Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương: Bí Quyết Gây Ấn Tượng Mạnh Với Chi Phí Hợp Lý

Nhiều người thường băn khoăn làm thế nào để tổ chức sự kiện khai trương thật ấn tượng và thu hút mà vẫn đảm bảo chi phí hợp lý, đặc biệt khi ngân sách có hạn. Bài viết này sẽ bật mí những bí quyết vàng giúp bạn tổ chức sự kiện khai trương thật chuyên nghiệp, độc đáo và gây tiếng vang lớn mà vẫn tối ưu được mọi khoản chi, biến ngày trọng đại này thành một khởi đầu hoàn hảo.

Quy trình các bước tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp 

Bước 1: Lập kế hoạch tổng thể (gồm thời gian, địa điểm, nhân sự,…)

Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện khai trương, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Mục tiêu có thể là tăng độ nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng, tạo dựng mối quan hệ với đối tác hoặc quảng bá sản phẩm mới. Khi đã có mục tiêu rõ ràng, cần lập kế hoạch chi tiết về thời gian, địa điểm, ngân sách và các hoạt động trong sự kiện.

Một kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương bài bản sẽ bao gồm:

• Thời gian và địa điểm tổ chức: Lựa chọn thời điểm thuận lợi và địa điểm phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
• Chiến lược marketing: Truyền thông trước, trong và sau sự kiện để tối đa hóa hiệu quả quảng bá.
• Kịch bản chương trình: Xây dựng nội dung chương trình hấp dẫn, bao gồm phần phát biểu, cắt băng khai trương, biểu diễn nghệ thuật và hoạt động giao lưu. 

Bước 2: Lên kịch bản chương trình chi tiết

Sau khi có kế hoạch tổng thể, bạn cần xây dựng một kịch bản chương trình chi tiết cho lễ khai trương. Kịch bản này phải bao gồm đầy đủ các hoạt động từ đầu đến cuối: thời gian đón khách, các tiết mục mở màn (múa lân, trống hội…), lời phát biểu của đại diện, nghi thức cắt băng/khai trương,… Bao gồm: 

• Thông tin tổng quan: tên chương trình, thời gian tổ chức, địa điểm, đơn vị tổ chức, mục tiêu sự kiện.
• Xin giấy phép tổ chức (nếu tổ chức ngoài trời, đông người)
• Thiết kế backdrop, standee, thư mời, voucher, banner quảng bá
• Danh sách khách mời: khách hàng VIP, đối tác, báo chí…
• Dàn dựng sân khấu, âm thanh – ánh sáng, chỗ ngồi, khu vực đón tiếp
• Kịch bản MC, timeline chương trình, phân công nhân sự
• Chuẩn bị lễ vật khai trương (hoa, mâm cúng, champagne, kéo, băng đỏ…)
• Setup booth check-in, bàn tiếp tân, quà tặng (nếu có)
• Kế hoạch truyền thông (online/offline, mời báo chí nếu có)
• Nội dung chính của chương trình: đón khách, tiết mục giải trí, phần phát biểu, nghi thức cắt băng, tiệc, hoạt động tương tác
• Sau sự kiện: báo cáo tổng kết, đánh giá hiệu quả, đăng tải truyền thông sau sự kiện, tổng hợp chi phí,…

Mỗi hoạt động cần được ghi rõ thời lượng, người phụ trách, thiết bị cần thiết và những lưu ý quan trọng.

Bước 3: Thiết kế & dàn dựng không gian sự kiện

Giai đoạn này tập trung vào việc biến ý tưởng thành hiện thực về mặt hình ảnh và không gian. Bạn sẽ tiến hành thiết kế concept trang trí phù hợp với nhận diện thương hiệu và chủ đề khai trương, bao gồm backdrop sự kiện, standee, photobooth, cổng chào, khu vực trưng bày sản phẩm. Đồng thời, tiến hành dàn dựng sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED (nếu có), bố trí bàn ghế và các vật phẩm trang trí khác..

Bước 4: Triển khai truyền thông – quảng bá 

Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong tổ chức sự kiện khai trương, giúp doanh nghiệp tiếp cận đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều kênh truyền thông như mạng xã hội, email marketing, quảng cáo trực tuyến và báo chí để tối đa hóa hiệu quả quảng bá.

