Sự Kiện Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng trọn gói tại Hà Nội, từ quán ăn vài chục chỗ đến nhà hàng vài trăm khách. Thiết bị lấy từ kho riêng 1.000 m², đội dựng là người của công ty, micro và nguồn điện luôn có bản dự phòng. Loại hình này chưa có bảng giá cố định. Anh chị gửi số khách, địa chỉ và ngày giờ dự kiến, chúng tôi báo giá trong ngày.
Khách có thể quên màn lân, nhưng sẽ nhớ món ra chậm 30 phút, nên kịch bản nào chúng tôi viết cũng tính theo nhịp phục vụ của bếp trước, rồi mới đến sân khấu và nghi thức.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: trang trí mặt tiền, backdrop, âm thanh ánh sáng, MC, đội lân, PG đón khách, nghi thức cắt băng, bàn ghế và khu tiệc thử món.
- Chưa có bảng giá cố định: báo giá theo số khách, mặt bằng và số hạng mục, gửi trong ngày nhận đủ thông tin.
- Nên đặt lịch trước 10 đến 14 ngày, chốt kịch bản trước ngày khai trương 7 ngày để kịp in ấn và tập dượt.
- Có báo giá chi tiết từng hạng mục, ký hợp đồng trước khi triển khai và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.
- Nhà hàng bán bữa trưa nên khai trương buổi sáng, nhà hàng bán bữa tối nên làm lúc chiều muộn.
Hạng mục trong gói grand opening nhà hàng
Một gói grand opening nhà hàng do Hưng Thịnh thực hiện thường gồm năm nhóm việc: trang trí mặt tiền, âm thanh ánh sáng, nhân sự dẫn chương trình và biểu diễn, nghi thức cắt băng kèm mâm cúng, khu tiệc thử món.
Nếu mặt bằng là shop bán lẻ, khách ghé xem rồi đi, các hạng mục sẽ gọn hơn và anh chị có thể tham khảo gói tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng. Nhà hàng khác ở chỗ khách ngồi lại ăn. Bàn ghế, lối đi và nhịp ra món vì thế phải tính kỹ hơn nhiều.
Trang trí mặt tiền, cổng hơi, backdrop
Mặt tiền là thứ người đi đường nhìn thấy trước tiên, nên phần trang trí cần rõ tên nhà hàng từ xa 20 đến 30 m. Bộ cơ bản gồm backdrop chụp ảnh, cổng hoa ở lối vào và bàn đón khách.
Với nhà hàng mặt phố Hà Nội, backdrop khung truss khổ khoảng 4 × 2,5 m là vừa, đặt lệch sang một bên để không chắn lối khách vào. Cổng hơi cần đo đúng chiều rộng vỉa hè trước khi đặt. Nếu dùng vỉa hè để dựng cổng hay đặt bàn đón khách, anh chị nên hỏi UBND phường về việc này trước ít nhất một tuần.
Âm thanh, ánh sáng, pháo kim tuyến
Âm thanh cho lễ khai trương nhà hàng chỉ cần đủ nghe rõ ở khu đón khách, không cần to. Một cặp loa full kèm loa sub, bàn mixer, hai micro không dây và một micro dự phòng là cấu hình chúng tôi hay dùng cho mặt tiền phố. Khai trương buổi tối thì bổ sung đèn chiếu backdrop và đèn trang trí lối vào.
Âm lượng cũng có giới hạn. QCVN 26:2010/BTNMT có quy định mức tiếng ồn theo khu vực và khung giờ, nên anh chị hỏi phường trước. Nhà hàng sát trường học, bệnh viện hay chùa còn bị siết chặt hơn. Pháo kim tuyến là loại không gây tiếng nổ, dùng máy bắn giấy lúc cắt băng, và đội chúng tôi kiểm tra quy định của địa điểm trước khi dùng. Chúng tôi không dùng loại pháo nào gây tiếng nổ.
