Bạn đang dự định tổ chức một buổi đi chơi ngoài trời cho gia đình, nhóm bạn hay tập thể lớp? Hãy tham khảo ngay cách lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại chi tiết, dễ áp dụng và đầy đủ nhất để chuyến đi trở nên vui vẻ, an toàn và đáng nhớ.

Xác định mục tiêu, số lượng người và thời gian điBước đầu tiên và quan trọng nhất khi lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại là phải xác định rõ mục tiêu của chuyến đi. Mục tiêu sẽ quyết định bạn chọn địa điểm nào, hoạt động ra sao, và chuẩn bị những gì.

Nếu là một chuyến đi để thư giãn cuối tuần cùng gia đình, bạn có thể lựa chọn các điểm gần thành phố, thiên về nghỉ ngơi, ăn uống và trò chuyện. Nếu là chuyến đi của học sinh hoặc nhân viên công ty, mục tiêu có thể là gắn kết đội nhóm, rèn kỹ năng làm việc nhóm, từ đó cần có thêm các hoạt động teambuilding, trò chơi vận động.

Bên cạnh đó, việc xác định rõ số lượng người và độ tuổi tham gia sẽ giúp bạn cân đối ngân sách và lựa chọn phương tiện phù hợp. Ví dụ, với nhóm dưới 10 người, bạn có thể di chuyển bằng xe cá nhân hoặc thuê xe tự lái. Với nhóm trên 30 người, nên thuê xe du lịch 29–45 chỗ để đảm bảo di chuyển đồng bộ, tiết kiệm thời gian.

Về mặt thời gian, nên chọn ngày nghỉ cuối tuần hoặc dịp lễ ngắn để thuận tiện cho người tham gia. Nếu có thể, hãy tránh thời điểm cao điểm du lịch để giá cả dịch vụ hợp lý hơn. Ngoài ra, kiểm tra thời tiết trước ít nhất 2–3 ngày để phòng tránh những cơn mưa bất chợt có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm.

Chọn địa điểm phù hợp

Sau khi xác định được mục tiêu và số lượng người, bạn cần tìm một địa điểm phù hợp. Đây là bước không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại nếu bạn muốn buổi đi chơi diễn ra suôn sẻ và an toàn.

Một địa điểm lý tưởng nên đáp ứng các tiêu chí sau: gần khu dân cư (nếu là chuyến đi ngắn ngày), có không gian rộng rãi thoáng mát, đảm bảo vệ sinh – an toàn, và có sẵn các tiện ích cơ bản như chỗ gửi xe, khu vệ sinh, chòi nghỉ hoặc khu cắm trại.

Một số gợi ý địa điểm phù hợp cho từng nhóm đối tượng:

Với nhóm gia đình: khu du lịch sinh thái như The BCR (TP.HCM), Khu du lịch Suối Mơ (Đồng Nai), picnic ở công viên Yên Sở (Hà Nội)…
Với nhóm học sinh – sinh viên: nông trại giáo dục, khu cắm trại ngoại ô, rừng phòng hộ có người quản lý
Với nhóm nhân viên công ty: khu resort, homestay gần thiên nhiên, kết hợp nghỉ dưỡng và hoạt động đội nhóm

Khi lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại, hãy tìm hiểu kỹ thông tin về địa điểm: thời gian mở cửa, giá vé, có cần đặt chỗ trước không, các hoạt động được phép tổ chức, có cho nấu ăn ngoài trời hay không… Tốt nhất, nên gọi điện xác nhận hoặc tham khảo đánh giá từ người từng đi trước để không gặp bất ngờ.

Lên lịch trình cụ thể

Một chuyến đi thành công là chuyến đi có lịch trình rõ ràng, mạch lạc và có không gian linh hoạt để mọi người tận hưởng. Trong quá trình lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại, việc lên lịch trình chi tiết giúp tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng lộn xộn và đảm bảo mọi người đều tham gia được các hoạt động.

