Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng trọn gói tại Hà Nội. Chúng tôi làm cho shop thời trang, mỹ phẩm, spa, showroom và cửa hàng mặt phố, gồm cổng bóng, backdrop, âm thanh, MC và teabreak. Thiết bị lấy từ kho riêng 1.000 m². Đội dựng là người của chúng tôi, và micro, nguồn điện luôn có bản dự phòng.
Loại hình này không có bảng giá cố định, vì mỗi cửa hàng khác nhau về mặt tiền, số khách và hoạt động. Anh chị gửi diện tích, số khách và ngày dự kiến, chúng tôi báo giá theo từng hạng mục trong ngày. Với bán lẻ, khách đi đường có dừng lại hay không phụ thuộc vào 5 mét mặt tiền nhiều hơn là một sân khấu to.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: backdrop, cổng bóng, hoa tươi, khu check-in, âm thanh, thảm đỏ, bộ cắt băng, MC, lân sư rồng, PG phát quà, teabreak và bánh kem.
- Giá báo theo số khách, độ rộng mặt tiền và hạng mục chọn. Anh chị nhận báo giá chi tiết trong ngày, có hợp đồng và hóa đơn VAT.
- Nên đặt lịch trước ngày khai trương 10 đến 14 ngày và chốt kịch bản trước 7 ngày, để còn kịp làm việc với phường nếu dùng vỉa hè.
- Đội dựng có mặt trước giờ cắt băng khoảng 3 đến 4 tiếng, hoặc dựng từ tối hôm trước nếu phố có giờ cấm xe tải.
Hạng mục trong gói khai trương cửa hàng
Gói khai trương cửa hàng của Hưng Thịnh có bốn nhóm hạng mục: trang trí mặt tiền, thiết bị nghi lễ, nhân sự chương trình và tiệc nhẹ. Anh chị có thể lấy trọn gói hoặc bỏ bớt nhóm nào đã tự lo được. Với cửa hàng bán lẻ, chúng tôi ưu tiên phần nhìn ở mặt tiền và lối khách đi vào.
Các hạng mục dưới đây giống phần lõi trong gói tổ chức sự kiện khai trương chung, nhưng được cắt lại theo mặt bằng cửa hàng. Mặt tiền thường chỉ rộng 4 đến 8 m, vỉa hè hẹp, khách vãng lai nhiều.
Backdrop, cổng bóng, hoa tươi, khu check-in
Mặt tiền là thứ khách nhìn thấy đầu tiên, nên phần trang trí tập trung vào bốn món sau:
- Backdrop: khung sắt hoặc khung truss, in bạt hoặc dán decal theo nhận diện thương hiệu. Kích thước tính theo mặt tiền để không che biển hiệu và cửa kính.
- Cổng bóng: dựng sát mép cửa, có cọc giữ chân và dây néo. Ngày gió to thì hạ chiều cao hoặc chuyển sang cổng hoa.
- Hoa tươi: kệ hoa chúc mừng, hoa bàn lễ tân, hoa cài áo cho người cắt băng.
- Khu check-in: đặt lệch sang một bên cửa, có đèn rọi, không chắn lối khách vào mua.
Âm thanh, thảm đỏ, bộ cắt băng
Âm thanh cho cửa hàng chỉ cần đủ cho đám đông trước cửa nghe rõ, không cần to. Chúng tôi chỉnh loa hướng vào khu khách đứng, không chĩa sang nhà bên cạnh.
Chúng tôi luôn để sẵn một bộ micro dự phòng cạnh bàn kỹ thuật. Thảm đỏ trải từ mép vỉa hè vào tới cửa, dán băng dính chống trượt hai đầu. Bộ cắt băng gồm băng lụa, khay, găng tay và số kéo đúng bằng số người cắt. Anh chị nên chốt danh sách người cắt trước 2 ngày.
MC, lân sư rồng, PG phát quà
Ba vai này giữ nhịp cho cả buổi. MC dẫn từ lúc đón khách tới khi tiễn khách, thường 2,5 đến 3 tiếng. Phần lời dẫn, chúng tôi bám theo khung trong bài kịch bản MC sự kiện khai trương rồi chỉnh theo ngành hàng của anh chị.
Lân sư rồng múa ngay trước giờ cắt băng, khoảng 10 đến 15 phút. Chúng tôi cần một khoảng trống trước cửa đủ cho lân xoay mà không va vào kệ hoa. PG phát quà đứng ở mép vỉa hè và phát voucher cho người đi đường. Với bán lẻ, đây là cách kéo khách vãng lai khá hiệu quả.
