Việc tổ chức sự kiện không chỉ giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu mà còn tạo dấu ấn trong lòng khách hàng. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, việc chuẩn bị một đơn xin tổ chức sự kiện đầy đủ và chính xác là bước không thể bỏ qua. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo mẫu đơn xin tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, giúp bạn nắm rõ các bước cần thiết để xin cấp phép một cách hiệu quả.
Đơn xin tổ chức sự kiện là gì? Những sự kiện nào cần phải xin phép?
Đơn xin tổ chức sự kiện là văn bản hành chính chính thức mà các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để xin phép các cơ quan có thẩm quyền cấp phép cho sự kiện dự kiến diễn ra. Đơn xin tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm rằng sự kiện được tiến hành hợp pháp, an toàn, đồng thời giúp hạn chế các rủi ro phát sinh về mặt pháp lý cho đơn vị tổ chức.
Việc chuẩn bị đơn xin tổ chức sự kiện không chỉ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Một đơn xin tổ chức sự kiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc nhận được sự hỗ trợ từ phía cơ quan chức năng và tạo điều kiện cho sự kiện diễn ra thành công.
Theo quy định hiện hành, hầu hết các sự kiện có quy mô lớn, mang tính chất cộng đồng hoặc có khả năng thu hút đông đảo người tham gia đều phải có đơn xin tổ chức sự kiện gửi đến cơ quan quản lý. Những sự kiện thường phải xin phép bao gồm các chương trình biểu diễn nghệ thuật như liveshow ca nhạc, chương trình thời trang, các buổi họp báo giới thiệu sản phẩm mới, lễ ra mắt phim, các cuộc thi sắc đẹp, thể thao hoặc sự kiện văn hóa, triển lãm, hội chợ thương mại.
Ngoài ra, các doanh nghiệp khi tổ chức các hoạt động có sử dụng các địa điểm công cộng như quảng trường, công viên, sân vận động, hoặc các tuyến đường trung tâm thành phố đều cần có đơn xin tổ chức sự kiện rõ ràng, được phê duyệt trước khi tiến hành thực hiện.
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện mới nhất hiện nay được xây dựng theo một cấu trúc chặt chẽ, khoa học nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn khi lập hồ sơ xin phép. Một mẫu đơn xin tổ chức sự kiện chuẩn chỉnh và đầy đủ thông thường sẽ bao gồm các nội dung chính như thông tin chi tiết về đơn vị tổ chức, nội dung sự kiện, cam kết của đơn vị và các tài liệu đi kèm theo yêu cầu từ cơ quan chức năng.
Phần thông tin đơn vị trong đơn xin tổ chức sự kiện cần cung cấp đầy đủ và chính xác các chi tiết như tên tổ chức, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên hệ, mã số giấy phép kinh doanh, quyết định thành lập đơn vị (đối với các tổ chức đặc thù). Bên cạnh đó, đơn xin tổ chức sự kiện cũng phải ghi rõ tên, chức vụ và thông tin cá nhân của người đại diện pháp lý để chịu trách nhiệm về các nội dung khai báo.
Phần nội dung sự kiện của đơn xin tổ chức sự kiện yêu cầu mô tả cụ thể, rõ ràng các thông tin như tên gọi chính thức của sự kiện, thời gian tổ chức chính xác (bao gồm thời điểm bắt đầu và kết thúc), địa điểm tổ chức sự kiện và chương trình chi tiết với các tiết mục hoặc hoạt động nổi bật. Mỗi chương trình nhỏ bên trong sự kiện cũng cần được liệt kê đầy đủ trong đơn xin tổ chức sự kiện để cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát.
Ngoài các nội dung trên, phần cam kết trong đơn xin tổ chức sự kiện là yếu tố không thể thiếu. Đơn vị tổ chức cần khẳng định sẽ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện, đảm bảo không vi phạm bản quyền tác giả, quyền sở hữu trí tuệ và chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu có sai sót xảy ra. Đây cũng là một phần quan trọng để cơ quan quản lý xem xét phê duyệt đơn xin tổ chức sự kiện nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Cuối cùng, trong đơn xin tổ chức sự kiện cần liệt kê đầy đủ hồ sơ kèm theo như giấy phép kinh doanh bản sao công chứng, kịch bản chương trình, bản thiết kế sân khấu (nếu có), hợp đồng thuê địa điểm và các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu từ cơ quan tiếp nhận đơn.
Việc sử dụng đúng mẫu đơn xin tổ chức sự kiện mới nhất và chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro về mặt pháp lý, đồng thời góp phần quan trọng vào sự thành công chung của sự kiện.
