Sự Kiện Hưng Thịnh nhận tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói tại Hà Nội cho doanh nghiệp, trường học và đơn vị chuyên ngành. Chúng tôi có kho thiết bị riêng 1.000 m², đội dựng trực tiếp, không qua trung gian.
Gói trọn gói được báo giá theo số khách và địa điểm, thường gửi trong ngày. Riêng âm thanh hội nghị tham khảo từ 2 đến 4 triệu đồng/gói (giá tham khảo tháng 9/2026, nội thành Hà Nội). Kinh nghiệm của tôi là hội thảo hiếm khi hỏng vì trang trí. Nó hỏng vì micro rè, slide không lên và chương trình trễ giờ.
Tóm tắt nhanh
- Gồm: kịch bản và script MC, tư vấn địa điểm, âm thanh hội nghị, màn hình LED hoặc máy chiếu, lễ tân check-in, quay chụp và kỹ thuật trực suốt chương trình.
- Gói trọn gói báo giá theo số khách, địa điểm và hình thức; âm thanh hội nghị tham khảo 2 đến 4 triệu đồng/gói (giá tham khảo tháng 9/2026, nội thành Hà Nội).
- Tổ chức sự kiện hội thảo khoảng 100 khách nên đặt lịch trước 3 đến 4 tuần và chốt kịch bản trước ngày diễn ra 7 đến 10 ngày.
- Mọi chương trình đều có khảo sát địa điểm, diễn tập dry-run và thiết bị dự phòng cho micro, nguồn điện.
- Tổ chức sự kiện hội thảo hybrid cần đường truyền internet riêng, không dùng chung Wi-Fi khách sạn.
Dịch vụ tổ chức hội thảo: tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói gồm những gì?
Tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói tại Hưng Thịnh gồm bốn nhóm việc: nội dung (chủ đề, kịch bản, script MC), địa điểm, thiết bị kỹ thuật và nhân sự vận hành tại hiện trường. Anh chị chỉ cần lo diễn giả và nội dung chuyên môn. Phần còn lại chúng tôi nhận và chịu trách nhiệm theo hợp đồng.
Tổ chức sự kiện hội thảo tại Hưng Thịnh linh hoạt theo quy mô. Phòng họp 30 khách có thể chỉ cần một gói âm thanh và một màn chiếu. Hội trường 200 khách thì cần sân khấu, màn hình LED, lễ tân và đội kỹ thuật riêng. Dưới đây là từng hạng mục, viết theo đúng cách chúng tôi lên báo giá.
Chủ đề, kịch bản, script cho MC
Kịch bản hội thảo là bảng thời gian chi tiết đến từng phút, kèm lời dẫn cho MC và ghi chú kỹ thuật cho từng tiết mục. Không có kịch bản, kỹ thuật âm thanh và MC sẽ đoán việc của nhau.
- Đặt chủ đề và thông điệp chính, thống nhất với ban tổ chức.
- Timeline: đón khách, khai mạc, các phiên trình bày, teabreak, thảo luận, bế mạc.
- Script MC: lời giới thiệu diễn giả, chuyển phiên, điều phối hỏi đáp, câu xử lý khi diễn giả đến trễ.
- Cue kỹ thuật: lúc nào bật nhạc, đổi slide, mở micro hội trường.
- Cho thuê MC sự kiện nếu đơn vị chưa có người dẫn.
Tư vấn địa điểm: khách sạn, trung tâm hội nghị, hội trường
Hưng Thịnh không cho thuê địa điểm, nhưng chúng tôi tư vấn và đi khảo sát địa điểm cùng anh chị trước khi ký. Khảo sát giúp biết trần cao bao nhiêu, điện đủ tải không, xe tải vào giờ nào và tòa nhà cấm gì.
Với ballroom khách sạn, cần hỏi sớm giờ được vào dựng, quy định về thiết bị mang từ ngoài vào và lối đi chở hàng. Phần này chúng tôi đã viết kỹ trong bài về tổ chức sự kiện trong khách sạn. Hội trường cơ quan hay giảng đường trường học thường rẻ hơn, nhưng âm thanh sẵn có hay bị vang và điện yếu.
