Trong môi trường quốc tế hiện nay, sử dụng các thuật ngữ tiếng anh trong tổ chức sự kiện ngày càng trở nên phổ biến. Điều này không chỉ giúp các nhà tổ chức dễ dàng giao tiếp mà còn mở rộng mạng lưới kết nối với các đồng nghiệp, khách hàng và đối tác quốc tế. Bài viết này của Sự Kiện Hưng Thịnh sẽ điểm qua những thuật ngữ tiếng Anh cơ bản nhưng rất quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện.
Các thuật ngữ tiếng anh trong tổ chức sự kiện phổ biến nhất
Khi tham gia vào lĩnh vực tổ chức sự kiện, có một số thuật ngữ mà bạn sẽ gặp thường xuyên. Dưới đây là 5 thuật ngữ chính mà bất kỳ ai muốn làm việc trong lĩnh vực này đều cần phải biết.
Award Ceremony
Lễ trao giải (Award Ceremony) không chỉ là dịp để vinh danh những cá nhân hay tập thể xuất sắc mà còn là thời điểm để giới thiệu thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Đây được coi là một trong những sự kiện quan trọng nhất của nhiều lĩnh vực: Điện ảnh, thể thao, giáo dục, kinh doanh,…
Trong bối cảnh tổ chức sự kiện, lễ trao giải không chỉ đơn thuần là việc tặng thưởng mà còn bao gồm nhiều yếu tố khác như kịch bản chương trình, thiết kế sân khấu, âm thanh ánh sáng và quản lý khách mời. Một lễ trao giải thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự phối hợp chặt chẽ giữa tất cả các bên liên quan.
Lễ trao giải cũng mang lại cơ hội tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác, từ đó củng cố thương hiệu và tăng cường vị thế cạnh tranh trên thị trường. Những người tham dự không chỉ đến để nhận giải mà còn là để giao lưu, kết nối và tạo cơ hội cho các mối quan hệ tương lai.
Event Manager
Nhà quản lý sự kiện (Event Manager) là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của một sự kiện, từ khâu ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc. Event Manager là trái tim của mọi hoạt động tổ chức sự kiện, đảm bảo rằng mọi thứ trong sự kiện diễn ra suôn sẻ. Họ không chỉ cần có kỹ năng tổ chức mà còn cần có khả năng giao tiếp, lãnh đạo và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Một nhà quản lý sự kiện giỏi sẽ có khả năng đánh giá rủi ro, lập ngân sách một cách hợp lý và xử lý các tình huống phát sinh một cách linh hoạt. Họ cũng cần phải làm việc với nhiều bên, từ khách hàng đến nhà cung cấp, để đảm bảo rằng mọi thứ đều phù hợp với yêu cầu và mong đợi của khách hàng.
Sự thành công của một sự kiện phụ thuộc lớn vào khả năng của nhà quản lý sự kiện. Nếu họ có thể tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho khách tham dự, thì đó chính là thành công lớn nhất mà bất kỳ sự kiện nào cũng mong muốn đạt được.
Banquet Hall
Hội trường tiệc (Banquet Hall) là không gian chủ yếu dùng để tổ chức các sự kiện lớn như tiệc cưới, hội thảo, hội nghị, và các buổi lễ trang trọng khác. Không gian này cần phải được thiết kế sao cho có thể đáp ứng nhu cầu của từng loại sự kiện, bao gồm khả năng chứa số lượng khách mời lớn, trang trí tinh tế và tiện nghi đầy đủ.
Một hội trường tiệc tốt sẽ có hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại và dịch vụ ăn uống chất lượng cao. Ngoài ra, việc lựa chọn địa điểm cũng rất quan trọng; một không gian sang trọng và lịch sự sẽ tạo nên ấn tượng tốt cho khách mời ngay từ khi bước vào. Khi tổ chức sự kiện tại hội trường tiệc, các nhà tổ chức cũng cần chú ý đến các yếu tố như an ninh, giao thông và khả năng tiếp cận của địa điểm. Những điều này đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người tham dự và sự thành công của sự kiện.