Lân sư rồng, MC, PG đón khách
Ba nhóm nhân sự này quyết định không khí của buổi lễ. Đội lân thường diễn 15 đến 20 phút trước giờ cắt băng. MC dẫn chương trình và giới thiệu món. Hai đến bốn PG đứng cửa đón khách, phát phiếu ưu đãi, dẫn khách vào bàn tiệc thử món.
Khi tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng, MC phải thuộc tên món và chương trình ưu đãi. Chúng tôi gửi MC thực đơn trước 3 ngày.
Nghi thức cắt băng và mâm cúng khai trương
Nghi thức chuẩn gồm hai phần tách bạch: cúng khai trương do chủ nhà hàng thực hiện trước giờ đón khách, sau đó mới đến lễ cắt băng có khách mời chứng kiến. Phần cắt băng cần băng lụa đỏ, khay kéo, găng tay trắng và vị trí đứng đã đánh dấu sẵn cho 3 đến 5 người.
Mâm cúng khai trương nhà hàng thường có gà luộc, xôi, hoa quả, hoa tươi, trầu cau, rượu, nhang đèn, nhiều nhà thêm heo quay. Lễ vật và văn khấn chi tiết theo từng trường hợp, anh chị tham khảo thêm hướng dẫn cúng khai trương về lễ vật, cách cúng và bài khấn. Chúng tôi bố trí bàn cúng, khăn phủ và sắp lịch sao cho phần cúng không trễ sang giờ đón khách.
Quà lưu niệm và tiệc thử món
Tiệc thử món là phần khách nhớ lâu nhất, nên nó cần được dàn dựng như một hạng mục riêng. Bếp của nhà hàng nấu, còn đội Hưng Thịnh lo bàn cocktail, bàn tròn 1,5 m kèm khăn, ghế Tiffany, khu đặt khay món và lối đi cho nhân viên bưng bê không cắt ngang khách.
Quà lưu niệm nên gắn với lần quay lại: phiếu giảm giá cho tuần sau hoặc thẻ thành viên.
Báo giá tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Báo giá tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng phụ thuộc chủ yếu vào số khách mời, kiểu mặt bằng, số hạng mục chọn và khung giờ dựng. Hưng Thịnh chưa có bảng giá cố định cho loại hình này. Anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm, có chi tiết từng hạng mục.
Ba gói tham khảo theo quy mô dưới đây chỉ mô tả hạng mục, không phải mức giá.
| Quy mô | Hạng mục thường có | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Dưới 50 khách | Backdrop, bàn ký tên, một bộ âm thanh nhỏ, MC, băng cắt, pháo kim tuyến | Quán ăn, quán cà phê có đồ ăn |
| 50 đến 150 khách | Thêm cổng chào, đội lân, PG, combo âm thanh ánh sáng, bàn cocktail cho tiệc thử món | Nhà hàng mặt phố 2 đến 3 tầng |
| Trên 150 khách | Sân khấu, màn hình LED, nhà bạt nếu làm ngoài trời, ghế ngồi đầy đủ, quay chụp | Nhà hàng lớn, khai trương cơ sở mới của chuỗi |
Những yếu tố làm chi phí thay đổi nhiều nhất:
- Số khách và việc khách đứng hay ngồi, vì quyết định số bàn ghế, khăn, quạt.
- Mặt bằng: trong nhà, mặt tiền hẹp hay sân rộng; có cần nhà bạt che mưa nắng không.
- Khung giờ dựng: dựng đêm hoặc sáng sớm để tránh giờ cấm xe tải nội thành.
- Số tiết mục biểu diễn, số PG, có màn hình LED hay không.
- Địa điểm ngoài nội thành Hà Nội, khi đó đội Hưng Thịnh từ Hà Nội triển khai.
Để báo giá tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng sát thực tế, anh chị gửi số khách, địa chỉ kèm ảnh mặt tiền và ngày giờ dự kiến.
Nhà hàng của anh chị dự kiến mời bao nhiêu khách? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh kèm số khách và địa chỉ để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình đặt dịch vụ khai trương tại Hưng Thịnh có 5 bước, từ lúc anh chị gọi điện đến khi nghiệm thu sau sự kiện. Mọi chương trình đều có báo giá chi tiết theo hạng mục, ký hợp đồng trước khi triển khai và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.