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện chuẩn nhất
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện là tài liệu quan trọng và cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật. Để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót thông tin nào, dưới đây là một số mẫu đơn xin tổ chức sự kiện phổ biến:
Đơn xin tổ chức sự kiện chung
Các bạn có thể dùng mẫu đơn này dùng trong các trường hợp như xin cấp phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, chương trình ca nhạc,…
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————————
……., ngày…tháng…năm…
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
(Về việc: Cấp phép tổ chức sự kiện)
Kính gửi:
- Cục Nghệ thuật biểu diễn
- Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh …
- Ủy ban nhân dân ….
Căn cứ Nghị định 79/2012/NĐ-CP quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
Tên đơn vị: …………(1)
Địa chỉ: ……(2)
Điện thoại: ……(3)
Giấy phép kinh doanh: ……(4)
Quyết định thành lập đơn vị số: …….nơi cấp: ………(5)
Họ và tên người đại diện: ……(6)
Chức vụ: ……(7)
Căn cứ Quyết định số … ngày… của Hội đồng nghệ thuật… và điểm a khoản 1 Điều 3 Nghị định 79/2012/NĐ-CP:
“Điều 3. Chính sách của Nhà nước
Nhà nước ban hành các chính sách sau đây:
a) Khuyến khích tổ chức, cá nhân Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu theo quy định của pháp luật; …”
Chúng tôi xin cấp Giấy phép tổ chức kiện:
Sự kiện: (8)
Bao gồm các chương trình:
Tên chương trình: (9)
Thời gian: (10)
Thời lượng chương trình (số phút): (11)
Người chịu trách nhiệm chương trình: (12)
Địa điểm: (13)
Chúng tôi xin cam kết:
Thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 79/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
Chịu trách nhiệm về mọi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan.
Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
Hồ sơ nộp kèm theo: (14)
– …
Kính mong Ủy ban nhân dân huyện B và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh A xem xét và giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Đơn xin tổ chức sự kiện triển lãm
Đây là mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức triển lãm/hội chợ xuất bản phẩm mới nhất theo Thông tư 01/2020/TT-BTTTT.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————————
……., ngày…tháng…năm…
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
Cấp giấy phép tổ chức triển lãm/hội chợ xuất bản phẩm
Kính gửi:……………………………
Tên tổ chức/cá nhân đề nghị cấp phép:………………………..
Trụ sở (địa chỉ): ………………………..Số điện thoại:………………………..
Căn cứ quy định pháp luật hiện hành về tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm, đề nghị Cục Xuất bản, In và Phát hành/ Sở xem xét, cấp giấy phép tổ chức triển lãm/hội chợ xuất bản phẩm với các thông tin sau đây:
Mục đích triển lãm/hội chợ………………………..
Thời gian từ ngày…….. tháng…….. năm…….. đến ngày…….. tháng…….. năm……..
Tại địa điểm:………………………..
Kèm theo đơn này:………………………..
Danh mục xuất bản phẩm để triển lãm/hội chợ;
Danh sách các đơn vị tham gia.
Tên tổ chức/cá nhân đề nghị cam kết thực hiện đúng các quy định của pháp luật về triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm và các quy định pháp luật có liên quan.
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Thủ tục để nộp đơn xin tổ chức sự kiện
Thủ tục để nộp đơn xin tổ chức sự kiện là một trong những bước quan trọng, quyết định sự kiện của doanh nghiệp có thể diễn ra đúng kế hoạch hay không. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng mẫu đơn xin tổ chức sự kiện đầy đủ, rõ ràng và chính xác.
Trước tiên, đơn vị tổ chức cần tải về và điền đầy đủ thông tin theo mẫu đơn xin tổ chức sự kiện mới nhất theo quy định hiện hành. Các thông tin quan trọng cần có trong đơn xin tổ chức sự kiện bao gồm: tên đơn vị, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên lạc, mã số doanh nghiệp, thông tin đại diện pháp luật và chi tiết chương trình sự kiện muốn tổ chức.
Sau khi hoàn thiện đầy đủ nội dung của đơn xin tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức phải chuẩn bị thêm các giấy tờ liên quan như bản sao giấy phép kinh doanh, quyết định thành lập đơn vị (nếu có), hợp đồng thuê địa điểm tổ chức, kịch bản chương trình sự kiện chi tiết, và sơ đồ bố trí sân khấu hoặc không gian tổ chức sự kiện (đối với các sự kiện lớn, đặc thù). Các tài liệu này cần được đóng dấu xác nhận hoặc công chứng rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý khi nộp đơn xin tổ chức sự kiện.
