Sự Kiện Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện khai trương trọn gói tại Hà Nội cho cửa hàng, showroom, nhà hàng, văn phòng và chi nhánh doanh nghiệp. Thiết bị xuất thẳng từ kho riêng 1.000 m² ở Thanh Xuân, đội dựng là người của chúng tôi, micro và nguồn điện luôn có bản dự phòng.
Tổ chức sự kiện khai trương chưa có bảng giá cố định vì mỗi mặt bằng một khác. Anh chị gửi số khách, địa điểm, ngày giờ, chúng tôi báo giá trong ngày. Theo tôi, buổi khai trương hỏng thường không phải vì thiếu tiền. Nó hỏng vì không ai khảo sát mặt bằng trước và không có phương án khi trời mưa.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: backdrop, cổng hơi, thảm đỏ, standee, sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình LED, MC, lân sư rồng, PG đón khách, quay chụp, bộ cắt băng và teabreak.
- Chi phí khai trương được báo theo số khách, mặt bằng và hạng mục anh chị chọn, gửi thông tin là nhận báo giá chi tiết từng dòng trong ngày.
- Nên đặt lịch trước 2 đến 3 tuần, chốt kịch bản trước ngày khai trương 7 đến 10 ngày.
- Mọi chương trình đều có khảo sát mặt bằng, máy phát điện dự phòng, buổi dry-run và nhân sự trực bằng bộ đàm suốt buổi.
Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương gồm những hạng mục nào?
Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương của Hưng Thịnh gồm bốn nhóm hạng mục: trang trí mặt tiền, sân khấu và kỹ thuật, nhân sự vận hành, nghi thức cắt băng kèm tiệc nhẹ. Anh chị có thể lấy trọn gói hoặc chọn từng nhóm. Mọi hạng mục đều được ghi tách dòng trong báo giá để dễ đối chiếu.
Không phải buổi khai trương nào cũng cần đủ bốn nhóm. Cửa hàng mặt phố có mặt tiền 4 đến 5 m thường không có chỗ đặt sân khấu. Khi đó tôi khuyên dồn ngân sách vào cổng hơi, lân và quà cho khách. Cách làm riêng cho mô hình này tôi đã viết trong bài tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng.
Trang trí: backdrop, cổng hơi, thảm đỏ, standee
Phần trang trí là thứ khách nhìn thấy đầu tiên từ ngoài đường, nên chúng tôi làm theo mặt tiền thực tế chứ không áp mẫu có sẵn.
- Backdrop: khung sắt hoặc khung truss, bạt in theo nhận diện thương hiệu. Kích thước phổ biến từ 3×5 m đến 4×8 m tùy chiều ngang mặt bằng.
- Cổng hơi: đặt ở lối vào, cần ổ điện riêng cho quạt thổi và dây néo chắc khi có gió.
- Thảm đỏ: trải từ lối vào tới khu cắt băng, mép thảm dán băng dính để khách không vấp.
- Standee, banner, hoa bục: in cùng tông màu backdrop, đặt ở khu đón khách và bàn ký tên.
Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
Khi tổ chức sự kiện khai trương ở mặt bằng nhỏ, sân khấu nên thấp, khoảng 20 đến 40 cm; mặt bằng rộng thì nâng cao hơn để khách phía sau vẫn thấy đại biểu cắt băng. Âm thanh gồm loa, mixer và micro không dây, luôn kèm một bộ micro dự phòng cạnh bàn kỹ thuật.
Khai trương buổi sáng ngoài trời, nắng chiếu thẳng sẽ làm màn hình LED P3 khó nhìn. Chúng tôi đặt màn dưới mái che hoặc quay hướng màn tránh nắng. Về loa, đã có QCVN 26:2010/BTNMT về tiếng ồn, nên kỹ thuật viên sẽ chỉnh âm lượng theo từng khu vực.
