Dự trù chi phí tổ chức sự kiện HỢP LÝ giúp TỐI ƯU ngân sách

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc tổ chức sự kiện là một thách thức đối với các doanh nghiệp bởi họ cần phải làm sao để cân đối chi phí mà vẫn đảm bảo sự thành công của sự kiện. Để thực hiện điều này, việc hiểu rõ về các khoản chi phí tổ chức sự kiện cần thiết là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng nhau Sự kiện Hưng Thịnh tìm hiểu về 8 loại chi phí cơ bản và các biện pháp tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện. 

Tầm quan trọng của việc dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Hoạt động này thường đòi hỏi một số lượng tài trợ tài chính đáng kể. Vì vậy, việc xây dựng một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bước cần thiết để tránh tình trạng thâm hụt ngân sách. Bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện không chỉ là nơi lưu trữ thông tin về các khoản chi tiêu dự kiến mà còn phải chi tiết hóa từng mục chi phí tổ chức sự kiện và các vấn đề có thể phát sinh. 

Người lập bảng này cần phải thực hiện công việc một cách cẩn thận và minh bạch để đảm bảo rằng không có sai sót nào xảy ra. Vì bất kỳ sự thiếu sót nào cũng có thể ảnh hưởng đến quyết định chi tiêu và dẫn đến việc rủi ro về ngân sách. Việc dự trù kinh phí trước khi tổ chức một sự kiện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hoặc tổ chức như:

• Giảm thiểu rủi ro của việc thiếu hụt ngân sách, đảm bảo rằng mọi hoạt động có thể diễn ra một cách suôn sẻ và không gặp phải những bất ngờ không mong muốn. 
• Tăng cơ hội thành công cho sự kiện, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và tăng cơ hội để sự kiện gặt hái được thành công trước mắt toàn bộ cộng đồng nhân viên hoặc ban lãnh đạo của công ty. 
• Việc dự trù kinh phí còn giúp tránh lãng phí ngân sách của doanh nghiệp bằng cách tối ưu hóa chi phí và không chi thêm vào những khoản không cần thiết.
• Người xét duyệt sẽ hình dung rõ hơn về kế hoạch tổ chức sự kiện.

=>>> Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp giá rẻ

9 Loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn nên biết

Dưới đây là 9 loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà mọi doanh nghiệp đều cần chi để có được chương trình thành công.

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Chi phí đầu tiên và cũng là yếu tố quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện chính là chi phí cho việc thuê địa điểm tổ chức. Đây là một trong những quyết định quan trọng, vì không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời mà còn ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức sự kiện. Quyết định này thường dựa trên một loạt các yếu tố như quy mô của sự kiện, số lượng khách mời dự kiến và tính phù hợp của địa điểm với chủ đề và mục tiêu của sự kiện.

Trong quá trình thuê địa điểm, doanh nghiệp cần thanh toán tiền đặt cọc để đảm bảo địa điểm được đặt trước cho sự kiện. Ngoài ra, còn có thể phát sinh các chi phí tổ chức sự kiện khác như phí an ninh, phí đậu xe, vệ sinh, bảo vệ. Đặc biệt là trong những thời điểm sôi động hoặc khi chọn một địa điểm nổi tiếng thì chi phí thuê địa điểm có thể cao hơn so với những thời điểm thông thường.

2. Chi phí xin giấy cấp phép tổ chức sự kiện

Một phần không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện là việc có được giấy phép tổ chức từ các cơ quan chính quyền địa phương. Việc này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình được quy định bởi pháp luật. Tuy nhiên, việc xin giấy phép thường là một quá trình phức tạp và tốn kém về thời gian và tiền bạc.

Đặc biệt là đối với các tổ chức hoặc cá nhân không có nhiều kinh nghiệm trong việc xin giấy phép tổ chức sự kiện, việc này có thể trở nên phức tạp hơn. Chi phí cho việc thuê luật sư hoặc chuyên gia về vấn đề pháp lý để hỗ trợ quá trình này cũng có thể phát sinh thêm vào ngân sách tổ chức sự kiện.

3. Chi phí sản xuất, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất

Trong những sự kiện đặc biệt, việc bổ sung các yếu tố như trang trí, thiết kế không gian sẽ tạo ra một trải nghiệm độc đáo cho khách mời. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi nguồn nhân lực và cả nguyên vật liệu, kỹ năng chuyên môn của ban tổ chức.

Việc thuê nhân công chuyên nghiệp như nhà thiết kế sự kiện, nghệ sĩ trang trí, và kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng sẽ phát sinh thêm chi phí đáng kể. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí cho việc mua các nguyên vật liệu và thiết bị cần thiết cho việc sản xuất sự kiện khác. Những chi phí này thường được đề xuất từ giai đoạn lập kế hoạch sự kiện, và cần phải được quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được mục tiêu được đề ra.