Âm thanh hội nghị, máy chiếu, màn hình LED, thiết bị phiên dịch
Thiết bị hội thảo cần ưu tiên rõ tiếng nói và rõ chữ trên slide, không cần ánh sáng sân khấu cầu kỳ. Một hội thảo 100 khách thường gồm:
- Âm thanh hội nghị: micro cổ ngỗng cho bàn chủ tọa, 2 đến 4 micro không dây cho hỏi đáp, loa phủ đều cả cuối phòng, bàn mixer.
- Hình ảnh: màn hình LED P3 cho hội trường trên 80 khách, máy chiếu hoặc TV cho phòng dưới 50 khách, màn phụ (confidence monitor) cho diễn giả nhìn slide.
- Trình chiếu: 2 laptop chạy song song, bút trình chiếu, cáp HDMI dự phòng.
- Thiết bị phiên dịch: bố trí theo yêu cầu với hội thảo có khách quốc tế, cần chốt sớm số tai nghe và số ngôn ngữ.
Lễ tân, check-in, quay chụp
Chúng tôi bố trí lễ tân và quầy check-in mở trước giờ khai mạc ít nhất 45 phút. Check-in bằng mã QR giúp giảm hàng chờ khi khách đến dồn.
- Backdrop check-in, standee, bàn đón khách, bảng tên.
- Lễ tân phát tài liệu, dẫn chỗ ngồi theo sơ đồ.
- Quay phim, chụp ảnh toàn chương trình, có ảnh gửi nhanh cho truyền thông nội bộ.
Nếu hội thảo đi kèm họp báo hoặc công bố sản phẩm, anh chị nên tính thêm gói tổ chức sự kiện truyền thông để phần nhận diện và nội dung đồng bộ.
Báo giá tổ chức sự kiện hội thảo: chi phí phụ thuộc vào đâu?
Báo giá tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói phụ thuộc chủ yếu vào số khách, địa điểm, hình thức (trực tiếp hay hybrid) và mức thiết bị hình ảnh. Gói trọn gói hiện chưa có giá cố định, anh chị liên hệ để nhận báo giá theo số khách và địa điểm, thường gửi trong ngày.
Bảng dưới là gói tham khảo theo quy mô để anh chị hình dung hạng mục, chưa phải giá:
| Quy mô | Hạng mục thường có |
|---|---|
| Dưới 50 khách | Phòng họp, gói âm thanh hội nghị, máy chiếu hoặc TV, backdrop nhỏ, 1 kỹ thuật viên |
| 50 đến 150 khách | Hội trường, sân khấu thấp, màn hình LED P3, MC, lễ tân check-in, quay chụp, 2 đến 3 kỹ thuật |
| Trên 150 khách | Sân khấu lớn, LED kích thước lớn, ánh sáng sân khấu, nhiều micro hội trường, livestream hoặc phiên dịch theo yêu cầu |
Với hạng mục thiết bị lẻ, âm thanh hội nghị tham khảo 2 đến 4 triệu đồng/gói (giá tham khảo tháng 9/2026, nội thành Hà Nội, đơn giá/ngày).
Các yếu tố làm chi phí đổi nhiều nhất:
- Diện tích màn hình LED và chiều cao sân khấu.
- Số phiên song song, số phòng cần âm thanh riêng.
- Giờ dựng: dựng đêm hoặc vào sáng sớm do khách sạn quy định.
- Hybrid, livestream, phiên dịch.
- Địa điểm ngoài nội thành, khi đó đội Hưng Thịnh từ Hà Nội triển khai.
Anh chị đã có số khách và địa điểm dự kiến cho hội thảo? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Quy trình tổ chức sự kiện hội thảo từ lập kế hoạch đến tổng kết
Quy trình tổ chức sự kiện hội thảo tại Hưng Thịnh gồm 5 bước, từ tiếp nhận yêu cầu đến nghiệm thu. Mỗi bước có người chịu trách nhiệm và mốc thời gian rõ, để ban tổ chức phía khách biết lúc nào cần duyệt gì.
- Tiếp nhận yêu cầu: số khách, ngày, mục tiêu, danh sách diễn giả, hình thức trực tiếp hay hybrid.
- Khảo sát: đi xem địa điểm, đo kích thước, kiểm tra nguồn điện, giờ vào dựng, luồng khách.
