Mẫu thư mời sự kiện không chỉ truyền tải thông tin mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu, thu hút người tham dự và khẳng định sự chuyên nghiệp.
Trong bất kỳ sự kiện nào – từ hội thảo chuyên ngành, lễ khai trương, ra mắt sản phẩm cho đến các buổi tọa đàm, talkshow – thư mời chính là điểm chạm đầu tiên giữa đơn vị tổ chức và khách mời. Đây không đơn thuần là một tờ giấy thông báo, mà là cách bạn thể hiện sự trân trọng, tinh tế và định vị đẳng cấp của chương trình.
Một mẫu thư mời sự kiện được viết chuyên nghiệp sẽ truyền tải đầy đủ nội dung cần thiết, đồng thời tạo cảm xúc tích cực khiến người nhận muốn tham gia ngay từ khi đọc dòng đầu tiên. Ngược lại, một thư mời sơ sài, dài dòng hoặc thiếu điểm nhấn có thể khiến khách mời cảm thấy nhàm chán, thậm chí bỏ qua cơ hội tham dự sự kiện của bạn.
Hãy tưởng tượng bạn là khách hàng tiềm năng và nhận được một mẫu thư mời sự kiện với thiết kế tinh tế, lời văn trang trọng, thông tin rõ ràng và lời kêu gọi đầy hấp dẫn – bạn có cảm thấy được tôn trọng và hào hứng muốn góp mặt không?
Đó là lý do vì sao các doanh nghiệp, tổ chức cần đầu tư nghiêm túc cho việc soạn thảo và gửi thư mời sự kiện. Không chỉ để mời gọi, mà còn để định vị thương hiệu, tạo dựng mối quan hệ lâu dài và khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt công chúng.
Nội dung cần có trong thư mời sự kiện
Để một mẫu thư mời sự kiện phát huy tối đa hiệu quả, nội dung cần đảm bảo vừa đầy đủ thông tin, vừa có khả năng khơi gợi cảm xúc và thúc đẩy hành động từ người đọc. Dưới đây là các yếu tố không thể thiếu trong mỗi thư mời.
Trước tiên là tiêu đề và lời chào mở đầu. Đây là phần quyết định người nhận có tiếp tục đọc thư hay không. Hãy sử dụng tiêu đề ngắn gọn nhưng ấn tượng, chẳng hạn như: “Trân trọng kính mời Quý vị tham dự Hội thảo Kết nối Doanh nhân 2025” hoặc “Thư mời tham dự Lễ ra mắt sản phẩm mới của Công ty ABC”. Lời chào nên trang trọng, cá nhân hóa nếu có thể, như “Kính gửi Quý khách hàng/Anh chị/Đối tác thân mến”.
Tiếp theo là thông tin sự kiện. Đây là phần cần thể hiện rõ: tên chương trình, thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức (offline/online), dresscode (nếu có), chủ đề chương trình hoặc khẩu hiệu. Ví dụ: “Chương trình sẽ diễn ra vào lúc 18h00 ngày 15/06/2025 tại Trung tâm Hội nghị GEM Center, TP.HCM, với chủ đề ‘Kết nối để bứt phá’”.
Một mẫu thư mời sự kiện hiệu quả cũng cần trình bày rõ mục đích thư mời và lợi ích người nhận. Hãy giải thích lý do sự kiện được tổ chức và vì sao người được mời nên tham dự. Nếu có diễn giả nổi bật, cơ hội kết nối, ưu đãi dành riêng cho khách mời, bạn nên đề cập rõ để tạo sức hút. Ví dụ: “Đây là dịp để Quý khách hàng gặp gỡ các chuyên gia đầu ngành, mở rộng kết nối và đón nhận những ưu đãi đặc biệt từ thương hiệu ABC.”
Phần tiếp theo là nội dung chính và điểm nhấn của sự kiện. Nếu sự kiện có lịch trình đặc biệt, tiết mục nổi bật hoặc phần quà hấp dẫn, hãy nhấn mạnh để người đọc cảm thấy họ không nên bỏ lỡ. Một mẫu thư mời sự kiện không thể thiếu yếu tố cuốn hút và tạo cảm giác “chỉ dành riêng cho bạn”.
