Việc lựa chọn và sắp xếp bàn ghế phù hợp trong các sự kiện hội nghị, hội thảo đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên không gian chuyên nghiệp và hiệu quả. Dưới đây là một số kiểu sắp xếp bàn ghế phổ biến.
Sắp xếp kiểu lớp học (Classroom Style)
Một trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo phổ biến nhất là kiểu lớp học. Đây là cách bố trí giúp người tham dự dễ dàng theo dõi nội dung, ghi chép và làm việc nhóm khi cần thiết.
Bố cục của kiểu sắp xếp này bao gồm các bàn dài được đặt theo hàng ngang, hướng về sân khấu hoặc khu vực diễn thuyết. Mỗi bàn có thể dành cho từ hai đến ba người ngồi, giúp đảm bảo đủ không gian cho tài liệu, máy tính xách tay hoặc các vật dụng cần thiết. Lối đi giữa các hàng bàn rộng khoảng 1 mét, giúp người tham dự di chuyển dễ dàng mà không làm ảnh hưởng đến người khác.
Kiểu sắp xếp này phù hợp với các sự kiện có nội dung chuyên sâu, yêu cầu người tham dự ghi chép như hội nghị doanh nghiệp, hội thảo chuyên ngành hoặc các khóa đào tạo nội bộ. Một lợi thế lớn của kiểu lớp học là giúp người tham gia có không gian riêng để tập trung, đồng thời vẫn có thể tương tác với những người xung quanh khi cần thiết.
Tuy nhiên, một nhược điểm của cách bố trí này là chiếm nhiều diện tích hơn so với các kiểu sắp xếp bàn ghế khác. Vì vậy, khi sử dụng kiểu lớp học trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, cần cân nhắc đến không gian sự kiện để đảm bảo tất cả khách tham dự có tầm nhìn rõ ràng đến sân khấu hoặc màn hình trình chiếu.
Sắp xếp kiểu rạp hát (Theatre Style)
Trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, kiểu rạp hát là một trong những lựa chọn tối ưu cho những sự kiện có số lượng khách lớn và không yêu cầu ghi chép. Kiểu sắp xếp này giúp tối đa hóa không gian chỗ ngồi, mang lại sự tập trung cao cho người tham dự.
Cách bố trí kiểu rạp hát khá đơn giản, với các dãy ghế được xếp thẳng hàng hoặc theo hình vòng cung, tất cả đều hướng về sân khấu hoặc khu vực trung tâm của sự kiện. Các hàng ghế có khoảng cách hợp lý để đảm bảo tầm nhìn tốt nhất cho tất cả khách tham dự, đồng thời tạo lối đi thuận tiện.
Kiểu sắp xếp này phù hợp với các buổi diễn thuyết, hội nghị lớn, lễ ra mắt sản phẩm hoặc các chương trình văn hóa, nghệ thuật. Lợi thế của kiểu rạp hát là giúp không gian trông gọn gàng, sang trọng, dễ dàng thu hút sự tập trung của người tham dự vào diễn giả hoặc màn trình diễn.
Tuy nhiên, điểm hạn chế của cách sắp xếp này là không có bàn, khiến khách tham dự gặp khó khăn nếu cần ghi chép hoặc sử dụng thiết bị điện tử. Bên cạnh đó, việc di chuyển giữa các hàng ghế có thể trở nên khó khăn khi số lượng người tham dự đông. Khi áp dụng kiểu rạp hát trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, cần đảm bảo có đủ lối đi và khoảng cách hợp lý giữa các hàng ghế để tạo sự thoải mái cho khách tham dự.
Sắp xếp kiểu chữ U (U-Shape Style)
Trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, kiểu chữ U là một lựa chọn lý tưởng cho những sự kiện cần sự tương tác cao giữa các thành viên tham dự. Kiểu sắp xếp này giúp tạo cảm giác chuyên nghiệp, mang lại không gian mở để mọi người có thể dễ dàng giao tiếp và trao đổi ý kiến.
Cách bố trí này bao gồm các bàn được sắp xếp theo hình chữ U, với khoảng trống ở giữa. Các ghế được đặt xung quanh bên ngoài, giúp tất cả người tham dự có thể nhìn thấy nhau và tương tác trực tiếp. Phần mở của chữ U thường hướng về sân khấu hoặc màn hình trình chiếu để đảm bảo tất cả khách mời có thể theo dõi nội dung một cách thuận tiện.
Kiểu chữ U đặc biệt phù hợp với các cuộc họp lãnh đạo, hội thảo chuyên đề hoặc các buổi đào tạo nhóm nhỏ. Cách bố trí này giúp khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người, tạo cảm giác bình đẳng trong việc trao đổi ý kiến.