Honored Guest
Khách mời danh dự (Honored Guest) là những cá nhân đặc biệt được mời tham dự sự kiện với vai trò quan trọng. Họ có thể là những người nổi tiếng, doanh nhân thành đạt, hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể. Việc có mặt của khách mời danh dự không chỉ mang lại uy tín cho sự kiện mà còn thu hút sự chú ý của truyền thông và công chúng.
Khi mời khách mời danh dự, các nhà tổ chức cần phải lên kế hoạch chu đáo từ khâu mời gọi đến việc tạo điều kiện thuận lợi cho họ trong suốt sự kiện, bao gồm việc bố trí chỗ ngồi, cung cấp thông tin và hỗ trợ khi cần thiết. Sự chăm sóc tận tình sẽ giúp khách mời cảm thấy đặc biệt và sẵn lòng tham gia vào sự kiện.
Sự hiện diện của khách mời danh dự không chỉ làm tăng giá trị của sự kiện mà còn mở ra cơ hội kết nối cho các doanh nghiệp khác cũng như tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho tất cả những người tham dự.
Opening Ceremony
Lễ khai mạc (Opening Ceremony) là thời điểm chính thức bắt đầu một sự kiện và thường đi kèm với những hoạt động như phát biểu khai mạc, cắt băng hoặc các màn trình diễn nghệ thuật. Đây là một phần không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào, đặc biệt là những sự kiện lớn như hội nghị, triển lãm hoặc các buổi lễ quan trọng.
Một buổi lễ khai mạc thành công không chỉ cần có kịch bản rõ ràng mà còn phải tạo ra không khí hứng khởi cho khách tham dự. Sự xuất hiện của các nhân vật nổi bật, bài phát biểu ấn tượng và các hoạt động tương tác sẽ giúp thu hút sự chú ý và tạo ra ấn tượng tốt ngay từ đầu.
Ngoài ra, lễ khai mạc cũng cần được quảng bá rộng rãi để thu hút thêm nhiều người tham gia và nhận được sự chú ý từ giới truyền thông. Điều này không chỉ góp phần nâng cao hình ảnh của sự kiện mà còn tạo cơ hội cho những mối quan hệ mới xuất hiện trong quá trình diễn ra sự kiện.
Một số thuật ngữ khác ngành tổ chức sự kiện
Ngoài những thuật ngữ chính đã đề cập ở trên, ngành tổ chức sự kiện còn rất nhiều thuật ngữ khác mà các nhà tổ chức cần nắm rõ để có thể quản lý và thực hiện sự kiện một cách hiệu quả. Dưới đây là 50 thuật ngữ tổ chức sự kiện phổ biến mà ai làm trong lĩnh vực này cũng cần biết:
Các thuật ngữ liên quan đến thiết bị, vật dụng:
- Audio visual aids: Phụ kiện nghe nhìn
- AV system: Hệ thống âm thanh và ánh sáng sự kiện
- Badge: Huy hiệu, thẻ nhân viên
- Banquet event order (BEO): Bảng tóm tắt để sắp xếp sự kiện
- Chair cover: Khăn phủ ghế
- Confetti canon: Máy bắn pháo, kim tuyến chào mừng
- Guiding board: Bảng chỉ dẫn thông tin
- Lav mic: Micro không dây với kích cỡ nhỏ được đeo ở cổ áo
- Lanyard: Dây đeo ở cổ
- Projector: Máy chiếu
- Podium: Bục sân khấu
- Stage platform: Phần sàn sân khấu
- Tablecloth: Khăn trải bàn
Các thuật ngữ liên quan đến người và vai trò:
- Celebrity: Khách mời nổi tiếng, ví dụ như ca sĩ, nghệ sĩ
- Delegate: Người đăng ký hoặc người được chọn
- Event coordinator: Điều phối viên tổ chức sự kiện
- Guest: Khách mời tham dự sự kiện
- Honored guest: Vị khách VIP xuất hiện tại sự kiện
- Master of the Ceremonies: Người dẫn chương trình (MC)
- Print broker: Nhân viên phụ trách việc in ấn
Các thuật ngữ liên quan đến sự kiện và quy trình:
- Agenda: Lịch trình của sự kiện
- Budgetary philosophy: Bản dự trù chi phí
- Cash bar: Khu vực kinh doanh đồ ăn & thức uống tự trả phí