- Tiếp nhận yêu cầu: nghe số khách, phong cách nhà hàng, ngày giờ đẹp, ngân sách dự kiến.
- Khảo sát mặt bằng: đo mặt tiền, vỉa hè, nguồn điện, vị trí bếp và lối ra món, kiểm tra quy định tòa nhà nếu nhà hàng nằm trong trung tâm thương mại.
- Báo giá và ký hợp đồng: gửi báo giá từng hạng mục, chốt kịch bản, ký hợp đồng.
- Thi công và vận hành: dựng thiết bị, chạy dry-run, ekip liên lạc bằng bộ đàm và trực chiến đến khi khách về.
- Nghiệm thu: tháo dỡ, bàn giao mặt bằng sạch, đánh giá lại cùng chủ nhà hàng.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện hủy hoặc đổi lịch và phụ phí tùy từng chương trình, được thống nhất trong hợp đồng. Mọi phát sinh phải có sự đồng ý của hai bên.
Với nhà hàng, bước khảo sát kỹ hơn ở phần bếp và luồng phục vụ, còn các mặt bằng khác như tổ chức sự kiện khai trương văn phòng thì thiên về sảnh và khu tiếp khách. Với hơn 12 năm và hơn 1.500 sự kiện, tôi giữ một nguyên tắc: chưa khảo sát thì chưa báo giá chốt.
Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng khác cửa hàng ở điểm nào?
Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng khác cửa hàng ở chỗ khách không chỉ xem mà còn ngồi ăn. Bếp phải chạy thật, nhân viên phục vụ phải sẵn sàng, khung giờ phải theo bữa chính. Cửa hàng chỉ cần khách bước vào và mua, còn nhà hàng phải làm khách ăn ngon đến mức muốn quay lại.
Những khác biệt cụ thể chúng tôi luôn tính:
- Khung giờ: nhà hàng bán trưa khai trương sáng, bán tối làm lúc 17h đến 18h.
- Bố trí: lối ra món của nhân viên phải tách khỏi khu đứng chụp ảnh.
- Mùi và khói: bếp nướng, bếp lẩu cần thông gió trước khi khách vào.
- Thời lượng: khách nhà hàng ở lại 60 đến 90 phút, nên quạt, ghế, chỗ đứng phải đủ.
Giả sử một nhà hàng lẩu 120 khách khai trương lúc 18h. Vấn đề là sau cắt băng, cả 120 người cùng vào bàn, bếp phải lên nồi đồng loạt và món sẽ ra chậm. Cách xử lý là mở tiệc thử món kiểu finger food đứng ngay sau cắt băng trong 30 phút, rồi mời khách vào bàn theo từng đợt cách nhau 15 phút, mỗi đợt khoảng 30 người. Như vậy bếp chỉ phải lên một phần tư số nồi mỗi lượt, khách không ngồi chờ và nhân viên mới không bị rối ngay buổi đầu.
Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng mẫu
Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng mẫu dưới đây dành cho nhà hàng bán bữa trưa, khoảng 80 khách, làm buổi sáng. Nhà hàng bán bữa tối thì lùi toàn bộ mốc giờ về chiều, giữ nguyên thứ tự các phần.
Tối hôm trước, đội dựng backdrop, cổng và chạy dây âm thanh sau giờ mặt bằng trống. Sáng hôm sau: 6h30 kiểm tra âm thanh, sắp bàn cúng; 7h30 dry-run với MC, người cắt băng, đội lân; 8h00 lễ cúng khai trương; 8h45 PG đón khách, khách ký tên và chụp ảnh; 9h15 MC khai mạc, giới thiệu bếp trưởng; 9h25 chủ nhà hàng phát biểu khoảng 3 phút; 9h30 múa lân; 9h50 cắt băng, bắn pháo kim tuyến; 10h00 tiệc thử món; 11h00 mở cửa đón khách vãng lai với ưu đãi.