Cuối cùng, đừng quên đưa vào lời kêu gọi hành động (CTA) thật rõ ràng. Hãy hướng dẫn người nhận cách xác nhận tham gia, thông tin liên hệ hỗ trợ hoặc đường dẫn đăng ký. Ví dụ: “Vui lòng xác nhận tham dự trước ngày 10/06/2025 qua đường link: [link đăng ký] hoặc liên hệ hotline: [số điện thoại] để được hỗ trợ.”
Một mẫu thư mời sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ mời được người tham dự mà còn nâng cao giá trị thương hiệu và trải nghiệm tổng thể của sự kiện. Bạn đã từng thử áp dụng các yếu tố này vào thư mời của mình chưa? Nếu chưa, đây chính là lúc bắt đầu. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ được tham khảo các mẫu thư mời thực tế, dễ dùng và dễ tùy chỉnh cho mọi loại hình sự kiện. Đừng bỏ lỡ!
Các mẫu thư mời sự kiện chuyên nghiệp, dễ dùng
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và dễ dàng triển khai các chiến dịch truyền thông hiệu quả, dưới đây là những mẫu thư mời sự kiện phổ biến, được soạn thảo theo chuẩn trang trọng – chuyên nghiệp – dễ điều chỉnh. Dù bạn đang tổ chức hội thảo, khai trương, ra mắt sản phẩm hay một buổi talkshow, các mẫu thư dưới đây đều có thể tùy biến phù hợp với mục đích sự kiện của doanh nghiệp bạn.
Mẫu thư mời tham dự hội thảo, hội nghị
Đây là một trong những mẫu thư mời sự kiện được sử dụng nhiều nhất trong môi trường doanh nghiệp. Với hội thảo, hội nghị, nội dung cần trang trọng, súc tích và nhấn mạnh vào chủ đề chuyên môn, diễn giả nổi bật và giá trị người tham dự nhận được.
Tiêu đề: Trân trọng kính mời Quý vị tham dự Hội thảo chuyên đề “Đổi mới tư duy quản trị doanh nghiệp 2025”
Nội dung:
Kính gửi Quý khách/Quý đối tác,
Công ty [Tên công ty] trân trọng kính mời Quý vị tham dự Hội thảo chuyên đề: Đổi mới tư duy quản trị doanh nghiệp 2025, với sự tham gia của các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản lý và chiến lược doanh nghiệp.
Thời gian: 08:30 – Thứ Sáu, ngày 15/08/2025
Địa điểm: Trung tâm Hội nghị Quốc tế [Tên địa điểm]
Chủ đề: Đổi mới – Tái cấu trúc – Phát triển bền vững
Hội thảo là cơ hội kết nối, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn và mở rộng hợp tác giữa các doanh nghiệp cùng lĩnh vực.
Vui lòng xác nhận tham dự trước ngày 10/08/2025 qua [Link hoặc hotline].
Trân trọng kính mời!
Mẫu thư mời khai trương, khánh thành
Một mẫu thư mời sự kiện khai trương cần thể hiện không khí hân hoan, lời mời trang trọng và kỳ vọng được đón tiếp người nhận như một vị khách danh dự.
Tiêu đề: Thư mời tham dự Lễ Khai trương Văn phòng Mới của Công ty [Tên công ty]
Nội dung:
Kính gửi Anh/Chị,
Chúng tôi trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham dự Lễ Khai trương Văn phòng đại diện mới của Công ty [Tên công ty], đánh dấu một cột mốc phát triển mới trong hành trình đồng hành cùng khách hàng và đối tác.
Thời gian: 09:00 – Ngày 05/09/2025
Địa điểm: Lầu 6, Tòa nhà [Tên tòa nhà], Quận 1, TP.HCM
Sự hiện diện của Quý vị là niềm vinh dự lớn lao và là nguồn động viên cho tập thể chúng tôi trong ngày trọng đại này.
Hân hạnh được đón tiếp!
Mẫu thư mời ra mắt sản phẩm mới
Với sự kiện ra mắt sản phẩm, mẫu thư mời sự kiện nên nhấn mạnh vào yếu tố độc quyền, giá trị trải nghiệm và tính mới lạ của sản phẩm.
