Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương Cửa Hàng Thu Hút Khách Hàng

Để buổi lễ khai trương thật sự thành công và để lại ấn tượng mạnh, bạn cần một kế hoạch tổ chức bài bản, chuyên nghiệp và sáng tạo. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng hiệu quả nhất giúp bạn gây chú ý, thu hút khách đến đông đảo và tối ưu chi phí tổ chức.

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Xác định ngân sách tổ chức

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định ngân sách cho toàn bộ sự kiện khai trương. Bạn cần liệt kê các khoản chi chính như thuê thiết bị, nhân sự, quà tặng, chi phí trang trí, truyền thông, tiệc nhẹ (nếu có)… Nên dự trù thêm 10–15% cho các chi phí phát sinh. 

Lên ý tưởng chủ đề và concept sự kiện 

Chủ đề nên phản ánh đúng tinh thần thương hiệu của cửa hàng và tạo sự khác biệt so với các sự kiện khai trương khác. Ví dụ, nếu cửa hàng của bạn bán đồ nội thất, bạn có thể chọn chủ đề “Khởi đầu không gian sống mới” với các hoạt động như tư vấn thiết kế nội thất miễn phí ngay tại sự kiện. 

Chọn ngày giờ khai trương phù hợp

Ngày khai trương nên được lựa chọn kỹ lưỡng, tránh trùng các dịp lễ lớn nếu bạn không có lợi thế truyền thông mạnh. Ngoài ra, trong văn hóa Á Đông, việc chọn ngày đẹp, hợp phong thủy cũng được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Về giờ tổ chức, nên ưu tiên buổi sáng hoặc đầu giờ chiều – thời điểm khách hàng dễ dàng tham gia. 

Địa điểm và mặt bằng tổ chức

Thông thường, khai trương sẽ diễn ra ngay tại cửa hàng. Tuy nhiên, cần đảm bảo không gian đủ rộng để lắp đặt sân khấu, backdrop, khu vực tiếp khách, quà tặng… Nếu mặt bằng nhỏ hoặc hạn chế về lề đường, hãy cân nhắc thuê thêm dù che, nhà bạt hoặc tổ chức tại khu vực lân cận rộng hơn. 

Nội dung và timeline sự kiện chi tiết

Hãy xây dựng timeline sự kiện khai trương cụ thể theo từng phút, bao gồm: đón khách – khai mạc – phát biểu – cắt băng – hoạt động tương tác – trao quà – kết thúc. Timeline càng chi tiết, việc điều phối chương trình càng suôn sẻ. 

Truyền thông – marketing trước khai trương

Hãy lên kế hoạch truyền thông trước ít nhất 7–14 ngày qua các kênh như fanpage, tờ rơi, banner, email marketing hoặc hợp tác với KOLs địa phương. Các nội dung truyền thông cần nhất quán về hình ảnh và thông điệp để thu hút khách hàng mục tiêu. Đừng quên tận dụng các chương trình ưu đãi, minigame hoặc livestream countdown để tăng tương tác và tạo hiệu ứng lan tỏa.

Chuẩn bị quà tặng, khuyến mãi khai trương

Tâm lý khách hàng rất ưa thích các chương trình tặng quà – giảm giá vào ngày khai trương. Vì vậy, hãy thiết kế các chương trình ưu đãi hấp dẫn như: giảm giá 10–30%, tặng quà đơn đầu tiên, combo giá tốt… Các phần quà như ly sứ, túi vải, voucher hay bánh kẹo đều có chi phí thấp nhưng tạo cảm giác hài lòng cho khách. 

Phân công nhân sự – đối tác sự kiện, trang thiết bị  

Tùy vào quy mô sự kiện, bạn cần lên danh sách nhân sự tham gia điều phối như: MC, lễ tân, kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng, quay phim – chụp ảnh… Nếu không đủ người, hãy thuê từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng. 

Song song, hãy chuẩn bị sẵn các hạng mục thiết bị: sân khấu, bàn ghế, nhà bạt, backdrop, standee, quạt làm mát…

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng 

Dưới đây là mẫu kịch bản tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng chi tiết, bạn có thể tùy chỉnh theo quy mô và loại hình kinh doanh:

Mục tiêu chương trình:

• Tạo ấn tượng tốt với khách mời, khách hàng xung quanh
• Gia tăng nhận diện thương hiệu cửa hàng
• Thu hút khách tham quan – mua sắm ngay ngày đầu khai trương

Thời gian dự kiến: 8h – 11h (3 tiếng) 

Địa điểm: Tại cửa hàng hoặc khu vực tổ chức bên ngoài

Kịch bản chương trình chi tiết

Một số lưu ý giúp tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng thành công 

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng thành công, thu hút khách hàng và tạo hiệu ứng lan tỏa tích cực:

• Lên kế hoạch sớm – chi tiết: Xác định mục tiêu, ngân sách và thời gian rõ ràng. Chuẩn bị checklist công việc để tránh thiếu sót trong khâu hậu cần, nhân sự, truyền thông.
• Tạo điểm nhấn ấn tượng: Dàn dựng sân khấu, backdrop, cổng chào bắt mắt theo màu nhận diện thương hiệu.
• Đầu tư vào quà tặng – ưu đãi: Bạn có thể tặng voucher, quà lưu niệm, dùng thử sản phẩm giúp giữ chân khách hàng và khuyến khích mua sắm.
• Phân công nhân sự rõ ràng: Nên giao việc cụ thể cho từng bộ phận: đón tiếp, kỹ thuật, điều phối chương trình… Và có người giám sát tổng thể để xử lý kịp thời sự cố phát sinh.

