Sự Kiện Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện trong khách sạn trọn gói tại Hà Nội cho doanh nghiệp làm hội nghị, hội thảo, tất niên, gala dinner, ra mắt sản phẩm. Khách sạn giữ phần sảnh và tiệc, phần sân khấu, LED, âm thanh ánh sáng, kịch bản và vận hành do đội Hưng Thịnh đảm nhận, bằng thiết bị từ kho riêng 1.000 m², đội dựng của mình và luôn có bộ dự phòng.
Phần việc của chúng tôi được báo giá theo số khách và địa điểm ngay trong ngày. Theo tôi, phần lớn sự cố ở ballroom không đến từ thiết bị. Chúng đến từ khung giờ setup quá ngắn và nguồn điện không ai hỏi trước.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: tư vấn và khảo sát sảnh khách sạn, sân khấu, backdrop, màn hình LED, âm thanh ánh sáng, MC, kịch bản chương trình và nhân sự vận hành suốt sự kiện.
- Phần kỹ thuật được báo giá theo số khách, kích thước sảnh và hạng mục; tiền sảnh, tiệc thường do anh chị ký trực tiếp với khách sạn.
- Nên chốt khách sạn và đặt lịch đơn vị sự kiện trước 3 đến 4 tuần, chốt kịch bản trước ngày sự kiện 7 đến 10 ngày.
- Trước khi ký với khách sạn, hỏi rõ giờ được vào setup, kích thước và tải trọng thang hàng, công suất tủ điện, phí mang thiết bị ngoài.
Dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn: khách sạn lo gì, đơn vị sự kiện lo gì?
Trong dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn, khách sạn lo sảnh, tiệc và phục vụ, còn đơn vị sự kiện lo sân khấu, LED, âm thanh ánh sáng, kịch bản và vận hành. Hai bên cần một đầu mối chung để không có việc nào rơi giữa hai bên.
Chỗ hở thường nằm ở mấy thứ nhỏ: micro không dây, bục phát biểu, dây HDMI từ bàn đại biểu lên máy chiếu. Ngay buổi khảo sát, chúng tôi lập bảng phân công từng hạng mục, có tên người chịu trách nhiệm.
Sảnh, phòng họp, tiệc của khách sạn
Khi tổ chức sự kiện trong khách sạn, khách sạn thường đảm nhận phần không gian và ẩm thực, gồm:
- Sảnh tiệc (ballroom), phòng họp, phòng chờ cho diễn giả, khu đón khách trước cửa sảnh.
- Ăn uống: teabreak, buffet, set menu bàn tròn, cocktail, finger food; suất chay và lưu ý dị ứng cần báo trước.
- Bàn ghế, khăn của khách sạn, xếp theo kiểu rạp hát, lớp học, chữ U hoặc bàn tròn.
- Nhân viên phục vụ, bảo vệ, bãi đỗ xe, phòng nghỉ cho khách mời ở xa.
- Thiết bị cơ bản: máy chiếu, micro hội nghị, wifi. Chất lượng mỗi nơi một khác.
Với chương trình nặng nội dung chuyên môn, anh chị có thể xem cách chúng tôi tổ chức sự kiện hội thảo từ khâu đón đại biểu đến phần hỏi đáp.
Sân khấu, LED, âm thanh ánh sáng, kịch bản từ đơn vị sự kiện
Đội Hưng Thịnh nhận phần chương trình và kỹ thuật, gồm các hạng mục:
- Sân khấu lắp ghép theo kích thước sảnh. Sảnh khách sạn có trần thấp thường dùng sân khấu cao khoảng 40 đến 60 cm.
- Backdrop in trên khung truss, hoặc màn hình LED P3 làm nền sân khấu.
- Âm thanh hội nghị cho hội thảo, combo âm thanh ánh sáng cho gala, luôn kèm micro dự phòng.
- Màn sao, đèn biểu diễn, đèn follow cho phần trao giải, vinh danh.
- MC, kịch bản chương trình, timeline chi tiết theo phút, dry-run trước giờ G.
- Khu check-in, bàn ký tên, cổng chào, hoa bàn đại biểu.
- Kỹ thuật viên trực chiến, liên lạc bằng bộ đàm, máy phát điện dự phòng, bảo hiểm sự kiện.
