Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc hiểu rõ các thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc. Dưới đây là một số thuật ngữ phổ biến mà bạn nên biết:
Agenda
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Agenda là thuật ngữ quan trọng dùng để chỉ lịch trình hoặc chương trình nghị sự của một sự kiện. Đây là tài liệu bao gồm danh sách các hoạt động, thời gian diễn ra và thứ tự từng phần trong sự kiện.
Một Agenda chi tiết giúp ban tổ chức và khách tham dự nắm bắt được nội dung chính của sự kiện. Điều này đặc biệt quan trọng trong các hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, nơi mà mỗi phút đều được lên kế hoạch chặt chẽ. Khi xây dựng Agenda, cần xác định rõ thời gian cho từng hoạt động, thời lượng của mỗi phần và đảm bảo có khoảng thời gian nghỉ hợp lý để khách tham dự không bị quá tải.
AV System (Audio Visual System)
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, AV System đề cập đến hệ thống âm thanh và hình ảnh được sử dụng trong sự kiện. Hệ thống này bao gồm micro, loa, màn hình LED, máy chiếu và các thiết bị liên quan đến ánh sáng và âm thanh.
Một hệ thống AV chất lượng giúp nâng cao trải nghiệm của khách tham dự, đặc biệt trong các sự kiện quy mô lớn. Khi lựa chọn AV System, cần đảm bảo rằng thiết bị phù hợp với không gian sự kiện, công suất âm thanh đủ lớn để mọi người có thể nghe rõ, và hệ thống hình ảnh sắc nét để đảm bảo nội dung hiển thị chuyên nghiệp.
Backstage
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Backstage là khu vực hậu trường, nơi ban tổ chức, diễn giả hoặc nghệ sĩ chuẩn bị trước khi xuất hiện trên sân khấu. Đây là khu vực quan trọng nhưng thường không hiển thị trước công chúng.
Một Backstage chuyên nghiệp cần có đầy đủ thiết bị hỗ trợ như bàn trang điểm, màn hình giám sát sự kiện, hệ thống âm thanh nội bộ để kết nối với sân khấu. Việc quản lý hậu trường hiệu quả giúp đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru, hạn chế các sự cố kỹ thuật và đảm bảo mọi phần trình diễn được thực hiện đúng kế hoạch.
Banquet Hall
Banquet Hall là thuật ngữ phổ biến trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, chỉ phòng tiệc lớn thường được sử dụng cho các sự kiện quan trọng như gala dinner, hội nghị, tiệc tri ân khách hàng hoặc tiệc cưới.
Một Banquet Hall chuyên nghiệp thường được trang bị đầy đủ bàn ghế, sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng và dịch vụ ăn uống. Khi lựa chọn Banquet Hall, cần xem xét sức chứa của không gian, phong cách trang trí và các tiện nghi kèm theo để đảm bảo phù hợp với yêu cầu sự kiện.
Buffet
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Buffet là hình thức phục vụ ăn uống tự chọn, nơi khách tham dự có thể tự lấy thức ăn từ bàn phục vụ. Kiểu phục vụ này thường được sử dụng trong các sự kiện có yếu tố giao lưu như tiệc công ty, hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện networking.
Ưu điểm của Buffet là giúp khách tham dự thoải mái lựa chọn món ăn yêu thích, tạo cơ hội kết nối với những người khác trong sự kiện. Khi tổ chức Buffet, cần đảm bảo khu vực phục vụ rộng rãi, bố trí lối đi hợp lý và có đủ nhân viên hỗ trợ để đảm bảo chất lượng phục vụ tốt nhất.
Check-in
Check-in là một trong những thuật ngữ phổ biến nhất trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, đề cập đến quá trình xác nhận sự có mặt của khách tham dự khi họ đến địa điểm tổ chức.