- Contingency plan: Kế hoạch dự trù nếu có tình huống phát sinh
- Critical path: Danh sách các mục tiêu và hiệu quả muốn đạt được
- Crowd control: Bản hướng dẫn để ổn định trật tự sự kiện
- Deadline: Thời hạn sự kiện kết thúc
- Emergency action plan: Kế hoạch hành động ngay tập lực khi có vấn đề phát sinh
- Feedback: Góp ý, nhận xét của khách mời về sự kiện
- Follow-up: Một loạt các hoạt động diễn ra sau sự kiện
- Gala dinner: sự kiện được tổ chức dưới hình thức tiệc tối kết hợp các hoạt động sân khấu
- In house hoặc indoor event: Sự kiện trong nhà
- Master Plan: Kế hoạch sự kiện tổng thể
- Onsite: Chỉ nơi diễn ra sự kiện
- Out house hoặc outdoor event: Sự kiện ngoài trời
- Post event meeting: Cuộc họp sau sự kiện
- Pre event meeting: Cuộc họp trước sự kiện
- Rehearsal: Tổng duyệt
- Revenues and expenses: Các khoản thu chi
- Schedule: Tiến độ thực hiện sự kiện
- Wings: Cánh gà
Các thuật ngữ liên quan đến địa điểm và không gian:
- Event venue: Địa điểm tổ chức
- Foyer: Sảnh
Các thuật ngữ khác:
- F&B (Food and beverage): Đồ ăn và nước uống
- Hidden cost: Chi phí ngầm
- Liability: Trách nhiệm về những thiệt hại hoặc tổn thất xảy ra tại sự kiện
- VAT: Thuế giá trị gia tăng
Sự Kiện Hưng Thịnh: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất hiện nay
Mỗi sự kiện đều có câu chuyện riêng của nó và để kể được câu chuyện đó một cách hoàn hảo, việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là điều hết sức cần thiết. Sự Kiện Hưng Thịnh tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu tại Việt Nam, với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, sáng tạo.
Với phương châm “Khách hàng là trung tâm”, Sự Kiện Hưng Thịnh cam kết mang đến những trải nghiệm tuyệt vời và độc đáo cho từng sự kiện. Đội ngũ nhân viên tại đây luôn sẵn sàng lắng nghe và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, từ việc lên ý tưởng cho đến thực hiện các khâu cuối cùng của sự kiện.
Công ty cung cấp đa dạng dịch vụ từ tổ chức các buổi lễ khai trương, lễ kỷ niệm, đến các hội nghị quy mô lớn và các sự kiện văn hóa – thể thao. Với sự kết hợp giữa sáng tạo và chuyên nghiệp, Sự Kiện Hưng Thịnh chắc chắn sẽ tạo ra những dấu ấn đáng nhớ cho mỗi sự kiện.
Đặc biệt, sự kiện do Sự Kiện Hưng Thịnh tổ chức không chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện các khâu chuẩn bị mà còn chú trọng đến việc tạo ra sự tương tác tích cực giữa khách tham dự và thương hiệu, giúp tăng cường hình ảnh thương hiệu và tạo cơ hội để khách hàng kết nối với nhau một cách dễ dàng và tự nhiên.
Trong ngành tổ chức sự kiện, việc hiểu rõ và nắm vững các thuật ngữ tiếng Anh không chỉ giúp các nhà tổ chức giao tiếp hiệu quả hơn mà còn mở rộng cơ hội nghề nghiệp và kết nối với các đối tác quốc tế. Bài viết đã trình bày những thuật ngữ cơ bản và quan trọng mà bất kỳ ai trong ngành tổ chức sự kiện cũng cần phải biết, từ lễ trao giải, quản lý sự kiện, đến các khía cạnh khác như hậu cần và xây dựng thương hiệu.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Sự Kiện Hưng Thịnh sẽ giúp đảm bảo rằng mỗi sự kiện đều được tổ chức một cách hoàn hảo và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự. Hy vọng rằng những kiến thức và thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho bạn trong hành trình khám phá và phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
