Lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đúng chuẩn giúp tối ưu chi phí, tránh phát sinh và bảo đảm mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp.

bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Khi lên kế hoạch cho bất kỳ chương trình nào – từ hội nghị, lễ ra mắt đến các buổi tiệc doanh nghiệp – việc chuẩn bị một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết là điều bắt buộc. Đây không chỉ là công cụ kiểm soát tài chính mà còn giúp bạn hình dung được toàn bộ quy trình tổ chức, chủ động xử lý mọi tình huống phát sinh. Để làm được điều đó, bạn cần bắt đầu từ phần thông tin tổng quan cho đến việc liệt kê đầy đủ các hạng mục chi phí cụ thể.

Thông tin tổng quan về sự kiện

Trước khi đi sâu vào các con số, phần đầu tiên trong bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần thể hiện rõ các thông tin cơ bản, bởi đây là cơ sở để định hình các chi phí sau này.

Thông tin này bao gồm tên sự kiện, thời gian diễn ra, địa điểm tổ chức dự kiến và quy mô khách mời. Ví dụ, nếu bạn tổ chức một buổi lễ tri ân khách hàng vào tháng 6 tại trung tâm hội nghị White Palace TP.HCM, với quy mô 300 người, thì những con số về thuê địa điểm, ăn uống, quà tặng… sẽ rất khác so với một sự kiện họp mặt nội bộ 50 người tại văn phòng công ty.

Ngoài ra, bạn cần xác định rõ mục tiêu sự kiện là gì: giới thiệu sản phẩm mới, mừng kỷ niệm thành lập, hay mở rộng thương hiệu. Từng mục tiêu sẽ kéo theo các yêu cầu về nội dung, hình ảnh và độ đầu tư khác nhau – từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến cách xây dựng bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

Việc liệt kê rõ ràng và đầy đủ phần thông tin tổng quan sẽ giúp bạn tránh mơ hồ trong các bước tính toán sau này, đồng thời hỗ trợ đội ngũ tổ chức và nhà cung cấp nắm được yêu cầu cụ thể để tư vấn chính xác hơn.

Các hạng mục chi phí cần đưa vào bản dự trù

Sau khi đã có bức tranh tổng thể về sự kiện, bước tiếp theo là liệt kê đầy đủ các hạng mục cần chi trả – đây chính là phần quan trọng nhất trong quá trình xây dựng bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

Chi phí thuê địa điểm là một trong những khoản lớn nhất. Nếu tổ chức tại khách sạn 4 sao, mức giá thuê phòng hội nghị cho 200 – 300 người có thể dao động từ 20 đến 40 triệu đồng/buổi. Ngoài ra, một số nơi còn tính phí thiết bị đi kèm như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu hoặc chi phí phục vụ.

Chi phí trang trí không gian cần được bóc tách rõ ràng theo từng hạng mục nhỏ: thiết kế và in ấn backdrop, làm bảng hiệu, gắn hoa tươi, bàn gallery, banner dọc và các vật phẩm trang trí sân khấu. Với phong cách trang trí trung bình, chi phí cho một sự kiện ấm cúng có thể từ 10 – 15 triệu đồng, nhưng với các concept cao cấp thì con số có thể gấp đôi.

Chi phí kỹ thuật gồm các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, livestream hoặc máy chiếu. Ví dụ, thuê trọn gói âm thanh ánh sáng cho hội thảo doanh nghiệp quy mô vừa có thể tốn 8 – 15 triệu đồng. Những sự kiện ngoài trời, có sân khấu lớn, sẽ đòi hỏi đầu tư hệ thống công suất cao hơn, đồng nghĩa với chi phí tăng theo.

Chi phí nhân sự bao gồm MC, ban nhạc, nhóm nhảy, PG, kỹ thuật viên điều hành, hậu cần và an ninh. Một MC chuyên nghiệp dẫn sự kiện trong 2 tiếng có thể có mức giá từ 3 – 7 triệu đồng. Ban nhạc hoặc nhóm múa cũng từ 5 triệu đồng trở lên tùy thương hiệu.

Chi phí tiệc và đồ uống cũng chiếm tỷ trọng lớn trong bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Một bữa tiệc buffet cho 100 người có thể dao động từ 25 đến 50 triệu đồng tùy nhà cung cấp. Nếu chỉ có tea break thì chi phí sẽ thấp hơn, khoảng 5 – 10 triệu đồng.

Chi phí truyền thông là hạng mục không thể thiếu nếu sự kiện cần quảng bá mạnh. Chi phí thiết kế, in ấn thư mời, chạy quảng cáo Facebook, Google hoặc đăng bài PR thường chiếm khoảng 10 – 15% tổng ngân sách. Ví dụ, nếu tổng ngân sách là 100 triệu, bạn nên dành ít nhất 10 – 12 triệu đồng cho hoạt động truyền thông và hậu kỳ sự kiện.

