Đừng để sự kiện bị rối loạn vì thiếu chuẩn bị! Tham khảo ngay mẫu kế hoạch chương trình chi tiết giúp bạn điều phối mượt mà, tiết kiệm thời gian và chuyên nghiệp hơn.

Mẫu kế hoạch chương trình chi tiết kèm hướng dẫn từng bước

Dù là lễ khai trương, hội thảo, đêm gala hay hoạt động ngoại khóa, một mẫu kế hoạch chương trình rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức từ nội dung, nhân sự đến hậu cần. Đây không chỉ là công cụ để quản lý tiến độ mà còn là cơ sở để phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kịch bản và đạt được mục tiêu đề ra.

Thông tin chung về chương trình

Phần thông tin tổng quan là nền tảng đầu tiên trong bất kỳ mẫu kế hoạch chương trình nào. Đây là nơi tóm tắt toàn bộ đặc điểm của sự kiện, giúp các bên liên quan hiểu rõ mục tiêu, phạm vi và định hướng chung khi tham gia triển khai.

Trong phần này, bạn cần thể hiện các nội dung sau:

Tên chương trình: nên thể hiện được thông điệp hoặc đặc điểm nổi bật của sự kiện. Ví dụ: “Gala Kết Nối Doanh Nhân 2025”, “Ngày hội Sáng tạo Sinh viên Toàn quốc” hoặc “Lễ Khai trương Trung tâm Nội thất Minh Long”.

Mục đích tổ chức: làm rõ chương trình nhằm tri ân khách hàng, ra mắt thương hiệu, tổng kết hoạt động, hay thúc đẩy tinh thần nội bộ… Ví dụ: Tiệc tất niên công ty có mục tiêu gắn kết nhân sự và vinh danh các cá nhân tiêu biểu.

Thời gian – địa điểm: ghi cụ thể ngày, giờ bắt đầu và kết thúc; tên địa điểm; các điểm lưu ý về di chuyển, setup sân khấu…

Quy mô dự kiến: ước lượng số lượng người tham dự (50–100 người, 500 người hay hơn 1000 người), chia theo nhóm như khách mời VIP, nhân viên nội bộ, đối tác, khách hàng…

Đối tượng tham gia: xác định nhóm người cụ thể để từ đó lên kịch bản, chọn MC, chuẩn bị tài liệu hoặc quà tặng phù hợp. Ví dụ: nếu là chương trình dành cho học sinh – sinh viên, nội dung và không khí cần năng động, sáng tạo; còn nếu dành cho doanh nhân cần trang trọng, tinh gọn.

Một mẫu kế hoạch chương trình tốt sẽ thể hiện được toàn bộ thông tin này một cách rõ ràng, ngắn gọn và thống nhất giữa các bộ phận tổ chức.

Kịch bản chương trình (timeline chi tiết)

Đây là phần “xương sống” của toàn bộ mẫu kế hoạch chương trình. Một timeline mạch lạc, có thời gian cụ thể cho từng tiết mục sẽ giúp cả ekip vận hành theo đúng kịch bản, tránh rối loạn và lãng phí thời gian trong sự kiện.

Timeline thường chia theo 3 giai đoạn chính:

Giai đoạn đón khách – ổn định vị trí.
Giai đoạn chính thức: diễn văn, tiết mục, hoạt động chính.
Giai đoạn kết thúc: trao quà, cảm ơn, chụp ảnh, tiễn khách.

Ví dụ mẫu timeline sự kiện khai trương showroom nội thất:

07h30 – 08h00: Đón khách – check-in – chụp ảnh lưu niệm tại backdrop.
08h00 – 08h10: MC tuyên bố lý do – giới thiệu đại biểu – khai mạc chương trình.
08h10 – 08h25: Đại diện công ty phát biểu – công bố lý do thành lập showroom mới.
08h25 – 08h40: Nghi thức cắt băng khai trương – mở champagne – múa lân khai lộc.
08h40 – 09h00: Giới thiệu sản phẩm – tham quan không gian trưng bày.
09h00 – 09h15: Mini game, bốc thăm trúng thưởng cho khách tham dự.
09h15 – 09h30: MC cảm ơn – chụp ảnh lưu niệm – tiễn khách ra về.

Tùy loại hình sự kiện, bạn có thể thêm vào các tiết mục văn nghệ, trình chiếu video, mời khách giao lưu, chơi trò chơi hoặc vinh danh cá nhân xuất sắc.

Điều quan trọng là trong mỗi mẫu kế hoạch chương trình, từng tiết mục cần gắn tên người phụ trách, thời gian cụ thể và phương án dự phòng nếu có phát sinh (ví dụ: diễn giả đến trễ, tiết mục bị hủy).