Tiêu đề: Trân trọng kính mời tham dự sự kiện ra mắt sản phẩm công nghệ đột phá năm 2025
Nội dung:
Kính gửi Quý khách,
Công ty [Tên công ty] hân hạnh giới thiệu sản phẩm mới nhất – [Tên sản phẩm], đánh dấu bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực [ngành hàng].
Chúng tôi trân trọng mời Quý vị đến tham dự sự kiện ra mắt chính thức để trải nghiệm trực tiếp những tính năng nổi bật cùng các chuyên gia công nghệ hàng đầu.
Thời gian: 18:00 – Ngày 10/10/2025
Địa điểm: Trung tâm Hội nghị [Tên địa điểm]
Hãy là một trong những người đầu tiên khám phá sản phẩm mang tính cách mạng này!
Mẫu thư mời workshop, talkshow
Đây là loại hình thư phổ biến với các đơn vị giáo dục, thương hiệu cá nhân, hoặc đơn vị tổ chức đào tạo. Mẫu thư mời sự kiện cần thể hiện tinh thần chia sẻ, gần gũi và nhấn mạnh vào diễn giả hoặc chủ đề hấp dẫn.
Tiêu đề: Mời bạn tham dự Workshop “Tư duy tích cực – Sống khỏe – Làm chủ cảm xúc”
Nội dung:
Xin chào bạn,
Bạn đang tìm kiếm cách để sống tích cực hơn, cân bằng giữa công việc và cảm xúc? Hãy tham gia ngay buổi workshop đặc biệt do [Tên tổ chức] tổ chức cùng với chuyên gia tâm lý [Tên diễn giả].
Thời gian: 14:00 – Thứ Bảy, ngày 21/09/2025
Địa điểm: Hội trường [Tên địa điểm]
Workshop hoàn toàn miễn phí, số lượng giới hạn. Đăng ký ngay để giữ chỗ: [Link đăng ký]
Hẹn gặp bạn tại chương trình nhé!
Mẫu thư mời sự kiện online
Trong kỷ nguyên số, mẫu thư mời sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến. Thư mời cần rõ ràng, linh hoạt và thân thiện để thu hút người tham dự qua nền tảng online.
Tiêu đề: Mời tham gia Webinar trực tuyến: “Chiến lược chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ”
Nội dung:
Kính gửi Anh/Chị,
Chuyển đổi số là xu hướng không thể đảo ngược. Nhưng làm sao để doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận hiệu quả?
Câu trả lời sẽ có trong buổi webinar đặc biệt do [Tên đơn vị] tổ chức, với sự tham gia của các chuyên gia từ [Tên công ty hoặc tổ chức].
Thời gian: 10:00 – Ngày 01/07/2025
Hình thức: Zoom Webinar (Link sẽ được gửi sau khi đăng ký)
Tham gia ngay để cập nhật xu hướng và giải pháp thực tế cho doanh nghiệp bạn.
Tùy vào quy mô và phong cách sự kiện, bạn có thể chọn lựa mẫu thư mời sự kiện phù hợp, đồng thời cá nhân hóa nội dung để tăng tỷ lệ phản hồi. Đừng quên rằng một thư mời ấn tượng sẽ là bước khởi đầu cho một sự kiện thành công và kết nối bền vững với khách mời.
Bạn đã chọn được mẫu thư mời sự kiện phù hợp cho chương trình sắp tới của mình chưa? Nếu chưa, hãy áp dụng ngay một trong những mẫu trên hoặc kết hợp nhiều yếu tố để tạo ra phiên bản độc quyền dành riêng cho thương hiệu của bạn.
Lưu ý khi viết thư mời sự kiện
Viết một mẫu thư mời sự kiện chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi sự rõ ràng trong thông tin mà còn cần yếu tố thẩm mỹ, cảm xúc và khả năng truyền tải thông điệp thương hiệu. Dưới đây là những điểm cần lưu ý để thư mời của bạn không rơi vào tình trạng mờ nhạt giữa hàng trăm lời mời khác.