Nhân sự: MC, lân sư rồng, PG đón khách, quay chụp
Nhân sự quyết định nhịp của buổi lễ. MC giữ thời gian và dẫn từng nghi thức. Đội lân sư rồng mở màn và chúc mừng sau cắt băng. PG đón khách, dẫn ký tên, cài hoa cho đại biểu. Thợ quay chụp ghi lại khoảnh khắc cắt băng và ảnh lưu niệm để anh chị dùng cho truyền thông sau đó.
Điều phối viên của Hưng Thịnh đứng giữa tất cả các bên này, liên lạc bằng bộ đàm. Lân chỉ vào khi MC ra tín hiệu. PG biết trước đại biểu nào ngồi hàng đầu.
Nghi thức cắt băng và tiệc teabreak
Bộ cắt băng gồm khay, kéo, băng lụa, găng tay và hoa cài áo cho đại biểu, thường chuẩn bị cho 3 đến 5 người cắt. Khoảnh khắc cắt băng đi cùng nhạc nền và ống bắn kim tuyến. Chúng tôi không dùng pháo nổ dưới bất kỳ hình thức nào, vì Nghị định 137/2020/NĐ-CP nghiêm cấm sử dụng pháo nổ.
Teabreak sau nghi thức gồm bánh ngọt, trái cây, nước, bày trên bàn cocktail để khách vừa đứng vừa trò chuyện. Với 100 khách, nên tính 2 đến 3 điểm bày, tránh dồn khách vào một góc.
Báo giá tổ chức lễ khai trương phụ thuộc vào yếu tố nào?
Báo giá tổ chức sự kiện khai trương phụ thuộc chủ yếu vào số khách, mặt bằng trong nhà hay ngoài trời, diện tích sân khấu và màn hình, số tiết mục nhân sự và khung giờ thi công. Hưng Thịnh chưa áp bảng giá chung cho khai trương. Anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm.
Năm yếu tố làm chi phí thay đổi nhiều nhất:
- Số khách: quyết định số ghế, lượng teabreak và công suất âm thanh.
- Mặt bằng: ngoài trời phải tính thêm nhà bạt không gian hoặc dù che. Trong sảnh tòa nhà thì phụ thuộc giờ cho phép thi công.
- Sân khấu và LED: tính theo m², càng lớn càng tốn công dựng.
- Nhân sự: số con lân, số PG, có quay video highlight hay chỉ chụp ảnh.
- Thời gian và vị trí: thi công đêm hôm trước, sự kiện ngoài nội thành có chi phí vận chuyển khác.
Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là đừng so tổng tiền giữa hai báo giá. Hãy so từng dòng: sân khấu bao nhiêu m², micro mấy bộ, có dự phòng không. Nếu anh chị muốn tự ước ngân sách trước, cách đọc từng khoản tôi đã tách rõ trong bài chi phí tổ chức sự kiện.
Anh chị muốn biết buổi khai trương của mình hết bao nhiêu? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh, gửi số khách và địa điểm để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán
Quy trình đặt dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương tại Hưng Thịnh có 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, khảo sát mặt bằng, báo giá và ký hợp đồng, thi công và vận hành, nghiệm thu. Hợp đồng được ký trước khi triển khai. Doanh nghiệp được xuất hóa đơn VAT đầy đủ.
- Tiếp nhận yêu cầu: anh chị gửi số khách, địa chỉ, ngày giờ, ngân sách dự kiến.
- Khảo sát: đội Hưng Thịnh đến tận nơi đo mặt tiền, kiểm tra nguồn điện, hỏi ban quản lý về giờ thi công.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá chi tiết từng hạng mục, chốt xong mới ký.
- Thi công và vận hành: dựng, test, dry-run, điều phối suốt buổi lễ.
- Nghiệm thu: bàn giao, thu dọn, gửi ảnh, video và đánh giá sau sự kiện.
Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện hủy hoặc đổi lịch, thời hạn thanh toán tùy từng chương trình và được thống nhất trong hợp đồng. Mọi phát sinh phải được hai bên đồng ý trước khi làm. Quy trình này dùng chung cho các loại hình trong dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi, khai trương chỉ khác ở phần nghi thức.
Hưng Thịnh chuẩn bị gì để buổi khai trương không gặp sự cố?
