Mẫu dự trù kinh phí hội nghị kèm hướng dẫn chi tiết từng hạng mục

Cùng khám phá mẫu dự trù kinh phí hội nghị đầy đủ và thực tế giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, tránh phát sinh và tổ chức sự kiện hiệu quả.

Khi tổ chức bất kỳ hội nghị nào, từ hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết cuối năm cho đến hội nghị chuyên đề nội bộ, việc chuẩn bị trước một mẫu dự trù kinh phí hội nghị rõ ràng là yếu tố sống còn. Không chỉ là tài liệu để kiểm soát ngân sách, mẫu dự trù còn giúp bạn chủ động triển khai từng khâu tổ chức một cách mạch lạc và tiết kiệm.

Dưới đây là những phần nội dung cốt lõi cần có trong bất kỳ mẫu dự trù kinh phí hội nghị nào, giúp bạn lên kế hoạch chính xác và hiệu quả nhất.

Thông tin chung về hội nghị

Trước khi bắt đầu bóc tách chi phí, phần đầu tiên bạn cần xây dựng trong mẫu dự trù kinh phí hội nghị chính là phần thông tin tổng quan. Đây là cơ sở để xác định các khoản chi hợp lý cho từng hạng mục sau này.

Thông tin cần liệt kê bao gồm tên hội nghị, thời gian tổ chức, địa điểm dự kiến, số lượng người tham dự và mục tiêu của hội nghị. Ví dụ, nếu tổ chức Hội nghị tri ân khách hàng năm 2025 vào ngày 15/6 tại Trung tâm Hội nghị Riverside Palace (TP.HCM), với quy mô 200 khách, thì tất cả các khoản chi phí như tiệc, tài liệu, quà tặng sẽ phải tương ứng với số lượng và cấp độ của sự kiện đó.

Ngoài ra, tính chất hội nghị cũng cần làm rõ: hội nghị nội bộ, hội nghị có mời đối tác, hay hội nghị mở cho khách hàng bên ngoài. Việc xác định rõ tính chất sẽ giúp bạn quyết định mức đầu tư cho từng phần – từ nội dung chương trình đến truyền thông hay hậu cần.

Trong mẫu dự trù kinh phí hội nghị, đây là phần mở đầu cần trình bày rõ ràng, để những người phê duyệt hoặc các bộ phận phối hợp đều hiểu được quy mô và định hướng tổng thể của sự kiện.

Các hạng mục chi phí chính cần dự trù

Sau khi xác định được thông tin tổng quan, bước tiếp theo là liệt kê chi tiết từng hạng mục cần dự trù chi phí. Một mẫu dự trù kinh phí hội nghị chuyên nghiệp phải bao gồm đầy đủ những phần chi phí thiết yếu để đảm bảo mọi khâu tổ chức được vận hành trơn tru.

Chi phí thuê địa điểm là hạng mục lớn đầu tiên. Với hội trường từ 150 – 300 khách tại các trung tâm hội nghị lớn ở Hà Nội hay TP.HCM, mức giá thuê trong 4 tiếng dao động từ 15 đến 30 triệu đồng, chưa bao gồm phí dịch vụ đi kèm như máy chiếu, âm thanh, ánh sáng.

Chi phí trang trí không gian bao gồm thiết kế backdrop, in standee, sắp xếp bàn ghế, hoa tươi và khu vực check-in. Một hội nghị chuyên nghiệp thường cần ít nhất một backdrop lớn ở sân khấu chính (khoảng 4 – 5 triệu đồng), hai standee (500.000 đồng/chiếc) và bàn gallery để trưng bày tài liệu, quà tặng hoặc hình ảnh doanh nghiệp.

Chi phí thiết bị kỹ thuật là phần quan trọng cần có trong mẫu dự trù kinh phí hội nghị. Bao gồm hệ thống âm thanh, micro không dây, đèn chiếu sáng, máy chiếu và màn chiếu. Gói thiết bị cơ bản cho hội nghị quy mô vừa có thể dao động từ 6 – 12 triệu đồng, tùy đơn vị cung cấp và yêu cầu kỹ thuật.

Chi phí in ấn tài liệu hội nghị như chương trình, sổ tay, bảng tên đại biểu, phiếu khảo sát,… cần được tính rõ ràng. Ví dụ, in 200 cuốn sổ tay khổ A5 với bìa cứng, khoảng 24 trang nội dung, chi phí có thể từ 5 – 7 triệu đồng tùy chất lượng giấy và thiết kế.