Một số chiến lược truyền thông hiệu quả gồm:

• Tạo nội dung hấp dẫn trên mạng xã hội: Đăng tải bài viết, hình ảnh và video giới thiệu sự kiện để thu hút sự quan tâm của khách hàng.
• Gửi lời mời tham dự: Mời khách hàng thân thiết, đối tác quan trọng và giới truyền thông để tăng tính lan tỏa.
• Sử dụng quảng cáo trực tuyến: Chạy quảng cáo trên Facebook, Google hoặc TikTok để tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu.

Bước 5: Tổng duyệt chương trình

Toàn bộ ekip (MC, nhân sự kỹ thuật, biểu diễn, điều phối) sẽ cùng nhau chạy thử toàn bộ kịch bản chương trình từ đầu đến cuối, theo đúng thời gian và địa điểm dự kiến. Mọi vấn đề phát sinh sẽ được ghi nhận và xử lý ngay lập tức, đảm bảo ngày khai trương diễn ra hoàn hảo, không có bất kỳ trục trặc nào.

Bước 6: Tiến hành tổ chức sự kiện

Toàn bộ đội ngũ nhân sự cần có mặt sớm để hoàn tất những khâu chuẩn bị cuối cùng, kiểm tra lại thiết bị một lần nữa. Đón tiếp khách mời một cách chu đáo, niềm nở, hướng dẫn chỗ ngồi và các khu vực chức năng. Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, đội ngũ điều phối viên sẽ theo sát kịch bản, nhân sự kỹ thuật túc trực để xử lý mọi tình huống..

Bước 7: Kết thúc & đánh giá sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, các công việc hậu cần cần được thực hiện ngay lập tức như tháo dỡ thiết bị, dọn dẹp địa điểm, gửi lời cảm ơn đến khách mời, đối tác, nhà tài trợ và toàn bộ ekip đã hỗ trợ. 

Đặc biệt, bước đánh giá sau sự kiện là rất quan trọng. Bạn cần họp rút kinh nghiệm với đội ngũ, phân tích những điểm đã làm tốt và những điểm cần cải thiện, so sánh kết quả thực tế với mục tiêu ban đầu. 

Bí quyết tổ chức sự kiện khai trương ấn tượng mà vẫn tối ưu chi phí

• Ưu tiên các hạng mục mang lại hiệu quả truyền thông cao: Thay vì dàn trải cho quá nhiều hạng mục, hãy đầu tư vào những điểm chạm như: chủ đề và concept độc đáo, tiết mục mở màn ấn tượng, thiết kế khu vực check-in/photobooth. 
• Thuê dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói: Các công ty sự kiện chuyên nghiệp có kinh nghiệm sẽ giúp tối ưu hóa ngân sách, tiết kiệm thời gian – công sức, đảm bảo chất lượng và tiến độ.
• Tận dụng nhân sự nội bộ: Để giảm thiểu chi phí thuê ngoài, bạn có thể tận nguồn nhân lực có sẵn trong công ty cho một số công việc đơn giản nhưng cần thiết. Ví dụ: nhân viên công ty làm PG/PB, MC, truyền thông,… 
• Chọn khung giờ – ngày tổ chức phù hợp để tránh chi phí cao điểm: Nếu có thể, hãy chọn các ngày trong tuần (thứ 2 đến thứ 6) thay vì cuối tuần. Tận dụng mặt bằng kinh doanh sẵn có của bạn để tổ chức (nếu phù hợp về diện tích và tiện nghi) sẽ giúp tiết kiệm chi phí thuê địa điểm.
• Tận dụng kênh truyền thông miễn phí: Trong thời đại số, các kênh truyền thông trực tuyến là công cụ cực kỳ mạnh mẽ và tiết kiệm chi phí để quảng bá lễ khai trương, như facebook, tiktok, livestream,… 

Gợi ý một số gói tổ chức sự kiện khai trương phổ biến 

Gói cơ bản: Từ 10 – 15 triệu

Gói tiêu chuẩn: Từ 20 – 30 triệu

Gói chuyên nghiệp trọn gói: Từ 50 triệu trở lên

Nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện khai trương đòi hỏi sự tỉ mỉ, sáng tạo và quản lý chặt chẽ để đạt được hiệu quả mong muốn. Việc tự mình thực hiện tất cả các khâu có thể khiến bạn mất rất nhiều thời gian, công sức và dễ gặp phải những phát sinh không lường trước. Chính vì vậy, lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu.