Lịch trình cần xác định rõ các mốc thời gian: giờ tập trung, giờ khởi hành, các khung giờ chính trong ngày (ăn uống, chơi trò chơi, nghỉ ngơi, chụp ảnh…), và giờ kết thúc – quay về. Dưới đây là ví dụ lịch trình cho chuyến đi dã ngoại 1 ngày:

07h00: Tập trung tại điểm hẹn – điểm danh – khởi hành
08h30: Đến địa điểm – ổn định – nghe phổ biến nội quy
09h00 – 11h00: Chơi trò chơi vận động, hoạt động teambuilding
11h30 – 13h00: Ăn trưa – nghỉ trưa tự do
13h30 – 15h00: Tham quan, chụp hình, tổ chức minigame
15h30: Dọn dẹp – chuẩn bị về
17h00: Về đến điểm hẹn – kết thúc chương trình

Một số nhóm có thể thêm hoạt động nướng BBQ, cắm trại hoặc giao lưu văn nghệ nếu thời gian đi từ 2 ngày trở lên. Tuy nhiên, dù kế hoạch ngắn hay dài, khi lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại, bạn cũng nên dự trù thời gian linh hoạt (5–10 phút) giữa các hoạt động để đề phòng trễ giờ, thời tiết hoặc sự cố ngoài ý muốn.

Chuẩn bị vật dụng và đồ dùng cần thiết

Bước tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại chính là chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cá nhân và nhóm. Việc thiếu đồ, quên vật dụng cần thiết có thể khiến chuyến đi mất vui, thậm chí ảnh hưởng đến an toàn hoặc trải nghiệm chung của cả nhóm.

Trước tiên, hãy lập danh sách các vật dụng cơ bản, chia theo từng nhóm đối tượng:

Vật dụng cá nhân:

Trang phục thoải mái, phù hợp thời tiết (mũ, áo khoác nhẹ, khăn choàng…)
Giày thể thao hoặc dép có độ bám tốt, tránh trơn trượt
Kem chống nắng, thuốc chống côn trùng, nước rửa tay khô
Bình nước cá nhân, đồ dùng vệ sinh (khăn giấy, khẩu trang, bàn chải…)

Đồ dùng nhóm:

Lều trại, bạt trải, ghế xếp nếu nghỉ ngoài trời
Bếp nướng mini, than, bật lửa, vỉ nướng (nếu tổ chức ăn uống tại chỗ)
Hộp y tế: băng gạc, thuốc đau bụng, thuốc cảm, dầu gió, nước muối sinh lý
Đạo cụ trò chơi: bóng, dây kéo co, loa bluetooth, giấy bút, cờ hiệu…

Tốt nhất, khi lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại, bạn nên tạo một bảng checklist và in ra, phân chia từng người hoặc nhóm phụ trách từng hạng mục để tránh trùng lặp hoặc thiếu sót. Với các chuyến đi dài hơn 1 ngày, cần chuẩn bị thêm đèn pin, sạc dự phòng, túi ngủ và đồ ăn khô.

Ngoài ra, nên mang theo túi rác lớn, bao nylon để dọn vệ sinh sau buổi dã ngoại – một hành động nhỏ thể hiện sự văn minh và trách nhiệm với môi trường.

lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại

Phân công nhiệm vụ cho từng người

Dù đi theo nhóm nhỏ hay đoàn đông, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng luôn là một phần quan trọng trong quá trình lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại. Khi mỗi người có một vai trò cụ thể, sự kiện sẽ diễn ra trôi chảy, tránh tình trạng “người làm – người không”.

