổ biến nhất với công ty dưới 50 người. Góc photobooth khoảng 3 × 3 m, đặt gần cửa sổ để có sáng tự nhiên, kèm bàn tiệc ngọt và hoa. Đội dựng chỉ cần 2 đến 3 tiếng nếu tòa nhà cho thi công trong giờ.
Đội agency sự kiện có kho riêng như Hưng Thịnh đổi phương án nhanh khi khảo sát thấy mặt bằng khác dự tính.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là tòa nhà cấm dán băng dính lên tường kính và giới hạn giờ dùng thang hàng. Anh chị nên gửi cho chúng tôi nội quy thi công của tòa nhà ngay khi chốt ngày, để đội dựng dùng khung đứng thay vì dán và xếp lịch chuyển đồ đúng giờ.
Kịch bản chương trình 90 phút
Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện 20/10 dài 90 phút là độ dài vừa với văn phòng: đủ cho phát biểu, một hoạt động chính, trao quà và chụp ảnh, mà không kéo sang giờ tan làm. Dưới đây là khung chúng tôi hay dùng cho buổi chiều, anh chị đổi hoạt động chính theo ý tưởng đã chọn.
- 15h00 đến 15h15: đón khách, chụp ảnh photobooth, nhạc nền nhẹ.
- 15h15 đến 15h25: MC khai mạc, chiếu video ngắn về chị em trong công ty (nếu có).
- 15h25 đến 15h35: lãnh đạo phát biểu, tối đa 5 phút.
- 15h35 đến 16h05: hoạt động chính: workshop, talkshow hoặc trò chơi.
- 16h05 đến 16h15: tiết mục của nam đồng nghiệp.
- 16h15 đến 16h25: trao quà, vinh danh.
- 16h25 đến 16h30: chụp ảnh tập thể, kết thúc, đội Hưng Thịnh bắt đầu tháo dọn.
Trước giờ đón khách 30 phút, chúng tôi chạy dry-run toàn bộ: thử micro, video, nhạc trao quà.
Tổ chức sự kiện 20/10 suôn sẻ nghĩa là hình thức hợp với số chị em, kịch bản chốt trước 7 đến 10 ngày và có đội lo trọn hậu cần. Sự kiện không có cơ hội thứ hai để sửa sai. Việc làm được ngay hôm nay là đếm số nhân viên nữ, chọn ngày dự kiến và gửi kèm địa điểm cho chúng tôi.
Anh chị đã có ngày và địa điểm cho chương trình 20/10 chưa? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn kịch bản và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện 20/10
Nên chuẩn bị chương trình trước bao lâu?
Với tổ chức sự kiện 20/10, anh chị nên liên hệ trước ngày sự kiện 2 đến 3 tuần và chốt kịch bản trước 7 đến 10 ngày. Gala dinner tại nhà hàng cần sớm hơn, khoảng 4 tuần, vì phải giữ chỗ địa điểm. Tháng 10 và tháng 11 nhiều sự kiện, đặt muộn dễ thiếu thiết bị hoặc nhân sự.
Công ty ít nhân viên nữ nên tổ chức thế nào?
Công ty ít nhân viên nữ nên tổ chức sự kiện 20/10 theo hình thức nhỏ và chăm chút: tiệc nhẹ kèm photobooth, hoặc workshop cắm hoa vài bàn. Nam đồng nghiệp lo phần chuẩn bị và một tiết mục. Với dưới 15 người, một buổi trà chiều có quà riêng từng người thường ấm hơn sân khấu lớn.
Có hỗ trợ chuẩn bị quà tặng không?
Có, chúng tôi hỗ trợ khâu trình bày quà, bố trí bàn quà và phần trao quà trên sân khấu theo kịch bản. Danh sách quà nên chốt trước 5 đến 7 ngày để kịp gói và gắn thiệp tên. Phạm vi hỗ trợ cụ thể được ghi rõ trong báo giá từng chương trình.
Tổ chức tại văn phòng cần thiết bị gì?
Tổ chức sự kiện 20/10 tại văn phòng thường cần backdrop hoặc góc photobooth, loa và 2 micro không dây kèm 1 bộ dự phòng, bàn tiệc, khăn trải bàn và hoa trang trí. Nếu có chiếu video, cần thêm màn hình LED hoặc tivi lớn. Chúng tôi khảo sát mặt bằng trước để chốt đúng danh sách.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