Quá trình Check-in có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, từ danh sách giấy, quét mã QR đến hệ thống nhận diện khuôn mặt. Việc tối ưu hóa Check-in giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách mời, đồng thời đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp và suôn sẻ.
Check-list
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Check-list là danh sách công việc cần thực hiện để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được chuẩn bị đầy đủ.
Một Check-list chi tiết giúp ban tổ chức không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào, từ việc đặt địa điểm, lên kịch bản chương trình, kiểm tra thiết bị kỹ thuật đến quản lý nhân sự sự kiện. Khi lập Check-list, cần sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và theo dõi tiến độ thường xuyên để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.
Client
Client là thuật ngữ trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, dùng để chỉ khách hàng hoặc đối tác thuê dịch vụ tổ chức sự kiện.
Việc làm việc với Client đòi hỏi sự chuyên nghiệp, từ việc lắng nghe yêu cầu, tư vấn phương án phù hợp đến việc thực hiện và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Để tạo dựng mối quan hệ bền vững với Client, các công ty tổ chức sự kiện cần đảm bảo chất lượng dịch vụ, đáp ứng đúng nhu cầu và tạo ra những trải nghiệm ấn tượng.
Concept
Concept là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, đề cập đến ý tưởng chủ đạo hoặc chủ đề xuyên suốt của sự kiện.
Một Concept tốt giúp sự kiện có dấu ấn riêng, thu hút khách tham dự và truyền tải thông điệp một cách rõ ràng. Khi xây dựng Concept, cần dựa trên mục tiêu sự kiện, đối tượng khách tham dự và xu hướng hiện đại để tạo nên một chương trình ấn tượng, phù hợp với thương hiệu hoặc doanh nghiệp tổ chức.
Deadline
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Deadline là thời hạn cuối cùng để hoàn thành một công việc hoặc hạng mục trong quá trình chuẩn bị sự kiện.
Quản lý Deadline hiệu quả giúp đảm bảo tiến độ của sự kiện, hạn chế tình trạng trì hoãn và đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng kế hoạch. Việc sử dụng phần mềm quản lý sự kiện hoặc công cụ theo dõi tiến độ như Trello, Asana có thể giúp ban tổ chức dễ dàng kiểm soát Deadline và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Entertainment
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Entertainment đề cập đến các hoạt động giải trí trong sự kiện, bao gồm âm nhạc, biểu diễn nghệ thuật, múa, hài kịch hoặc các tiết mục tương tác với khán giả.
Một chương trình sự kiện thành công thường không thể thiếu các yếu tố Entertainment để giữ chân khách tham dự và tạo điểm nhấn ấn tượng. Tùy vào tính chất sự kiện, ban tổ chức có thể lựa chọn loại hình giải trí phù hợp, từ dàn nhạc cổ điển cho các hội nghị trang trọng đến DJ, ban nhạc sống cho các sự kiện sôi động. Khi lên kế hoạch Entertainment, cần cân nhắc đến đối tượng khách tham dự, ngân sách và không gian tổ chức để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
Event Flow
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Event Flow là thuật ngữ chỉ trình tự diễn ra các hoạt động trong sự kiện, bao gồm kịch bản chương trình, thời gian bắt đầu và kết thúc từng phần.
Một Event Flow tốt giúp sự kiện diễn ra mạch lạc, logic và không bị gián đoạn. Ban tổ chức cần đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được lên kế hoạch chi tiết, từ thời gian đón khách, phần phát biểu của diễn giả, tiết mục biểu diễn đến phần kết thúc. Khi xây dựng Event Flow, nên có phương án dự phòng để xử lý các tình huống bất ngờ, chẳng hạn như thời gian kéo dài hơn dự kiến hoặc trục trặc kỹ thuật.
F&B (Food & Beverage)
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, F&B (Food & Beverage) là thuật ngữ dùng để chỉ dịch vụ ăn uống tại sự kiện, bao gồm đồ ăn và thức uống được phục vụ cho khách tham dự.