Trước tiên, hãy đảm bảo văn phong phù hợp với đối tượng người nhận. Với khách VIP, đối tác chiến lược hay cơ quan nhà nước, thư cần trang trọng, ngôn từ lịch thiệp. Với khách hàng thân thiết, có thể dùng giọng văn gần gũi hơn nhưng vẫn cần giữ sự chuyên nghiệp. Nếu thư mời dành cho cộng đồng hoặc truyền thông, có thể pha chút sáng tạo, truyền cảm để tạo sự hứng thú.
Thứ hai, nội dung trong mẫu thư mời sự kiện nên ngắn gọn, đủ ý và tránh lan man. Hãy đảm bảo người đọc có thể nắm được: sự kiện là gì, diễn ra khi nào, ở đâu, có gì hấp dẫn và vì sao họ nên tham dự. Mỗi thông tin cần trình bày rõ ràng, dễ đọc và nên được bố trí theo bố cục dễ nhìn.
Thiết kế thư mời cũng là một yếu tố quan trọng. Nếu bạn gửi email, hãy chú trọng đến bố cục trình bày và hình ảnh đi kèm. Một banner sự kiện nổi bật, logo thương hiệu, ảnh đại diện cho chủ đề hoặc diễn giả sẽ giúp thư mời trở nên sống động hơn. Với thư in, hãy chọn chất liệu giấy phù hợp, màu sắc sang trọng, font chữ dễ đọc và chỉn chu đến từng chi tiết.
Đặc biệt, đừng quên yếu tố call-to-action rõ ràng và nổi bật. Một mẫu thư mời sự kiện hiệu quả không thể thiếu lời mời gọi hành động cụ thể như “Đăng ký ngay tại đây”, “Xác nhận tham dự trước ngày…”, hoặc “Liên hệ để được hỗ trợ thêm thông tin”. Nếu bạn tổ chức sự kiện giới hạn chỗ ngồi, hãy nhấn mạnh yếu tố “ưu tiên đăng ký sớm” để tăng độ khẩn trương và thu hút sự chú ý.
Cuối cùng, thời điểm gửi thư mời cũng là một phần chiến lược. Đừng để thư đến quá trễ khiến người nhận không sắp xếp được thời gian, cũng không nên gửi quá sớm rồi bị lãng quên. Lý tưởng nhất là từ 7 đến 14 ngày trước sự kiện đối với khách hàng cá nhân, và 2–3 tuần đối với khách VIP hoặc đối tác lớn.
Kết luận
Một mẫu thư mời sự kiện thành công không chỉ là bản thông báo, mà còn là tấm vé truyền cảm hứng, là lời mời chân thành và là cánh cửa đầu tiên mở ra trải nghiệm chuyên nghiệp mà bạn muốn dành cho người tham dự.
Khi được viết đúng cách, thư mời không chỉ tăng tỷ lệ tham gia, mà còn góp phần định vị hình ảnh thương hiệu và nâng cao giá trị tổng thể của chương trình.
Nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp mình – từ hội nghị, hội thảo, lễ khai trương cho đến sự kiện tri ân khách hàng hay ra mắt sản phẩm – nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy để Công ty Hưng Thịnh đồng hành cùng bạn!
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, đội ngũ Hưng Thịnh luôn sẵn sàng tư vấn, thiết kế mẫu thư mời sự kiện chuyên nghiệp, đúng chuẩn thương hiệu và hỗ trợ trọn gói từ khâu ý tưởng đến triển khai thực tế.
Gọi ngay đến Hotline: 0966.82.99.98 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết nhất về dịch vụ tổ chức sự kiện.
Hưng Thịnh – Nơi biến từng khoảnh khắc của bạn thành dấu ấn đáng nhớ.
Xem thêm:
Hướng dẫn viết thư mời dự lễ kỷ niệm thành lập công ty chi tiết từ A-Z
Top các mẫu thư mời khai trương độc đáo giúp bạn thu hút khách hàng hiệu quả
Tổng hợp các mẫu thiết kế thư mời sự kiện đẹp và trang trọng nhất dành cho mọi sự kiện
Tải về mẫu thiết kế thiệp mời khai trương vector chuyên nghiệp giúp khẳng định thương hiệu
