Tìm hiểu cách soạn mẫu tờ trình xin kinh phí đúng chuẩn hành chính, rõ ràng và thuyết phục giúp bạn dễ dàng được phê duyệt ngân sách.
Trong các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, khi cần xin ngân sách cho một hoạt động, sự kiện hay mua sắm trang thiết bị, việc trình bày một mẫu tờ trình xin kinh phí đầy đủ và hợp lý là điều bắt buộc. Một văn bản rõ ràng, đúng chuẩn không chỉ giúp người có thẩm quyền dễ dàng xét duyệt, mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch trong công tác quản lý tài chính.
Khái niệm tờ trình xin kinh phí
Tờ trình xin kinh phí là một loại văn bản hành chính dùng để đề xuất cấp kinh phí cho một hoạt động cụ thể như tổ chức hội nghị, mua sắm trang thiết bị, công tác, sửa chữa cơ sở vật chất hoặc các chương trình dự án nội bộ.
Mục đích chính của mẫu tờ trình xin kinh phí là cung cấp thông tin cần thiết để cơ quan có thẩm quyền xem xét, cân nhắc và phê duyệt khoản chi dựa trên tính hợp lý, minh bạch và khả năng đáp ứng ngân sách. Một tờ trình tốt không chỉ cần đầy đủ nội dung, mà còn phải logic, dễ hiểu và kèm theo dự toán cụ thể.
Ví dụ, một phòng ban tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm có thể lập tờ trình xin kinh phí với lý do tổ chức hội nghị thường niên, kèm dự toán khoảng 50 triệu đồng cho các hạng mục: thuê hội trường, tiệc, in ấn tài liệu và quà tặng cho khách mời. Khi trình bày rõ ràng như vậy, lãnh đạo sẽ dễ ra quyết định phê duyệt hơn.
Các nội dung cần có trong tờ trình xin kinh phí
Một mẫu tờ trình xin kinh phí chuyên nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các thành phần theo đúng thể thức văn bản hành chính, cụ thể như sau:
Quốc hiệu – tiêu ngữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”, căn giữa trên đầu văn bản, in hoa.
Tên cơ quan/đơn vị ban hành văn bản: ghi rõ ở góc trái trên cùng.
Số hiệu văn bản (nếu có): để thuận tiện trong việc lưu trữ, theo dõi.
Tiêu đề văn bản: thường viết là “TỜ TRÌNH V/v xin cấp kinh phí cho…”, in hoa, căn giữa và in đậm.
Kính gửi: ghi tên người/cơ quan có thẩm quyền phê duyệt ngân sách. Ví dụ: “Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ABC” hoặc “Phòng Tài chính – Kế hoạch”.
Phần nội dung: đây là phần quan trọng nhất trong mẫu tờ trình xin kinh phí, bao gồm các ý chính:
- Lý do xin kinh phí: trình bày bối cảnh hoặc hoạt động cần chi ngân sách. Ví dụ: tổ chức hội thao nội bộ, nâng cấp phòng họp, mua sắm máy tính,…
- Nội dung chi tiết: mô tả rõ hoạt động cần thực hiện, thời gian, địa điểm (nếu có).
- Dự toán kinh phí: trình bày bằng bảng hoặc liệt kê cụ thể từng khoản, đơn giá, tổng chi phí. Ví dụ:
Hạng mục Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Thuê hội trường 1 buổi 5.000.000 5.000.000 Tiệc liên hoan 50 người 200.000 10.000.000 In tài liệu, banner – – 3.000.000 Tổng cộng 18.000.000 - Kiến nghị, đề xuất: nêu cụ thể đề xuất được phê duyệt kinh phí từ nguồn nào, thời gian cấp phát ngân sách (nếu cần gấp) và cam kết sử dụng đúng mục đích.
Phần kết thúc: thường là câu “Kính trình… xem xét, phê duyệt”, kèm ngày tháng soạn văn bản, chữ ký người lập và xác nhận của lãnh đạo đơn vị.
Tất cả nội dung cần được viết trang trọng, đúng chính tả và thể hiện tinh thần đề nghị, không mệnh lệnh hay chung chung.