Chi phí quà tặng và vật phẩm lưu niệm cũng cần được liệt kê. Những món quà phổ biến như sổ tay, bút, túi vải in logo hay hộp quà cảm ơn có thể dao động từ 30.000 – 150.000 đồng/phần tùy mức độ cá nhân hóa và giá trị thương hiệu.

Cuối cùng, trong bất kỳ bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện nào cũng không thể thiếu phần chi phí phát sinh và quỹ dự phòng. Khoản này thường chiếm từ 5 – 10% ngân sách để sẵn sàng ứng phó với những thay đổi bất ngờ về số lượng khách, thời gian, thiết bị kỹ thuật hoặc vấn đề hậu cần.

Việc xác định rõ từng hạng mục giúp bạn không bị bỏ sót bất kỳ chi phí nào, đồng thời có thể kiểm soát tài chính sát sao và phản ứng nhanh nhạy nếu cần điều chỉnh. Đây là yếu tố then chốt để bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện phát huy tối đa hiệu quả và đồng hành cùng sự thành công của chương trình.

Phân bổ ngân sách trong bản dự trù

Sau khi đã liệt kê đầy đủ các hạng mục cần thiết, việc phân bổ ngân sách là bước tiếp theo quyết định mức độ hợp lý và hiệu quả của bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

Bạn cần bắt đầu từ việc xác định ngân sách tổng thể được duyệt cho sự kiện. Đây là “trần chi phí” giúp bạn kiểm soát không vượt giới hạn tài chính. Ví dụ, nếu tổng ngân sách là 200 triệu đồng, bạn cần chia tỷ lệ phù hợp cho từng hạng mục, tùy theo mức độ quan trọng và quy mô chương trình.

Một nguyên tắc phổ biến trong phân bổ ngân sách là áp dụng mô hình tỉ lệ phần trăm theo mức độ ưu tiên. Chẳng hạn, chi phí địa điểm thường chiếm 20 – 25%, trang trí khoảng 10 – 15%, thiết bị kỹ thuật 10 – 20%, nhân sự tổ chức 10%, tiệc từ 15 – 20%, truyền thông 10%, quà tặng khoảng 5 – 10%, và dự phòng chiếm 5 – 10%.

Việc phân bổ cần tính đến đặc thù từng loại sự kiện. Ví dụ, một sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm cần đầu tư mạnh vào truyền thông và trang trí hình ảnh thương hiệu, trong khi một lễ tri ân nhân viên công ty lại ưu tiên chi phí tiệc và quà tặng.

Ngoài tỷ lệ phần trăm, bạn cũng nên phân định rõ chi phí cố định và chi phí linh hoạt. Những chi phí cố định như thuê địa điểm, thiết bị, MC… thường ít thay đổi. Trong khi đó, các khoản linh hoạt như quà tặng, chi phí truyền thông, số lượng suất ăn có thể tăng giảm tùy tình hình thực tế và cần được điều chỉnh kịp thời.

Một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả không chỉ là liệt kê các con số, mà là biết phân bổ đúng người – đúng việc – đúng thời điểm, để từng đồng chi ra đều mang lại giá trị tối ưu.

Nếu có thể, bạn nên chuẩn bị song song hai phiên bản ngân sách: một bản ngân sách lý tưởng (đầy đủ mọi hạng mục mong muốn) và một bản ngân sách tối giản (áp dụng trong trường hợp cần cắt giảm). Cách làm này giúp bạn linh hoạt xoay chuyển khi gặp tình huống thay đổi, đồng thời vẫn giữ được chất lượng tổ chức ở mức ổn định.

Cách trình bày bản dự trù hiệu quả

Một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không chỉ cần đầy đủ nội dung, mà còn phải trình bày khoa học, dễ theo dõi và cập nhật. Việc trình bày hợp lý giúp các bên liên quan nhanh chóng nắm được tổng thể, đưa ra điều chỉnh kịp thời và phối hợp thực hiện hiệu quả.

Hình thức phổ biến nhất hiện nay là lập bảng dự trù trên file Excel hoặc Google Sheets. Bảng nên chia làm 5 cột cơ bản: Hạng mục, Chi tiết công việc, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền. Ngoài ra, nên có thêm cột Ghi chú để mô tả rõ thông tin liên hệ nhà cung cấp, deadline thực hiện hoặc những điều kiện kèm theo như thuế VAT, chiết khấu,…

Ví dụ, ở phần “Chi phí tiệc”, bạn có thể ghi: “Buffet 150 suất x 350.000 đồng/suất = 52.500.000 đồng”, kèm ghi chú “Nhà hàng ABC, đã đặt cọc 30%, còn lại thanh toán sau sự kiện”.

