Kinh nghiệm dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chuẩn, giảm thiếu sót

Chi phí nhân sự tổ chức

Nhân sự là linh hồn của bất kỳ chương trình nào. Dù bạn tổ chức một hội thảo nhỏ hay sự kiện ngoài trời quy mô lớn, yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng và tiến độ. Chính vì thế, trong bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, khoản chi cho nhân sự cần được tính toán cẩn thận và linh hoạt.

Tùy theo tính chất chương trình, bạn có thể cần đến MC chuyên nghiệp, nhóm biểu diễn nghệ thuật, ban nhạc sống, nhóm múa, kỹ thuật viên, nhân viên hậu cần, đội PG hoặc lễ tân tiếp khách. Mỗi vị trí sẽ có mức phí riêng. Ví dụ, thuê một MC dẫn dắt chương trình tầm trung có thể dao động từ 3 đến 7 triệu đồng/ca, trong khi nhóm nhảy chuyên nghiệp hoặc ban nhạc sẽ từ 5 đến 15 triệu đồng tùy danh tiếng và yêu cầu biểu diễn.

Ngoài ra, bạn cũng nên tính đến chi phí bồi dưỡng cho nội bộ nếu sử dụng nhân lực công ty. Đây là khoản đầu tư xứng đáng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thể hiện tính chuyên nghiệp và đồng bộ trong khâu tổ chức.

Việc lập dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mà thiếu phần nhân sự sẽ dẫn đến lúng túng trong phân công và có thể kéo theo những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện.

Chi phí truyền thông – quảng bá

Một sự kiện có thể rất quy mô, rất chỉnh chu, nhưng nếu không ai biết đến thì coi như thất bại một nửa. Đó là lý do tại sao chi phí truyền thông luôn cần được đưa vào bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngay từ đầu.

Hạng mục này bao gồm nhiều yếu tố: từ thiết kế bộ nhận diện sự kiện (logo, banner, poster, thiệp mời) đến việc in ấn, phát hành thiệp, gửi email marketing, chạy quảng cáo trên mạng xã hội hoặc booking bài PR trên báo điện tử. Chẳng hạn, một chiến dịch Facebook Ads chạy trong 7 ngày để thu hút 500 người tham dự có thể tiêu tốn khoảng 5 – 10 triệu đồng nếu bạn nhắm đúng đối tượng và khu vực.

Ngoài ra, các chi phí cho chụp hình, quay phim, livestream sự kiện cũng cần được liệt kê rõ. Đây không chỉ là công cụ ghi lại khoảnh khắc mà còn là nguồn tư liệu quý giá để truyền thông hậu sự kiện.

Khi làm dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bạn nên phân chia chi tiết từng đầu mục truyền thông và dự phòng ít nhất 10% trong tổng chi phí cho hạng mục này – vì thực tế cho thấy các kế hoạch truyền thông luôn có xu hướng phát sinh ngoài dự tính.

Chi phí ăn uống – tiệc

Bữa ăn là nơi khách mời được thư giãn, giao lưu và cũng là phần thể hiện sự chu đáo của đơn vị tổ chức. Vì thế, khi lập dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, chi phí cho tiệc nhẹ, tea break hoặc tiệc buffet luôn là phần không thể thiếu.

Mức giá cho mỗi suất ăn hoặc tiệc nhẹ dao động tùy vào nhà cung cấp và thực đơn. Một suất tea break cơ bản tại Hà Nội hay TP.HCM có thể rơi vào khoảng 50.000 – 100.000 đồng/người, trong khi một bữa tiệc buffet chuyên nghiệp có thể từ 250.000 – 600.000 đồng/người.

Ngoài chi phí thức ăn, bạn còn cần tính thêm khoản cho nhân viên phục vụ, phí vận chuyển thực phẩm, setup bàn tiệc, khăn trải, ly tách… Tất cả những chi tiết này nên được liệt kê cụ thể trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để tránh sót hoặc trùng chi.

Đặc biệt, nên dự phòng thêm 5-10% suất ăn vì lượng khách mời thực tế có thể thay đổi so với kế hoạch ban đầu. Việc này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tránh được tình trạng lúng túng khi khách đến đông hơn dự kiến.

Với ba phần quan trọng vừa đề cập, bạn đã nắm được gần như toàn bộ cấu trúc chính trong việc xây dựng bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Từ địa điểm, trang trí, thiết bị, nhân sự cho đến truyền thông và ẩm thực, mỗi chi tiết đều ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của chương trình. Và điều quan trọng nhất: hãy luôn cập nhật chi phí thực tế theo thời gian để bảng dự toán không trở thành con số “trên giấy” mà thật sự hữu ích trong việc kiểm soát ngân sách và hiệu quả sự kiện.

