Bạn đang được giao nhiệm vụ tổ chức tiệc tất niên cuối năm? Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách lập kế hoạch tổ chức Year End Party bài bản, tiết kiệm và hiệu quả – giúp sự kiện không chỉ thành công mà còn đọng lại cảm xúc cho tất cả thành viên tham dự.

Xác định mục tiêu và thông điệp của chương trình

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị các chi tiết nhỏ, điều quan trọng nhất khi xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party là xác định rõ mục tiêu và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông qua sự kiện này.

Mỗi công ty sẽ có một lý do riêng để tổ chức tiệc tất niên, nhưng nhìn chung, mục tiêu phổ biến nhất là tri ân nhân viên sau một năm làm việc, tạo không gian thư giãn, gắn kết và nhìn lại những thành tựu đã đạt được. Với một số doanh nghiệp, đây còn là dịp để tôn vinh những cá nhân xuất sắc, củng cố văn hóa nội bộ hoặc tăng độ nhận diện thương hiệu thông qua việc mời đối tác và truyền thông tham dự.

Thông điệp chính là linh hồn của chương trình, giúp kết nối toàn bộ các hoạt động lại với nhau. Khi xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party, hãy lựa chọn một chủ đề phù hợp với tinh thần của công ty. Ví dụ, công ty trẻ trung, năng động có thể chọn thông điệp như “We Are One”, “Chạm đỉnh cùng nhau”, hoặc “Thắp sáng hành trình”. Trong khi đó, các doanh nghiệp truyền thống hoặc làm trong lĩnh vực tài chính, kỹ thuật có thể chọn thông điệp mang tính tri ân như “Kết nối và phát triển”, “Hành trình bền vững”.

Chủ đề nên được thể hiện nhất quán xuyên suốt trong thư mời, backdrop, video mở màn, bài phát biểu, cho đến quà tặng cuối sự kiện. Một kế hoạch tổ chức Year End Party có thông điệp rõ ràng sẽ giúp khách mời cảm thấy được kết nối và để lại ấn tượng lâu dài hơn.

Lên ngân sách chi tiết và phân bổ chi phí

Sau khi xác định mục tiêu và thông điệp, bước tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch tổ chức Year End Party chính là xây dựng ngân sách. Ngân sách không chỉ là yếu tố quyết định quy mô sự kiện mà còn ảnh hưởng đến chất lượng trải nghiệm và độ chuyên nghiệp của chương trình.

Trước tiên, bạn cần xác định tổng ngân sách được cấp hoặc đề xuất với ban giám đốc. Với công ty dưới 50 người, ngân sách trung bình thường dao động từ 20 đến 50 triệu đồng. Với doanh nghiệp quy mô 100–300 người, ngân sách có thể từ 100 đến 300 triệu đồng, tùy theo mức độ đầu tư và hình thức tổ chức.

Khi đã có con số tổng thể, hãy lập bảng phân bổ chi tiết theo từng hạng mục. Dưới đây là mẫu ngân sách tham khảo cho một kế hoạch tổ chức Year End Party quy mô 150 người:

Địa điểm – sân khấu – setup không gian: 40.000.000 VNĐ
Âm thanh – ánh sáng – màn hình LED: 20.000.000 VNĐ
MC – ca sĩ – nhóm nhảy – biểu diễn: 25.000.000 VNĐ
Ăn uống (buffet hoặc set menu): 45.000.000 VNĐ
Thiết kế – in ấn backdrop, thư mời, quà tặng: 10.000.000 VNĐ
Chi phí truyền thông – quay phim – chụp ảnh: 12.000.000 VNĐ
Chi phí dự phòng (5–10%): 10.000.000 VNĐ
Tổng cộng: 162.000.000 VNĐ

Trong quá trình thực hiện kế hoạch tổ chức Year End Party, bạn cần theo sát chi phí thực tế và lưu giữ hóa đơn, bảng báo giá, hợp đồng với nhà cung cấp để dễ dàng quyết toán và rút kinh nghiệm cho năm sau.

Đặc biệt, hãy lường trước các khoản phát sinh như tăng số lượng khách, thêm tiết mục hoặc thay đổi MC phút chót. Một ngân sách thông minh luôn có khoảng 5–10% dự phòng để xử lý những tình huống không mong muốn.

Chọn thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp

Sau khi đã xác định mục tiêu, thông điệp và ngân sách, bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức Year End Party là chọn thời gian và địa điểm phù hợp. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ tham dự, trải nghiệm của khách mời và mức độ thành công chung của sự kiện.

