Bạn đang lên kế hoạch cho chuyến du lịch công ty sắp tới? Đừng bỏ lỡ hướng dẫn chi tiết này để có một kế hoạch đi du lịch vừa hợp lý, vừa đáng nhớ!

kế hoạch đi du lịch

Xác định mục tiêu và quy mô chuyến đi

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị chi tiết, điều quan trọng nhất trong bất kỳ kế hoạch đi du lịch nào cho công ty là phải xác định rõ mục tiêu và quy mô chuyến đi. Đây chính là bước định hướng giúp bạn dễ dàng lựa chọn địa điểm, xây dựng lịch trình và kiểm soát ngân sách hợp lý.

Trước tiên, bạn cần làm rõ mục đích của chuyến đi. Mỗi công ty sẽ có lý do khác nhau để tổ chức du lịch: có thể là phần thưởng cho nhân viên sau một quý làm việc xuất sắc, là dịp gắn kết nội bộ giữa các phòng ban, hay kết hợp giữa nghỉ dưỡng và đào tạo kỹ năng (du lịch MICE). Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn lựa chọn được hình thức tổ chức phù hợp – nhẹ nhàng nghỉ dưỡng, năng động team building hay trang trọng hội nghị.

Tiếp theo là quy mô chuyến đi. Bạn cần biết có bao nhiêu người tham gia, có bao gồm người thân hay chỉ nội bộ nhân viên. Một chuyến đi dành cho 40 người sẽ khác rất nhiều về tổ chức, phương tiện, lưu trú và ngân sách so với nhóm 200 người. Càng nắm rõ số lượng từ sớm, bạn càng dễ lên kế hoạch chi tiết và làm việc hiệu quả với nhà cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, bạn cũng cần chọn thời điểm tổ chức phù hợp. Thông thường, các công ty sẽ chọn tổ chức vào cuối tuần, dịp nghỉ lễ hoặc sau khi hoàn thành dự án lớn. Tuy nhiên, bạn cần tính đến thời tiết, mùa cao điểm du lịch và thời gian làm việc của nhân viên để đảm bảo tối đa sự tham gia.

Cuối cùng, dự trù ngân sách tổng thể và ngân sách theo đầu người là điều bắt buộc khi lập kế hoạch đi du lịch. Dù ngân sách nhiều hay ít, nếu bạn kiểm soát tốt ngay từ đầu, bạn sẽ dễ cân đối các hạng mục chi tiêu, tránh bị đội chi phí hoặc bỏ sót những phần quan trọng.

Khảo sát và lựa chọn địa điểm phù hợp

Sau khi xác định được mục tiêu và quy mô, bước tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch đi du lịch là lựa chọn địa điểm phù hợp. Đây không chỉ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của mọi người mà còn tác động lớn đến ngân sách, thời gian di chuyển và các hoạt động đi kèm.

Trước hết, bạn cần xác định tiêu chí lựa chọn địa điểm dựa trên mục tiêu chuyến đi. Nếu công ty muốn nghỉ dưỡng, thư giãn, những địa điểm gần biển hoặc khu nghỉ dưỡng cao cấp sẽ là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu muốn tổ chức hoạt động team building năng động, bạn nên ưu tiên những nơi có không gian rộng rãi, bãi cỏ, sân chơi tập thể như Đà Lạt, Ba Vì, Phan Thiết…

Tiếp theo, hãy so sánh các phương án địa điểm dựa trên ngân sách và thời gian di chuyển. Với ngân sách hạn chế, những điểm đến gần thành phố hoặc có thể đi về trong ngày như Hồ Tràm, Vũng Tàu (với các công ty tại TP.HCM) sẽ là lựa chọn hợp lý. Nếu công ty có thể đầu tư cho chuyến đi 2 ngày 1 đêm hoặc hơn, bạn có thể xem xét các tour xa hơn như Nha Trang, Đà Nẵng, Sa Pa, Quy Nhơn…

Ngoài ra, đừng quên tìm hiểu kỹ điều kiện thời tiết và giao thông tại điểm đến. Một địa điểm đẹp nhưng dễ kẹt xe hoặc hay mưa vào thời điểm bạn định đi sẽ khiến cả lịch trình bị đảo lộn. Bạn cũng nên kiểm tra tình trạng an ninh, các dịch vụ y tế gần khu vực để đề phòng tình huống khẩn cấp.

Để đưa ra lựa chọn tối ưu, bạn có thể lập bảng so sánh các địa điểm tiềm năng theo các tiêu chí: khoảng cách, chi phí, dịch vụ, cảnh quan, hoạt động giải trí, mức độ an toàn… Từ đó dễ dàng chọn được điểm đến phù hợp nhất với tập thể công ty.

Lên lịch trình cụ thể cho chuyến đi

Khi đã chọn được địa điểm phù hợp, việc xây dựng một lịch trình chi tiết và hợp lý là bước tiếp theo không thể thiếu trong kế hoạch đi du lịch cho công ty. Một lịch trình khoa học giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng giờ, đúng mục tiêu và mang lại trải nghiệm tích cực cho tất cả thành viên tham gia.

