Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện gồm những thành phần nào? Hướng dẫn làm từ A–Z

Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đúng cách giúp kiểm soát chi phí, hạn chế phát sinh và đảm bảo sự kiện thành công trọn vẹn như kế hoạch.

Trong bất kỳ sự kiện nào – từ lễ khai trương, hội thảo khách hàng đến gala tổng kết – việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bước không thể thiếu. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp, đơn vị tổ chức theo dõi chi phí hiệu quả, phân bổ ngân sách hợp lý và chủ động ứng phó với những phát sinh không mong muốn. Để đảm bảo bạn lập bảng đúng, đủ và dễ sử dụng, hãy cùng khám phá các nội dung cốt lõi dưới đây.

Khái niệm bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là tài liệu liệt kê tất cả các khoản chi phí cần thiết để triển khai một chương trình, từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc. Đây là công cụ quản lý tài chính trung tâm của toàn bộ quá trình tổ chức.

Không chỉ là một bảng tính đơn thuần, bảng dự trù còn giúp đội ngũ tổ chức dễ dàng theo dõi tiến độ, xác định mức độ đầu tư cho từng hạng mục và điều chỉnh ngân sách linh hoạt khi có thay đổi. Ví dụ, nếu tổ chức một hội nghị khách hàng quy mô 150 người với ngân sách 120 triệu đồng, việc lập bảng dự trù sẽ giúp bạn phân bổ: 25 triệu cho thuê hội trường, 30 triệu cho tiệc, 15 triệu cho thiết bị, 10 triệu cho quà tặng, 8 triệu cho truyền thông và 12 triệu làm dự phòng.

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không chỉ cần thiết với doanh nghiệp mà còn đặc biệt quan trọng đối với các agency sự kiện, khi phải gửi báo giá minh bạch cho khách hàng và đảm bảo không vượt ngân sách đã cam kết.

Các thành phần cần có trong bảng dự trù kinh phí

Để bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đầy đủ và dễ sử dụng, bạn cần phân chia rõ ràng các hạng mục chính theo cấu trúc logic, phù hợp với thực tế vận hành của sự kiện.

Một bảng cơ bản nên bao gồm:

Chi phí thuê địa điểm: Bao gồm phí thuê hội trường, phòng họp, sân khấu ngoài trời hoặc nhà hàng. Ví dụ: thuê hội trường tại khách sạn 4 sao cho 3 giờ có thể dao động từ 10 đến 20 triệu đồng.

Chi phí trang trí và thiết kế: Backdrop, standee, hoa tươi, bàn gallery, in ấn biển chỉ dẫn… Một gói trang trí tiêu chuẩn có thể rơi vào khoảng 7 – 15 triệu đồng, tùy độ phức tạp.

Chi phí thiết bị kỹ thuật: Bao gồm âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED, livestream. Với sự kiện trong nhà dưới 200 khách, gói thiết bị thường dao động 8 – 12 triệu đồng.

Chi phí nhân sự tổ chức: MC, PG lễ tân, kỹ thuật viên, điều phối viên. Ví dụ: thuê MC chuyên nghiệp có thể tốn 4 – 6 triệu đồng cho chương trình 2 giờ.

Chi phí in ấn – truyền thông: In tài liệu, thiệp mời, sổ tay, bảng tên, đồng thời có thể bao gồm phí quảng cáo trên mạng xã hội hoặc mời báo chí. Một sự kiện tầm trung nên dự trù 5 – 10 triệu cho hạng mục này.

Chi phí ăn uống và tiệc nhẹ: Tea break hoặc buffet. Nếu tea break 70.000 đồng/suất cho 150 khách, tổng chi khoảng 10,5 triệu đồng.

Chi phí quà tặng: Tặng phẩm mang thương hiệu doanh nghiệp như túi vải, sổ tay, bút ký,… thường từ 50.000 – 100.000 đồng/phần.

Chi phí đi lại – lưu trú: Áp dụng nếu sự kiện mời khách ở xa hoặc tổ chức ngoài địa bàn chính. Chi phí này linh động tùy theo số lượng phòng và khoảng cách.

Chi phí phát sinh và quỹ dự phòng: Nên chiếm từ 5 – 10% tổng ngân sách để xử lý các tình huống như tăng khách mời, sự cố kỹ thuật, thay đổi thời gian thuê.

Tất cả các khoản mục trên cần được sắp xếp rõ ràng, tránh trùng lặp và thiếu sót. Việc liệt kê đầy đủ sẽ giúp bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sát thực tế và bám sát nhu cầu tổ chức.

Cách trình bày bảng dự trù khoa học, dễ hiểu

Một bảng dự trù tốt không chỉ dừng lại ở việc có đủ nội dung, mà còn phải trình bày rõ ràng, dễ theo dõi và thuận tiện khi cập nhật. Hầu hết các đơn vị hiện nay sử dụng Excel hoặc Google Sheets để lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bởi dễ thao tác và chia sẻ nội bộ.