Về thời gian, bạn nên lựa chọn các ngày trong khoảng từ trung tuần tháng 12 đến 25 tháng Chạp âm lịch. Tránh tổ chức quá sát Tết vì lúc đó nhân sự thường bận rộn, dễ vắng mặt hoặc không còn tinh thần tham gia. Với công ty có đông chi nhánh hoặc nhiều bộ phận, nên gửi khảo sát trước để chọn ra thời điểm thuận tiện nhất cho đa số.

Nếu muốn tạo sự khác biệt, một số doanh nghiệp lựa chọn tổ chức Year End Party vào buổi sáng hoặc chiều cuối tuần, kết hợp hoạt động dã ngoại hoặc team building ngoài trời. Tuy nhiên, hình thức này yêu cầu sự chuẩn bị kỹ hơn và cần cân đối ngân sách cẩn thận.

Về địa điểm, tùy vào ngân sách và quy mô công ty, bạn có thể lựa chọn:

Nhà hàng – trung tâm tiệc cưới: phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, cần không gian sang trọng, đầy đủ âm thanh ánh sáng
Không gian trong công ty: tiết kiệm chi phí, phù hợp với team nhỏ dưới 30 người
Resort hoặc khu nghỉ dưỡng: dành cho doanh nghiệp kết hợp Year End Party với nghỉ dưỡng, phù hợp với tổ chức quy mô trên 100 người và có thời gian đi 2 ngày 1 đêm
Sân vườn ngoài trời: tạo không khí thoáng đãng, trẻ trung, lý tưởng cho concept “dã ngoại cuối năm”

Dù chọn hình thức nào, khi xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party, bạn cũng cần khảo sát kỹ địa điểm: sức chứa, chất lượng dịch vụ, vị trí giao thông, bãi đỗ xe, hệ thống âm thanh ánh sáng, WC và không gian phụ trợ. Nên đến xem trực tiếp ít nhất một lần và ký hợp đồng rõ ràng các điều khoản.

Một địa điểm được lựa chọn phù hợp sẽ không chỉ tạo ấn tượng cho nhân viên mà còn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian xử lý các phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch tổ chức Year End Party.

Lên chủ đề, kịch bản chương trình và timeline

Một buổi Year End Party thành công là sự kiện có kịch bản chỉn chu, mạch lạc và truyền được cảm xúc tích cực. Đây là phần cần nhiều công sức và sự sáng tạo nhất trong toàn bộ kế hoạch tổ chức Year End Party.

Đầu tiên, bạn cần xây dựng chủ đề (concept) cho chương trình. Chủ đề không chỉ thể hiện tinh thần của năm cũ mà còn truyền cảm hứng cho hành trình năm mới. Một số chủ đề được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng:

“Together We Grow”: cùng nhau phát triển
“Shine On – Tỏa sáng hành trình”
“We Are One”: tinh thần đoàn kết
“Vượt giới hạn – Chạm thành công”

Chủ đề này sẽ xuất hiện ở backdrop, thư mời, bài phát biểu, slide tổng kết và được lồng ghép xuyên suốt các hoạt động trong kịch bản.

Kế đến là lên timeline chương trình. Mỗi phần cần có thời gian cụ thể để đảm bảo nhịp chương trình không bị loãng hoặc quá vội. Dưới đây là mẫu timeline cơ bản cho một kế hoạch tổ chức Year End Party kéo dài khoảng 3 giờ:

18h00 – 18h30: Đón khách – chụp ảnh – check-in
18h30 – 18h45: Khai mạc – MC chào mừng – giới thiệu đại biểu
18h45 – 19h00: Video tổng kết năm – phát biểu đại diện công ty
19h00 – 19h30: Tiệc tối – chương trình văn nghệ mở đầu
19h30 – 20h00: Trao thưởng cá nhân – tập thể xuất sắc
20h00 – 20h30: Trò chơi – bốc thăm may mắn – minigame
20h30 – 21h00: Tiết mục đặc biệt – chia sẻ cảm xúc – bế mạc

Một bản kế hoạch tổ chức Year End Party chuyên nghiệp không thể thiếu kịch bản chi tiết cho MC và cue sân khấu. Kịch bản MC cần được viết trọn vẹn từ lời chào mở đầu đến cách chuyển mục, dẫn cảm xúc và tạo không khí. Đồng thời, cue sân khấu sẽ hỗ trợ kỹ thuật viên, âm thanh ánh sáng, camera… bắt đúng nhịp chương trình.