Dưới đây là cách phân công nhân sự hợp lý cho một nhóm từ 10–30 người:

Người trưởng nhóm: điều phối chung, kiểm soát tiến độ, giữ liên lạc với địa điểm
Nhóm hậu cần: chuẩn bị đồ ăn, nước uống, vật dụng chung
Người phụ trách lịch trình: canh giờ hoạt động, nhắc nhở các mốc thời gian
Người quản lý trẻ nhỏ (nếu có): theo dõi và hỗ trợ an toàn cho trẻ em
Người phụ trách chụp ảnh – quay phim: ghi lại khoảnh khắc đáng nhớ
Nhóm vệ sinh – an toàn: thu gom rác, xử lý khi có sự cố nhỏ

Việc phân công nên được thống nhất từ trước, ghi chú lại bằng tin nhắn nhóm hoặc file chia sẻ chung để mọi người chủ động. Trong các mẫu lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại chuyên nghiệp, luôn có danh sách nhiệm vụ cụ thể cho từng người và ngày giờ thực hiện.

Không cần đội ngũ tổ chức lớn, chỉ cần mỗi người làm tốt phần việc nhỏ thì chuyến đi của bạn sẽ thành công và đầy ắp tiếng cười.

Dự trù ngân sách và chia sẻ chi phí

Một trong những bước khiến nhiều người e ngại khi lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại chính là lên ngân sách và chia chi phí. Tuy nhiên, nếu bạn làm đúng cách, phần này sẽ rất nhẹ nhàng, minh bạch và công bằng cho tất cả.

Trước tiên, hãy chia ngân sách thành các nhóm chính:

Chi phí di chuyển: thuê xe, tiền xăng xe cá nhân, phí gửi xe
Chi phí ăn uống: thực phẩm, nước uống, vật dụng nấu nướng (nếu có)
Chi phí vé vào cổng, dịch vụ tại địa điểm
Chi phí vật dụng chung: thuê lều, bạt, đạo cụ trò chơi (nếu chưa có sẵn)
Chi phí dự phòng: 5–10% để xử lý các phát sinh không lường trước

Ví dụ: một nhóm 15 người đi dã ngoại trong ngày tại khu sinh thái gần TP.HCM có thể chia ngân sách như sau:

Xe thuê: 2.000.000 VNĐ
Ăn uống + đồ nướng: 1.500.000 VNĐ
Vé vào cổng: 750.000 VNĐ
Dụng cụ + vật tư: 500.000 VNĐ
Dự phòng: 250.000 VNĐ
👉 Tổng: 5.000.000 VNĐ → Trung bình mỗi người đóng khoảng 330.000 VNĐ

Nên thu tiền sớm trước chuyến đi 3–5 ngày để có thời gian chuẩn bị. Người thu nên ghi chép minh bạch bằng Google Sheet hoặc app quản lý chi tiêu nhóm để tạo sự tin tưởng. Đây là điểm thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong việc lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại.

Lưu ý an toàn và ứng phó sự cố

Một chuyến đi thành công không chỉ nằm ở khung cảnh đẹp hay hoạt động vui mà còn phụ thuộc rất lớn vào sự an toàn. Khi lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại, bạn cần ưu tiên yếu tố an toàn lên hàng đầu, đặc biệt nếu đi cùng trẻ nhỏ, người lớn tuổi hoặc đến các khu vực xa khu dân cư.

Trước chuyến đi, hãy kiểm tra kỹ dự báo thời tiết. Nếu có dấu hiệu mưa lớn, giông lốc hoặc nhiệt độ quá cao, nên linh hoạt dời ngày hoặc chọn địa điểm thay thế. Việc nắm trước điều kiện thời tiết sẽ giúp bạn chủ động điều chỉnh lịch trình và trang phục phù hợp.

Đừng quên mang theo bộ sơ cứu y tế cơ bản, bao gồm băng gạc, oxy già, thuốc dị ứng, thuốc đau đầu, dầu gió, thuốc hạ sốt, khẩu trang, nước muối sinh lý. Ngoài ra, nếu nhóm có người có tiền sử bệnh lý (hen suyễn, dị ứng nặng…), nên chuẩn bị thuốc cá nhân và phổ biến cách xử lý cho người đi cùng.