Dịch vụ F&B đóng vai trò quan trọng trong trải nghiệm của khách mời, đặc biệt trong các sự kiện kéo dài hoặc có tính chất giao lưu. Khi lên kế hoạch F&B, cần xem xét các yếu tố như khẩu vị của khách tham dự, hình thức phục vụ (tiệc đứng, buffet, set menu), số lượng khách và ngân sách. Ngoài ra, cần đảm bảo chất lượng món ăn và đồ uống để không ảnh hưởng đến trải nghiệm chung của sự kiện.
Floor Plan
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Floor Plan là sơ đồ bố trí không gian sự kiện, bao gồm vị trí sân khấu, bàn ghế, khu vực tiếp tân, lối đi và các khu vực chức năng khác.
Một Floor Plan hợp lý giúp tối ưu hóa không gian, đảm bảo sự di chuyển thuận tiện cho khách mời và nhân viên sự kiện. Khi thiết kế Floor Plan, cần cân nhắc đến quy mô sự kiện, số lượng khách tham dự và các yêu cầu kỹ thuật như hệ thống âm thanh, ánh sáng. Việc sử dụng phần mềm thiết kế sơ đồ sự kiện có thể giúp ban tổ chức dễ dàng hình dung và điều chỉnh bố cục sao cho phù hợp nhất.
Follow Spotlight
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Follow Spotlight là đèn chiếu sáng tập trung, thường được sử dụng để chiếu theo người biểu diễn hoặc diễn giả trên sân khấu.
Loại đèn này giúp làm nổi bật nhân vật chính trong sự kiện, đảm bảo rằng họ luôn được nhìn thấy rõ ràng ngay cả trong không gian rộng lớn. Khi sử dụng Follow Spotlight, cần có nhân viên kỹ thuật điều chỉnh ánh sáng theo đúng vị trí và thời điểm cần thiết để đảm bảo hiệu ứng thị giác tốt nhất.
Guest
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Guest là thuật ngữ chỉ khách mời tham dự sự kiện. Tùy vào tính chất sự kiện, Guest có thể là nhân vật quan trọng, khách VIP, diễn giả, đối tác hoặc nhân viên trong công ty.
Việc quản lý danh sách Guest đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Ban tổ chức cần đảm bảo có hệ thống check-in chuyên nghiệp, chỗ ngồi phù hợp và dịch vụ chăm sóc khách mời chu đáo để mang lại trải nghiệm tốt nhất.
Invoice
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Invoice là hóa đơn thanh toán cho các dịch vụ hoặc sản phẩm liên quan đến sự kiện. Đây là chứng từ quan trọng trong quá trình làm việc giữa ban tổ chức và các nhà cung cấp.
Một Invoice thường bao gồm các thông tin chi tiết về dịch vụ đã sử dụng, số tiền thanh toán, điều khoản hợp đồng và thời hạn thanh toán. Để tránh sai sót trong quá trình thanh toán, ban tổ chức cần kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn trước khi xác nhận.
Lavalier Microphone
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Lavalier Microphone là micro cài áo nhỏ gọn, thường được sử dụng cho diễn giả hoặc người dẫn chương trình. Loại micro này giúp người nói có thể di chuyển thoải mái mà không cần cầm micro cầm tay.
Lavalier Microphone thích hợp cho các hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện truyền hình trực tiếp. Khi sử dụng micro này, cần đảm bảo hệ thống âm thanh hoạt động ổn định, tránh tình trạng nhiễu sóng hoặc mất kết nối trong quá trình trình bày.
Lectern
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Lectern là bục phát biểu dành cho diễn giả. Đây là nơi đặt tài liệu, micro và các thiết bị hỗ trợ khác để giúp diễn giả trình bày nội dung một cách chuyên nghiệp.