Cuối cùng, nên có bản tổng duyệt trước 1–2 ngày để tất cả ekip hiểu rõ kịch bản, vị trí, thời điểm và cách phối hợp. Sự kiện càng lớn, kịch bản càng phải chi tiết và kiểm soát tốt. Đây là “trái tim” của toàn bộ kế hoạch tổ chức Year End Party – nơi mọi ý tưởng và cảm xúc được đưa vào đời thực.

Phân công nhân sự và tổ chức hậu cần

Dù kế hoạch có hoàn hảo đến đâu, nếu thiếu đội ngũ nhân sự vận hành thực tế thì mọi thứ đều dễ gặp trục trặc. Do đó, khi xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party, việc phân công nhân sự rõ ràng, chi tiết là điều bắt buộc để đảm bảo tiến độ và chất lượng chương trình.

Tùy vào quy mô công ty, bạn nên lập một Ban tổ chức sự kiện gồm từ 5 đến 10 người, chia theo các nhóm chính sau:

Nhóm điều phối tổng thể: kiểm soát tiến độ chuẩn bị, làm việc với các nhà cung cấp (địa điểm, âm thanh ánh sáng, ăn uống, biểu diễn), đảm bảo mọi thứ đúng lịch trình.
Nhóm nội dung – kịch bản: lên chủ đề, viết kịch bản MC, xây dựng timeline chi tiết, phối hợp với người dẫn chương trình.
Nhóm hậu cần: đặt nhà hàng, chuẩn bị banner, quà tặng, bảng tên, đạo cụ trò chơi, check-in khách mời…
Nhóm kỹ thuật: phụ trách thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, hỗ trợ livestream nếu có.
Nhóm lễ tân và hỗ trợ khách: đón tiếp, hướng dẫn khách mời, phát quà, hỗ trợ khi có vấn đề xảy ra.
Nhóm media: quay phim, chụp ảnh, đăng tin trên mạng xã hội, lưu giữ hình ảnh cho công ty.

Khi lập kế hoạch tổ chức Year End Party, nên dùng bảng phân công công việc (dạng Excel hoặc Google Sheet), chia thành 4 cột: hạng mục – người phụ trách – deadline – tình trạng để dễ theo dõi. Việc rõ ràng ngay từ đầu sẽ hạn chế chồng chéo nhiệm vụ, tránh sót việc hoặc “vỡ trận” sát ngày tổ chức.

Ngoài ra, ban tổ chức cần kiểm tra lại toàn bộ khâu hậu cần trước ngày diễn ra chương trình ít nhất 24 giờ. Bao gồm: sơ đồ bàn ghế, setup sân khấu, chạy thử âm thanh – ánh sáng, kiểm tra quà tặng, đạo cụ trò chơi và phương án xử lý sự cố như mất điện, trời mưa hoặc khách mời tăng đột biến.

Một kế hoạch tổ chức Year End Party chỉn chu không bao giờ thiếu phần kiểm tra, tổng duyệt và sẵn sàng với 2–3 phương án thay thế để đảm bảo “không gì có thể làm gián đoạn chương trình”.

Tổ chức các hoạt động chính và phụ trợ

Nội dung chương trình là “trái tim” của sự kiện. Một buổi tiệc tất niên không thể chỉ có ăn uống và phát biểu mà cần được đầu tư về cảm xúc, tính kết nối và giải trí. Vì vậy, trong bất kỳ kế hoạch tổ chức Year End Party chuyên nghiệp nào, bạn cần xây dựng rõ ràng các hoạt động chính – phụ một cách cân đối, phù hợp với văn hóa công ty và đối tượng tham dự.

Các hoạt động chính thường bao gồm:

Phát biểu của lãnh đạo: nên ngắn gọn, truyền cảm hứng, gợi mở định hướng năm mới thay vì liệt kê thành tích khô khan.
Tổng kết và vinh danh: trao thưởng cho cá nhân – tập thể xuất sắc giúp tạo động lực và khơi dậy tinh thần thi đua tích cực.
Văn nghệ – biểu diễn: có thể mời nghệ sĩ chuyên nghiệp hoặc để nhân viên công ty biểu diễn. Các tiết mục nội bộ thường tạo hiệu ứng vui vẻ, gần gũi hơn.
Dùng tiệc: là lúc để thư giãn, trò chuyện tự nhiên. Bạn nên bố trí xen kẽ các tiết mục nhẹ nhàng trong lúc dùng tiệc để tránh không khí “chùng xuống”.