Phân công nhân sự

Sau khi đã có khung thời gian và nội dung chi tiết, bước tiếp theo trong bất kỳ mẫu kế hoạch chương trình nào chính là phân công nhân sự. Việc này không chỉ giúp từng hạng mục được triển khai đồng bộ, mà còn giúp ban tổ chức kiểm soát tiến độ, trách nhiệm và phối hợp linh hoạt trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Cấu trúc phân công có thể chia thành các nhóm sau:

Ban chỉ đạo / Ban tổ chức chung: thường là đại diện lãnh đạo hoặc trưởng phòng phụ trách tổng thể, chịu trách nhiệm duyệt kịch bản, xử lý tình huống và kết nối các bộ phận.

Ban nội dung: lên ý tưởng chương trình, xây dựng timeline chi tiết, phối hợp cùng MC, diễn giả, khách mời và kiểm soát chất lượng kịch bản từ đầu đến cuối.

Ban hậu cần – kỹ thuật: phụ trách sân khấu, âm thanh – ánh sáng, máy chiếu, ghế ngồi, bảng tên, tài liệu in ấn, nước uống, quà tặng… và kiểm tra toàn bộ thiết bị ít nhất 2 lần trước giờ G.

Ban lễ tân – đón khách: sắp xếp khu vực check-in, hướng dẫn chỗ ngồi, phát tài liệu, mời khách chụp ảnh lưu niệm, chuẩn bị bảng tên đại biểu.

Ban truyền thông: phụ trách thiết kế poster, banner, chạy truyền thông trước – trong – sau chương trình. Quản lý livestream (nếu có), chụp ảnh, quay phim và cập nhật nội dung lên mạng xã hội.

Ví dụ, với chương trình “Hội thảo giải pháp tăng trưởng doanh nghiệp vừa và nhỏ năm 2024”, đội ngũ tổ chức gồm 12 người chia thành 4 ban, có nhóm trưởng phụ trách riêng. Tất cả các nhóm đều báo cáo tiến độ qua một bảng Google Sheet chung, giúp đồng bộ công việc và không bị bỏ sót nhiệm vụ nào.

Một mẫu kế hoạch chương trình tốt cần có bảng phân công cụ thể: họ tên, chức danh, nhiệm vụ, thời gian hoàn thành và thông tin liên hệ. Điều này giúp tăng tính chủ động và chuyên nghiệp trong cách tổ chức.

Kế hoạch truyền thông và quảng bá

Dù chương trình có hay đến đâu, nếu không được truyền thông bài bản thì khả năng thu hút người tham gia, tạo hiệu ứng lan tỏa sẽ rất hạn chế. Trong một mẫu kế hoạch chương trình hiện đại, truyền thông là hạng mục không thể thiếu – đặc biệt nếu bạn tổ chức sự kiện cộng đồng, hội thảo, workshop hoặc ra mắt sản phẩm mới.

Kế hoạch truyền thông nên được chia thành 3 giai đoạn:

Trước sự kiện: tạo sức hút và thu hút người quan tâm.

Thiết kế poster, banner, video trailer ngắn.
Đăng bài giới thiệu trên fanpage, website, email marketing.
Gửi thiệp mời hoặc thư mời chính thức đến khách hàng, đối tác, diễn giả.
Chạy quảng cáo Facebook, Google (nếu có ngân sách).

Trong sự kiện: duy trì tương tác và tăng mức độ phủ sóng.

Livestream chương trình qua fanpage hoặc YouTube.
Chụp ảnh, quay clip hậu trường để cập nhật liên tục.
Trích dẫn phát biểu ấn tượng từ MC, khách mời, lãnh đạo công ty.

Sau sự kiện: lan tỏa thông điệp và giữ kết nối sau chương trình.

Đăng bài tổng kết kèm album ảnh.
Gửi email cảm ơn, cung cấp tài liệu liên quan (nếu là hội thảo).
Làm video highlight chương trình để quảng bá cho các sự kiện tương lai.

Ví dụ, chương trình “Ngày hội Việc làm 2023” của một trường đại học đã thu hút hơn 5.000 sinh viên nhờ kế hoạch truyền thông đa nền tảng: chạy sự kiện Facebook, quảng bá qua TikTok với video ngắn hấp dẫn, kết hợp gửi email cho toàn bộ sinh viên trong hệ thống trường.

Trong mọi mẫu kế hoạch chương trình hiệu quả, phần truyền thông phải có timeline cụ thể, người phụ trách và nội dung truyền tải rõ ràng theo từng giai đoạn. Điều này không chỉ giúp tiếp cận đúng đối tượng, mà còn nâng cao uy tín của thương hiệu tổ chức.

Kế hoạch hậu cần

Hậu cần là phần nền móng quan trọng giúp chương trình vận hành trơn tru. Trong bất kỳ mẫu kế hoạch chương trình nào, phần hậu cần phải được lên danh sách đầy đủ, kiểm tra kỹ càng trước – trong – sau sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ và chất lượng.

Các hạng mục hậu cần cần lưu ý bao gồm:

Thiết bị kỹ thuật: hệ thống âm thanh – ánh sáng, micro cầm tay và cài áo, máy chiếu, màn LED, máy tính trình chiếu, ổ cắm điện dự phòng. Nên kiểm tra tối thiểu 2 lần, đặc biệt với các sự kiện có nhiều diễn giả hoặc biểu diễn nghệ thuật.

