Liệt kê chi tiết các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản từ A-Z

Tổ chức một sự kiện thành công không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo mà còn yêu cầu một kế hoạch tài chính chi tiết. Hiểu rõ về chi phí tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn dự trù ngân sách hợp lý, tránh phát sinh ngoài ý muốn và đảm bảo chương trình diễn ra chuyên nghiệp, hiệu quả. Dưới đây là những hạng mục quan trọng cần cân nhắc khi lên kế hoạch tài chính cho một sự kiện.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí tổ chức sự kiện. Việc chọn lựa giữa không gian có sẵn hay thuê một địa điểm bên ngoài sẽ quyết định mức chi phí mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải chi trả. Nếu sự kiện diễn ra tại không gian sẵn có, chi phí có thể được tối ưu đáng kể. Tuy nhiên, với những sự kiện quy mô lớn hoặc mang tính trang trọng, việc thuê trung tâm hội nghị, khách sạn hay khu du lịch sẽ mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp hơn. Khi lựa chọn địa điểm, cần lưu ý đến yếu tố vị trí, không gian, trang thiết bị đi kèm và khả năng phục vụ của đơn vị cho thuê.

Chi phí sản xuất và trang trí sự kiện

Việc thiết kế không gian và trang trí sân khấu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dấu ấn cho sự kiện. Khoản chi phí này thường bao gồm nguyên vật liệu, đạo cụ trang trí, backdrop, standee, bàn ghế và hệ thống thiết bị hỗ trợ. Tùy thuộc vào tính chất của chương trình mà mức đầu tư cho hạng mục này có thể dao động lớn. Những sự kiện có quy mô hoành tráng đòi hỏi chi phí sản xuất và dàn dựng cao hơn để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đẳng cấp.

Chi phí sân khấu, âm thanh và ánh sáng

Sân khấu là nơi tập trung mọi hoạt động chính của sự kiện, vì vậy, việc đầu tư vào hệ thống âm thanh, ánh sáng chất lượng là điều cần thiết. Một sự kiện thành công không thể thiếu sự hỗ trợ từ các thiết bị như loa, micro, màn hình LED, đèn chiếu sáng và các hiệu ứng đặc biệt. Đây cũng là một trong những hạng mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí tổ chức sự kiện. Để tối ưu ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ trọn gói từ Công ty Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp thiết bị sự kiện với mức giá hợp lý, đảm bảo chất lượng và hiệu suất hoạt động.

Chi phí tiệc và ẩm thực

Dịch vụ ăn uống trong sự kiện có thể được thiết kế theo nhiều hình thức khác nhau, từ tiệc nhẹ với trà và bánh ngọt cho đến tiệc buffet hoặc tiệc set menu sang trọng. Chi phí cho hạng mục này phụ thuộc vào số lượng khách tham dự, loại hình tiệc được lựa chọn cũng như chất lượng món ăn. Để đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, cần lựa chọn đơn vị cung cấp thực đơn chất lượng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và có khả năng phục vụ đúng tiến độ.

Chi phí nhân sự sự kiện

Một sự kiện chuyên nghiệp không thể thiếu đội ngũ nhân sự hỗ trợ. Từ MC dẫn chương trình, lễ tân đón tiếp khách mời, nhân viên kỹ thuật vận hành thiết bị cho đến bảo vệ đảm bảo an ninh, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức. Việc thuê nhân sự từ những đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp sự kiện vận hành trơn tru, hạn chế tối đa rủi ro. Công ty Hưng Thịnh cung cấp dịch vụ nhân sự sự kiện trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Chi phí quản lý tổ chức sự kiện

Để đảm bảo mọi hạng mục được triển khai đúng kế hoạch, việc có một đội ngũ quản lý sự kiện chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết. Chi phí quản lý thường dao động từ 3-10% tổng ngân sách, tùy thuộc vào quy mô sự kiện và mức độ phức tạp của chương trình. Một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín sẽ giúp khách hàng kiểm soát tốt tiến độ, tránh lãng phí ngân sách và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công như mong đợi.

Chi phí tiết mục giải trí

Các hoạt động biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, múa hoặc các tiết mục tương tác sẽ giúp chương trình thêm phần sôi động và thu hút sự quan tâm của khách mời. Mức chi phí cho hạng mục này sẽ phụ thuộc vào thể loại biểu diễn, danh tiếng của nghệ sĩ tham gia cũng như yêu cầu kỹ thuật đi kèm. Nếu muốn tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp, khách hàng có thể tham khảo các gói dịch vụ tổ chức sự kiện từ Công ty Hưng Thịnh, đơn vị có kinh nghiệm trong việc cung cấp chương trình biểu diễn đa dạng và phù hợp với từng loại hình sự kiện.

Chi phí tổ chức sự kiện dự phòng cho các tình huống phát sinh

Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể phát sinh những khoản chi phí ngoài dự kiến. Từ việc thay đổi thời tiết, sự cố kỹ thuật cho đến số lượng khách mời tăng đột biến, mọi yếu tố này đều có thể ảnh hưởng đến ngân sách. Do đó, việc dành một khoản ngân sách dự phòng từ 10-15% tổng chi phí tổ chức sự kiện là điều cần thiết để đảm bảo mọi tình huống đều được xử lý kịp thời.

Mẫu bảng dự trù kinh phí đầy đủ nhất

Với những người mới bắt đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì việc tạo dự toán chi phí có thể là một thách thức. Đừng lo lắng vì Sự kiện Hưng Thịnh đã tổng hợp mẫu dự trù chi phí tổ chức sự kiện chi tiết nhất dưới đây để bạn tham khảo.

Trong ví dụ về ngân sách dự trù của sự kiện này, bạn có thể thấy rằng khi thu hút nhiều người tham dự sẽ giúp tăng lợi nhuận. Tuy nhiên đây chỉ là một ví dụ và thực tế có thể khác. Để tránh rủi ro và giảm thiểu thiệt hại tài chính sau khi tổ chức sự kiện, Sự kiện Hưng Thịnh gợi ý bạn nên: tăng cường chiến lược tiếp thị sự kiện, chọn địa điểm tổ chức phù hợp, tìm kiếm nhiều nhà tài trợ, điều chỉnh giá vé tùy thuộc vào nội dung sự kiện.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

Đăng ký tổ chức sự kiện tại Công ty Hưng Thịnh

Trên thực tế, thị trường hiện nay có một lượng lớn các đơn vị cung cấp dịch vụ từ in ấn cho đến thi công sân khấu và cho thuê hệ thống âm thanh ánh sáng. Tuy nhiên, không phải tất cả các cơ sở đều cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng nhất cho khách hàng. Sự thiếu chính xác có thể làm mất lòng tin và ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện cũng như uy tín của doanh nghiệp tổ chức.

Do đó, để tối ưu hóa ngân sách và đảm bảo chất lượng, khách hàng có thể xem xét sử dụng các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín như Sự kiện Hưng Thịnh – đơn vị đã được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Để nhận tư vấn chi tiết và báo giá chính xác nhất về chi phí tổ chức sự kiện, quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay qua Hotline: 0966.82.99.98.

Bài liên quan:

Các bí quyết giúp tiết kiệm chi phí trong ngành tổ chức sự kiện

Báo giá tổ chức sự kiện, chi phí Event trọn gói từ A–Z

Hướng dẫn tạo checklist sự kiện hiệu quả dành cho người mới