Thiết bị được chở từ kho của chúng tôi, đội dựng tự lắp và tự vận hành. Khi có sự cố, người xử lý chính là người đã lắp thiết bị đó.
Báo giá tổ chức sự kiện trong khách sạn: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Báo giá tổ chức sự kiện trong khách sạn không có một con số chung. Tiền sảnh và tiệc do khách sạn báo, còn phần chương trình phụ thuộc số khách, kích thước sảnh và mức đầu tư kỹ thuật. Với các hạng mục do Hưng Thịnh thực hiện, anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm.
Bảng dưới là gói tham khảo theo quy mô, chỉ mô tả hạng mục thường có, không phải giá:
| Quy mô | Bối cảnh thường gặp | Hạng mục chính từ đơn vị sự kiện |
|---|---|---|
| Dưới 50 khách | Phòng họp, họp đối tác, workshop | Backdrop, âm thanh hội nghị, micro dự phòng, màn hình trình chiếu, kỹ thuật viên trực |
| 50 đến 150 khách | Hội nghị khách hàng, tri ân, sinh nhật công ty | Sân khấu thấp, màn hình LED, combo âm thanh ánh sáng, MC, khu check-in, tổ điều phối |
| Trên 150 khách | Ballroom, tất niên, gala dinner, Year End Party | Sân khấu lớn, LED làm nền, ánh sáng biểu diễn, màn sao, MC, kịch bản, dry-run, đội trực chiến |
Các yếu tố làm chi phí phần kỹ thuật lên hoặc xuống:
- Kích thước sảnh và chiều cao trần, quyết định diện tích LED và kiểu sân khấu.
- Khung giờ setup: dựng đêm hoặc dựng gấp trong 3 đến 4 tiếng phải tăng người.
- Đường vận chuyển: cửa nhận hàng, thang hàng, quãng đẩy từ bãi xe lên sảnh.
- Nội dung chương trình: chỉ phát biểu, hay có văn nghệ, trao giải, livestream.
- Số ngày giữ thiết bị, nhất là hội nghị kéo dài 2 đến 3 ngày.
Giá sảnh và suất tiệc do khách sạn quy định, anh chị hỏi trực tiếp họ. Anh chị gửi cho chúng tôi số khách, khách sạn hoặc khu vực dự kiến, ngày giờ và nội dung chính, đội Hưng Thịnh sẽ báo giá chi tiết theo từng hạng mục.
Đã có khách sạn và số khách dự kiến? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình phối hợp khi tổ chức sự kiện nhà hàng khách sạn
Quy trình phối hợp khi tổ chức sự kiện nhà hàng khách sạn gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát sảnh cùng kỹ thuật khách sạn, báo giá và ký hợp đồng, thi công và vận hành, nghiệm thu. Khác với sự kiện ngoài trời, bước nào cũng phải khớp với lịch sảnh và nội quy của khách sạn.
- Tiếp nhận yêu cầu: loại hình, ngày giờ, số khách, kiểu tiệc, phong cách trang trí, các dịch vụ đi kèm như quay chụp, phiên dịch, MC, tiết mục biểu diễn.
- Khảo sát: đo sảnh, cột, trần, cửa thoát nạn; hỏi kỹ thuật khách sạn về tủ điện, điểm treo, thang hàng, giờ được vào.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá theo từng hạng mục, ký hợp đồng trước khi triển khai, phát sinh phải được hai bên đồng ý.
- Thi công và vận hành: dựng theo khung giờ đã thống nhất, chạy thử âm thanh, dry-run, đội trực chiến đến khi khách về.
- Nghiệm thu: tháo dỡ, trả sảnh sạch đúng giờ, rà lại sự cố và góp ý cho lần sau.
Nếu anh chị chưa chốt khách sạn, chúng tôi tư vấn và đi khảo sát cùng, nhưng không cho thuê địa điểm. Bài gợi ý địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội giúp anh chị lọc trước theo khu vực và quy mô.
Hưng Thịnh có xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp. Đặt cọc, hủy hoặc đổi lịch, phụ phí tùy từng chương trình và được thống nhất trong hợp đồng.