Bên cạnh đó, nên thiết kế thêm các hoạt động phụ trợ để tăng sự sôi động và duy trì sự tương tác xuyên suốt:

Minigame: trò chơi sân khấu nhỏ như đố vui, bốc thăm may mắn, game “ai nhanh hơn”…
Thi hóa trang – mặc dresscode theo chủ đề: tạo không khí trẻ trung, khơi gợi sự sáng tạo
Chụp ảnh tại photobooth: đầu tư một góc chụp đẹp theo concept sự kiện để khách mời có ảnh check-in xịn
Hashtag sự kiện và livestream: nếu doanh nghiệp muốn tạo hiệu ứng truyền thông, hãy gợi ý nhân viên chia sẻ ảnh kèm hashtag để lan tỏa

Tùy vào thời lượng chương trình, bạn nên sắp xếp các hoạt động đan xen hợp lý. Tránh để quá nhiều phần phát biểu, hoặc game liên tục khiến khách bị mệt và mất hứng thú. Sự tinh tế khi xây dựng nội dung chính là điểm cộng trong mọi kế hoạch tổ chức Year End Party chuyên nghiệp.

Chi tiết cách lập kế hoạch tổ chức Year End Party từ A–Z (kèm mẫu kế hoạch)

Gợi ý mẫu kế hoạch tổ chức Year End Party

1. Thông tin tổng quan

Tên chương trình: YEAR END PARTY 2025 – “Together We Rise”
Thời gian tổ chức: 18h00 – 21h30, ngày 27/12/2025
Địa điểm: Sảnh Diamond – Trung tâm Hội nghị Riverside Palace, TP.HCM
Đơn vị tổ chức: Phòng Hành chính – Nhân sự phối hợp cùng đối tác sự kiện
Số lượng khách mời: 180 người (nhân viên toàn công ty + khách mời đặc biệt)
Hình thức tổ chức: Tiệc trong nhà – kết hợp biểu diễn – trao thưởng – minigame
Chủ đề sự kiện: “Together We Rise – Gắn kết tạo thành công”
Mục tiêu chương trình:
- Ghi nhận nỗ lực và đóng góp của toàn thể nhân viên trong năm 2025
- Gắn kết các phòng ban thông qua hoạt động chung
- Định hướng tinh thần cho hành trình phát triển 2026
- Lưu giữ hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác

2. Timeline chương trình

Một kế hoạch tổ chức Year End Party hiệu quả cần có timeline rõ ràng, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng nhịp và liền mạch. Dưới đây là mẫu timeline chi tiết:

17h30 – 18h00: Đón khách – check-in – chụp ảnh tại photobooth
18h00 – 18h10: Mở màn bằng video tổng kết năm – ánh sáng sân khấu
18h10 – 18h20: MC dẫn chương trình – giới thiệu đại biểu
18h20 – 18h35: Đại diện lãnh đạo phát biểu – khai tiệc
18h35 – 19h30: Dùng tiệc – kết hợp tiết mục biểu diễn (ca sĩ khách mời + nhóm nhảy nội bộ)
19h30 – 20h00: Trao thưởng: nhân viên xuất sắc, đội nhóm tiêu biểu, sáng kiến nổi bật
20h00 – 20h20: Minigame sân khấu – “Giải mã đồng đội” – bốc thăm trúng thưởng
20h20 – 20h45: Tiết mục đặc biệt: liên khúc flashmob – “Cảm ơn hành trình”
20h45 – 21h00: Phát biểu kết thúc – gửi lời cảm ơn – chụp ảnh tập thể
21h00 – 21h30: Giao lưu tự do – đóng máy – tiễn khách

Khi triển khai thực tế, bạn nên phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện để tổng duyệt timeline này trước ít nhất 1 ngày nhằm đảm bảo âm thanh, ánh sáng, video và hiệu ứng chạy đúng kịch bản.

3. Bảng ngân sách dự kiến

Trong mọi kế hoạch tổ chức Year End Party, phần ngân sách là yếu tố then chốt giúp kiểm soát toàn bộ quy trình. Dưới đây là bảng ngân sách chi tiết dành cho sự kiện 180 người:

Hạng mục	Chi phí (VNĐ)
Thuê địa điểm + bàn tiệc (180 suất)	81.000.000
Âm thanh – ánh sáng – sân khấu LED	18.000.000
MC – ca sĩ – nhóm nhảy	15.000.000
Thiết kế – in backdrop – photobooth	6.000.000
Quà tặng – bảng tên – kỷ niệm chương	7.000.000
Quay phim – chụp ảnh – dựng clip	8.000.000
Đạo cụ minigame – giải thưởng	4.000.000
Dự phòng phát sinh (5–10%)	10.000.000
Tổng cộng	149.000.000

Ngân sách trên có thể linh hoạt tăng/giảm tùy theo quy mô và định hướng thương hiệu. Điều quan trọng là bạn cần cập nhật chi phí thực tế theo tiến độ và so sánh với ngân sách ban đầu để đảm bảo mọi thứ trong tầm kiểm soát.