Trước tiên, bạn cần xác định thời lượng chuyến đi: 1 ngày, 2 ngày 1 đêm, hay dài hơn. Thời lượng sẽ quyết định cách phân bổ thời gian cho các hoạt động chính như di chuyển, nghỉ ngơi, tham quan, vui chơi và tổ chức team building.

Ví dụ, với chuyến đi 2 ngày 1 đêm, lịch trình cơ bản nên gồm:

Ngày 1 sáng: Khởi hành – Ăn sáng nhẹ – Di chuyển đến địa điểm
Ngày 1 trưa: Nhận phòng – Ăn trưa – Nghỉ ngơi
Ngày 1 chiều: Team building ngoài trời hoặc tham quan tự do
Ngày 1 tối: Gala dinner – Văn nghệ – Trao thưởng – Gắn kết nội bộ
Ngày 2 sáng: Ăn sáng – Tham quan danh lam thắng cảnh, chụp ảnh lưu niệm
Ngày 2 trưa: Ăn trưa – Làm thủ tục trả phòng – Di chuyển về công ty
Ngày 2 chiều: Kết thúc chuyến đi – Tổng kết ngắn

Hãy lưu ý phân chia thời lượng hợp lý giữa hoạt động tập thể và thời gian tự do. Nhân viên sẽ cần những khoảng nghỉ để nạp năng lượng và tận hưởng riêng tư. Nếu bạn nhồi nhét quá nhiều hoạt động, chuyến đi dễ trở thành “hành xác” hơn là nghỉ dưỡng.

Trong quá trình lên lịch trình, nên đưa vào ít nhất 1 điểm nhấn đặc biệt: một trò chơi sáng tạo, một đêm gala đáng nhớ, một buổi picnic bên biển hoặc chương trình bốc thăm trúng thưởng. Những “điểm nhấn” này sẽ là điều đọng lại trong ký ức mỗi người.

Ngoài ra, cần chuẩn bị sẵn phương án dự phòng nếu thời tiết không thuận lợi hoặc xảy ra sự cố bất ngờ. Ví dụ: nếu trời mưa, thay vì team building ngoài trời, có thể chuyển sang trò chơi trong nhà hoặc tổ chức mini game kèm quà tặng.

Một kế hoạch đi du lịch chỉn chu không thể thiếu lịch trình chi tiết, nhưng cũng đừng biến nó thành bảng phân công cứng nhắc. Hãy đảm bảo mọi hoạt động diễn ra linh hoạt, theo đúng tinh thần: vui là chính – kết nối là cốt lõi!

Phân công nhiệm vụ cho các bộ phận

Ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng sẽ gặp rủi ro nếu không có sự phối hợp hiệu quả giữa các thành viên trong ban tổ chức. Vì vậy, phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng bộ phận là điều quan trọng trong bất kỳ kế hoạch đi du lịch nào của công ty.

Bước đầu tiên là thành lập ban tổ chức chính, thường bao gồm đại diện từ phòng Nhân sự, Kế toán và một thành viên Ban giám đốc (nếu có). Ban tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng tổng thể kế hoạch, theo dõi tiến độ, quyết định ngân sách và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và thực hiện.

Tiếp theo, cần chia ra các nhóm phụ trách theo từng đầu việc cụ thể, ví dụ:

Nhóm hậu cần: Đặt xe, khách sạn, nhà hàng, chuẩn bị áo team, nước uống, thuốc men cơ bản, vật dụng trò chơi
Nhóm truyền thông: Quay phim, chụp ảnh, viết bài chia sẻ nội bộ sau chuyến đi, chuẩn bị nhạc nền, backdrop nếu có gala
Nhóm quản lý nhân sự tham gia: Điểm danh, chia nhóm chơi, theo dõi tình trạng sức khỏe, hỗ trợ người lớn tuổi/trẻ nhỏ
Nhóm điều phối chương trình: Giám sát tiến độ hoạt động, đảm bảo đúng giờ, làm việc với MC hoặc đơn vị tổ chức sự kiện (nếu có)

Đối với các công ty lớn, nên sử dụng bảng phân công có tên, nhiệm vụ và số điện thoại liên hệ của từng người để dễ dàng điều phối và xử lý tình huống phát sinh. Nếu công ty nhỏ, mỗi người có thể kiêm nhiệm nhiều vai trò – nhưng vẫn cần xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho mỗi phần việc.

Việc phân công không chỉ giúp chuyến đi trơn tru, mà còn tạo cơ hội cho nhân viên phát huy tinh thần trách nhiệm, làm việc nhóm và đóng góp vào hoạt động chung của công ty – đúng với mục tiêu gắn kết mà kế hoạch đi du lịch hướng đến.

Làm việc với đơn vị tổ chức du lịch (nếu có)

Trong một số trường hợp, đặc biệt với các công ty có quy mô lớn hoặc không có đủ nguồn lực để tự tổ chức, việc hợp tác với đơn vị tổ chức du lịch chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo chất lượng chương trình. Đây cũng là bước quan trọng không thể thiếu trong một kế hoạch đi du lịch hiệu quả và an toàn.