Cách trình bày tờ trình chuyên nghiệp
Ngoài việc đảm bảo nội dung đầy đủ, mẫu tờ trình xin kinh phí cần được trình bày đúng thể thức văn bản hành chính để tăng tính chuyên nghiệp và khả năng được duyệt nhanh chóng.
Nên sử dụng khổ giấy A4, font chữ chuẩn (Times New Roman hoặc TCVN 3 – thường dùng trong cơ quan nhà nước), cỡ chữ 13 hoặc 14. Căn lề trên 2.5 cm, dưới 2.5 cm, trái 3.5 cm, phải 2.0 cm. Các đoạn văn cần được giãn dòng hợp lý để dễ đọc (thường là 1.5 dòng).
Các mục tiêu đề, quốc hiệu, tên đơn vị nên được in hoa, căn giữa, định dạng rõ ràng. Trong phần nội dung, nên chia các ý theo đoạn văn mạch lạc. Nếu có bảng dự toán chi phí thì nên trình bày rõ ràng bằng bảng biểu, không viết gộp dòng.
Ngoài ra, nếu có đính kèm tài liệu như: thư mời, kế hoạch tổ chức, bản chụp báo giá… thì cần ghi rõ “Tài liệu đính kèm” ở cuối văn bản và đánh số thứ tự.
Một mẫu tờ trình xin kinh phí rõ ràng, đúng thể thức sẽ không chỉ giúp bạn được phê duyệt nhanh chóng mà còn thể hiện năng lực quản lý, tính trách nhiệm và sự chuyên nghiệp của tập thể đơn vị bạn.
Mẫu tờ trình xin kinh phí minh họa
Dưới đây là mẫu tờ trình xin kinh phí minh họa cho tình huống phổ biến: xin cấp kinh phí tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm tại một đơn vị, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước. Mẫu này có thể được tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với các mục đích như: xin kinh phí công tác, mua sắm thiết bị, tổ chức chương trình nội bộ,…
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 12 năm 2025
TỜ TRÌNH
V/v xin cấp kinh phí tổ chức Hội nghị Tổng kết năm 2025
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH XYZ
Căn cứ vào kế hoạch hoạt động của Công ty năm 2025 và nhằm tổng kết, đánh giá kết quả đạt được trong năm cũng như định hướng triển khai kế hoạch năm 2026, phòng Hành chính – Nhân sự kính đề xuất tổ chức Hội nghị Tổng kết năm 2025 cho toàn thể cán bộ nhân viên.
1. Mục đích tổ chức:
- Tổng kết các hoạt động sản xuất – kinh doanh trong năm 2025.
- Vinh danh các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc.
- Tạo điều kiện giao lưu, gắn kết giữa các phòng ban trong công ty.
2. Thời gian – địa điểm dự kiến:
- Thời gian: 14h00 – 17h30, ngày 29/12/2025
- Địa điểm: Trung tâm Hội nghị Metropole, Quận 3, TP. HCM
3. Thành phần tham dự:
- Ban Giám đốc, toàn thể cán bộ nhân viên công ty
- Khách mời: Đại diện đối tác, nhà cung cấp chiến lược (dự kiến 20 người)
4. Dự toán kinh phí:
| Hạng mục chi phí | Số lượng | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Thuê hội trường | 1 buổi | 12.000.000 | 12.000.000 | Gồm sân khấu, âm thanh cơ bản |
| Trang trí hội nghị | Gói trọn gói | 6.000.000 | 6.000.000 | Backdrop, bàn lễ tân, hoa tươi |
| Tea break | 150 suất | 75.000 | 11.250.000 | Bánh ngọt, trái cây, nước ép |
| Quà tặng khen thưởng | 20 phần | 500.000 | 10.000.000 | Cúp, bằng khen, hiện vật |
| In ấn tài liệu | 150 bộ | 15.000 | 2.250.000 | Sổ tay, phiếu khảo sát, bút viết |
| Nhân sự hỗ trợ (MC, lễ tân) | Gói trọn gói | 5.000.000 | 5.000.000 | 1 MC, 2 PG đón khách |
| Chi phí phát sinh dự phòng | – | – | 4.000.000 | 5% ngân sách |
| Tổng cộng | 50.500.000 |
5. Đề xuất và kiến nghị:
Phòng Hành chính – Nhân sự kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt kinh phí tổ chức Hội nghị Tổng kết năm 2025 với tổng ngân sách 50.500.000 đồng, được trích từ quỹ hoạt động nội bộ của công ty.