Trang trí sân khấu và khu vực tổ chức:

Backdrop chính: thiết kế đúng chủ đề, logo nhà tài trợ (nếu có).
Bàn ghế đại biểu: có khăn trải, bảng tên.
Khu vực check-in: bàn lễ tân, sổ khách mời, quà tặng, bảng hướng dẫn, bảng chỉ dẫn nhà vệ sinh hoặc khu vực nghỉ ngơi.

Tài liệu – in ấn – vật phẩm:

Tài liệu chương trình, giấy mời, sơ đồ chỗ ngồi, thẻ tên, bảng chỉ dẫn, phiếu bốc thăm, phiếu khảo sát.
Quà lưu niệm, túi quà, bút – sổ, standee trưng bày.

Teabreak / Ăn uống: chuẩn bị thực đơn hợp lý theo đối tượng. Nếu khách VIP, có thể bố trí khu riêng. Đảm bảo thời gian phục vụ đúng giờ và tránh gây ồn trong lúc đang diễn ra chương trình chính.

Nhân sự hỗ trợ: lễ tân, điều phối, người dẫn chương trình, kỹ thuật viên, bảo vệ hoặc trật tự viên. Nên có bảng phân công, đồng phục riêng và bộ đàm nếu chương trình quy mô lớn.

Ví dụ, một mẫu kế hoạch chương trình cho sự kiện “Hội nghị Khách hàng năm 2024” đã ghi rõ thời điểm xe chở backdrop đến, thời gian tổng duyệt kỹ thuật, vị trí đặt máy chiếu dự phòng, giúp toàn bộ đội hậu cần phối hợp nhịp nhàng mà không cần gọi điện lặp lại nhiều lần.

Ngân sách chương trình

Bất kỳ chương trình nào cũng cần có bảng dự toán ngân sách rõ ràng. Đây là phần quan trọng không thể thiếu trong mọi mẫu kế hoạch chương trình, giúp kiểm soát chi tiêu, đánh giá hiệu quả đầu tư và phòng tránh rủi ro phát sinh quá mức.

Ngân sách nên được chia thành các nhóm mục sau:

Chi phí nội dung – nhân sự:

MC, diễn giả, nghệ sĩ biểu diễn.
Biên tập kịch bản, thiết kế nội dung truyền thông.
Phí tổ chức chương trình, điều phối sự kiện (nếu thuê ngoài).

Chi phí hậu cần – kỹ thuật:

Âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu, bàn ghế, thi công backdrop.
In ấn, bảng tên, quà tặng, teabreak, trang trí không gian.

Chi phí truyền thông – marketing:

Thiết kế poster, banner.
Chạy quảng cáo online, booking truyền thông báo chí.
Chi phí quay phim, chụp ảnh, dựng video hậu kỳ.

Dự phòng ngân sách:

Chi phí phát sinh do thay đổi địa điểm, thời tiết, diễn giả hủy lịch, tăng số lượng người tham dự…

Ví dụ, trong mẫu kế hoạch chương trình cho một sự kiện khai trương chuỗi cửa hàng, tổng ngân sách là 150 triệu đồng – trong đó 60 triệu cho hậu cần, 50 triệu cho truyền thông và 40 triệu dành cho quà tặng, nghệ sĩ biểu diễn và chi phí phát sinh.

Lưu ý: nên có người phụ trách quản lý tài chính riêng, ghi chép minh bạch, và báo cáo sau chương trình để dễ đối soát.

Đánh giá và tổng kết sau sự kiện

Một chương trình được tổ chức chỉn chu không dừng lại ở phần kết thúc. Trong một mẫu kế hoạch chương trình hoàn chỉnh, phần đánh giá và tổng kết sau sự kiện đóng vai trò quan trọng để rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng cho những lần tổ chức tiếp theo.

Ngay sau chương trình, bạn nên thực hiện:

Gửi thư cảm ơn đến khách mời, đối tác, nhà tài trợ.
Chia sẻ album ảnh, video, bài viết tổng kết trên fanpage, website.
Gửi phiếu khảo sát hoặc biểu mẫu phản hồi (online hoặc offline).

Lập báo cáo tổng kết nội bộ:

Tóm tắt tiến độ, mức độ hoàn thành của từng hạng mục.
Đánh giá điểm mạnh – điểm yếu trong tổ chức.
So sánh ngân sách thực tế và ngân sách dự kiến.
Ghi nhận đề xuất cải tiến từ các bộ phận.

Ví dụ, sau chương trình “Ngày hội Tuyển dụng 2023”, ban tổ chức trường Đại học A đã thu thập được 327 phản hồi từ sinh viên và nhà tuyển dụng, qua đó cải thiện được lưu lượng phân luồng check-in và bố trí khu vực ăn uống hiệu quả hơn cho năm tiếp theo.