4. Chi phí quản lý sự kiện

Chi phí quản lý là một phần không thể thiếu và đặc biệt quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra, doanh nghiệp cần thuê một vị trí quản lý hoặc một đơn vị chuyên nghiệp quản lý sự kiện. Chi phí quản lý thường được tính theo tỷ lệ phần trăm của tổng ngân sách sự kiện, thường dao động từ 3 đến 10%. Đây là khoản chi phí quan trọng để kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện và đảm bảo mọi thứ diễn ra như kế hoạch.

5. Chi phí nhân sự phục vụ sự kiện

Ngoài các bộ phận như kỹ thuật, truyền thông và quản lý, nhân sự phục vụ sự kiện còn bao gồm các vị trí như kỹ thuật viên, người dẫn chương trình, MC, nhân viên tiếp thị và quảng cáo (PB-PG), những người thi công và lắp đặt thiết bị. Đối với các doanh nghiệp không có bộ phận tổ chức sự kiện riêng, việc thuê nhân sự từ bên thứ ba là một phần lựa chọn thông minh và đáng cân nhắc trong ngân sách tổ chức sự kiện.

6. Chi phí trang thiết bị âm thanh, ánh sáng và sân khấu

Việc quản lý chi phí cho trang thiết bị âm thanh, ánh sáng và sân khấu đòi hỏi sự chi tiết và cụ thể. Trong danh sách trang thiết bị, có thể kể đến các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí và sân khấu. Để tránh lãng phí, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng mỗi thiết bị có thực sự cần thiết cho sự kiện hay không. Ngoài chi phí thuê, cũng cần lưu ý đến chi phí vận chuyển thiết bị đến địa điểm tổ chức sự kiện.

7. Chi phí cho các tiết mục vui chơi giải trí

Một phần không thể thiếu trong việc tổ chức sự kiện là các tiết mục giải trí để điều chỉnh không khí và mang lại sự thoải mái cho khách mời. Chi phí cho các tiết mục này thường bao gồm chi phí cho âm nhạc, tiền công cho các nghệ sĩ biểu diễn và diễn giả. Việc đầu tư vào các tiết mục giải trí phụ thuộc vào ngân sách và quy mô của sự kiện. Doanh nghiệp cần xem xét để tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện mà vẫn đảm bảo chất lượng giải trí.

8. Chi phí phần tiệc trong tổ chức sự kiện

Chi phí cho phần tiệc thường chiếm một phần đáng kể trong tổng ngân sách của sự kiện. Phụ thuộc vào quy mô, hình thức và đối tượng khách mời, phần tiệc có thể được tổ chức dưới các hình thức như buffet, tea break hoặc tiệc bàn tròn tại các nhà hàng cao cấp. Thường thì chi phí này chiếm từ 25 đến 40% tổng ngân sách sự kiện và được dự đoán dựa trên số lượng khách mời và ngân sách cho mỗi người.

9. Chi phí dự phòng phát sinh

Mặc dù đã lên kế hoạch tỉ mỉ, nhưng sự kiện vẫn có thể đối mặt với các sự cố bất ngờ. Để đối phó với những tình huống này, việc có một khoản chi phí dự phòng là rất cần thiết. Dù không ai mong muốn sự cố xảy ra, nhưng việc chuẩn bị trước sẽ đảm bảo rằng mọi vấn đề có thể được giải quyết một cách linh hoạt và chuyên nghiệp. Chi phí dự phòng này cần được cân nhắc và đưa vào ngân sách tổ chức để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và không gặp trở ngại nào.

=>>> Xem thêm: Top 8 rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà gặp phải và cách xử lý.

Hướng dẫn các bước thiết lập bảng dự trù kinh phí đơn giản

Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và hạn chế phát sinh những vấn đề không mong muốn.

Bước 1: Xác định nhu cầu: mục đích, thời gian, địa điểm,…

• Mục đích tổ chức sự kiện: Đây là phần cần trình bày ngắn gọn, nhưng bao quát mục tiêu của sự kiện. Mục đích có thể là tạo điều kiện giao lưu, tăng cường quan hệ, hoặc quảng bá sản phẩm/dịch vụ.
• Thông tin sự kiện: Phần này cần nêu rõ địa điểm, thời gian tổ chức, số lượng người tham gia dự kiến và yêu cầu về trang phục nếu có.
• Kịch bản chương trình: Cần có nội dung chi tiết về chương trình, bao gồm vai trò của từng thành viên trong ban tổ chức và thời gian của từng phần trong khung chương trình.