Phòng cam kết sử dụng kinh phí đúng mục đích, tiết kiệm, minh bạch và sẽ lập báo cáo quyết toán đầy đủ sau khi chương trình kết thúc.
Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận.
Người lập tờ trình
(Ký, ghi rõ họ tên)
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự
(Ký duyệt, đóng dấu nếu cần)
Hướng dẫn tùy biến mẫu tờ trình xin kinh phí cho các mục đích khác
Bên cạnh việc tổ chức sự kiện, hội nghị, mẫu tờ trình xin kinh phí còn được sử dụng trong nhiều tình huống khác như mua sắm thiết bị văn phòng, hỗ trợ công tác, sửa chữa cơ sở vật chất, tổ chức đào tạo nội bộ, hoặc triển khai các hoạt động chuyên đề. Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn linh hoạt điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể:
1. Tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị
Lý do xin kinh phí: Đơn vị cần trang bị thêm máy in, máy chiếu hoặc laptop phục vụ công việc do thiết bị hiện tại đã cũ, hư hỏng hoặc không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng.
Điều chỉnh bảng dự toán:
Thay thế các hạng mục như thuê hội trường, trang trí, tiệc… bằng danh mục thiết bị cần mua:
| Thiết bị cần mua | Số lượng | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Laptop Dell Vostro | 2 | 18.000.000 | 36.000.000 | Đã khảo sát giá thị trường |
| Máy in Canon đa năng | 1 | 6.000.000 | 6.000.000 | Mua tại nhà cung cấp ABC |
| Tổng cộng | 42.000.000 |
Lưu ý thêm:
Kèm theo báo giá, ảnh chụp/hợp đồng cũ (nếu thiết bị cũ bị hư) và thời gian cần thiết để thực hiện việc mua sắm.
2. Tờ trình xin kinh phí công tác
Lý do xin kinh phí: Cán bộ nhân viên đi công tác tại các chi nhánh tỉnh, tham dự hội thảo, khảo sát thị trường,…
Dự toán điều chỉnh theo chi phí di chuyển, ăn ở, phụ cấp:
| Khoản mục công tác | Số lượng (người/ngày) | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Vé máy bay khứ hồi | 2 người | 2.500.000 | 5.000.000 | TP.HCM – Đà Nẵng |
| Khách sạn 3 sao (2 đêm) | 2 phòng | 700.000 | 2.800.000 | Đã đặt trước |
| Phụ cấp công tác phí | 2 người x 2 ngày | 300.000 | 1.200.000 | Theo quy chế công ty |
| Tổng cộng | 9.000.000 |
Gợi ý trình bày:
Trong phần nội dung, bạn nên ghi rõ thời gian, mục đích chuyến đi, nơi đến và nhiệm vụ cụ thể của nhân sự đi công tác.
3. Tờ trình xin kinh phí sửa chữa – bảo trì cơ sở vật chất
Lý do xin kinh phí: Văn phòng, nhà xưởng, kho hàng hoặc thiết bị kỹ thuật cần bảo trì, sơn sửa, thay mới do hư hỏng hoặc xuống cấp sau thời gian dài sử dụng.
Dự toán có thể bao gồm:
| Hạng mục sửa chữa | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| Sơn mới tường phòng họp | m² | 80 | 60.000 | 4.800.000 | Gồm nhân công, vật tư |
| Thay đèn LED trần | bộ | 10 | 150.000 | 1.500.000 | Đèn tiết kiệm điện |
| Sửa cửa kính bị nứt | hạng mục | 1 | 2.000.000 | 2.000.000 | Có báo giá kèm theo |
| Tổng cộng | 8.300.000 |
Lưu ý bổ sung:
Gửi kèm biên bản kiểm tra hiện trạng, hình ảnh minh họa nếu có và thời gian cần triển khai sửa chữa để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động.