Tổ chức sự kiện trong khách sạn phù hợp với loại hình nào?
Tổ chức sự kiện trong khách sạn hợp nhất với chương trình cần không gian kín, ổn định, có tiệc đi kèm và khách mời cần sự chỉn chu. Đó là hội nghị, hội thảo, MICE, tất niên, gala dinner, ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng. Sự kiện cần vận động nhiều hoặc đông người tự do đi lại thì không nên chọn sảnh khách sạn.
Mỗi loại hình đi với một kiểu bố trí khác nhau:
- Hội nghị, hội thảo: ghế kiểu rạp hát hoặc lớp học, màn hình rõ chữ từ hàng cuối, micro cầm tay cho phần hỏi đáp.
- Tất niên, gala dinner, Year End Party: bàn tròn 10 khách, sân khấu rộng cho văn nghệ, ánh sáng đổi theo từng phần.
- Ra mắt sản phẩm: khu trưng bày, màn LED cho video, lối đi để báo khách tiếp cận sản phẩm.
- Tri ân khách hàng, kỷ niệm thành lập công ty: khu check-in chụp ảnh, phần vinh danh, tiệc set menu.
Hội thảo có diễn giả hoặc đồng tổ chức nước ngoài cần để ý thủ tục. Theo các trang luật tư vấn, hội nghị, hội thảo quốc tế có quy định riêng về xin phép và thông báo. Anh chị nên kiểm tra văn bản gốc trước khi chốt ngày.
Khi một chương trình cần cả sảnh khách sạn lẫn phần ngoài trời, ví dụ khai trương kèm tiệc tối, anh chị có thể xem tổng thể dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hà Nội để ghép hạng mục cho cả ngày.
Ưu, nhược điểm khi tổ chức sự kiện trong khách sạn
Khi tổ chức sự kiện trong khách sạn, ưu điểm lớn nhất là không phụ thuộc thời tiết, có sẵn tiệc, phục vụ, bãi xe và phòng nghỉ. Nhược điểm nằm ở khung giờ setup bị giới hạn, nội quy kỹ thuật chặt và chi phí sảnh, tiệc khó thương lượng vào mùa cao điểm cuối năm.
Ưu điểm:
- Không lo mưa, gió, nắng nóng; âm thanh dễ kiểm soát trong không gian kín.
- Tiệc, phục vụ, bảo vệ, bãi đỗ xe đã có sẵn, ban tổ chức đỡ được nhiều đầu việc.
- Khách mời dễ tìm đường, khách ở xa ngủ lại ngay tại chỗ.
Nhược điểm:
- Giờ vào sảnh ngắn, nhất là khi khách sạn có tiệc liền trước.
- Hạn chế về tải trọng, điểm treo, độ cao; không phải sảnh nào cũng dựng được LED lớn.
- Cháy lịch vào tháng 12 và tháng 1, đặt muộn khó chọn được sảnh đẹp. Đó là lý do tổ chức sự kiện trong khách sạn cần đặt sớm.
Nói thật với anh chị, nhiều doanh nghiệp chọn khách sạn vì nghĩ “vào là có hết”. Phần tiệc thì đúng, phần chương trình thì chưa chắc. Tôi khuyên tách bạch hai phần ngay từ đầu.
Lưu ý giờ setup, tải trọng sàn, nguồn điện tại ballroom
Ba thứ cần hỏi ballroom trước khi ký là giờ được vào setup, tải trọng sàn và thang hàng, công suất tủ điện. Thiếu một trong ba, sân khấu và LED có thể không kịp dựng, không lên được tầng hoặc mất điện giữa chương trình. Tất cả nên được ghi bằng văn bản với khách sạn.
Giờ setup là thứ hay bị hứa miệng nhất. Khách sạn nói “chiều hôm trước vào được”, đến nơi thì sảnh còn tiệc cưới. Kinh nghiệm của tôi là đội dựng có mặt trước giờ đón khách khoảng 4 tiếng cho phần hoàn thiện, còn sân khấu và LED nên dựng xong từ đêm hôm trước. Lịch chở hàng phải tránh giờ cấm xe tải và tính ngược từ giờ được vào sảnh.