Chi phí quà tặng – vật phẩm

Một sự kiện thành công không chỉ để lại ấn tượng trong từng phút giây diễn ra mà còn đọng lại qua những món quà nhỏ nhưng ý nghĩa dành cho khách tham dự. Vì vậy, chi phí quà tặng là hạng mục cần được cân nhắc kỹ khi lập dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, nhất là với những chương trình hướng đến đối tác, khách hàng thân thiết hoặc nhà tài trợ.

Quà tặng có thể là sản phẩm mang tính thương hiệu như ly sứ in logo, túi tote, sổ tay, bút ký, hoặc những món đồ công nghệ như pin sạc dự phòng, USB. Mức chi cho mỗi phần quà sẽ phụ thuộc vào ngân sách chung và phân khúc người nhận. Ví dụ, một sự kiện tri ân khách hàng VIP, mỗi phần quà có thể lên đến 300.000 – 500.000 đồng, trong khi quà tặng đại trà có thể chỉ khoảng 50.000 – 100.000 đồng/phần.

Ngoài giá trị vật chất, bạn cũng cần tính đến chi phí đóng gói, in ấn bao bì, thiệp cảm ơn kèm theo, chi phí vận chuyển nếu giao tận nơi.

Một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ không bao giờ bỏ quên yếu tố tinh tế này, bởi đôi khi một món quà nhỏ lại là thứ níu giữ cảm tình và lòng trung thành lâu dài từ khách hàng.

Chi phí đi lại – lưu trú (nếu có)

Với các sự kiện có khách mời đến từ tỉnh khác, hoặc tổ chức ngoài thành phố, việc hỗ trợ phương tiện đi lại và nơi lưu trú là điều cần thiết. Khoản này nên được tính ngay từ đầu trong quá trình dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, vì chi phí có thể tăng đột biến nếu không lên kế hoạch trước.

Chi phí đi lại bao gồm tiền thuê xe đưa đón, xăng xe, tài xế, chi phí vé máy bay hoặc tàu xe (nếu cần). Ngoài ra, nếu sự kiện kéo dài qua đêm, việc đặt phòng khách sạn cần đảm bảo tiêu chuẩn tối thiểu về tiện nghi và vị trí phù hợp.

Ví dụ, một chương trình đào tạo doanh nghiệp tổ chức tại Đà Lạt cho 50 nhân sự, chi phí xe giường nằm hai chiều có thể rơi vào khoảng 20 – 30 triệu đồng, cộng thêm khoảng 60 – 80 triệu đồng cho 1 đêm nghỉ dưỡng tại khách sạn 3 sao.

Trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bạn nên tách riêng phần này và ghi chú rõ ràng về đối tượng được hỗ trợ đi lại, tránh hiểu nhầm và phát sinh không đáng có.

Nếu không có khách ở xa nhưng sự kiện tổ chức tại khu vực khó di chuyển, bạn cũng nên tính toán chi phí thuê xe shuttle phục vụ đưa đón nhằm đảm bảo sự tiện lợi và an toàn cho người tham dự.

Chi phí phát sinh và khoản dự phòng

Dù bạn chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, bất kỳ sự kiện nào cũng có khả năng phát sinh những chi phí ngoài dự kiến. Chính vì thế, việc dành riêng một khoản dự phòng là bước không thể thiếu trong bất kỳ kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sự kiện nào.

Các chi phí phát sinh có thể bao gồm: phí phát sinh giờ thuê hội trường, tăng số lượng suất ăn, sửa chữa gấp thiết bị kỹ thuật, chi thêm cho quà tặng khi khách mời đông hơn dự kiến, phí in ấn tài liệu bổ sung, hoặc bồi dưỡng thêm cho nhân sự hỗ trợ ngoài giờ.

Thông thường, khoản dự phòng nên chiếm ít nhất 5 – 10% tổng ngân sách sự kiện. Ví dụ, nếu tổng chi phí dự trù là 200 triệu đồng, bạn nên giữ lại ít nhất 10 – 20 triệu đồng để linh hoạt ứng phó trong mọi tình huống.

Việc chủ động ghi chú rõ ràng phần chi phí dự phòng trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp ban tổ chức ứng xử linh hoạt, tránh bị động khi có thay đổi phút chót.

Với đầy đủ các hạng mục đã trình bày, từ địa điểm, trang trí, thiết bị kỹ thuật, nhân sự, truyền thông, ẩm thực, quà tặng, di chuyển cho đến khoản dự phòng, bạn hoàn toàn có thể xây dựng một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện toàn diện và thực tế.

Điều quan trọng là phải cập nhật con số thường xuyên, tham khảo nhiều nhà cung cấp, đối chiếu với ngân sách thực tế và luôn giữ tinh thần linh hoạt. Như vậy, dù là doanh nghiệp lớn hay cá nhân tổ chức sự kiện nhỏ, bạn vẫn có thể tối ưu chi phí và đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, đúng như kỳ vọng.