Một lợi thế lớn của kiểu sắp xếp này là sự linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với không gian hội nghị. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là không thể chứa quá nhiều người, do phần không gian trung tâm bị bỏ trống. Vì vậy, khi lựa chọn kiểu chữ U trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, cần cân nhắc đến số lượng khách mời để đảm bảo sự kiện diễn ra hiệu quả.
Sắp xếp kiểu bàn tròn (Banquet Style)
Trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, kiểu bàn tròn là lựa chọn phổ biến trong các sự kiện mang tính chất giao lưu, kết nối hoặc có yếu tố ăn uống. Cách bố trí này tạo ra không gian thân thiện, giúp khách tham dự dễ dàng tương tác với nhau hơn.
Kiểu sắp xếp bàn tròn thường bao gồm các bàn lớn, mỗi bàn có từ 6 đến 10 chỗ ngồi. Các bàn được đặt cách nhau một khoảng hợp lý để tạo không gian đi lại thoải mái. Bàn tròn giúp tăng cường sự kết nối giữa những người tham dự khi họ có thể dễ dàng nhìn thấy nhau và trò chuyện mà không gặp trở ngại.
Loại sắp xếp này thường được sử dụng trong các sự kiện như tiệc gala, hội thảo doanh nghiệp có phần ăn uống, tiệc tri ân khách hàng hoặc các buổi họp mặt quan trọng. Một lợi ích lớn của kiểu bàn tròn là tạo cảm giác sang trọng, giúp khách tham dự cảm thấy thoải mái và cởi mở hơn khi trao đổi thông tin.
Tuy nhiên, kiểu bàn tròn cũng có một số hạn chế. Do mỗi bàn chỉ phục vụ một nhóm nhỏ người tham dự, việc truyền đạt thông tin từ sân khấu hoặc diễn giả có thể gặp khó khăn nếu không có hệ thống âm thanh phù hợp. Khi áp dụng kiểu sắp xếp bàn tròn trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, cần bố trí sân khấu hoặc màn hình trình chiếu sao cho tất cả khách mời đều có thể dễ dàng theo dõi nội dung.
Sắp xếp hình khối có khoảng trống ở giữa (Hollow Square Style)
Trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, kiểu hình khối có khoảng trống ở giữa là lựa chọn lý tưởng cho những buổi họp nhóm hoặc hội thảo yêu cầu sự tham gia tích cực của tất cả thành viên.
Bố cục của kiểu sắp xếp này bao gồm các bàn được xếp theo hình chữ nhật, hình vuông hoặc hình bát giác, tạo thành một khối với phần trống ở trung tâm. Ghế được đặt xung quanh bên ngoài, giúp tất cả người tham dự có thể dễ dàng nhìn thấy và tương tác với nhau.
Kiểu hình khối thường được sử dụng trong các buổi họp chiến lược, hội nghị cấp cao hoặc các hội thảo chuyên sâu với quy mô nhỏ. Cách bố trí này giúp tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, cho phép mọi người thảo luận, tranh luận và đưa ra ý kiến một cách dễ dàng.
Lợi thế lớn nhất của kiểu sắp xếp này là thúc đẩy sự bình đẳng trong giao tiếp, khi tất cả khách tham dự đều có thể nhìn thấy nhau mà không bị hạn chế tầm nhìn. Tuy nhiên, kiểu hình khối có khoảng trống ở giữa chiếm nhiều diện tích hơn so với các cách sắp xếp khác. Khi lựa chọn kiểu sắp xếp này trong các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, cần đảm bảo không gian hội trường đủ rộng để tạo sự thoải mái cho người tham dự.
Tổng kết
Lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa không gian và nâng cao trải nghiệm của người tham dự. Tùy vào mục đích của sự kiện, mỗi kiểu sắp xếp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, công ty Hưng Thịnh sẽ là lựa chọn lý tưởng. Với kinh nghiệm trong việc thiết kế không gian sự kiện và tư vấn các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo, Hưng Thịnh cam kết mang đến những giải pháp tối ưu, giúp sự kiện diễn ra thành công và ấn tượng.
Hãy liên hệ ngay với công ty Hưng Thịnh qua số Hotline: 0966.82.99.98 để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết nhất về dịch vụ tổ chức sự kiện. Đội ngũ của Hưng Thịnh sẵn sàng hỗ trợ và mang đến những trải nghiệm sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp.
Xem thêm:
Hướng dẫn tạo checklist sự kiện hiệu quả dành cho người mới
Điểm danh 10 rủi ro khi tổ chức sự kiện nhất định bạn phải biết
Cách trang trí sự kiện ngoài trời gây ấn tượng khó phai trong trí nhớ khách hàng
10 cách sắp đặt Event layout cho các loại hình sự kiện khác nhau
Những giải pháp nâng cao trải nghiệm khách hàng trong mỗi sự kiện