Teabreak và bánh kem khai trương
Teabreak dành cho khách mời, đặt trong cửa hàng hoặc dưới nhà bạt bên hông. Thường có bánh ngọt, trái cây, trà và nước, tính theo số khách mời chứ không tính theo khách vãng lai. Bánh kem được cắt ngay sau màn cắt băng để chụp ảnh.
Nếu mặt bằng của anh chị là quán ăn hoặc quán cà phê, phần đồ ăn và cách xếp bàn sẽ khác hẳn. Trường hợp đó anh chị tham khảo thêm cách chúng tôi làm tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng.
Báo giá tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Báo giá tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng phụ thuộc vào số khách mời, độ rộng mặt tiền, số hạng mục và hoạt động anh chị chọn. Hiện Hưng Thịnh chưa có bảng giá cố định cho loại hình này. Anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm, chi tiết theo từng hạng mục.
Bảng dưới là các gói tham khảo theo quy mô, không ghi số tiền vì hai cửa hàng cùng quy mô vẫn có thể chênh nhau đáng kể.
| Quy mô | Hạng mục thường có | Lưu ý |
|---|---|---|
| Dưới 50 khách, cửa hàng mặt phố | Cổng bóng, backdrop, thảm đỏ, bộ cắt băng, loa kéo hoặc âm thanh nhỏ, MC | Gói gọn trong mặt tiền, hạn chế lấn vỉa hè |
| 50 đến 150 khách | Thêm lân sư rồng, PG, khu check-in, teabreak, nhà bạt hoặc dù che | Cần khảo sát vỉa hè và nguồn điện |
| Trên 150 khách hoặc showroom | Thêm sân khấu, màn hình LED, bàn ghế khách mời, ánh sáng trưng bày | Cần phương án giao thông và chỗ đỗ xe |
Các yếu tố làm chi phí thay đổi nhiều nhất:
- Trong nhà hay ngoài trời, có cần nhà bạt, dù che mưa nắng không.
- Có lân sư rồng, ca sĩ, nhóm nhảy hay chỉ có MC.
- Số khách mời dùng teabreak.
- Giờ dựng: dựng đêm hoặc sáng sớm vì giờ cấm xe tải sẽ có thêm nhân sự trực.
- Địa điểm ngoài nội thành. Phụ phí phần này tùy chương trình và được thống nhất trong hợp đồng.
Anh chị gửi cho chúng tôi diện tích mặt tiền, số khách dự kiến, ngày giờ và ngành hàng. Có ba thông tin này, chúng tôi lên được báo giá theo từng hạng mục cho buổi khai trương.
Cửa hàng của anh chị rộng bao nhiêu mét mặt tiền và mời khoảng bao nhiêu khách? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình đặt dịch vụ khai trương tại Hưng Thịnh có 5 bước, từ lúc anh chị gửi yêu cầu tới khi nghiệm thu. Bước nào cũng có người phụ trách rõ ràng. Hai bên ký hợp đồng trước khi triển khai, và chúng tôi xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.
- Tiếp nhận yêu cầu: anh chị gửi ngày giờ, địa chỉ, số khách, ngành hàng và ngân sách dự kiến.
- Khảo sát địa điểm: đo mặt tiền, vỉa hè, kiểm tra nguồn điện, hướng gió, lối xe chở thiết bị vào. Chúng tôi khảo sát trước mọi sự kiện.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá chi tiết theo từng hạng mục. Phát sinh nào cũng phải được hai bên đồng ý. Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện hủy hoặc đổi lịch tùy chương trình và được thống nhất trong hợp đồng.
- Thi công và vận hành: dựng, chạy thử âm thanh, diễn tập (dry-run) với MC và người cắt băng. Ekip trực suốt buổi và liên lạc bằng bộ đàm.
- Nghiệm thu: tháo dỡ, trả lại mặt bằng sạch, rà soát cùng anh chị những gì cần rút kinh nghiệm.
Kinh nghiệm của tôi là đừng bỏ bước 2, vì đây là bước cứu chương trình nhiều nhất. Giả sử ổ điện ở cửa hàng yếu, loa có thể ngắt giữa bài phát biểu. Chúng tôi có máy phát điện dự phòng khi cần.
Tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?
Tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng cần chuẩn bị năm việc: chọn ngày giờ, xử lý mặt bằng và vỉa hè, kịch bản chương trình, truyền thông trước ngày mở cửa và phương án dự phòng thời tiết. Phần hàng hóa, nhân viên bán hàng và chương trình ưu đãi thuộc về cửa hàng, nên anh chị cần chốt song song.
Điều tôi hay dặn các chủ cửa hàng là làm ngược từ ngày khai trương, đây là mốc nên theo:
- Trước 14 ngày: chốt ngày giờ, đặt lịch đơn vị tổ chức, bắt đầu truyền thông trên fanpage, tờ rơi, banner. Bắt đầu truyền thông trước 7 đến 14 ngày.
- Trước 7 đến 10 ngày: chốt kịch bản, danh sách khách mời, người phát biểu, người cắt băng.
- Trước 3 ngày: chốt quà tặng, voucher, số lượng teabreak.
- Ngày khai trương: đội dựng có mặt trước giờ cắt băng khoảng 3 đến 4 tiếng.
Ngân sách nên dự trù thêm 10 đến 15% cho phát sinh. Bài phát biểu của chủ cửa hàng chỉ nên dài 3 đến 5 phút. Anh chị có thể dựa vào mẫu bài phát biểu khai trương cửa hàng rồi sửa lại cho đúng giọng của mình.
Giả sử một shop mỹ phẩm mặt tiền 5 m trên phố đông, mời 60 khách, khai trương lúc 9h vào tháng mưa. Bối cảnh như vậy có hai vấn đề: vỉa hè chỉ đủ một hàng người, và dự báo có mưa rào buổi sáng. Cách xử lý là đưa backdrop và khu check-in vào sát cửa kính, thay cổng bóng lớn bằng cổng thấp có néo dây, dựng thêm 2 nhà bạt rút 3×3 m cạnh cửa. Loa đặt dưới bạt, dây điện đi trên cao. Nếu mưa thật, chương trình chỉ lùi 15 phút và cắt băng dưới bạt, không ai phải chạy vào trong.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Nhiều chủ cửa hàng vẫn hỏi chúng tôi chuyện đốt pháo cho rộn ràng. Theo Nghị định 137/2020/NĐ-CP, pháo nổ bị nghiêm cấm sử dụng. Người dân chỉ được dùng loại pháo hoa không gây tiếng nổ. Chúng tôi không đưa pháo nổ vào kịch bản, kể cả khi khách yêu cầu.
Ý tưởng tổ chức khai trương shop thời trang, mỹ phẩm, spa
Ý tưởng khai trương cho shop nên xuất phát từ việc khách làm gì khi bước vào cửa hàng: thử đồ, thử sản phẩm hay trải nghiệm dịch vụ. Sân khấu không phải phần quyết định. Ba ngành dưới đây có cách làm khác nhau rõ rệt, dù cùng dùng chung bộ cổng bóng, backdrop và âm thanh.
Shop thời trang: cho 2 đến 3 người mẫu mặc bộ sưu tập mới đứng ở cửa trong giờ đầu, cùng một góc chụp ảnh có gương lớn và đèn. Ưu đãi nên gắn với lượt thử đồ, không chỉ với hóa đơn. Lượt thử đồ là thứ giữ khách ở lại lâu.
Shop mỹ phẩm: quầy test sản phẩm ngay cửa, có nhân viên tư vấn đứng cố định. Âm thanh vừa phải để khách còn nói chuyện được. Quà nên là mẫu thử. Khách cầm mẫu thử về là có lý do quay lại mua bản đầy đủ.
Spa: không gian cần yên. Vì vậy chúng tôi rút gọn phần nghi lễ trong khoảng 20 phút, sau đó tắt nhạc sôi động và mở các suất trải nghiệm ngắn đặt trước. Lân sư rồng với spa nên cân nhắc. Tiếng trống to có thể làm phiền khách đang làm dịch vụ ở tầng trên.
Khai trương showroom: điểm khác cần lưu ý
Khai trương showroom khác ở chỗ khách mời chủ yếu là đối tác và khách hàng tiềm năng, sản phẩm lớn và chương trình dài hơn. Phần ánh sáng trưng bày, lối di chuyển giữa các khu sản phẩm và chỗ đỗ xe cho khách mời quan trọng hơn cổng bóng hay PG phát quà.