Gợi ý đơn vị tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chi phí hợp lý, thì Công ty Hưng Thịnh là lựa chọn không nên bỏ qua. Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ cho doanh nghiệp, thương hiệu, cửa hàng trên toàn quốc – Hưng Thịnh không chỉ đảm bảo chất lượng dịch vụ mà còn giúp bạn tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng ấn tượng – thu hút – đúng ngân sách. 

Vậy vì sao nên chọn Hưng Thịnh?

• Kinh nghiệm thực chiến phong phú: Đội ngũ chuyên tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, showroom, chi nhánh mới… với đầy đủ quy trình và kịch bản.
• Dịch vụ trọn gói từ A – Z: Bao gồm: âm thanh – ánh sáng – sân khấu – backdrop – múa lân – MC – PG – truyền thông – quà tặng…
• Tối ưu chi phí, linh hoạt theo nhu cầu: Tư vấn gói phù hợp ngân sách, không phát sinh chi phí không rõ ràng.
• Thiết kế sáng tạo – setup nhanh chóng: Backdrop, cổng hơi, khung check-in, booth sản phẩm… được thiết kế riêng theo concept thương hiệu.
• Thi công chuyên nghiệp – đúng tiến độ: Đội ngũ kỹ thuật, nhân sự đông đảo, giao lắp và vận hành đúng giờ cam kết.

Liên hệ ngay với Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá chi tiết cho tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng của bạn! Hotline: 0966.82.99.98. 

Câu hỏi thường gặp

Nên tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng vào ngày nào thì tốt?

Việc chọn ngày khai trương nên căn cứ vào yếu tố phong thủy, tuổi của chủ doanh nghiệp và lịch hoàng đạo để đảm bảo “mở hàng đầu xuôi đuôi lọt”. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn vào cuối tuần hoặc ngày lễ nhỏ để tăng lượng khách ghé thăm. 

Ngân sách tối thiểu để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng là bao nhiêu?

Ngân sách tổ chức khai trương có thể linh hoạt, tùy thuộc vào quy mô sự kiện, địa điểm, số lượng khách mời và các hạng mục đi kèm. Thông thường, chi phí cơ bản cho một sự kiện khai trương nhỏ dao động từ 10 – 20 triệu đồng. Với sự kiện trung bình hoặc có yếu tố giải trí – truyền thông, mức chi có thể từ 30 – 50 triệu đồng trở lên.

Có nên mời KOLs tham gia khai trương không?

Nếu ngân sách cho phép, việc mời KOLs, influencer hoặc người nổi tiếng sẽ giúp tăng độ nhận diện thương hiệu, thu hút truyền thông và kéo lượng khách đến đông hơn. 

Bao lâu trước sự kiện nên lên kế hoạch?

Bạn nên bắt đầu lên kế hoạch khai trương ít nhất từ 2 – 4 tuần trước ngày tổ chức. Khoảng thời gian này đủ để khảo sát địa điểm, xin giấy phép (nếu cần), thiết kế – thi công các hạng mục, triển khai truyền thông, chuẩn bị nhân sự và kiểm tra kỹ thuật.

Kết luận

Việc xây dựng một kế hoạch tổ chức bài bản, từ ngân sách, kịch bản chương trình đến truyền thông – marketing sẽ giúp bạn kiểm soát tốt mọi hạng mục, tránh rủi ro không đáng có. Nếu bạn cần một đơn vị tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng chuyên nghiệp, hỗ trợ từ A-Z với mức chi phí hợp lý, Hưng Thịnh chính là lựa chọn đáng tin cậy. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, kho thiết bị sự kiện sẵn có và khả năng thiết kế chương trình theo yêu cầu riêng, Hưng Thịnh sẽ giúp sự kiện khai trương của bạn trở nên ấn tượng, thu hút và đúng tiến độ.

Ngoài ra, Hưng Thịnh Media chuyên tổ chức trọn gói các sự kiện khai trương, khánh thành, teambuilding, hội thảo, tiệc tất niên, … với kịch bản sáng tạo, chi phí tối ưu và ekip chuyên nghiệp. Liên hệ ngay để biến ý tưởng của bạn thành sự kiện đáng nhớ!

Sự Kiện Hưng Thịnh

Sự kiện Hưng Thịnh là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói cho các sự kiện như Year End Party, hội nghị khách hàng, khai trương, họp lớp, team building… và luôn hướng đến trải nghiệm chỉn chu, sáng tạo, khác biệt cho từng chương trình.