Bên cạnh đó, nên sử dụng màu sắc hoặc định dạng in đậm để làm nổi bật những hạng mục quan trọng như tổng chi phí, chi phí dự phòng, hoặc những khoản có nguy cơ phát sinh. Việc này giúp người quản lý tài chính và lãnh đạo dễ dàng nắm được tình hình ngân sách chỉ trong vài phút xem bảng.

Một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tốt cần đảm bảo cập nhật thường xuyên. Mỗi khi có thay đổi – như phát sinh thêm khách mời, đổi nhà cung cấp, tăng chi phí thuê thiết bị – bảng cần được chỉnh sửa ngay để phản ánh đúng thực tế và giúp các bộ phận liên quan làm việc ăn khớp hơn.

Cuối cùng, đừng quên lưu trữ các bản dự trù theo từng sự kiện trước đó như một thư viện nội bộ. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm, học hỏi cách phân bổ ngân sách từ các sự kiện thành công, từ đó cải tiến những bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện trong tương lai ngày càng tối ưu và sát thực tế hơn.

Lợi ích của việc có bản dự trù kinh phí

Trong quá trình tổ chức một chương trình dù lớn hay nhỏ, việc sở hữu một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện bài bản luôn mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực, cả về mặt tài chính lẫn vận hành.

Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất chính là kiểm soát chi phí hiệu quả. Khi có một bảng dự toán đầy đủ, bạn sẽ biết chính xác mình đang chi bao nhiêu cho từng hạng mục, từ đó dễ dàng điều chỉnh, cắt giảm hoặc đầu tư thêm một cách linh hoạt. Điều này giúp tránh tình trạng chi vượt ngân sách, thiếu hụt tiền mặt hoặc phải bù lỗ sau sự kiện.

Tiếp theo, bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp tránh phát sinh không cần thiết. Trong thực tế, nhiều sự kiện thất bại do không có kế hoạch tài chính cụ thể, dẫn đến việc chi tiền cảm tính, gặp gì thiếu thì mua gấp, thuê gấp. Những khoản phát sinh này không chỉ làm tăng tổng chi phí mà còn khiến quá trình vận hành thiếu ổn định, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện.

Ngoài ra, bản dự trù đóng vai trò là tài liệu tham khảo và làm việc với nhà cung cấp. Khi bạn có bảng dự toán rõ ràng, các đơn vị thi công, cung cấp thiết bị hay tổ chức tiệc sẽ dễ hiểu yêu cầu của bạn, từ đó báo giá chính xác hơn và rút ngắn thời gian thương lượng. Đây cũng là cách để bạn bảo vệ quyền lợi và tránh các rủi ro tài chính khi làm việc với đối tác bên ngoài.

Về lâu dài, việc lưu giữ các bản dự trù từ những sự kiện đã diễn ra còn giúp tạo ra bộ dữ liệu tài chính hữu ích cho doanh nghiệp. Nhờ đó, bạn có thể rút kinh nghiệm, so sánh chi phí giữa các chương trình khác nhau và cải thiện kế hoạch tài chính cho những lần tổ chức tiếp theo.

Cuối cùng, bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của đội ngũ tổ chức. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc bạn không chỉ làm sự kiện cho xong mà còn thực sự quan tâm đến hiệu quả đầu tư, trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu.

Kết luận

Bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một công cụ quản lý thông minh và không thể thiếu nếu bạn mong muốn sự kiện diễn ra đúng kế hoạch, đúng ngân sách và đạt hiệu quả cao nhất.

Dù bạn là doanh nghiệp lớn tổ chức hội nghị thường niên, hay cá nhân chuẩn bị buổi lễ tri ân, tiệc cưới, khai trương…, thì việc lập dự trù bài bản luôn giúp bạn chủ động hơn, tiết kiệm hơn và chuyên nghiệp hơn trong từng bước triển khai.

Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc hỗ trợ lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, Hưng Thịnh sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ bước đầu lên ý tưởng cho đến khi sự kiện diễn ra trọn vẹn. Với kinh nghiệm thực chiến hơn 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả, đề xuất phương án tối ưu và hiện thực hóa mọi yêu cầu của bạn một cách chỉn chu và sáng tạo nhất.

Hãy liên hệ ngay với Hưng Thịnh qua Hotline: 0966.82.99.98 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết cho chương trình sắp tới của bạn.
Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và kiến tạo những sự kiện ấn tượng, xứng tầm cho doanh nghiệp và cá nhân bạn!