Cấu trúc bảng nên có 6 cột chính:

• Hạng mục: Nhóm chi phí chính (ví dụ: Trang trí, Thiết bị, Tiệc…).
• Chi tiết: Mô tả cụ thể từng khoản chi (ví dụ: Backdrop in UV kích thước 4m x 2.5m).
• Số lượng: Bao nhiêu đơn vị (suất ăn, phần quà, thiết bị…).
• Đơn giá: Mức giá cho mỗi đơn vị.
• Thành tiền: Tính toán tổng chi của từng dòng (Số lượng x Đơn giá).
• Ghi chú: Ghi rõ thông tin nhà cung cấp, thời gian thanh toán, tình trạng đặt cọc,…

Ví dụ, dòng chi phí cho tea break có thể được trình bày như sau:

Ngoài ra, bạn nên sử dụng màu sắc hoặc định dạng in đậm để đánh dấu các mục quan trọng như tổng chi phí, phần dự phòng, hoặc các dòng đã thanh toán xong. Việc này giúp bảng dễ nhìn và tránh sai sót trong quá trình làm việc nhóm hoặc trình bày cho khách hàng.

Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần được cập nhật thường xuyên. Mỗi lần phát sinh điều chỉnh – như thêm khách mời, thay đổi MC, đổi nhà cung cấp – bạn cần chỉnh sửa ngay để phản ánh đúng thực tế. Nhờ đó, bạn không chỉ kiểm soát tốt ngân sách mà còn dễ dàng ra quyết định nhanh chóng khi có thay đổi.

Mẫu minh họa bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Để bạn dễ hình dung cách lập và trình bày, dưới đây là mẫu minh họa bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thực tế cho một chương trình hội nghị khách hàng quy mô 150 người, tổ chức trong 1 buổi chiều tại TP.HCM. Mục tiêu của sự kiện là tri ân khách hàng, kết hợp giới thiệu sản phẩm mới.

Tổng ngân sách dự kiến: 120.000.000 VNĐ

Bảng dự trù được chia thành các hạng mục rõ ràng, chi tiết từng dòng chi phí theo cấu trúc chuẩn Excel/Google Sheets:

Ở ví dụ trên, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đã được phân chia thành các cụm chi phí rõ ràng, giúp người đọc – dù là nhân sự nội bộ hay khách hàng – đều có thể hình dung tổng thể dòng tiền chảy như thế nào, đâu là phần chi mạnh, đâu là khoản linh hoạt có thể điều chỉnh.

Bảng này cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp, tránh những khoản chi không rõ nguồn hoặc đội giá do không tính trước.

Ví dụ:  Ngày 15/3/2023, Câu lạc bộ B (50 thành viên) thuộc trường đại học A dự tính tổ chức một cuộc thi (sự kiện) tìm hiểu kiến thức pháp luật với quy mô toàn tường, những đạo cụ cần chuẩn bị gồm: bục phát biểu, chuông, quà, giấy khen, máy chiếu, màn chiếu, ban hậu cần phụ trách công tác chuẩn bị và dự trù kinh phí

TRƯỜNG ĐẠI HỌC A CÂU LẠC BỘ B

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kính gửi: BGH trường đại học A, Chủ nhiệm Câu lạc bộ B

Tên tôi là: Nguyễn Văn A     Phòng, khoa: Ban Hậu cần, Câu lạc bộ B

Nội dung: Dự trù kinh phí tổ chức cuộc thi tìm hiểu pháp luật ngày 15/3/2023.

STT	Hạng mục	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	Thuê địa điểm	1 hội trường	100.000	100.000
2	Thuê nhóm nhảy, ca sĩ, vũ đoàn	4 tiết mục, 1 nhóm nhảy, 2 ca sĩ	1.000.000	1.000.000
3	Thuê Micro	12 cái	100.000	1.200.000
4	Thuê Loa	1 cái	1.000.000	1.000.000
5	Máy tính kết nối với máy chiếu	1 cái	0	0
6	Bục phát biểu	1 cái	100.000	100.000
7	Bục bấm chuông	10 cái	200.000	2.000.000
8	Sổ tay	5 sổ	30.000	150.000
9	Bút bi	10 chiếc	3.000	30.000
10	Máy chiếu	1 cái	0	0
11	Màn chiếu	1 cái	0	0
12	Giấy khen	5 cái	5.000	25.000
13	Baner	1 cái	50.000	50.000
14	Thẻ thành viên BTC, dây đeo	50 thẻ, 50 dây	25.000	1.250.000
15	Thuê MC	2 MC	200.000	400.000
16	Tiền thưởng	1 nhất, 1 nhì, 1 ba, 1 khuyến khích, 1 khán giả yêu thích nhất	2.600.000	2.600.000
17	Rủi ro phát sinh		500.000	500.000
	Tổng:			10.405.000