Tải trọng sàn và thang hàng quyết định ballroom ở tầng cao dựng được gì. Màn LED và khung truss nặng, cần biết cửa thang rộng bao nhiêu, mỗi chuyến chở được bao nhiêu ký. Treo đèn hoặc truss lên trần phải dùng điểm treo khách sạn cho phép, không tự khoan, tự buộc.
Nguồn điện cần đo bằng số liệu, không đoán. Chúng tôi xin kỹ thuật khách sạn vị trí tủ điện, công suất được cấp và điểm đấu, tách riêng nguồn âm thanh với nguồn ánh sáng để tránh rè, nhiễu.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Không để sân khấu, LED hoặc khu check-in chắn cửa thoát nạn, bình chữa cháy và biển chỉ dẫn của sảnh. Micro mất tiếng giữa bài phát biểu là sự cố khó cứu nhất, nên chúng tôi luôn để sẵn một bộ micro dự phòng đã test pin cạnh bàn kỹ thuật.
Giả sử một doanh nghiệp 250 khách làm tất niên ở ballroom tầng 3 của một khách sạn nội thành, khách sạn chỉ cho vào sảnh từ 22h đêm trước vì chiều hôm đó còn tiệc cưới. Sân khấu, màn LED và đèn đều phải lên bằng thang hàng, mỗi chuyến chở được ít.
Cách xử lý: khảo sát trước 2 tuần, đo cửa thang, chia LED theo thùng, xếp hàng trên xe theo đúng thứ tự dựng, tăng người đẩy hàng ca đêm. Nếu làm đúng thứ tự này, sảnh có thể hoàn thiện trước giờ đón khách khoảng 4 tiếng, kịp test âm thanh và dry-run.
Tổ chức sự kiện trong khách sạn suôn sẻ khi khách sạn lo trọn sảnh và tiệc, đơn vị sự kiện lo trọn chương trình, và ba thông số giờ setup, tải trọng, nguồn điện được chốt bằng văn bản. Nếu cần một công ty tổ chức sự kiện có kho và đội dựng riêng để làm phần chương trình, anh chị có thể tìm hiểu thêm về công ty tổ chức sự kiện Hưng Thịnh. Việc làm được ngay hôm nay: gửi email cho khách sạn hỏi bốn câu, gồm giờ vào sảnh, thang hàng, công suất điện và phí thiết bị ngoài.
Khách sạn đã trả lời giờ setup và nguồn điện chưa? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện trong khách sạn
Có tự mang thiết bị vào khách sạn được không?
Tùy khách sạn. Nhiều khách sạn cho phép, một số nơi bắt dùng thiết bị của họ hoặc thu phí, nên cần hỏi trước khi ký. Đi kèm thường là điều kiện: đăng ký danh sách thiết bị và nhân sự, đi đúng lối hàng, đúng giờ.
Sảnh bao nhiêu m² đủ cho 200 khách?
Với tiệc bàn tròn 10 khách mỗi bàn, 200 khách cần 20 bàn và sảnh khoảng 300 đến 350 m² khi có sân khấu khoảng 24 m², lối đi rộng 1,5 m và khu buffet. Hội nghị xếp ghế kiểu rạp hát cần khoảng 200 đến 250 m². Đây là ước lượng kinh nghiệm, vẫn phải đo thực tế cột và cửa thoát nạn.
Thời gian setup thường được bao lâu?
Thời gian setup khi tổ chức sự kiện trong khách sạn thường từ 3 đến 8 tiếng tùy quy mô. Hội thảo có backdrop và âm thanh mất khoảng 3 đến 4 tiếng. Gala có sân khấu, LED, ánh sáng cần 6 đến 8 tiếng. Nhiều khách sạn chỉ cho vào sảnh tối hôm trước hoặc sáng sớm.
Khách sạn có tính phí ngoài giờ không?
Thường là có. Nhiều khách sạn tính phí khi chương trình kéo quá giờ thuê sảnh, khi vào setup sớm hoặc tháo dỡ muộn hơn khung đã ký. Mức phí do khách sạn quy định nên tôi không nêu con số. Anh chị nên đề nghị ghi rõ giờ vào, giờ trả sảnh và đơn giá phát sinh vào hợp đồng.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