Một Lectern tiêu chuẩn thường có thiết kế phù hợp với chiều cao của người nói, có thể kèm theo màn hình nhỏ để hỗ trợ trình chiếu hoặc hiển thị nội dung quan trọng. Khi bố trí Lectern, cần đặt ở vị trí trung tâm sân khấu để đảm bảo tầm nhìn tốt nhất cho khán giả.
MC (Master of Ceremonies)
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, MC (Master of Ceremonies) là người dẫn chương trình, chịu trách nhiệm kết nối các phần trong sự kiện, giữ không khí sôi động và đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch.
Một MC chuyên nghiệp cần có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng ứng biến linh hoạt và giọng nói truyền cảm. Tùy vào tính chất sự kiện, MC có thể là người dẫn chương trình trang trọng trong hội nghị hoặc là người khuấy động không khí trong các sự kiện giải trí. Khi lựa chọn MC, ban tổ chức cần xem xét phong cách dẫn dắt và sự phù hợp với chủ đề sự kiện để đảm bảo hiệu quả cao nhất.
Name Tags
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Name Tags là thẻ tên được sử dụng để nhận diện khách mời, nhân viên hoặc diễn giả trong sự kiện. Đây là một chi tiết nhỏ nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự chuyên nghiệp và giúp khách tham dự dễ dàng giao tiếp với nhau.
Name Tags có thể được thiết kế dưới dạng thẻ đeo cổ, ghim áo hoặc dán lên áo. Nội dung thẻ thường bao gồm tên, chức danh, công ty hoặc tổ chức mà người tham dự đại diện. Khi chuẩn bị Name Tags, cần đảm bảo thông tin rõ ràng, dễ đọc và thiết kế phù hợp với chủ đề của sự kiện.
On-site
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, On-site đề cập đến các hoạt động diễn ra ngay tại địa điểm tổ chức sự kiện. Đây là giai đoạn quan trọng nhất, nơi toàn bộ kế hoạch và kịch bản được thực hiện thực tế.
Các công việc On-site bao gồm lắp đặt thiết bị, sắp xếp không gian, điều phối nhân sự, kiểm tra âm thanh ánh sáng và xử lý các vấn đề phát sinh. Ban tổ chức cần có đội ngũ chuyên trách để giám sát mọi hoạt động On-site, đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy và đúng kế hoạch.
Podium
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Podium là bục phát biểu, nơi diễn giả đứng để trình bày nội dung với khán giả. Đây là yếu tố không thể thiếu trong các hội nghị, hội thảo, buổi lễ trang trọng hoặc các sự kiện truyền thông.
Podium thường được trang bị micro, hệ thống chiếu sáng phù hợp và có thiết kế chắc chắn. Khi bố trí Podium, cần đặt ở vị trí trung tâm sân khấu để đảm bảo tầm nhìn tốt nhất cho khán giả. Việc sử dụng Podium đúng cách giúp diễn giả cảm thấy tự tin và nâng cao sự chuyên nghiệp của sự kiện.
Press Conference
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Press Conference là cuộc họp báo, nơi các công ty, tổ chức hoặc cá nhân gặp gỡ với giới truyền thông để công bố thông tin quan trọng.
Một Press Conference thành công cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung phát biểu, danh sách phóng viên tham dự, hệ thống âm thanh ánh sáng và tài liệu báo chí. Để thu hút sự quan tâm của truyền thông, ban tổ chức cần tạo ra nội dung hấp dẫn, cung cấp thông tin rõ ràng và đảm bảo diễn giả có kỹ năng trả lời câu hỏi chuyên nghiệp.
Proposal
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Proposal là bản đề xuất hoặc kế hoạch chi tiết về sự kiện, thường được trình bày cho khách hàng hoặc đối tác trước khi triển khai.
Một Proposal chuyên nghiệp bao gồm mục tiêu sự kiện, ý tưởng tổ chức, ngân sách, timeline thực hiện và danh sách các hạng mục cần chuẩn bị. Khi lập Proposal, cần đảm bảo nội dung rõ ràng, hấp dẫn và có tính khả thi cao để thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của bạn.