4. Phân công nhân sự chi tiết

Để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và không rơi vào tình trạng “người làm – người chơi”, kế hoạch tổ chức Year End Party cần phân công cụ thể từng nhiệm vụ như sau:

Trưởng ban tổ chức (1 người): kiểm soát toàn bộ tiến độ, duyệt kịch bản, là đầu mối liên hệ giữa các nhóm
Nhóm nội dung & chương trình (2–3 người): viết kịch bản MC, phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ, kiểm soát kịch bản sân khấu
Nhóm hậu cần – lễ tân (4–5 người): set up không gian, check-in khách mời, phát bảng tên, chuẩn bị đạo cụ trò chơi, quà tặng
Nhóm kỹ thuật (2 người): làm việc với đơn vị cung cấp âm thanh – ánh sáng, kiểm tra thiết bị, chạy thử video
Nhóm media (2 người): quay phim, chụp ảnh, đăng bài trên fanpage nội bộ, lưu tư liệu
Nhóm hỗ trợ minigame (2 người): hướng dẫn khách chơi, trao giải thưởng

Tất cả nhóm nên họp thống nhất 1 tuần và 1 ngày trước sự kiện để phân vai rõ ràng, đảm bảo ai cũng nắm được thời gian biểu, vị trí và nhiệm vụ của mình trong chương trình.

5. Kịch bản MC tóm tắt

Một kế hoạch tổ chức Year End Party chỉn chu không thể thiếu kịch bản MC chuyên nghiệp. Dưới đây là bản tóm tắt ngắn gọn bạn có thể tham khảo:

18h00 – 18h10:
- MC giới thiệu mở màn
- Mời khách ổn định vị trí – phát biểu chào mừng
18h10 – 18h20:
- Mời đại diện công ty lên phát biểu
- Giới thiệu video tổng kết năm
18h20 – 18h30:
- Công bố khai tiệc
- Hướng dẫn khách dùng tiệc và theo dõi tiết mục biểu diễn
19h30 – 20h00:
- MC mời các cá nhân – tập thể lên nhận giải thưởng
- Đọc tên và giới thiệu thành tích
20h00 – 20h20:
- Tổ chức minigame: đặt câu hỏi vui – tặng quà may mắn
- MC tương tác khán giả, tạo không khí hào hứng
20h20 – 20h45:
- Giới thiệu tiết mục đặc biệt – biểu diễn nội bộ hoặc khách mời
20h45 – 21h00:
- Tổng kết chương trình – cảm ơn nhà tài trợ, khách mời
- Mời đại diện lên chụp ảnh lưu niệm

Bạn nên chuẩn bị bản đầy đủ của kịch bản MC để dễ dàng chia sẻ với người dẫn chương trình hoặc đội kỹ thuật phối hợp nhịp nhàng theo cue đèn, nhạc, video.

6. Kế hoạch truyền thông

Dù là sự kiện nội bộ, một kế hoạch tổ chức Year End Party hiệu quả nên có hoạt động truyền thông trước – trong – sau để tạo bầu không khí lan tỏa.

Trước sự kiện:

Thiết kế poster sự kiện – chủ đề – thời gian – dresscode
Gửi thư mời điện tử (hoặc in giấy với sự kiện lớn)
Đếm ngược trên nhóm nội bộ, email công ty hoặc fanpage
Giới thiệu các tiết mục văn nghệ, minigame hấp dẫn để kích thích tham gia

Trong sự kiện:

Quay clip hậu trường – livestream ngắn trên mạng xã hội (nếu phù hợp)
Đăng story, hình ảnh real-time lên fanpage nội bộ
Chụp ảnh từng phòng ban – đội nhóm – khách mời

Sau sự kiện:

Gửi album ảnh, video highlight vào nhóm công ty
Viết bài tổng kết kèm hình ảnh nổi bật – trích lời chia sẻ ấn tượng
Lưu tư liệu vào thư mục chung để sử dụng cho truyền thông thương hiệu hoặc tuyển dụng

Truyền thông là công cụ tăng sức sống cho chương trình, giúp kế hoạch tổ chức Year End Party không chỉ dừng lại trong một buổi tối, mà còn lan tỏa năng lượng tích cực dài lâu sau đó.