Để tổ chức sự kiện khai trương không gặp sự cố, chúng tôi làm theo quy trình kiểm soát rủi ro 5 bước: khảo sát và dự báo, dự phòng kỹ thuật, dry-run trước giờ G, nhân sự trực chiến và đánh giá sau sự kiện. Phần lớn sự cố được chặn từ buổi khảo sát, trước khi xe thiết bị lăn bánh.
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là điện yếu. Cửa hàng mới thường chỉ có điện sinh hoạt, cắm thêm loa, đèn, cổng hơi là nhảy aptomat. Vì vậy chúng tôi mang máy phát điện dự phòng và chia nguồn riêng cho âm thanh.
Giờ cấm xe tải nội thành cũng phải tính trước. Thiết bị thường được chở tới từ đêm hôm trước hoặc rạng sáng, đội dựng có mặt trước giờ đón khách khoảng 4 tiếng. Hưng Thịnh có mua bảo hiểm sự kiện.
Giả sử một showroom mặt phố làm tổ chức sự kiện khai trương lúc 9 giờ sáng, 120 khách, khu cắt băng đặt trước cửa. Tối hôm trước có dự báo mưa rào. Đội dựng mang sẵn nhà bạt, trải thảm chống trơn từ 5 giờ và kê cao thiết bị điện. Mưa đến lúc 7 giờ rồi tạnh. Phần cắt băng và đón khách dời vào dưới bạt, chương trình vẫn bắt đầu đúng giờ, chậm 0 phút, khách không phải đứng dưới mưa.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Muốn dựng sân khấu, bạt hay thảm đỏ lấn ra vỉa hè, anh chị cần xin phép cơ quan quản lý trước khi dùng vỉa hè, lòng đường. Khi khảo sát, chúng tôi sẽ chỉ rõ phần nào nằm trong mặt bằng của anh chị.
Gói tổ chức khai trương trọn gói theo quy mô khách mời
Gói tổ chức sự kiện khai trương trọn gói của Hưng Thịnh chia theo ba mức khách mời: dưới 50 khách, từ 50 đến 150 khách và trên 150 khách. Bảng dưới mô tả hạng mục thường có trong mỗi gói. Chi phí cụ thể được báo theo mặt bằng và ngày tổ chức.
| Gói theo quy mô | Phù hợp với | Hạng mục thường có |
|---|---|---|
| Dưới 50 khách | Cửa hàng nhỏ, quán cà phê, spa | Backdrop, cổng hơi, thảm đỏ, loa và 2 micro, MC, bộ cắt băng, teabreak |
| 50 đến 150 khách | Showroom, nhà hàng, văn phòng | Thêm sân khấu lắp ghép, lân sư rồng, PG đón khách, chụp ảnh, standee |
| Trên 150 khách | Chi nhánh, hội sở, trung tâm thương mại | Thêm màn hình LED P3, nhà bạt hoặc dù, quay video highlight, nhiều điểm teabreak |
Bảng này là khung để anh chị hình dung, không phải gói cứng. Một nhà hàng 80 khách có thể không cần sân khấu nhưng cần lân và quay chụp kỹ. Nếu anh chị làm khai trương nhà hàng, cần tính thêm giờ phục vụ và cách bố trí bàn.
Kịch bản lễ khai trương mẫu từ đón khách đến tiễn khách
Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương mẫu cho buổi sáng thường kéo dài 60 đến 90 phút, theo thứ tự: đón khách, khai mạc, phát biểu, cắt băng, múa lân, tham quan kèm teabreak, tiễn khách. Dưới đây là khung giờ ví dụ cho buổi lễ đón khách lúc 8h30.
- 5h00: đội dựng tập kết, lắp backdrop, cổng hơi, sân khấu, âm thanh.
- 7h30: test âm thanh, dry-run với MC, người cắt băng và đội lân.
- 8h30: PG đón khách, mời ký tên, cài hoa cho đại biểu.
- 9h00: trống lân khai màn, MC khai mạc, giới thiệu đại biểu.
- 9h15: chủ doanh nghiệp phát biểu, đại biểu phát biểu chúc mừng.