Q&A (Questions & Answers)
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Q&A là phần hỏi đáp giữa diễn giả và khán giả, thường diễn ra trong các hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện ra mắt sản phẩm.
Q&A giúp tạo sự tương tác giữa người tham dự và diễn giả, mang đến cơ hội giải đáp thắc mắc và làm rõ các vấn đề quan trọng. Để tổ chức một phiên Q&A hiệu quả, cần có người điều phối để sắp xếp câu hỏi hợp lý, tránh tình trạng lộn xộn và đảm bảo mọi khán giả đều có cơ hội tham gia.
Quotation
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Quotation là báo giá chi tiết về dịch vụ hoặc sản phẩm liên quan đến sự kiện. Đây là tài liệu quan trọng giúp khách hàng hiểu rõ chi phí cho từng hạng mục và đưa ra quyết định hợp tác.
Một Quotation chuyên nghiệp cần có danh sách đầy đủ các dịch vụ đi kèm, mức giá từng hạng mục, điều kiện thanh toán và các chi phí phát sinh (nếu có). Việc minh bạch trong báo giá giúp xây dựng lòng tin với khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thương thảo hợp đồng.
Rehearsal
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Rehearsal là buổi tổng duyệt trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Đây là bước quan trọng giúp ban tổ chức kiểm tra lại toàn bộ kịch bản, hệ thống kỹ thuật và sự phối hợp giữa các bộ phận.
Rehearsal giúp phát hiện và khắc phục các lỗi kỹ thuật, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Để buổi tổng duyệt đạt hiệu quả cao, cần có sự tham gia đầy đủ của diễn giả, MC, đội ngũ kỹ thuật và các nhân sự liên quan.
Schedule
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Schedule là lịch trình hoặc thời gian biểu của sự kiện, bao gồm các mốc thời gian quan trọng như thời gian khai mạc, các tiết mục chính và thời gian kết thúc.
Một Schedule rõ ràng giúp ban tổ chức kiểm soát tiến độ chương trình, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Khi lập Schedule, cần dự trù thời gian hợp lý cho từng phần và có phương án linh hoạt để xử lý các tình huống ngoài dự kiến.
Supplier
Trong các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện, Supplier là nhà cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm cho sự kiện, bao gồm thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí, in ấn, dịch vụ ăn uống và nhân sự sự kiện.
Việc lựa chọn Supplier phù hợp đóng vai trò quan trọng trong chất lượng của sự kiện. Ban tổ chức cần làm việc với các Supplier uy tín, có hợp đồng rõ ràng và kiểm tra chất lượng dịch vụ trước ngày diễn ra sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Tổng kết
Nắm vững các thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện giúp ban tổ chức làm việc hiệu quả hơn, nâng cao sự chuyên nghiệp và dễ dàng phối hợp với các đối tác quốc tế.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, công ty Hưng Thịnh sẽ là lựa chọn lý tưởng. Với kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch và triển khai sự kiện, Hưng Thịnh cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và ấn tượng.
Hãy liên hệ ngay với công ty Hưng Thịnh qua số Hotline: 0966.82.99.98 để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết nhất về dịch vụ tổ chức sự kiện. Đội ngũ của Hưng Thịnh sẵn sàng hỗ trợ bạn từ A-Z, mang đến những giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo và hiệu quả.
Xem thêm:
Hướng dẫn tạo checklist sự kiện hiệu quả dành cho người mới
Điểm danh 10 rủi ro khi tổ chức sự kiện nhất định bạn phải biết
Cách trang trí sự kiện ngoài trời gây ấn tượng khó phai trong trí nhớ khách hàng
10 cách sắp đặt Event layout cho các loại hình sự kiện khác nhau
Những giải pháp nâng cao trải nghiệm khách hàng trong mỗi sự kiện