Khi hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện đã được chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp cần tiến hành gửi bộ hồ sơ này đến cơ quan chức năng có thẩm quyền ít nhất từ 7 đến 10 ngày làm việc trước ngày diễn ra sự kiện, tùy theo yêu cầu cụ thể của từng địa phương. Thời gian này đủ để cơ quan chức năng xem xét, thẩm định nội dung đơn xin tổ chức sự kiện và các giấy tờ liên quan, đồng thời đưa ra phản hồi hoặc yêu cầu bổ sung nếu cần thiết.
Trong một số trường hợp đặc biệt, khi đơn vị tổ chức cần sự kiện diễn ra gấp rút, đơn xin tổ chức sự kiện cần trình bày rõ lý do và cung cấp đầy đủ hồ sơ để quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng. Tuy nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp và sự quyết định từ phía cơ quan quản lý.
Nộp đơn xin tổ chức sự kiện ở đâu?
Việc xác định chính xác nơi nộp đơn xin tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức và thuận lợi hơn trong quá trình xin phép. Tùy thuộc vào tính chất và quy mô của sự kiện, cơ quan tiếp nhận đơn xin tổ chức sự kiện có thể khác nhau.
Thông thường, đơn xin tổ chức sự kiện sẽ được nộp tại các cơ quan quản lý văn hóa địa phương, cụ thể như Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch hoặc Phòng Văn hóa Thông tin cấp quận, huyện nơi sự kiện diễn ra. Đối với các sự kiện có quy mô lớn, thu hút đông đảo người tham gia, đơn vị tổ chức có thể cần gửi đơn xin tổ chức sự kiện lên UBND cấp tỉnh, thành phố hoặc cơ quan quản lý cấp cao hơn để xin phê duyệt.
Ngoài ra, các sự kiện mang tính chuyên ngành như triển lãm thương mại, hội chợ xúc tiến thương mại quốc tế, hoặc các cuộc thi sắc đẹp quy mô lớn thường phải nộp đơn xin tổ chức sự kiện đến Sở Công thương hoặc Bộ Công thương để xin cấp phép hoạt động.
Để tránh nhầm lẫn trong việc xác định nơi nộp đơn xin tổ chức sự kiện, doanh nghiệp nên liên hệ trước với các cơ quan chức năng địa phương để được hướng dẫn chi tiết, cụ thể về quy trình nộp hồ sơ. Việc này cũng giúp đơn vị tổ chức hạn chế những rắc rối phát sinh, tránh phải chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Nhìn chung, dù nộp đơn xin tổ chức sự kiện ở đâu, điều quan trọng nhất vẫn là việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, rõ ràng và tuân thủ đúng quy trình do các cơ quan có thẩm quyền quy định. Điều này giúp đơn xin tổ chức sự kiện được xét duyệt nhanh chóng, tạo điều kiện cho sự kiện diễn ra thành công như mong đợi.
Cuối cùng, nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín và chuyên nghiệp để hỗ trợ tư vấn về đơn xin tổ chức sự kiện hoặc muốn tổ chức một sự kiện hoàn hảo, hãy liên hệ ngay với Công ty Hưng Thịnh qua số Hotline: 0966.82.99.98 để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết nhất về dịch vụ tổ chức sự kiện. Công ty Hưng Thịnh luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong mọi sự kiện lớn nhỏ, đảm bảo sự kiện của bạn sẽ diễn ra thành công và ấn tượng.
Xem thêm:
Hướng dẫn tạo checklist sự kiện hiệu quả dành cho người mới
Điểm danh 10 rủi ro khi tổ chức sự kiện nhất định bạn phải biết
Cách trang trí sự kiện ngoài trời gây ấn tượng khó phai trong trí nhớ khách hàng
10 cách sắp đặt Event layout cho các loại hình sự kiện khác nhau
Những giải pháp nâng cao trải nghiệm khách hàng trong mỗi sự kiện
Trò chơi minigame cho sự kiện vui nhộn và sôi động lôi cuốn
Cách mời khách hàng tham dự hội thảo sự kiện chuyên nghiệp
Xây Dựng Kịch Bản MC Dẫn Chương Trình Sự Kiện Sáng Tạo Thu Hút
Mẫu thiết kế thư mời sự kiện đẹp và trang trọng nhất gây ấn tượng