- Báo giá và ký hợp đồng: báo giá chi tiết từng hạng mục, ký hợp đồng trước khi triển khai, có xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp. Đặt cọc và điều kiện đổi lịch tùy chương trình, thống nhất trong hợp đồng.
- Thi công và vận hành: đội dựng có mặt trước giờ đón khách khoảng 4 tiếng, dry-run âm thanh và slide, trực kỹ thuật đến khi bế mạc.
- Nghiệm thu: bàn giao ảnh, video, tháo dỡ, họp đánh giá sau chương trình.
Phát sinh chỉ thực hiện khi hai bên đồng ý. Điều tôi hay dặn các doanh nghiệp là gửi slide cuối cùng trước giờ khai mạc ít nhất 1 ngày, vì slide gửi lúc 7 giờ sáng hay làm video không chạy, font bị vỡ.
Công ty tổ chức sự kiện hội thảo Hưng Thịnh kiểm soát rủi ro kỹ thuật ra sao?
Là công ty tổ chức sự kiện hội thảo sở hữu thiết bị, Hưng Thịnh kiểm soát rủi ro bằng 5 lớp: khảo sát và dự báo, dự phòng kỹ thuật, dry-run, nhân sự trực chiến và đánh giá sau sự kiện. Cả 5 lớp áp dụng cho mọi chương trình tổ chức sự kiện hội thảo, kể cả hội thảo 30 khách.
Cụ thể ở hiện trường:
- Micro không dây luôn có bộ dự phòng đặt sẵn cạnh bàn kỹ thuật.
- Có máy phát điện dự phòng khi địa điểm điện yếu hoặc không có nguồn riêng.
- Ekip liên lạc bằng bộ đàm, không gọi điện thoại giữa chương trình.
- Có mua bảo hiểm sự kiện.
Đây là cách làm chúng tôi tích lũy qua hơn 12 năm và hơn 1.500 sự kiện tại Hưng Thịnh Media. Sự kiện không có cơ hội thứ hai để sửa sai.
Giả sử một doanh nghiệp tổ chức hội thảo 120 khách trong ballroom khách sạn, giữa phiên hỏi đáp thì micro không dây bị nhiễu do trùng tần số với phòng bên cạnh. Kỹ thuật viên phát hiện qua tai nghe kiểm âm, đổi ngay sang micro dự phòng đã quét tần số sạch từ buổi dry-run, đồng thời ra hiệu cho MC nói thêm vài câu. Khách ít bị gián đoạn, và đội kỹ thuật giữ dải tần mới cho phiên chiều.
Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế
Ở hiện trường, chuyện hay gặp nhất là đặt thùng loa, khung truss hoặc bàn check-in chắn lối thoát nạn cho tiện. Theo Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025), người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm duy trì điều kiện an toàn PCCC. Khách sạn hoặc hội trường có quyền yêu cầu dỡ ngay. Chúng tôi luôn vẽ sơ đồ dựng tránh lối thoát nạn từ bước khảo sát.
Tổ chức hội nghị, hội thảo trực tiếp, trực tuyến hay hybrid?
Hội thảo trực tiếp vẫn hợp nhất khi mục tiêu là kết nối khách hàng, đối tác. Trực tuyến hợp khi người nghe ở nhiều tỉnh và ngân sách hạn chế. Hybrid hợp khi có diễn giả hoặc khán giả ở xa nhưng vẫn cần hội trường, đổi lại chi phí kỹ thuật cao nhất.
- Trực tiếp: dễ vận hành, tương tác tốt, chi phí tập trung vào địa điểm và thiết bị tại chỗ.
- Trực tuyến: cần phần mềm như Zoom hoặc MS Teams, studio nhỏ và kỹ thuật điều phối phòng họp.
- Hybrid: cần cả hai, thêm bàn trộn tín hiệu, camera, đường truyền internet riêng và người theo dõi câu hỏi online.
Dùng chung Wi-Fi khách sạn cho hội thảo hybrid là rủi ro lớn nhất tôi thấy. Nói thật với anh chị, chỉ cần 200 khách cùng mở điện thoại là đường truyền tụt. Nên kéo đường mạng có dây riêng và có một đường 4G/5G dự phòng.