Khi lựa chọn đơn vị tổ chức, bạn nên ưu tiên các công ty có kinh nghiệm trong việc tổ chức tour cho doanh nghiệp, có thể cung cấp dịch vụ trọn gói từ vận chuyển, ăn ở, tổ chức trò chơi đến gala dinner. Việc này giúp bạn tránh phải làm việc với quá nhiều nhà cung cấp lẻ, dễ gây thiếu sót hoặc phát sinh chi phí không mong muốn.

Một kế hoạch đi du lịch bài bản cần có bản so sánh ít nhất 2–3 đơn vị tổ chức khác nhau, đánh giá dựa trên các tiêu chí: chi phí hợp lý, dịch vụ linh hoạt, thái độ hỗ trợ, kinh nghiệm tổ chức team building, khả năng xử lý tình huống phát sinh… Đừng quên đọc kỹ đánh giá khách hàng cũ và yêu cầu bản chào giá chi tiết để tiện đối chiếu.

Khi đã chọn được đối tác phù hợp, bạn nên làm việc cụ thể về kịch bản tour, danh sách dịch vụ kèm theo, thời gian và điều kiện thanh toán, chính sách huỷ tour hoặc thay đổi số lượng người. Tất cả các điều khoản cần được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng – đây là yếu tố sống còn trong mọi kế hoạch đi du lịch có sự tham gia của bên thứ ba.

Ngoài ra, nếu sử dụng MC hoặc hoạt náo viên từ phía đơn vị tổ chức, hãy đề nghị được gặp trực tiếp hoặc xem video demo để đánh giá phong cách dẫn dắt, khả năng tạo không khí – vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần của cả đoàn.

Một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: bạn cần phân công người đại diện của công ty giám sát tour trong suốt hành trình để đảm bảo mọi dịch vụ được thực hiện đúng cam kết, đồng thời phản hồi kịp thời khi có vấn đề.

Dự trù chi phí và kiểm soát ngân sách

Dù công ty bạn có ngân sách lớn hay hạn chế, thì việc lên kế hoạch đi du lịch không thể bỏ qua bước dự trù và kiểm soát chi phí. Một kế hoạch tài chính tốt sẽ giúp bạn chủ động mọi mặt, tránh bị “vỡ quỹ” vào phút chót, đồng thời tối ưu trải nghiệm cho người tham gia.

Bước đầu tiên, hãy liệt kê tất cả các hạng mục có thể phát sinh chi phí trong suốt hành trình. Một số khoản mục cơ bản bao gồm:

Chi phí vận chuyển: Thuê xe, vé máy bay, phụ phí tài xế
Chi phí lưu trú: Khách sạn, resort, homestay (tùy tiêu chuẩn)
Chi phí ăn uống: Ăn chính, ăn nhẹ, nước uống, gala dinner
Chi phí tham quan: Vé vào cổng, thuê hướng dẫn viên, bảo hiểm du lịch
Chi phí hoạt động: Dụng cụ team building, quà tặng, tổ chức trò chơi
Chi phí truyền thông: Quay phim, chụp ảnh, backdrop, banner
Chi phí phát sinh: Mua sắm thêm, chi phí y tế, chi phí phát sinh do thay đổi lịch trình

Sau khi có bảng dự toán, bạn nên tính toán ngân sách trên đầu người để ban lãnh đạo duyệt dễ dàng hơn. Ví dụ: tổng chi phí 120 triệu cho 60 người, tương đương 2 triệu đồng/người. Mức ngân sách này cần được thống nhất sớm để dễ kiểm soát trong các khâu còn lại của kế hoạch đi du lịch.

Một mẹo nhỏ nhưng rất hữu ích là bạn nên lập bảng chi phí dự kiến và bảng chi phí thực tế sau chuyến đi, từ đó so sánh và đánh giá khả năng kiểm soát tài chính. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho các chuyến đi sau và nâng cao tính chuyên nghiệp trong tổ chức.

Ngoài ra, đừng quên bố trí một người phụ trách kiểm soát chi tiêu, có quyền ký xác nhận từng khoản trong hành trình. Người này cũng sẽ lưu giữ hóa đơn, chứng từ nếu cần quyết toán nội bộ hoặc làm báo cáo tài chính.

Nếu bạn đang tìm một đối tác uy tín để tổ chức trọn gói chương trình du lịch nội bộ cho doanh nghiệp – từ tư vấn địa điểm, xây dựng lịch trình đến tổ chức gala chuyên nghiệp – hãy để Công ty Hưng Thịnh đồng hành cùng bạn.

Với đội ngũ giàu kinh nghiệm và dịch vụ linh hoạt theo yêu cầu từng công ty, Hưng Thịnh cam kết mang đến cho bạn một kế hoạch đi du lịch chỉn chu, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo giá trị gắn kết và trải nghiệm đáng nhớ cho tập thể.

📞 Liên hệ ngay Hotline: 0966.82.99.98 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết nhất về dịch vụ tổ chức du lịch doanh nghiệp, team building, gala dinner tại Hưng Thịnh.

Hưng Thịnh – Kết nối nội lực, kiến tạo hành trình đáng nhớ cho mọi doanh nghiệp!