Tổ chức sự kiện là một quá trình đầy sáng tạo, nhưng cũng không ít thách thức. Trong bài viết này, hãy cùng điểm qua 7 vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện – kèm theo những giải pháp thực tế để bạn chủ động phòng tránh, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Đừng bỏ lỡ nếu bạn đang hoặc sắp đảm nhận vai trò tổ chức!
7 vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện
Lên kế hoạch không sát thực tế
Nhiều công ty tổ chức sự kiện thiếu kinh nghiệm thường lên kế hoạch quá lý tưởng, không tính đến yếu tố thực tế như thời gian chuẩn bị, năng lực nhân sự, ngân sách, hoặc điều kiện địa điểm. Kết quả là sự kiện bị trễ tiến độ, thiếu thiết bị hoặc bối rối trong xử lý các tình huống phát sinh.
Giải pháp: Lập kế hoạch dựa trên khảo sát thực tế và kinh nghiệm từ các sự kiện tương tự. Ưu tiên các đầu việc quan trọng, có timeline rõ ràng và ngân sách dự phòng cho từng hạng mục
Thiếu phương án dự phòng
Việc không có phương án dự phòng khiến sự kiện dễ rơi vào tình trạng “khó xoay xở” khi gặp sự cố như mất điện, hỏng thiết bị, MC đến trễ hoặc ca sĩ hủy show. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh chuyên nghiệp và trải nghiệm khách mời.
Giải pháp: Luôn có kế hoạch B cho các hạng mục trọng yếu: nhân sự thay thế, nguồn điện dự phòng, thiết bị dự trữ. Đặc biệt, hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có sẵn phương án xử lý khẩn cấp.
Âm thanh – ánh sáng không đảm bảo
Hệ thống âm thanh bị rè, micro nhiễu sóng hay ánh sáng quá chói/kém đều ảnh hưởng đến trải nghiệm người tham dự và hiệu quả truyền tải thông điệp. Đặc biệt trong hội nghị hay chương trình sân khấu, đây là yếu tố tối quan trọng.
Giải pháp: Thuê đơn vị có kinh nghiệm setup kỹ thuật, sử dụng thiết bị chính hãng, test kỹ toàn bộ âm thanh – ánh sáng trước giờ G. Chuẩn bị kỹ thuật viên túc trực xử lý sự cố tức thì.
Nhân sự thiếu chuyên nghiệp
Vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện tiếp theo là PG/PB không được training kỹ, MC thiếu duyên hoặc bộ phận điều phối lúng túng có thể khiến sự kiện kém hấp dẫn, thiếu kết nối hoặc lộn xộn trong khâu đón tiếp, phục vụ.
Giải pháp: Tuyển chọn nhân sự có kinh nghiệm, đào tạo kỹ trước sự kiện và phân công nhiệm vụ rõ ràng. Ưu tiên hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện uy tín có đội ngũ được đào tạo bài bản.
Không kiểm soát được luồng khách
Tình trạng khách đến muộn, ra vào không kiểm soát hoặc chen lấn xếp hàng gây mất trật tự, ảnh hưởng trải nghiệm khách mời và làm “nghẽn” tiến độ chương trình.
Giải pháp: Để hạn chế vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện ở đây, bạn cần thiết kế sơ đồ đón tiếp hợp lý, phân luồng lối đi – chỗ ngồi, có nhân sự điều phối tại các điểm chính như cổng vào, khu check-in, khu vực ăn uống… Sử dụng vé mời điện tử, mã QR để kiểm soát lượng khách dễ dàng hơn.
Truyền thông – ghi hình kém chất lượng
Nếu truyền thông và ghi hình sự kiện không được đầu tư đúng mức, doanh nghiệp sẽ mất đi tư liệu giá trị để quảng bá sau sự kiện. Ngoài ra, chất lượng livestream kém còn khiến người xem online có trải nghiệm tiêu cực.
Giải pháp: Sử dụng ekip truyền thông chuyên nghiệp, có kinh nghiệm livestream, quay dựng và chụp ảnh sự kiện. Chuẩn bị sẵn kịch bản nội dung và phối hợp chặt với bộ phận kỹ thuật để bắt được những khoảnh khắc đẹp nhất.
Vấn đề về thời tiết
Đối với các sự kiện ngoài trời, thời tiết là yếu tố không thể kiểm soát và là một trong những các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện. Thời tiết xấu có thể làm gián đoạn hoặc hủy bỏ sự kiện, gây thiệt hại về tài chính và uy tín.
Giải pháp: Luôn cập nhật dự báo thời tiết và có kế hoạch dự phòng cho trường hợp thời tiết xấu. Chuẩn bị các phương án thay thế như di chuyển sự kiện vào trong nhà hoặc trang bị lều bạt, ô che để bảo vệ khách mời.
Làm sao để hạn chế các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện?