Trong quá trình lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại, bạn nên chỉ định rõ người chịu trách nhiệm về an toàn và liên lạc khẩn cấp. In sẵn danh sách số điện thoại cần thiết như trạm y tế, công an địa phương, xe cấp cứu… và chia sẻ với cả nhóm. Nếu đến khu vực có sông suối, đồi núi, nên nhắc nhở mọi người không tách đoàn, không leo trèo, không xuống nước nếu không có người giám sát.

Cuối cùng, cần quy định rõ nội quy chung: đúng giờ, không xả rác bừa bãi, không đốt lửa bừa, không rời địa điểm mà không báo trước… Những điều tưởng chừng nhỏ này lại chính là yếu tố tạo nên một buổi dã ngoại an toàn và có trách nhiệm.

Tổng kết sau chuyến đi

Khi mọi hoạt động kết thúc và đoàn trở về, đừng quên bước cuối cùng trong quá trình lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại – đó là tổng kết và lưu giữ kỷ niệm. Đây không chỉ là cách giúp chuyến đi trọn vẹn hơn mà còn là nền tảng cho những lần tổ chức tiếp theo chuyên nghiệp hơn.

Việc đầu tiên cần làm là thu dọn và trả lại không gian sạch sẽ. Hãy kiểm tra khu vực cắm trại, nhặt hết rác, thu dọn đạo cụ, vật dụng dùng chung. Có thể phân công mỗi người một phần việc nhỏ để việc vệ sinh nhanh chóng mà không gây mệt mỏi.

Sau đó, hãy tổ chức một buổi chia sẻ nhỏ (có thể trực tiếp hoặc online qua nhóm chat). Mỗi người nói lên cảm nhận, điểm thích nhất, điều gì nên cải thiện… Đây là cách tuyệt vời để tăng sự gắn bó giữa các thành viên và rút ra bài học giá trị cho những lần sau.

Nếu có người chụp ảnh, quay video, hãy tổng hợp lại tư liệu thành một album online hoặc video kỷ niệm. Với những nhóm đông người, việc làm một bản tin ngắn, story Facebook hoặc bài blog ngắn trên fanpage cũng là cách truyền cảm hứng cho cộng đồng.

Đặc biệt, đừng quên lưu lại toàn bộ tài liệu lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại bao gồm lịch trình, ngân sách, checklist, và phân công. Đây sẽ là tài sản quý giá nếu bạn muốn tổ chức lại với nhóm khác, hoặc nâng cấp thành chuyến đi 2 ngày – 1 đêm hoặc dài hơn trong tương lai.

Gợi ý mẫu lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại

1. Thông tin tổng quan

Tên chương trình: Dã ngoại gắn kết – “Together We Grow”
Thời gian: Chủ nhật, ngày 12/05/2025 (1 ngày)
Địa điểm: Khu du lịch sinh thái Thác Giang Điền – Trảng Bom, Đồng Nai
Đối tượng tham gia: Nhóm nhân viên công ty ABC (28 người)
Mục tiêu chuyến đi:
- Tạo không gian thư giãn sau thời gian làm việc căng thẳng
- Tăng cường tinh thần đồng đội qua trò chơi tập thể
- Ghi lại khoảnh khắc đẹp – gắn kết nội bộ công ty
Phương tiện di chuyển: Xe du lịch 29 chỗ
Kinh phí dự kiến: 6.800.000 VNĐ (chi tiết ở phần sau)

2. Lịch trình dã ngoại chi tiết

Việc có timeline cụ thể là điểm bắt buộc trong mọi mẫu lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại. Dưới đây là lịch trình chi tiết:

Buổi sáng

06h30 – 07h00: Tập trung tại văn phòng công ty – phát đồng phục – điểm danh
07h00 – 08h30: Di chuyển đến khu du lịch Thác Giang Điền
08h30 – 09h00: Check-in – nhận lều nghỉ – phát nước và bánh nhẹ
09h00 – 11h00: Tổ chức trò chơi team building:
- Trò 1: Bánh xe đồng đội
- Trò 2: Nhảy bao bố tiếp sức
- Trò 3: Xây tháp kết nối
11h00 – 11h30: Chụp ảnh tập thể – nghỉ ngơi trước giờ ăn trưa

Buổi trưa

11h30 – 13h00: Ăn trưa ngoài trời – BBQ nhẹ do nhóm hậu cần chuẩn bị
13h00 – 14h00: Tự do nghỉ ngơi, dạo quanh thác, tham quan khu sinh thái

Buổi chiều

14h00 – 15h00: Minigame giao lưu: “Ai là người hiểu team nhất?” – có phần thưởng
15h00 – 15h30: Dọn dẹp khu vực – thu gom rác – chia quà lưu niệm
15h30 – 17h00: Di chuyển về văn phòng – kết thúc chương trình

3. Danh sách đồ dùng – dụng cụ cần chuẩn bị

Trong mọi mẫu lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại, việc chuẩn bị đầy đủ vật dụng là điều kiện tiên quyết để đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ. Danh sách vật dụng được chia theo nhóm như sau:

Dụng cụ chung:

4 lều vải, 6 bạt trải, 10 ghế xếp
Bộ dụng cụ nấu ăn ngoài trời: bếp gas mini, nồi nhỏ, dao, thớt
Loa kéo, micro không dây
Đạo cụ team building: dây thừng, bao bố, bóng nước, khăn đội nhóm

Thực phẩm & nước uống:

3 thùng nước suối
10 chai nước tăng lực
28 phần bánh sandwich ăn sáng
Nguyên liệu nướng trưa: thịt xiên, rau củ, bánh mì, xúc xích, sốt BBQ

Vật dụng y tế và an toàn:

1 túi sơ cứu y tế (bông, băng, thuốc hạ sốt, dầu gió…)
Kem chống nắng, xịt chống côn trùng
Khăn ướt, khẩu trang, bao tay nilon

Đồ dùng cá nhân khuyến khích mang theo:

Mũ/nón, giày thể thao
Quần áo thay, khăn lau, sạc dự phòng

4. Phân công nhân sự cụ thể

Một mẫu lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại chỉn chu không thể thiếu phần phân công trách nhiệm rõ ràng. Dưới đây là đề xuất phân công cho nhóm 28 người:

Trưởng nhóm điều phối: Anh Hùng – quản lý lịch trình, giữ liên lạc với tài xế, xử lý tình huống phát sinh
Nhóm hậu cần (5 người): chuẩn bị đồ ăn, nước uống, đạo cụ trò chơi, vệ sinh
Nhóm nội dung – hoạt náo (3 người): dẫn chương trình, tổ chức game, khuấy động không khí
Người ghi hình (1 người): chụp ảnh, quay video các khoảnh khắc trong ngày
Người phụ trách an toàn – y tế (1 người): cầm túi sơ cứu, xử lý tình huống nhỏ
Nhóm check-in – quản lý tài sản (2 người): phát nước, áo, kiểm đếm vật dụng, nhắc giờ

Mỗi nhóm đều có leader và thành viên phụ, được phân công trước từ 3 ngày. Việc này giúp mọi người chủ động chuẩn bị, đồng thời tăng tinh thần trách nhiệm và hợp tác trong suốt hành trình.