Trong số các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín trên thị trường, Hưng Thịnh là một cái tên nổi bật, đặc biệt được đánh giá cao trong việc tổ chức các sự kiện khai trương. Vậy tại sao Hưng Thịnh được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn đến vậy?

• Với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia giàu sự sáng tạo, Hưng Thịnh có khả năng biến mọi ý tưởng thành hiện thực một cách chỉn chu và trang trọng.
• Hưng Thịnh luôn đề cao ý muốn của khách hàng, lắng nghe mọi yêu cầu để xây dựng một kế hoạch rõ ràng, bài bản phù hợp với mục tiêu và ngân sách cụ thể. 
• Hưng Thịnh cung cấp dịch vụ đầy đủ, linh hoạt theo ngân sách, từ việc tư vấn địa điểm, dàn dựng không gian đến cung cấp MC, tiết mục giải trí và hệ thống kỹ thuật hiện đại.

Đến với Hưng Thịnh sự kiện khai trương của bạn sẽ được chuẩn bị tỉ mỉ, đảm bảo đúng tiến độ, mang lại khởi đầu thuận lợi và tạo dấu ấn mạnh mẽ trong lòng khách mời.

Hãy liên hệ ngay với Sự Kiện Hưng Thịnh qua số Hotline: 0966.82.99.98 để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết nhất về dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương nhé!

Ngoài ra, Hưng Thịnh Media chuyên tổ chức trọn gói các sự kiện khai trương, khánh thành, teambuilding, hội thảo, tiệc tất niên, … với kịch bản sáng tạo, chi phí tối ưu và ekip chuyên nghiệp. Liên hệ ngay để biến ý tưởng của bạn thành sự kiện đáng nhớ!

Một số câu hỏi thường gặp khi tổ chức sự kiện khai trương  

Tổ chức sự kiện khai trương mất bao nhiêu tiền?

Một buổi khai trương cơ bản có thể chỉ từ 10 – 15 triệu VNĐ, trong khi các sự kiện lớn và hoành tráng hơn có thể lên tới 50 triệu VNĐ hoặc hơn.

Cần chuẩn bị những gì trước ngày khai trương?

Trước ngày khai trương, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng các hạng mục sau: Địa điểm đã được trang trí và dàn dựng hoàn chỉnh; Hệ thống âm thanh, ánh sáng đã kiểm tra kỹ lưỡng; Nhân sự (MC, PG, kỹ thuật viên) đã sẵn sàng; Quà tặng, ưu đãi cho khách hàng (nếu có); Sản phẩm/dịch vụ trưng bày đã sẵn sàng; Và quan trọng nhất là một kịch bản chương trình chi tiết.

Tổ chức sự kiện khai trương có cần chuẩn bị kịch bản chi tiết không?

Một kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết là vô cùng cần thiết cho lễ khai trương, đảm bảo buổi lễ diễn ra suôn sẻ, đúng như mong đợi và chuyên nghiệp.

Kết luận

Hy vọng với những bí quyết đã được chia sẻ, bạn đã có cái nhìn tổng thể và nắm vững quy trình để tổ chức sự kiện khai trương không chỉ ấn tượng mạnh mẽ mà còn tối ưu về chi phí. Nếu cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp để hiện thực hóa ý tưởng của mình, Hưng Thịnh luôn sẵn sàng đồng hành, đảm bảo sự kiện khai trương của bạn sẽ là một khởi đầu hoàn hảo, mang lại may mắn và thành công rực rỡ cho hành trình phát triển sắp tới.

Sự Kiện Hưng Thịnh

Sự kiện Hưng Thịnh là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói cho các sự kiện như Year End Party, hội nghị khách hàng, khai trương, họp lớp, team building… và luôn hướng đến trải nghiệm chỉn chu, sáng tạo, khác biệt cho từng chương trình.