Dù sử dụng trong tình huống nào, mẫu tờ trình xin kinh phí luôn cần đảm bảo ba yếu tố: lý do thuyết phục, dự toán chi tiết và trình bày đúng chuẩn. Nhờ đó, quá trình phê duyệt trở nên nhanh chóng, minh bạch và thuận tiện hơn cho cả người làm và người duyệt.
Lưu ý khi soạn tờ trình xin kinh phí
Dù mục đích xin kinh phí là gì, để mẫu tờ trình xin kinh phí được duyệt nhanh chóng và thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
Thứ nhất, đảm bảo trình bày đúng thể thức văn bản hành chính. Điều này bao gồm quốc hiệu – tiêu ngữ, căn chỉnh lề trang đúng chuẩn (trái 3.5cm, phải 2cm, trên 2.5cm, dưới 2.5cm), sử dụng font chữ hành chính phổ biến như Times New Roman, cỡ 13 hoặc 14, giãn dòng 1.5. Những chi tiết tưởng nhỏ này lại ảnh hưởng trực tiếp đến cảm quan và mức độ tin cậy của văn bản trong mắt người phê duyệt.
Thứ hai, lý do xin kinh phí cần rõ ràng và hợp lý. Nên viết ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, tránh viết chung chung kiểu “để phục vụ công việc” mà không nêu rõ là việc gì, khi nào, ở đâu. Ví dụ: “để tổ chức hội nghị tổng kết năm 2025”, “để mua sắm thiết bị thay thế máy in đã hư hỏng”, “để phục vụ chuyến công tác khảo sát thị trường khu vực miền Trung từ ngày 12–15/4”.
Thứ ba, bảng dự toán kinh phí phải cụ thể, sát thực tế, tránh ghi “khoảng”, “ước tính” mà không có đơn giá hay khối lượng rõ ràng. Nên sử dụng bảng biểu minh bạch, kèm theo báo giá nếu có. Điều này không chỉ giúp minh bạch trong quá trình phê duyệt, mà còn là cơ sở để thanh – quyết toán sau này.
Thứ tư, luôn nêu rõ kiến nghị cuối văn bản: xin cấp từ nguồn nào, thời hạn mong muốn nhận kinh phí (nếu gấp), cam kết sử dụng đúng mục đích và nộp báo cáo quyết toán đúng thời hạn. Đây là phần thể hiện tinh thần trách nhiệm của đơn vị xin cấp và giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra quyết định.
Cuối cùng, người ký và xác nhận phải đúng thẩm quyền, đúng quy trình nội bộ của tổ chức. Tránh tình trạng người không có chức năng ký trình hoặc thiếu xác nhận của phòng ban cấp trên, khiến văn bản bị trả về và mất thời gian xử lý lại.
Một mẫu tờ trình xin kinh phí soạn kỹ, rõ ràng, có tính thuyết phục cao sẽ là cầu nối hiệu quả giữa người đề xuất và người phê duyệt – tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và giúp quá trình triển khai công việc diễn ra suôn sẻ.
Kết luận
Tờ trình xin kinh phí là một trong những văn bản hành chính phổ biến và có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình quản lý tài chính tại các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay tổ chức xã hội. Việc soạn một mẫu tờ trình xin kinh phí chuẩn, đầy đủ và hợp lý không chỉ giúp rút ngắn thời gian phê duyệt mà còn góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị trong nội bộ cũng như với đối tác.
Tùy từng mục đích cụ thể, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh linh hoạt phần nội dung, dự toán và cách trình bày sao cho phù hợp. Tuy nhiên, cốt lõi vẫn là giữ nguyên cấu trúc hành chính, trình bày mạch lạc và đảm bảo tính minh bạch.
Xem thêm:
Backdrop sân khấu là gì? Nên thuê ở đâu rẻ, đẹp, uy tín?
Các mẫu backdrop khai trương ấn tượng giúp thu hút khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên
Gợi ý backdrop sinh nhật công ty đẹp, sang trọng và dễ thi công
Gợi ý backdrop sinh nhật đơn giản nhưng tinh tế, dễ dàng trang trí
Thuê backdrop sự kiện cần lưu ý những gì? Nơi thuê rẻ và uy tín