5. Bảng chi phí chi tiết (dự kiến)

Một trong những phần thiết yếu khi lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại là dự trù ngân sách rõ ràng. Dưới đây là bảng chi phí tham khảo:

Hạng mục	Chi phí (VNĐ)
Thuê xe 29 chỗ (1 ngày)	2.400.000
Vé vào cổng Thác Giang Điền (28 người)	1.400.000
Ăn trưa (BBQ + nước uống)	1.500.000
Dụng cụ team building + đạo cụ game	400.000
Quà lưu niệm + vật tư y tế	500.000
Bao bì – vệ sinh – nước dự phòng	300.000
Chi phí dự phòng (10%)	300.000
Tổng cộng	6.800.000

Chia đều cho 28 người, mỗi người đóng khoảng 243.000 VNĐ – mức hợp lý, minh bạch và phù hợp với thu nhập nhân viên văn phòng.

6. Kế hoạch truyền thông và tổng kết

Dù chỉ là dã ngoại nội bộ, việc lưu lại hình ảnh và truyền thông nội bộ sẽ giúp chuyến đi trở nên đáng nhớ, đồng thời lan tỏa văn hóa tích cực trong nhóm, công ty hoặc lớp học.

Trước chuyến đi:

Gửi poster mini giới thiệu chương trình qua nhóm chat
Thông báo danh sách đồ cần mang – nội dung trò chơi
Phát động mini game online: “Đoán đúng món ăn trưa – nhận quà nhỏ”

Trong chuyến đi:

Cập nhật ảnh real-time qua group Zalo hoặc fanpage nội bộ
Quay video ngắn quá trình chơi team building, phần trao thưởng

Sau chuyến đi:

Gửi album ảnh toàn đoàn
Dựng clip highlight (2 phút) – chèn nhạc vui nhộn
Tổ chức buổi họp nhóm 15 phút chia sẻ cảm nhận + góp ý
Lưu lại toàn bộ lịch trình, chi phí, phân công, checklist thành 1 file dùng cho lần tới

Việc truyền thông không cần cầu kỳ, chỉ cần đúng – đủ – vui là đã giúp ghi lại kỷ niệm và tạo động lực cho những lần sau. Đây cũng là cách mà nhiều nhóm thường xuyên áp dụng khi lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại hàng năm.

7. Checklist mẫu – trước, trong và sau chuyến đi

Một bảng checklist sẽ giúp bạn không quên chi tiết nào khi triển khai thực tế. Dưới đây là mẫu ngắn gọn:

3 ngày trước chuyến đi:
✅ Chốt danh sách người tham gia
✅ Phân công nhiệm vụ cụ thể
✅ Chuyển khoản chi phí – in bảng chi tiết
✅ Kiểm tra lại đặt xe – gọi điện xác nhận địa điểm

1 ngày trước chuyến đi:
✅ Mua đủ nước uống – nguyên liệu nấu ăn
✅ Soạn đồ dùng chung + y tế vào thùng riêng
✅ Kiểm tra đạo cụ game, loa kéo, pin, áo nhóm
✅ Nhắn lại giờ tập trung cho cả nhóm

Trong ngày đi dã ngoại:
✅ Điểm danh – phát áo nhóm – ổn định vị trí trên xe
✅ Theo dõi sát thời gian – điều chỉnh linh hoạt lịch trình
✅ Chụp nhiều ảnh, lưu giữ các khoảnh khắc vui
✅ Thu dọn sạch sẽ – cảm ơn ban tổ chức

Sau chuyến đi:
✅ Gửi album ảnh + video clip
✅ Giao lưu, chia sẻ feedback
✅ Rút kinh nghiệm (nếu có thiếu sót)
✅ Lưu tài liệu cho chuyến đi sau

Tổng kết

Một chuyến đi dã ngoại tưởng đơn giản nhưng lại cần rất nhiều yếu tố phối hợp nếu muốn trọn vẹn và đáng nhớ. Từ việc xác định mục tiêu, chọn địa điểm, lên lịch trình, chuẩn bị đồ dùng, phân công nhiệm vụ cho đến tổng kết sau chuyến đi – tất cả đều cần sự cẩn trọng. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch cho chuyến đi dã ngoại một cách chủ động, tiết kiệm và thú vị hơn bao giờ hết.