- 9h30: cắt băng, bắn kim tuyến, lân múa chúc mừng.
- 9h45: tham quan, teabreak, chụp ảnh lưu niệm.
- 10h15: tặng quà, tiễn khách, đội kỹ thuật thu dọn.
Nhiều chủ cửa hàng chọn giờ cắt băng theo giờ đẹp. Khi đó cả kịch bản dịch theo mốc cắt băng, phần phát biểu nên gói trong 10 đến 15 phút.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương thu hút khách ngày đầu
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương thu hút khách ngày đầu là cho khách lý do cụ thể để đến sớm và ở lại lâu. Quà cho khách đầu tiên, góc check-in đẹp và một ưu đãi chỉ có trong ngày hiệu quả hơn nhiều so với việc bật loa thật to.
Những cách tôi thấy hiệu quả ở các buổi khai trương:
- Quà cho 50 đến 100 khách đầu tiên: tạo cảm giác đến sớm có lợi, khách tới đúng giờ cắt băng.
- Góc check-in theo nhận diện thương hiệu: đặt gần lối vào, đủ sáng, có người hướng dẫn chụp.
- Ưu đãi chỉ trong ngày khai trương: combo giá riêng hoặc giờ vàng, thông báo trước trên trang của cửa hàng.
- Mini game, bốc thăm trúng thưởng: giữ khách ở lại sau phần nghi thức.
- Livestream từ khu cắt băng: người không đến được vẫn xem, cần đường truyền ổn định thử từ hôm trước.
Nói thật với anh chị, khách đông hay vắng phần lớn đã quyết định trước ngày lễ. Thiệp mời nên gửi trước 7 ngày, gọi nhắc lại khách quan trọng trước 1 ngày. Mời đông nhưng không nhắc, hàng ghế đầu vẫn có thể trống.
Tổ chức sự kiện khai trương tốt cần ba việc: khảo sát mặt bằng kỹ, có dự phòng cho điện và thời tiết, và cho khách lý do để đến. Nếu anh chị cần một công ty tổ chức sự kiện lo trọn từ dựng đến điều phối, hãy ghi ngay ba thông tin: số khách dự kiến, địa chỉ mặt bằng, ngày giờ muốn khai trương.
Đã có số khách và địa điểm cho buổi khai trương? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện khai trương
Nên đặt dịch vụ khai trương trước bao lâu?
Với tổ chức sự kiện khai trương, anh chị nên đặt dịch vụ trước 2 đến 3 tuần để kịp khảo sát, in backdrop và giữ lịch đội lân, MC. Kịch bản nên chốt trước ngày lễ 7 đến 10 ngày. Mùa cao điểm đầu năm âm lịch, nhiều chủ cửa hàng chọn cùng ngày đẹp, nên đặt sớm hơn nữa.
Cửa hàng nhỏ có cần thuê múa lân sư rồng không?
Không bắt buộc khi tổ chức sự kiện khai trương quy mô nhỏ. Lân hợp với mặt phố đông người qua lại vì thu hút sự chú ý rất nhanh. Nếu cửa hàng nằm trong ngõ hẹp, gần trường học hoặc bệnh viện, tiếng trống dễ gây phiền. Khi đó nên chuyển ngân sách sang quà cho khách và góc check-in.
Khai trương ngoài trời gặp mưa thì xử lý thế nào?
Cách chắc nhất là có phương án che từ trước, không đợi trời mưa mới tính. Khi khảo sát, chúng tôi đo sẵn chỗ dựng nhà bạt hoặc dù, kê cao thiết bị điện, chuẩn bị thảm chống trơn. Nếu dự báo mưa to, chương trình có thể dời phần nghi thức vào trong nhà.
Chi phí đã gồm vận chuyển và VAT chưa?
Báo giá của Hưng Thịnh ghi rõ từng hạng mục, trong đó có dòng vận chuyển và ghi rõ đã gồm VAT hay chưa. Doanh nghiệp được xuất hóa đơn VAT. Phụ phí ngoài nội thành tùy chương trình và được thống nhất trong hợp đồng trước khi triển khai.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