• Thiết kế: Đề cập đến các ấn phẩm thiết kế như backdrop, banner, trang trí sân khấu, photobooth, hashtag, standee để tạo không khí và góc nhìn thú vị cho sự kiện.
• Quá trình thực hiện: Proposal cần chỉ rõ vị trí và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức, kịch bản nói của MC và cung cấp form mẫu nếu cần thiết.
• Hình ảnh minh họa: Đề xuất sử dụng hình ảnh để minh họa ý tưởng, giúp cho người đọc dễ dàng hình dung và hiểu được cách tổ chức sự kiện.

Bước 2: Lập danh sách các hạng mục sự kiện

Để thực hiện điều này, bạn có thể chuẩn bị một quyển sổ hoặc sử dụng ứng dụng ghi chú trên điện thoại để ghi lại các khoản chi phí cần thiết. Khi một công việc hoặc một khoản chi phí được hoàn thành, bạn có thể đánh dấu là đã hoàn thành. Điều này giúp mọi người có cái nhìn tổng quan về các công việc đã hoàn thành và các công việc còn phải làm tiếp theo.

Bước 3: Ước tính những rủi ro

Theo thống kê, một doanh nghiệp cần dự trù ít nhất 5% tổng số tiền cần chi cho sự kiện để chuẩn bị cho các chi phí tổ chức sự kiện có thể phát sinh. Đối với các sự kiện lớn, việc chuẩn bị một khoản tiền dự phòng lớn hơn là cần thiết để sự kiện có đủ kinh phí giải quyết mọi vấn đề xuất hiện trong quá trình tổ chức.

Bước 4: Hoàn thành bảng tổng dự trù

Các doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu biểu chi phí, đề nghị tạm ứng, kế hoạch hoặc kịch bản khác nhau tùy theo nhu cầu cụ thể. Trong trường hợp không có mẫu sẵn, nhóm cần tìm kiếm thông tin trên internet và trình bày một cách dễ hiểu và rõ ràng nhất để làm căn cứ cho các quyết định tiếp theo.

Mẫu bảng dự trù kinh phí đầy đủ nhất

Với những người mới bắt đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì việc tạo dự toán chi phí có thể là một thách thức. Đừng lo lắng vì Sự kiện Hưng Thịnh đã tổng hợp mẫu dự trù chi phí tổ chức sự kiện chi tiết nhất dưới đây để bạn tham khảo. 

Trong ví dụ về ngân sách dự trù của sự kiện này, bạn có thể thấy rằng việc thu hút nhiều người tham dự sẽ giúp tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây chỉ là một ví dụ và thực tế có thể khác. Để tránh rủi ro và giảm thiểu thiệt hại tài chính sau khi tổ chức sự kiện, Sự kiện Hưng Thịnh gợi ý bạn nên:

• Tăng cường chiến lược tiếp thị sự kiện.
• Chọn địa điểm tổ chức phù hợp.
• Tìm kiếm nhiều nhà tài trợ.
• Điều chỉnh giá vé tùy thuộc vào nội dung sự kiện.

Cần lưu ý gì khi dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?

Để đảm bảo quá trình tổ chức sự kiện diễn ra thành công, bạn hãy ghi nhớ những điều quan trọng sau đây, chúng có thể giúp bạn tích lũy kinh nghiệm quý báu cho các lần tổ chức sự kiện trong tương lai:

• Thường thì sự kiện sẽ diễn ra ngoài trời, vì vậy cần kiểm tra dự báo thời tiết để đảm bảo điều kiện tốt nhất. Nếu có dự đoán thời tiết xấu, hãy chuẩn bị sẵn các biện pháp như thêm ô, quạt, phông bạt…
• Lên kế hoạch và chuẩn bị cho những tình huống xấu có thể xảy ra, như vấn đề kỹ thuật, thiếu nhân lực trong ban tổ chức, vắng mặt của MC, hỏng hóc về ấn phẩm truyền thông…
• Trong trường hợp kinh phí vượt quá ngân sách dự trù, hãy thảo luận và đề xuất giải pháp cùng với cấp trên để tìm ra biện pháp giải quyết phù hợp.

=>>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói [Update 2024]

Trên thực tế, thị trường hiện nay có một lượng lớn các đơn vị cung cấp dịch vụ từ in ấn cho đến thi công sân khấu và cho thuê hệ thống âm thanh ánh sáng. Tuy nhiên, không phải tất cả các cơ sở đều cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng nhất cho khách hàng. Sự thiếu chính xác có thể làm mất lòng tin và ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện cũng như uy tín của doanh nghiệp tổ chức.

Do đó, để tối ưu hóa ngân sách và đảm bảo chất lượng, khách hàng có thể xem xét sử dụng các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín như Sự kiện Hưng Thịnh – đơn vị đã được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về việc dự trù chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả, hãy liên hệ ngay với kiện Hưng Thịnh để được tư vấn chi tiết và giúp bạn tổ chức sự kiện hoàn hảo.