Với showroom, chúng tôi thường bổ sung sân khấu thấp, màn hình LED để chiếu video giới thiệu, bàn ghế cho khách mời ngồi nghe phát biểu và khu teabreak riêng. Mặt bằng showroom thường rộng nên âm thanh phải chia vùng, loa chính ở khu nghi lễ, loa phụ ở khu trưng bày. Phần này gần với một sự kiện doanh nghiệp, nên anh chị có thể xem cách chúng tôi làm tổ chức sự kiện trọn gói để hình dung khối lượng việc. Nếu cần một công ty tổ chức sự kiện lo trọn phần này, anh chị gửi mặt bằng để chúng tôi khảo sát.
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất với showroom là xe chở thiết bị không vào được vì sản phẩm đã xếp kín lối. Thứ tự đúng là dựng sân khấu, màn hình, dây điện trước, rồi mới đưa sản phẩm vào.
Minigame và ưu đãi kéo khách trong ngày khai trương
Minigame và ưu đãi trong ngày khai trương có một việc chính: biến người đi đường thành người bước vào cửa hàng. Trò chơi phải đơn giản, chơi trong dưới một phút và gắn phần thưởng với việc mua hàng hoặc quay lại. Trò cầu kỳ trên sân khấu chỉ giữ được khách mời, nên khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng anh chị hãy ưu tiên trò gọn, gần cửa.
Từ các chương trình chúng tôi đã làm, những hình thức sau dễ kéo khách nhất:
- Vòng quay may mắn đặt ở cửa, mỗi hóa đơn được một lượt quay.
- Check-in nhận quà: đăng ảnh tại khu check-in, nhận ngay ly sứ, túi vải hoặc voucher.
- Quà cho 50 khách đầu tiên, công bố trước trên fanpage để tạo hàng người từ sáng.
- Quay số hóa đơn cuối buổi, người trúng phải có mặt mới nhận quà, như vậy khách sẽ ở lại.
- Mức giảm giá 10 đến 30% hoặc combo khai trương, áp dụng 3 đến 7 ngày để khách chưa kịp đến vẫn còn lý do ghé.
Nói thật với anh chị, quà rẻ mà phát đúng lúc vẫn hiệu quả hơn quà đắt phát lộn xộn. Chúng tôi luôn để MC báo trước giờ quay số và cho PG giữ trật tự hàng chờ.
Một buổi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng hiệu quả nằm ở ba chỗ: mặt tiền đủ hút mắt, chương trình gọn và ưu đãi đủ lý do để khách bước vào. Việc anh chị nên làm ngay hôm nay là đo mặt tiền và ghi lại số khách mời dự kiến.
Anh chị đã chốt ngày khai trương và cần lên phương án cho mặt tiền cửa hàng? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
Cửa hàng mặt phố nhỏ có tổ chức khai trương được không?
Được. Mặt tiền 3 đến 4 m vẫn tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng gọn gàng được, không cần sân khấu lớn. Chúng tôi dùng backdrop dựa tường, cổng bóng thấp, âm thanh nhỏ và một MC. Khu check-in đặt sát cửa kính. Nếu cần che mưa nắng thì thêm nhà bạt rút 3×3 m, hạn chế lấn ra vỉa hè.
Khai trương vào giờ nào đông khách nhất?
Phần nghi lễ nên làm vào buổi sáng, khoảng 8h đến 10h, khi khách mời dễ sắp xếp thời gian. Với shop thời trang, mỹ phẩm ở phố đông, khách mua thường đến nhiều vào chiều tối. Vì vậy nên kéo dài ưu đãi đến tối, và giữ âm thanh nhỏ lại sau 21h.
Có cần xin phép phường khi dựng cổng ngoài vỉa hè?
Nên hỏi phường trước khi dựng cổng ngoài vỉa hè vì quy định từng khu vực khác nhau. Khi khảo sát, chúng tôi đo phần vỉa hè cần dùng để anh chị có số liệu khi trao đổi với phường.
Có hỗ trợ livestream khai trương không?
Nếu tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng có livestream, anh chị cho chúng tôi biết ngay khi gửi yêu cầu, để hạng mục này được báo giá riêng theo chương trình. Về phía kỹ thuật, chúng tôi bố trí góc máy không ngược sáng, nguồn điện riêng và đường tín hiệu âm thanh sạch từ bàn mixer, để tiếng MC trên livestream rõ.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