Chi phí nhân sự tổ chức bao gồm MC, đội hậu cần, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật và lễ tân đón khách. Một MC chuyên nghiệp có thể có giá từ 3 – 5 triệu đồng/buổi, đội lễ tân PG khoảng 300.000 – 400.000 đồng/người cho 4 tiếng.

Chi phí ăn uống cũng là phần không thể thiếu trong mẫu dự trù kinh phí hội nghị. Với tea break nhẹ, giá mỗi suất dao động từ 50.000 – 100.000 đồng. Nếu tổ chức thêm tiệc trưa hoặc tối, chi phí mỗi suất ăn từ 250.000 – 500.000 đồng tùy nhà hàng và thực đơn.

Chi phí quà tặng, vật phẩm hội nghị như túi đựng tài liệu, bút, sổ, hoặc quà lưu niệm in logo doanh nghiệp cũng cần có trong bảng dự toán. Nếu bạn chuẩn bị 200 phần quà trị giá 70.000 đồng/phần, tổng chi sẽ rơi vào khoảng 14 triệu đồng, chưa tính chi phí đóng gói.

Nếu hội nghị có ghi hình, livestream hoặc đưa tin truyền thông nội bộ, chi phí thuê đội quay phim, chụp ảnh hoặc hỗ trợ phát trực tiếp cần dự trù sẵn. Một ekip cơ bản có thể có giá từ 5 – 10 triệu đồng cho buổi làm việc trọn gói.

Chi phí đi lại và lưu trú là phần cần thiết nếu hội nghị có khách mời từ tỉnh xa. Dự trù vé máy bay, thuê xe đưa đón và khách sạn cho khách cần được tính rõ. Ví dụ, thuê 5 phòng khách sạn 3 sao trong 1 đêm, giá khoảng 1.000.000 đồng/phòng, tổng chi 5 triệu đồng.

Cuối cùng, đừng quên phần chi phí phát sinh và dự phòng – tối thiểu nên chiếm 5 – 10% ngân sách tổng để phòng ngừa những thay đổi phút chót như tăng số lượng khách, phát sinh thuê thêm thiết bị, in thêm tài liệu, hoặc kéo dài thời gian thuê hội trường.

Một mẫu dự trù kinh phí hội nghị chỉ có giá trị khi nó đầy đủ và sát với thực tế. Việc xây dựng một bản dự toán chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp bạn kiểm soát chi phí, vận hành chương trình trơn tru và tạo được ấn tượng chuyên nghiệp với mọi khách mời tham dự. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào cách trình bày bảng dự trù sao cho dễ hiểu, dễ quản lý và tiện theo dõi trong suốt quá trình chuẩn bị hội nghị.

Mẫu bảng dự trù kinh phí hội nghị (gợi ý trình bày)

Sau khi xác định rõ các hạng mục chi phí cần thiết, bước tiếp theo trong việc xây dựng mẫu dự trù kinh phí hội nghị là trình bày bảng chi tiết sao cho rõ ràng, dễ theo dõi và cập nhật.

Hình thức phổ biến nhất hiện nay là sử dụng Excel hoặc Google Sheets, với bố cục gồm các cột chính như sau:

• Hạng mục: Tên nhóm chi phí lớn, ví dụ “Thuê địa điểm”, “Âm thanh – ánh sáng”, “Trang trí”,…
• Chi tiết: Ghi rõ công việc cụ thể, ví dụ “Thuê hội trường 4 tiếng”, “Backdrop sân khấu”, “Micro không dây”,…
• Số lượng: Ghi số lượng tương ứng (số suất ăn, số thiết bị, số phần quà,…).
• Đơn giá: Giá tiền cho mỗi đơn vị (theo báo giá thực tế hoặc ước tính sát nhất).
• Thành tiền: Tính tổng cho từng dòng (Số lượng x Đơn giá).
• Ghi chú: Thêm các lưu ý như “đã đặt cọc 30%”, “chưa bao gồm VAT”, “cần xác nhận lại với nhà cung cấp”,…

Ví dụ minh họa:

Đây là một ví dụ cơ bản, bạn có thể thêm bớt hạng mục phù hợp với quy mô và mục đích tổ chức. Ưu điểm của cách trình bày này là rõ ràng, khoa học, dễ chỉnh sửa, thuận tiện chia sẻ nội bộ hoặc gửi đối tác kiểm tra báo giá.