Với hội thảo có diễn giả nước ngoài, có đơn vị nước ngoài đồng tổ chức hoặc tài trợ, anh chị cần kiểm tra Quyết định 30/2026/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế, có hiệu lực từ 24/7/2026. Anh chị nên kiểm tra lại văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan quản lý, rồi làm thủ tục song song với khâu lên kịch bản.
Các kiểu bố trí bàn ghế hội thảo: lớp học, chữ U, nhà hát
Ba kiểu bố trí bàn ghế hội thảo phổ biến là lớp học, chữ U và nhà hát. Nhà hát chứa được nhiều khách nhất, lớp học hợp khi khách cần ghi chép hoặc mở laptop, chữ U hợp nhóm nhỏ cần thảo luận. Chọn kiểu nào phụ thuộc mục tiêu chương trình và diện tích phòng.
- Nhà hát: chỉ có ghế xếp hàng quay về sân khấu, hợp khai mạc, hội thảo khách hàng đông. Nên dùng ghế banquet hoặc ghế Tiffany có bọc nệm nếu ngồi trên 2 tiếng.
- Lớp học: bàn hội nghị kèm ghế, hợp workshop, đào tạo, hội thảo khoa học có tài liệu. Tốn diện tích hơn nhà hát đáng kể.
- Chữ U: hợp dưới 30 người, tọa đàm, họp ban điều hành. Mọi người nhìn thấy nhau, chủ tọa ngồi ở đầu chữ U.
Dù chọn kiểu nào, chúng tôi luôn chừa lối đi chính giữa và hai bên cho micro hội trường di chuyển. Các loại bàn ghế, sân khấu trên đều lấy từ kho Hưng Thịnh, cùng hệ thống với dịch vụ tổ chức sự kiện mà chúng tôi làm cho các loại hình khác.
Một buổi tổ chức sự kiện hội thảo thành công bắt đầu từ ba thứ: kịch bản chốt sớm, âm thanh có dự phòng và địa điểm đã được khảo sát. Việc anh chị làm được ngay hôm nay là ghi lại số khách, ngày dự kiến, địa điểm và hình thức trực tiếp hay hybrid, rồi gửi cho chúng tôi để nhận báo giá theo đúng quy mô.
Anh chị cần sơ đồ bố trí và báo giá cho hội thảo sắp tới? Gọi hoặc nhắn Zalo cho Hưng Thịnh để nhận tư vấn và báo giá sơ bộ trong 5 phút.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện hội thảo
Hội thảo 100 khách cần chuẩn bị trong bao lâu?
Tổ chức sự kiện hội thảo 100 khách nên chuẩn bị trước 3 đến 4 tuần. Tuần đầu chốt địa điểm và diễn giả, tuần thứ hai gửi thư mời, chốt kịch bản trước ngày diễn ra 7 đến 10 ngày. Nếu có diễn giả nước ngoài cần xin phép, anh chị nên tính thêm thời gian làm thủ tục.
Có cung cấp thiết bị dịch cabin cho hội thảo quốc tế không?
Có, Hưng Thịnh bố trí thiết bị phiên dịch theo yêu cầu từng chương trình. Anh chị cần báo sớm số ngôn ngữ, số tai nghe và vị trí đặt cabin để chúng tôi khảo sát. Phiên dịch viên thường do ban tổ chức chọn vì phải nắm thuật ngữ chuyên ngành của hội thảo.
Nên tổ chức tại khách sạn hay hội trường thuê?
Tổ chức sự kiện hội thảo tại khách sạn hợp khi khách hàng, đối tác cần không gian chỉn chu và có sẵn teabreak, ăn trưa. Hội trường thuê hợp hội thảo nội bộ, ngân sách vừa phải, nhưng cần kiểm tra kỹ âm thanh, điện và chỗ đỗ xe.
Có hỗ trợ livestream hội thảo không?
Có, livestream được triển khai theo yêu cầu, thường kèm camera, bàn trộn tín hiệu và kỹ thuật điều phối nền tảng như Zoom hoặc MS Teams. Điều kiện bắt buộc là đường internet có dây riêng và một đường dự phòng. Chúng tôi chạy thử phát trực tiếp trong buổi dry-run trước giờ khai mạc.
Nguyễn Trung Dũng là CEO Sự Kiện Hưng Thịnh, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ hơn 50 nhân sự trẻ trung, năng động và giàu chuyên môn