Lời dẫn từng phần, anh chị thay tên món và chương trình ưu đãi của nhà hàng mình vào kịch bản MC khai trương.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Chuyện hay gặp nhất là phần cúng kéo dài làm trễ giờ cắt băng đã chọn. Hãy xếp lễ cúng xong trước giờ đón khách ít nhất 30 phút. Micro mất tiếng giữa bài phát biểu cũng khó cứu, nên chúng tôi luôn để sẵn một micro dự phòng đã thử pin cạnh bàn kỹ thuật.
Kịch bản này dùng chung bộ khung với các chương trình khác trong dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hà Nội của chúng tôi. Điểm riêng là mốc 10h00 luôn được khóa cứng, vì bếp đã canh giờ ra món từ trước.
Khai trương quán ăn nhỏ: làm gọn mà vẫn đông khách
Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng quy mô quán ăn nhỏ không cần sân khấu hay cổng lớn. Một backdrop gọn, một bộ âm thanh nhỏ, màn lân ngắn và ưu đãi thật hấp dẫn trong tuần đầu là đủ kéo khách. Tiền nên dồn vào món ăn và ưu đãi, không dồn vào trang trí.
Quán 30 đến 40 chỗ mà dựng cổng hơi lớn thường chỉ làm chật vỉa hè. Tôi hay gợi ý backdrop nhỏ cạnh cửa, lân 10 phút, MC kiêm giới thiệu món và phiếu giảm giá cho lần ăn thứ hai.
Với tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng nhỏ, quán đông khách nhất là quán chạy ưu đãi đủ dài, ít nhất 3 đến 7 ngày, chứ không dồn hết vào một buổi sáng. Nếu anh chị cần một công ty tổ chức sự kiện lo từ khảo sát đến tháo dỡ, cứ coi công ty tổ chức sự kiện Hưng Thịnh như một tổ thi công riêng cho quán mình.
Dù quy mô lớn hay nhỏ, tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng hiệu quả luôn bắt đầu từ nhịp bếp, sau đó mới tới trang trí và nghi thức. Việc anh chị làm được ngay hôm nay là chụp ba tấm ảnh mặt tiền, ghi số khách dự kiến và giờ đẹp đã chọn, rồi gửi cho chúng tôi để nhận phương án sơ bộ.
Anh chị đã chọn được ngày giờ khai trương chưa? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh kèm ảnh mặt tiền để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng
Có nên mời khách ăn thử miễn phí ngày khai trương?
Khi tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng, nên mời ăn thử có giới hạn. Anh chị mời khách mời ăn thử dạng finger food hoặc vài món đặc trưng trong khoảng 60 phút, còn khách vãng lai thì dùng phiếu giảm giá. Cách này giúp bếp không quá tải ngày đầu và tạo lý do để khách quay lại trong tuần sau.
Mâm cúng khai trương nhà hàng gồm những gì?
Mâm cúng khai trương nhà hàng thường có gà luộc, xôi, hoa quả, hoa tươi, trầu cau, rượu, nhang đèn và vàng mã, nhiều nhà thêm heo quay. Lễ vật có thể thay đổi theo vùng miền và tín ngưỡng gia chủ. Nên cúng xong trước giờ đón khách ít nhất 30 phút.
Khai trương buổi sáng hay buổi tối tốt hơn?
Tùy bữa chính của nhà hàng. Nhà hàng bán bữa trưa nên khai trương buổi sáng để nối thẳng vào giờ ăn trưa. Nhà hàng bán bữa tối, quán nướng, quán lẩu nên làm khoảng 17h đến 18h, nhớ kết thúc phần nhạc lớn trước 21h để đúng giới hạn tiếng ồn.
Có hỗ trợ setup ngoài giờ kinh doanh không?
Có. Đội Hưng Thịnh thường dựng vào tối hôm trước sau giờ mặt bằng trống hoặc sáng sớm trước giờ cấm xe tải nội thành, để nhà hàng không phải đóng cửa thêm ngày nào. Khung giờ dựng và chi phí phát sinh nếu có được thống nhất rõ trong hợp đồng.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