Trong mẫu dự trù kinh phí hội nghị, nên cập nhật liên tục mỗi khi có thay đổi như: thêm thiết bị, tăng khách mời, đổi nhà cung cấp, hoặc thay đổi thời gian tổ chức. Cách làm này sẽ giúp bạn luôn chủ động và không bị “vỡ kế hoạch” khi bước vào giai đoạn thi công.

Lưu ý khi lập mẫu dự trù kinh phí hội nghị

Dù bạn tổ chức hội nghị lớn hay nhỏ, nội bộ hay đối tác, việc lập mẫu dự trù kinh phí hội nghị luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ và chủ động. Để mẫu dự toán phát huy hiệu quả cao nhất, bạn cần lưu ý một số nguyên tắc quan trọng sau:

Trước tiên là xác định ngân sách tổng thể – bạn cần biết rõ mức ngân sách được phê duyệt để phân bổ chi tiết phù hợp. Nếu không có con số cụ thể, việc tính toán sẽ dễ rơi vào tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt, ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Thứ hai, luôn để lại mức dự phòng tài chính từ 5 – 10% tổng chi phí, vì trong thực tế, các phát sinh là điều gần như không thể tránh khỏi. Ví dụ, khách mời tăng đột xuất, hệ thống âm thanh gặp sự cố cần thay thế gấp, hoặc chi phí thuê tăng do thay đổi thời gian tổ chức.

Ngoài ra, bạn nên làm việc song song với nhiều nhà cung cấp để khảo sát giá và có lựa chọn tốt nhất. Việc nhận từ 2 – 3 bảng báo giá cho cùng một dịch vụ sẽ giúp bạn so sánh về giá cả, chất lượng và điều kiện thanh toán.

Cuối cùng, luôn cập nhật và điều chỉnh mẫu dự trù kinh phí hội nghị theo tiến độ thực tế. Mỗi lần có sự thay đổi – dù là nhỏ – bạn cần điều chỉnh ngay trên bảng để tránh nhầm lẫn, đặc biệt khi có nhiều bộ phận cùng làm việc trên cùng một tài liệu.

Với những lưu ý trên, mẫu dự trù không chỉ là bảng tính chi phí mà còn là công cụ điều phối ngân sách, quản trị rủi ro và đảm bảo hiệu quả tối ưu cho toàn bộ quá trình tổ chức hội nghị. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào kết luận và gợi ý những đơn vị chuyên nghiệp có thể giúp bạn triển khai mẫu dự trù một cách bài bản, tối ưu và tiết kiệm chi phí.

Kết luận

Chi tiết cách làm bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện theo từng hạng mục là kỹ năng không thể thiếu đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nào đang muốn tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp, tiết kiệm và hiệu quả.

Một bảng dự trù tốt không chỉ giúp kiểm soát dòng tiền, mà còn là công cụ giúp bạn làm việc dễ dàng hơn với các nhà cung cấp, phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận và đảm bảo rằng không một chi tiết nào trong sự kiện bị bỏ sót.

Nếu bạn đang cần tư vấn chuyên sâu để xây dựng bảng dự trù hoặc tìm một đơn vị tổ chức hội nghị trọn gói, hãy liên hệ ngay với Công ty Hưng Thịnh – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và luôn sẵn sàng đồng hành cùng thành công của bạn.

Gọi ngay Hotline: 0966.82.99.98 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết cho chương trình hội nghị sắp tới.
Hưng Thịnh – Kiến tạo sự kiện, nâng tầm giá trị!

Xem thêm:

Backdrop sân khấu là gì? Nên thuê ở đâu rẻ, đẹp, uy tín?

Các mẫu backdrop khai trương ấn tượng giúp thu hút khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên

Gợi ý backdrop sinh nhật công ty đẹp, sang trọng và dễ thi công

Gợi ý backdrop sinh nhật đơn giản nhưng tinh tế, dễ dàng trang trí

Thuê backdrop sự kiện cần lưu ý những gì? Nơi thuê rẻ và uy tín

Kích thước backdrop sự kiện bao nhiêu là chuẩn và dễ dùng?