Hà Nội, ngày 04 tháng 3 năm 2023

Hiệu trưởng duyệt (Ký, ghi rõ họ tên)

Trưởng phòng KH – TC (Ký, ghi rõ họ tên)

Chủ nhiệm CLB (Ký, ghi rõ họ tên)

Người lập (Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Dù bạn đang chuẩn bị cho một sự kiện nhỏ hay chương trình có quy mô vài trăm người, việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện luôn cần sự cẩn thận và linh hoạt. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn xây dựng bảng dự trù sát thực tế và hiệu quả trong suốt quá trình triển khai.

Trước hết, bạn cần xác định rõ ngân sách tổng được duyệt. Đây là giới hạn tài chính giúp bạn điều phối các khoản chi phù hợp. Nếu không có con số cụ thể, bảng dự trù sẽ thiếu định hướng, dễ dẫn đến tình trạng “vung tay quá trán” hoặc bỏ sót những hạng mục quan trọng.

Thứ hai, nên phân bổ ngân sách theo tỷ lệ ưu tiên. Với mỗi sự kiện, mức đầu tư cho từng hạng mục sẽ khác nhau. Ví dụ, nếu sự kiện thiên về trải nghiệm thị giác (như ra mắt sản phẩm), bạn có thể dành 25% cho phần thiết kế và trang trí. Ngược lại, nếu mục tiêu là kết nối và giao lưu, phần tiệc và quà tặng nên được ưu tiên nhiều hơn.

Một lưu ý quan trọng là luôn dành từ 5 – 10% tổng ngân sách cho khoản dự phòng phát sinh. Trong thực tế, các sự cố như khách mời đến đông hơn dự kiến, phải thuê thêm thiết bị, tăng thời lượng chương trình… là điều rất thường xảy ra. Không có quỹ dự phòng sẽ khiến bạn phải rút bớt từ các hạng mục khác hoặc mất cân đối tài chính.

Bạn cũng nên chủ động khảo sát báo giá từ nhiều nhà cung cấp. Việc so sánh ít nhất 2 – 3 bảng báo giá cho cùng một dịch vụ sẽ giúp bạn không bị mua “hớ” hoặc chọn nhầm đơn vị không uy tín. Đồng thời, hãy lưu thông tin liên hệ, điều khoản thanh toán, thời gian thực hiện của từng đơn vị ngay trong cột ghi chú của bảng để tiện theo dõi.

Ngoài ra, trong suốt quá trình triển khai, bạn cần cập nhật bảng dự trù thường xuyên. Mỗi khi có thay đổi, dù là nhỏ như thay đổi kích thước backdrop, in thêm tài liệu hay đổi món ăn trong tiệc, cũng nên ghi chú lại để tránh quên hoặc phát sinh chi phí mà không rõ nguồn gốc.

Cuối cùng, nên phối hợp liên phòng ban (kế toán, truyền thông, kỹ thuật, hậu cần) để rà soát bảng dự trù trước khi chốt. Việc này giúp phát hiện những điểm thiếu hoặc sai lệch, đồng thời phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng nhóm phụ trách.

Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả không chỉ phản ánh đúng chi phí, mà còn là công cụ quản trị rủi ro, tiết kiệm ngân sách và nâng cao uy tín tổ chức của bạn trong mắt khách mời, đối tác và ban lãnh đạo.

Kết luận

Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không phải là công việc hành chính đơn thuần, mà là một trong những khâu chiến lược quyết định sự thành công của toàn bộ chương trình. Từ việc liệt kê hạng mục, bóc tách chi phí, phân bổ ngân sách cho đến trình bày bảng minh bạch, mỗi bước đều đòi hỏi sự chính xác và chủ động.

Với một bảng dự trù rõ ràng, bạn không chỉ kiểm soát được tài chính mà còn tiết kiệm thời gian khi làm việc với nhà cung cấp, phối hợp nội bộ hiệu quả và giữ được chất lượng sự kiện ở mức cao nhất.

Xem thêm:

Backdrop sân khấu là gì? Nên thuê ở đâu rẻ, đẹp, uy tín?

Các mẫu backdrop khai trương ấn tượng giúp thu hút khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên

Gợi ý backdrop sinh nhật công ty đẹp, sang trọng và dễ thi công

Gợi ý backdrop sinh nhật đơn giản nhưng tinh tế, dễ dàng trang trí

Thuê backdrop sự kiện cần lưu ý những gì? Nơi thuê rẻ và uy tín

Kích thước backdrop sự kiện bao nhiêu là chuẩn và dễ dùng?