Để hạn chế tối đa các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện, điều quan trọng là bạn cần chuẩn bị thật kỹ từ khâu lên kế hoạch đến triển khai thực tế. Dưới đây là những cách hiệu quả giúp sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp:
- Chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, giàu kinh nghiệm: Đây là yếu tố then chốt giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh rủi ro.
- Có checklist chi tiết từng hạng mục: Checklist là công cụ kiểm soát hiệu quả, giúp bạn theo dõi tiến độ, tránh bỏ sót các đầu việc quan trọng.
- Tổ chức họp trước sự kiện, phân công rõ người – việc: Họp pre-event giúp toàn bộ ekip nắm rõ quy trình, nhiệm vụ và phối hợp ăn ý hơn trong ngày diễn ra.
- Kiểm tra kỹ thiết bị – rehearsal kỹ lưỡng: Test toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu… ít nhất 1 ngày trước sự kiện.
Gợi ý đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Hưng Thịnh
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp và linh hoạt về chi phí, Hưng Thịnh là lựa chọn đáng cân nhắc hàng đầu hiện nay.
Có rất nhiều lý do khiến Hưng Thịnh trở thành sự lựa chọn hàng đầu nhiều đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp:
- Kinh nghiệm tổ chức đa dạng: Đội ngũ từng triển khai nhiều sự kiện trong nhà và ngoài trời với quy mô từ vài chục đến hàng nghìn người, hạn chế tối đa các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện.
- Dịch vụ trọn gói A-Z: Tư vấn – lên concept – thiết kế – thi công – vận hành sự kiện chỉ với một nhà cung cấp duy nhất.
- Thiết bị và kho vật tư sẵn có: Sở hữu hệ thống âm thanh ánh sáng, nhà bạt, bàn ghế, backdrop… không qua trung gian, giúp tối ưu chi phí.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: MC, PG, kỹ thuật viên, điều phối… được đào tạo bài bản và làm việc có trách nhiệm.
- Báo giá minh bạch – linh hoạt theo ngân sách: Có nhiều gói dịch vụ phù hợp từ cơ bản đến cao cấp, cam kết không phát sinh bất ngờ.
Liên hệ ngay với Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá chi tiết cho sự kiện của bạn! Hotline: 0966.82.99.98.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để tránh sự cố kỹ thuật khi tổ chức sự kiện?
Để hạn chế tối đa vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện về sự cố kỹ thuật như âm thanh hỏng, hình ảnh lỗi, mất điện…, bạn cần có checklist kỹ thuật đầy đủ, kiểm tra toàn bộ thiết bị trước khi chương trình diễn ra. Nên có đội ngũ kỹ thuật viên túc trực suốt sự kiện để xử lý kịp thời mọi tình huống.
Có nên tự tổ chức sự kiện hay thuê đơn vị chuyên nghiệp?
Nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và đảm bảo tiến độ, chất lượng.
Có cần xin giấy phép cho sự kiện không?
Tùy vào loại hình và quy mô sự kiện, việc xin giấy phép là bắt buộc (đặc biệt với sự kiện ngoài trời, có hoạt động sân khấu, ca nhạc, đường phố…).
Dự trù chi phí sự kiện như thế nào để không bị phát sinh?
Bạn nên lập bảng ngân sách chi tiết theo từng hạng mục: địa điểm, nhân sự, thiết bị, truyền thông, chi phí phát sinh… Luôn có khoản dự phòng khoảng 10–15% tổng chi phí.
Nên chọn tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời để tránh rủi ro?
Tổ chức sự kiện trong nhà có ưu điểm về kiểm soát âm thanh, ánh sáng, thời tiết nhưng giới hạn không gian. Ngoài trời thoáng đãng, sáng tạo nhưng cần dự phòng thời tiết (mưa, nắng gắt…). Tùy vào loại hình và thời điểm tổ chức, bạn nên cân nhắc và có phương án dự phòng phù hợp, hoặc nhờ chuyên gia tư vấn địa điểm tối ưu.
Kết bài
Tổ chức sự kiện không đơn thuần chỉ là dựng sân khấu và mời khách đến tham dự – mà còn là cả một quá trình chuẩn bị chi tiết, phối hợp ăn ý và xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh. Việc nắm rõ các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn chủ động hơn trong khâu chuẩn bị, đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn và ấn tượng.
Ngoài ra, Hưng Thịnh Media chuyên tổ chức trọn gói các sự kiện khai trương, khánh thành, teambuilding, hội thảo, tiệc tất niên, … với kịch bản sáng tạo, chi phí tối ưu và ekip chuyên nghiệp. Liên hệ ngay để biến ý tưởng của bạn thành sự kiện đáng nhớ!
Sự kiện Hưng Thịnh là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói cho các sự kiện như Year End Party, hội nghị khách hàng, khai trương, họp lớp, team building… và luôn hướng đến trải nghiệm chỉn chu, sáng tạo, khác biệt cho từng chương trình.
